Создание писем конвертов почтовых наклеек доклад

Обновлено: 04.07.2024

Microsoft Word содержит мастера для создания некоторых документов. Мастер - это своеобразная встроенная в Microsoft Word программа , задающая вопросы в диалоговых окнах, а затем использующая ответы для создания документов.

Для создания документа с помощью мастера следует воспользоваться областью задач Создание документа ( рис. 8.5). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word , то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.

В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 8.5), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны ( рис. 8.6).

Мастер почтовых наклеек расположен во вкладке Письма и факсы диалогового окна Шаблоны (см. рис. 8.6). Для запуска мастера необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого мастера.

Кроме того, Мастер почтовых наклеек можно запустить командой Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки.

Мастер почтовых наклеек предназначен для создания большого количества одинаковых текстов на одной странице. Это могут быть действительно наклейки с почтовым адресом, а могут быть также и визитные карточки, наклейки на дискеты, наклейки на видеокассеты и т. п.

После запуска Мастера почтовых наклеек появляется диалоговое окно Конверты и наклейки, вкладка Наклейки ( рис. 8.7).

В поле Адрес необходимо ввести текст, который будет напечатан на каждой наклейке. Текст вводится обычным образом. Можно изменять оформление текста. Для этого следует непосредственно в поле Адрес выделить оформляемый фрагмент, а затем щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню можно выбрать команду Шрифт для установки параметров шрифта текста наклейки ( шрифт , размер шрифта , начертание, подчеркивание и др.) или команду Абзац для установки параметров абзаца текста наклейки (отступы, интервалы и выравнивание и др.). Фрагменты текста можно выделять и оформлять независимо друг от друга ( рис. 8.8).

Для установки параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 8.7) необходимо нажать кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры наклейки ( рис. 8.9) в раскрывающемся списке Сорт можно выбрать сорт наклеек. Перечень наклеек указанного сорта появится в списке Тип. Тип наклейки определяет размеры наклейки и параметры страницы, на которой они будут печататься.

При необходимости можно настроить параметры стандартной наклейки. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 8.9) следует нажать кнопку Настройка. В диалоговом окне Наклейка - настройка ( рис. 8.10) можно изменить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка, и т.д.

При желании можно создать собственную наклейку. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки (см. рис. 8.9) следует нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Создание наклейки ( рис. 8.11) можно в поле Тип указать название создаваемой наклейки, установить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка и т.д.

После установки всех параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки (см. рис. 8.7) необходимо нажать кнопку Создать, после чего будет создана страница наклеек ( рис. 8.12). Этот документ можно сохранить как файл , а затем по мере надобности печатать. Если же нажать кнопку Печать, то страница наклеек будет сразу же напечатана.

Цель: обучить учащихся созданию конвертов для групповой рассылки, а также применению слияния для создания писем и других документов.

Время выполнения: два академических часа.

Форма занятия: лабораторная работа.

Задания:


1. Запустите программу MSWord .

2. Создайте новый документ.

4. Осуществите автоматизацию почтовой рассылки:

▲Если необходимо разослать большое количество писем, которыеотличаются только несколькими словами, то можно использовать дляавтоматизации процесс Слияние, с помощью которого можно напечататьперсональные письма, используя шаблон письма и список имен, фамилийи адресов получателей.

Для того, чтобы создать тираж персональныхписем с помощью слияния, необходимо выполнить следующуюпоследовательность действий:Рассылки Начать слияние Пошаговый мастер слияния Письма Далее. Открытие документа (нижняя часть окна мастера) Текущий документ Далее. Выбор получателей (нижняя часть окна мастера) Создание списка Создать Заполните соответствующие поля:

Добавьте ещё два – три получателя в список (используя данные своих друзей)

Сохраните созданный список под именем 12.dmb.

▲При тиражировании текста письма потребуется обращаться кклиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемаягоспожа или вставлять какие-либо другие условия. Для этого необходимо выполнить следующие действия:


установить текстовый курсор в начале строки, в которой должно находиться условие;


нажать кнопку Правила меню Составление документа и вставка полей и затем выбрать из спискастроку IF. Then. Else;


в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать то поле, укоторого нужно проверить условие;


в списке Оператор установить нужную альтернативу;


в поле Значение установить, с чем сравнивать;


в поле Вставить следующий текст ввести текст, используемый при выполнении условия;


в поле В противном случае вставить следующий текст ввеститекст, используемый при невыполнении условия;

− закончить диалог с помощью кнопки ОК.

После того, как подготовлен источник данных, создание ираспечатки тиража персональных писем осуществляется очень просто.

Word предоставляет возможность использовать для слияния все записиисточника данных или только выбранные. Проверить выбор записейможно с помощью предварительного просмотра результатов слияния.

5. Создайте собственные почтовые наклейки: Рассылки Создать Наклейки Параметры Наклейка Тип 30 на странице ОК:

выполните форматирование каждой из ячеек, предварительно выделив разлинованную область: TimesNewRoman, 8 пт, Конструктор Стили таблиц Границы Все границы, Макет Выравнивание Выровнять по центру;


в верхней части ячеек введите полное название вашего лицея, со следующей строки, по центру вставьте рисунок (фото вашего лицея), выполнив следующее его форматирование: установите стиль рисунка, обтекание текстом – по контуру, подберите соответствующий размер;


осуществите копирование содержимого наклейки во все ячейки области.

6. Сохраните полученный результат.

Задание на самоподготовку

Проработать последовательность операций по технике создания конвертов и наклеек для групповой рассылки, а также применения слияния для создания писем и других документов

Может быть, когда-нибудь наступит тот день, когда электронная почта полностью заменит обычную. Однако нам кажется, что произойдет это еще ой как не скоро. Все равно нужно будет отсылать посылки и бандероли, а по Интернету (по крайней мере, пока) этого сделать нельзя. Кроме того, бывают случаи, когда белоснежный хрустящий конверт представляет собой нечто большее, чем обычное послание. Если у вас скоро свадьба или фирме нужно разослать официальные приглашения на презентацию, использовать для этой цели Интернет несолидно. Да и получателю гораздо приятнее, когда ему в руки попадает персональное приглашение, а не электронное письмо, отосланное одновременно по сотне адресов.


Однако, если мы решили пользоваться обычной почтой для рассылки документов, деловых писем или приглашений на свадьбу, это вовсе не означает, что при этом мы забудем о существовании компьютера.
Microsoft Word дает в распоряжение пользователю прекрасные инструменты для работы с конвертами, а также с почтовыми наклейками. Но обо всем по порядку.

Параметры настройки почтовых конвертов вызываются выполнением команды Сервис — Письма и рассылки — Конверты и наклейки (Tools — Letters And Mailings — Envelops And Labels) (рис.1). Первое, что потребуется сделать — ввести адрес получателя. Правда, вы можете сэкономить время, если у вас есть письмо от этого человека. Обычно в тексте письма сверху указан адрес отправителя, и Microsoft Word это прекрасно понимает. Так что, если вы откроете соответствующий документ, программа автоматически впишет адрес в поле окна Конверты и наклейки. Что касается обратного адреса, программа вставит те данные, которые введены на вкладке Сервис — Параметры — Пользователь (Tools — Options — User Information). Если вам часто приходится отправлять письма, и при этом обратный адрес не изменяется, лучше один раз ввести соответствующую информацию и не думать об этом в дальнейшем. Если же требуется изменить сведения в одном из полей адреса, это можно легко сделать вручную.
Если на компьютере установлена программа Microsoft Outlook Express, для вставки адреса можно воспользоваться адресной книгой. Для этого предусмотрена специальная кнопка.
Размеры конверта, а также параметры печати адреса на нем могут быть изменены. Нажав на кнопку Параметры (Options), можно выбрать нужный вид конверта. Microsoft Word располагает сведениями о размерах самых разных стандартных конвертов. Если используемый вами конверт не принадлежит к их числу, необходимо ввести размеры вручную.


Также обратите внимание на способ подачи конверта на печать. Для его установки перейдите на вкладку Параметры печати (Printing Options). В данном окне имеются пиктограммы, которые наглядно демонстрируют, как следует поместить конверт в лоток подачи бумаги. После установки всех необходимых параметров необходимо загрузить конверт в принтер и нажать на кнопку Печать. Для удобства она имеется прямо в окне Конверты и наклейки. Если вы предпочитаете иной способ печати, можно нажать на кнопку Добавить (Add to Document) для добавление страницы конверта в документ. Microsoft Word вставляет ее в самом начале документа, отделяя от остальной части, установив разрыв раздела на следующей странице.
Однако распечатка адреса на конверте не всегда удобна. Иногда легче распечатать почтовые наклейки и при необходимости быстро наклеить их на конверт. Процедура их подготовки и печати весьма схожа с той, которая применяется при создании конвертов. Параметры почтовых наклеек задаются на вкладке Наклейки (Labels) уже известного нам диалогового окна Конверты и наклейки (Envelops And Labels).
Как и в случае с конвертами, Microsoft Word вставит адрес в поле окна, если он будет присутствовать в активном документе. Если же вам нужна наклейка с обратным адресом, отметьте галочкой опцию Обратный адрес (Use Return Address).
Разновидностей наклеек гораздо больше, чем видов конвертов, поэтому особое внимание стоит уделить указанию размеров наклейки. Для того, чтобы было легче, лучше всего записать марку и сорт наклеек или сохранить коробку, в которой они поставлялись. Microsoft Word знает довольно много стандартных разновидностей наклеек, так что вы сможете выбрать нужную из внушительного списка. Если же вы не знаете, какая у вас наклейка, придется указывать ее размеры вручную. Для этого вызовите диалоговое окно Создание наклейки (New Label), предварительно выбрав тип принтера (матричный или лазерный) и внесите размеры. Чертеж в верхней части окна (рис.2) поясняет, какие параметры листа наклеек следует измерить. После введения всех размеров дайте наклейке имя и вернитесь в предыдущее окно.


Вы можете не только создать собственный тип наклеек, но и настроить любой из уже имеющихся. Данная опция предназначена для того, чтобы в случае изменения параметров наклеек фирмой-производителем пользователь имел возможность скорректировать размеры того или иного типа наклеек. Окно настройки почти ничем не отличается от окна создания наклеек, в нем только нельзя поменять название наклейки.
При работе с лазерными принтерами нужно быть очень внимательными при выборе наклеек. Дело в том, что не все наклейки пригодны для печати на них и могут отслаиваться внутри принтера. Поэтому при покупке наклеек нужно обязательно следить за тем, чтобы на упаковке было указано, что они предназначены для печати на лазерных принтерах. Такие наклейки можно печатать и на струйных аппаратах.
Программа может напечатать одну наклейку или же целую страницу. Для печати одной наклейки выберите соответствующую опцию, а затем заполните поля Строка (Row) и Столбец (Column). Например, если на листе нужная вам наклейка расположена в четвертой строке и третьем столбце, введите значение 4 в поле Строка и значение 3 в поле Столбец.
Чтобы напечатать целую страницу одинаковых наклеек, необходимо выбрать соответствующую опцию (Full Page of the Same Label). Можно также сохранить такую страницу как отдельный документ, воспользовавшись кнопкой Создать. Позже ее всегда можно будет открыть и напечатать требуемое количество копий.


Однако, при помощи описанного способа можно создать и распечатать наклейки лишь с одним адресом. Во многих же случаях, когда вы отправляете несколько писем, требуются разные адресаты. Решить эту проблему можно при помощи режима слияния документов.
В этом режиме Microsoft Word работает сразу с двумя документами — основным и источником данных. Основным считается документ, который должен получиться в итоге и который позднее будет распечатан. Источник данных — это упорядоченный список, в который заносятся имя, фамилия, отчество, адрес и другие данные. Используя источник данных, можно создать по шаблону одинаковые письма, наклейки, конверты, адресованные разным людям.
Данную операцию можно проделать при помощи Мастера слияния (Mail Merge Wizard), вызвать который можно при помощи команды Сервис — Письма и рассылки (Tools — Letters And Mailings). После вызова Мастера появится область задач Слияние (Mail Merge) (рис.3). Создание документов слияния происходит в шесть этапов. Если у вас не заготовлен источник данных, мы предлагаем для начала его создать, а уж потом работать над всем остальным.
Итак, для создания источника "перепрыгиваем" сразу на третий шаг создания документов — Выбор получателей (Select Recipients). Выбираем опцию Создание списка (Type A New List) и нажимаем на появившуюся ссылку Создать (Create). Появится окно Новый список адресов (New Address List) (рис.4), в котором и предложено будет ввести данные. Обратите внимание, что, если вам не нужны для работы все поля, которые предлагаются для заполнения, их можно исключить при помощи кнопки Настройка (Customize). Точно так же можно добавить необходимые поля.
При заполнении полей помните, что некоторые из них могут оставаться незаполненными. При вставке адреса Microsoft Word напечатает только те поля, которые были заполнены. Пробелы или пустые строки на месте незаполненных полей появляться не будут.

После заполнения первой записи можно переходить ко второй, нажав на кнопку Создать запись (New Entry). Перемещаться между записями в дальнейшем можно при помощи кнопок Следующая, Предыдущая, Первая и Последняя в нижней части окна.
После того, как ввод всех необходимых данных будет завершен, нажмите на кнопку Закрыть. Программа предложит вам сохранить список в папке Мои источники данных (My Data Sources).


Теперь, когда источник данных создан, можно приступать к созданию документов слияния. На первом этапе необходимо выбрать тип документа. Это могут быть конверты, наклейки, папки или письма для массовой рассылки.
Покажем работу мастера на примере создания писем и выделим соответствующий пункт в области задач Слияние. На втором этапе программа предложит выбрать тип основного документа. Это может быть текущий файл или шаблон. Поскольку Microsoft Word предлагает большое количество шаблонов для написания различных писем, воспользуемся одним из них. Выберем создание документа по шаблону и, нажав на ссылку Выбор шаблона (Select Template), подберем подходящий шаблон (рис.5). После этого он отобразится в окне документа.
Следующий шаг — выбор получателей. На этот раз, когда источник данных у нас уже готов, выберем опцию Использование списка (Use Existing List) и загрузим файл данных при помощи кнопки Обзор (Browse. ). В качестве списка рассылки можно также использовать адресную книгу Outlook Express. Появится окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Для того, чтобы исключить адресата из списка получателей, уберите галочку напротив строки с его данными.
Однако, когда получателей много, часто бывает неудобно исключать получателей вручную. Для таких случаев предусмотрена функция сортировки и фильтрации большой базы данных. Фильтрация заключается в том, что записи, не удовлетворяющие заданным критериям, скрываются (но не удаляются).

Для того, чтобы отобрать только необходимые записи, необходимо кликнуть по стрелке рядом с названием поля и выбрать критерий фильтрации. Например, если нужно разослать письма только на Третью улицу строителей, выберите в меню поля Улица опцию Третья улица строителей. Записи, не удовлетворяющие этому критерию, будут скрыты. Скрытые в результате фильтрации записи при слиянии документов не используются.
Когда вы используете для создания рассылки несколько списков, может возникнуть неразбериха, так как записи не будут упорядочены. В этом случае нужно воспользоваться опцией Сортировка записей. При сортировке записи упорядочиваются по алфавиту или в порядке возрастания номеров. Для этого вызовите окно Фильтр и сортировка (Filter And Sort), кликните на стрелке рядом с названием поля и выберите опцию Дополнительно (Advanced). Перейдя на закладку Сортировка записей (Sort Records), с помощью списков задайте поля, по которым необходимо произвести сортировку, и выберите направление сортировки. Сортировку можно производить не более чем по трем параметрам. После того как будет нажата кнопка ОК, записи упорядочатся по выбранным критериям.
После завершения работы со списком можно переходить к четвертому этапу создания документа. Тут обычно указывается, где в документе должна быть строка приветствия, а где писаться адрес. Однако, если мы используем шаблон, то этот этап можно просто "проскочить" — программа уже все создала для нас. На пятом этапе мы сможем просмотреть, как будет выглядеть готовый документ, и при необходимости отредактировать письма к одному или нескольким получателям. Наконец, на последнем, шестом этапе можно распечатать все письма или сохранить их в виде документа Microsoft Word.

Все статьи и уроки, представленные на страницах этого сайта, являются интеллектуальной собственностью авторов. Публикация в любом виде, в том числе, электронном, материалов или их частей без письменного согласия авторов запрещена Законом Украины "Об авторском праве".

Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая помогает упростить создание персонализированных писем, этикеток, конвертов, электронных писем и каталога. Поскольку слияние писем не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов.

Если вы пытаетесь сэкономить время, потраченное на ручную настройку каждого письма, ярлыка или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо для слияния, процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.


Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который проведет вас через создание писем для слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете добавить список получателей вручную.


  1. Когда ваш шаблон будет готов, выберите Рассылки> Начать слияние> Пошаговый мастер слияния почты на верхней ленте.


  1. Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите Буквы и выберите Далее: Начальный документ.



  1. Следующим шагом будет выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав опцию Использовать существующий файл и выбрав Обзор в следующем разделе.



Затем вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все в порядке, нажмите ОК.

Когда вы добавили лист Excel, выберите Далее: напишите письмо.





Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.



Как создать ярлыки для слияния писем

Всегда полезно аккуратно составить свой список рассылки в виде листа Excel, чтобы у вас не закружилась голова, когда вам понадобятся чьи-то данные для рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, ваша компиляция листов Excel не разрежет их. Вместо этого вам нужно будет создать метки слияния в MS Word.

  1. Если у вас уже есть лист Excel с деталями рассылки, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (Имя, Фамилия, Адрес и т. Д.) И отсортируйте список.
  2. Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите Рассылки> Выбрать слияние> Пошаговый мастер слияния.



  1. На следующем экране выберите Изменить макет документа. Затем выберите Параметры этикетки, чтобы указать номер продукта и марку этикетки.





  1. Вы увидите окно Выбрать таблицу. Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.


  1. MS Word импортирует список рассылки. Выберите Блок адреса. Посмотрите на превью справа.



Посмотрите на превью еще раз. Если все в порядке, нажмите ОК.

  1. Теперь вы увидите в метке. Перейдите в Рассылки> Обновить ярлыки, чтобы добавить ко всем ярлыкам.


  1. Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейдите в Рассылки> Завершить и объединить> Редактировать отдельные документы.


Вы увидите всплывающее окно. Выберите Все, а затем ОК.

  1. Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены.


Как создавать конверты для слияния писем

Создание конвертов для слияния почты в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями.


  1. Вам будет предложено выбрать начальный документ. Выберите Параметры конверта, чтобы выбрать размер конверта и положение адреса доставки / возврата (см. Следующий шаг), и выберите Далее: Выбрать получателей.


  1. Когда вы выбираете параметры конверта, вы увидите всплывающее окно. Выберите желаемый размер конверта, выберите шрифт и расположение для доставки и обратного адреса.



  1. На следующем экране выберите Блок адреса, посмотрите на предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК.


Теперь вы увидите на конверте.


Теперь ваши конверты готовы к объединению. Выберите Далее: Завершить слияние.


Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.


Массовая печать и рассылка электронных писем стало проще

Использование слияния может сэкономить массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на настройку писем, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете делать с MS Word. Вы также можете создавать поздравительные открытки, буклеты и Индекс карты.

Слияние писем существует уже давно, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, Microsoft Office 2019 представил несколько интересных функций вы можете посмотреть.

Читайте также: