Система босс референт доклад

Обновлено: 18.05.2024

Цель моего реферата: рассмотреть преимущества СЭД, а именно БОСС-Референт, понять назначение этой системы, движение каких документов происходит в этой системе, как происходит это движение и зачем это вообще нужно, а также рассмотреть условия приобретения системы БОСС-Референт, и узнать ее ценовую политику.

Работа содержит 1 файл

СЭД реферат.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

ВОЛЖСКО-КАМСКИЙ ФИЛИАЛ

студентка очного отделения

г. Набережные Челны

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, система электронного документооборота (СЭД) занимает особое место.

Глава 1. СЭД. Характеристика и назначение.

1.1 Общая характеристика систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это комплекс программных и аппаратных средств, обеспечивающих автоматизацию работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, хранение, согласование и пр.) и процессов информационного взаимодействия сотрудников различных подразделений организации.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает:

1. повышение управляемости организации

2. повышение скорости принятия решений и их качества

3. формирование единого информационного пространства организации

4. повышение эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом

5. повышение исполнительской дисциплины

возможность реализации юридически значимого электронного документооборота

Компания АйТи является одним из лидеров на российском рынке в сфере построения систем электронного документооборота и систем управления документами. Компанией реализован самый масштабный проект по созданию СЭД в России – система электронного документооборота в органах Федеральной налоговой службы РФ (на базе программного продукта БОСС-Референт), где общее количество пользователей в настоящее время превышает 55 тысяч.

Что такое система электронного документооборота?

Из самого названия вроде понятно — это система, в которой происходит движение документов. Но сразу хочется спросить: каких документов, как это происходит, и зачем это нужно.

Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:

1. документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

2. создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;

3. документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

4. обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;

5. соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.

1.2.Назначение системы БОСС-Референт

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Внедрение системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на базе программного пакета БОСС-Референт обеспечивает решение следующих задач:

Автоматизация процессов документационного обеспечения управления, включая реализацию согласованной работы нескольких канцелярий, обработку входящей и исходящей корреспонденции, управление прохождением внутренних распорядительных, организационных и информационно-справочных документов, а также управление процессами ознакомления с документами.

Формирование плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством и документооборотом.

Возможность управлять в рамках всей организации процессами согласования документов, формирования поручений на выполнение тех или иных заданий, предоставления информации различным службам и подразделениям, регистрации документов, обращений различных типов (потенциальных клиентов партнеров, поставщиков, соисполнителей, граждан).

Возможность автоматизировать такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

Создание единого информационного пространства организации, что особенно актуально для крупных территориально распределенных организаций и предприятий.

Создание основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации, в которых накапливается связанная между собой информация и данные, представленные в виде текстов, графической информации, форм и таблиц, видео и аудио данных. Создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, имеющей отношение к работе с конкретным заказчиком, направлению и проектам.

Эффективный обмен знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами, в том числе находящимися на разных территориях.

Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

Работа с внутренними документами организации

Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

Формирование поручений по документам

Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Контроль прохождения документов; регистрация документов

Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.

Управление доступом к документу

Быстрый поиск нужного документа

Создание и хранения шаблонов документов

Обработка входящих и исходящих документов

Контроль, учет, регистрация входящей/ исходящей корреспонденции

Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

Формирование истории переписки по вопросу

Формирование поручений по документам

Контроль исполнения документов

Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

Управление доступом к документу

Управление внешними контактами

Планирование контактов со сторонними организациями

Ведение истории контактов

Формирование отчетов по контактам

Быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией

Работа с договорами организации

Работа с проектом договора

Создание и хранение шаблонов договоров

Согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий

Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам

Планирование платежей, сроков поставок и работ

Контроль исполнения договоров

Хранение и быстрый поиск договоров

Организация новостных каналов и конференций

Информирование сотрудников о внутренних новостях организации

Создание библиотеки документов по областям знаний

Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы

Создание иерархии замечаний

Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы

Ведение справочника организации в электронном виде

Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия

Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий

Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д.

Ведение справочника внешних организаций

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

Ведение реестра объектов инженерного хозяйства

Обработка в электронном виде заявок сотрудников на сервисное обслуживание и поставку оборудования

Данная тема была выбранной мной по причине моей заинтересованности в данном, актуальном как я считаю, вопросе, рассмотренном на примере отдельно выбранной системы электронного документооборота (СЭД). Значимость электронного документооборота обуславливается постоянно нарастающим количеством потоков информации и трудностями управления ими. В век развития электронно-цифровых технологий остро встают задачи соответствия прогрессу способов работы с информацией, чтобы такие направления деятельности, как Документоведение, делопроизводство и документационное обеспечение управление шагали в ногу со временем.

Работа состоит из 1 файл

Голик М.В. Статья. Использование БОСС-референт в документообороте..docx

Использование БОСС-референт в документообороте.

На сегодняшний день эффективное управление организацией требует варианты решения проблемы управления потоками документации, и наилучшим из которых является применение информационных технологий в организации делопроизводства и максимально использовать электронные документы, то есть перейти к электронному документообороту.

Проблеме внедрения систем работы с электронными документами все больше уделяют внимание в нашей стране. На правительственном уровне рассматриваются вопросы административных регламентов в электронно-цифровом формате, объединение информационных ресурсов государства и создание электронного правительства. Были предприняты попытки решения задач внедрения электронного документооборота в деятельность органов власти в рамках административной реформа, что проводится в настоящее время.

Хочется немного сказать о нормативно-правовых актах составляющих правовую основу электронного документооборота. Информационное законодательство, регламентирующее использование информационно-цифровых и других электронных технологий в документообороте относится к активно развивающейся отрасли современного права.

Конституция РФ, как наиважнейший законодательный акт Российской Федерации, представляет собой своеобразный фундамент правового регулирования информационных правоотношений.

Также вопросы, касающиеся работы с электронными документами,, затрагиваются в правовых актах отдельных сфер правового регулирования: административное, гражданское, уголовное, трудовое и другое законодательство Р.Ф. Например, в Гражданском кодексе информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса говорится о возможности заключения сделок в электронной форме.

-организация эффективной работы с договорами;

-создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

-автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

-обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;

-повысить эффективность работы с заявками и обращениями;

-реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;

-наладить управление документами в рамках системы выского качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

-поддержку процессов согласования задач:

-контроль исполнения поручений руководства:

-работу с входящей и исходящей документацией.

Можно выделить следующие некоторые отдельные преимущества:

Удобный интерфейс

Немаловажным фактором, влияющим на то, как скоро сотрудники смогут включиться в работу с новым приложением, и насколько оперативно будут реализовываться в системе электронного документооборота типовые операции, является usability — пользовательский интерфейс, который ориентирован на обеспечение максимального удобства работы пользователя с различными приложениями БОСС-Референт. Интерфейс сделан таким образом, чтобы различные группы пользователей могли работать быстрее и с большим удобством: им предоставляются только те инструменты и данные, которые им необходимы.

Полноценный web-доступ

БОСС-Референт имеет полнофункциональную web-версию, что способна поддерживать все требуемые пользовательские функции. Таким образом, данная СЭД предоставляет полноценную работу пользователем через какой-либо web-браузер, тем самым упрощая взаимодействия и сложенную работу пользователей.

В любой организации должны существовать правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента или положения учитывающийся при автоматизации бизнеса. Такой регламент определяет работу с документом на разных этапах его жизненного цикла. При внедрении системы автоматизации документооборота регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа).

Карточка документа — это экранная форма, настраиваемая администратором, которая содержит необходимые атрибуты документа и сам документ в виде отсканированного электронного образа или же проекта документа, как пример, в формате M. Word.

Маршрут документа — это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для каждого типа документов администратором системы. Маршрут включает в себя такие стадии обработки документов как:

-передача в архив.

-организационно- распорядительных документов;

-проектов исходящих документов;

3. Защита данных.

-использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это позволяет обеспечить подтверждение авторства и юридическую значимость электронных документов;

-шифрование данных, обеспечивающее дополнительную защиту информации, что содержится в электронном документе.

Босс-референт отличается своего многомодульнустью в интерфейсе, что можно посчитать как положительным, так и отрицательным качество. Например, несогласованность некоторых приложений. Так, создав поручения, согласование будет создать уже сложнее, приходится проводить через отдельный модуль, что доставляет своего рода неудобства.

Следующее - это раздача прав доступа пользователей. Данный процесс приходиться выполнять вручную почти для каждого отдельного доступа. Это требует большого затрата времени.

Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему БОСС-Референт: построение системы документационного обеспечения управления организации. Презентация на заданную тему содержит 37 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас - поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!

Компания “АйТи”- комплексное решение задач заказчика Основные направления деятельности Консалтинг в области информационных технологий Заказные разработки Создание сетевой и телекоммуникационной инфраструктуры Создание электронных платежных систем Создание систем безопасности и защиты информации Производство программных и аппаратных продуктов, в том числе БОСС-Референт и БОСС-Кадровик Авторизованное обучение в области информационных технологий и менеджмента. Академия АйТи

БОСС-Референт: Автоматизируемая область деятельности Управление офисом с акцентом на коллективную работу людей Автоматизация документационного обеспечения управления: делопроизводства и документооборота Автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную работу офисов: организация совещаний, заказ пропусков и др. Создание единого информационного пространства организации Структурированное хранение, управление доступом и поиск информации

Бизнес-процессы, автоматизируемые системой Обработка входящей и исходящей корреспонденции Обработка внутренней корреспонденции Формирование и исполнение поручений Контроль исполнительской дисциплины Согласование документов Информирование и сбор мнений сотрудников Контроль договоров и управление проектами Обеспечение работы сервисных служб Маршрутизация и доставка информации Заказ пропусков, организация совещаний др.

Для кого предназначена система Категории предприятий Коммерческие территориально-распределенные структуры Коммерческие единичные предприятия Государственные структуры управления: от федерального до муниципального уровня

Построение системы документационного обеспечения управления: возможности Российский и западный документооборот: одна или много точек входа-выхода документов Организационные структуры: иерархические, дивизиональные, проектные Поддержка связей по вертикали (переметка), поддержка горизонтальных связей Поддержка сложной системы канцелярий: два типа регистрации документов - пересылка и переписка

БОСС-Референт: преимущество перед конкурентами Возможность самостоятельной доработки системы 80% функциональности, необходимой организации Единственный продукт данного класса, который поставляется с открытым кодом. 20% функциональности Заказчик может самостоятельно развивать Функциональная полнота системы Формализованная методика внедрения. Соблюдение сроков проекта. Легкость настройки системы Наличие АРМЗИ- поддержка средств защиты информации

Проблемы Заказчиков: взгляд сверху Снижение управляемости при росте организации Снижение уровня исполнительской дисциплины Снижение эффективности работы отдельных сотрудников и организации в целом Потеря информации при уходе ключевых сотрудников

Проблемы Заказчика: в чем причина? Отсутствие стандарта компании на организацию делопроизводства и постановку ДОУ Различия в правилах ведения делопроизводства в дочерних компаниях и головной компании Низкая эффективность процедур согласования документов, ознакомления с ними Большие текущие издержки на бумажный документооборот Отсутствие единого электронного архива документов Отсутствие единых шаблонов типовых документов и единых справочников, используемых в масштабах организации

Выгоды: повышение скорости принятия решений Постановка ДОУ в целом. Сокращение видов документов, их унификация БД Справочник организаций, БД Контрагентов, БД Словари Постановка работы канцелярии и секретариатов БД Канцелярия, БД Документы, БД Служебные записки, БД Регистратор, БД Шаблоны Согласование документов БД Согласование

Выгоды: повышение управляемости организации Формирование поручений, принятие поручений, контроль за их исполнением. Управленческая прозрачность. Экспресс-анализ исполнительской дисциплины Углубленный анализ исполнительской дисциплины Контроль за ходом принятия решений Управление проектами средствами БД Контроль договоров

Выгоды: повышение продуктивности сотрудников Высвобождение времени на решение содержательных задач Быстрый поиск информации Личный кабинет Сокращение времени на согласование документов Рабочие пространства для рабочих групп Совместные календари Мобильные сотрудники

Выгоды: повышение скорости распространения знаний внутри организации Сбор мнений сотрудников Информирование сотрудников Дифференцированная групповая работа с информационными базами Поддержка каналов эффективного обмена информацией между подразделениями

Выгоды: эффективная организация сбора, накопления, анализа разнородной информации для принятия управленческих решений Согласование и утверждение финансовых документов: интеграция с ERP и ERP-подобными системами, возврат утвержденных документов в ERP Наличие оперативного архива и интеграция с архивной системой Саперион Перевод документов в электронный вид: интеграция с системами сканирования и распознавания документов Обработка факсов Внешний документооборот: поддержка XML-стандарта

Полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению системы Внедрение Внедрение с полным обследованием Внедрение с экспресс-обследованием Самостоятельное внедрение системы Заказчиком Обучение Разработка в среде Lotus Notes/Domino Администрирование системы Lotus Notes/Domino Методика внедрения Техническая поддержка Cопровождение: плановый выпуск релизов и версий

Бука: экстенсивный или интенсивный путь управления ? Проблемы, обусловленные интенсивным ростом бизнеса: Руководство теряет целостную картину происходящего Структурные подразделения испытывают недостаток информации о деятельности друг друга Рядовые сотрудники испытывают затруднения в поиске информации и согласовании своих действий Решение: вместо найма менеджеров-контролеров -внедрение БОСС-Референт и постановка работы офиса

Пивоваренная компания Балтика: повышение качества обслуживания клиентов Территориально распределенный бизнес: С.-Петербург, Рязань, Тула, Саратов, Иркутск Использование БОСС-Референт для согласования процедуры выполнения сложных срочных заказов между сотрудниками нескольких офисов БОСС-Референт это возможность использования опыта и знаний, накопленных в одном офисе, для решения задач других офисов

Сахалинморнефтегаз: повышение скорости принятия решений Центральные офисы в Москве и Иркутске, добывающие, перерабатывающие, сервисные и торговые предприятия на Сахалине Создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные подразделения организации Интеграция с внешними системами электронной почты и системой спутниковой связи

Мощный холдинг.От добычи до доставки продукции конечным потребителям. Отсутствие единого информационного пространства замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности, разобщенности или труднодоступности информации Мощный холдинг.От добычи до доставки продукции конечным потребителям. Отсутствие единого информационного пространства замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности, разобщенности или труднодоступности информации Отказ от системы, ориентированной на секретарей Проведено обследование существующего документооборота в разнотипных организациях ТНК Отлажена связь: Центр-Регион Система установлена на 850 местах, планируется 1200 раб. мест

Нижфарм: формирование культуры командной работы, управление качеством Единая система контроля исполнительской дисциплины Информационная поддержка системы управления качеством: доступ, рассылки, управление версиями, контроль доступа Создание условий для работы команд проектов Повышение производительности труда сотрудников управленческих структур на 20-25%. Экономия времени на согласование документов на 40% Подготовка к сертификации по ISO 9001:2000

Магнитогорский металлургический комбинат: ускорение движения информации Проблема: 4 млн. документов в год. Срок доставки документа в пределах комбината - до 3 дней Отказ от системы, реализованной на MS Office Решение проблемы сложной структуры канцелярий Инициатор проекта - Начальник административного управления комбината Включение в проект новых подразделений по мере их готовности

МНС: повышение исполнительской дисциплины 1200 сотрудников, работающих во всех ведущих подразделениях Министерства Повышение эффективности управленческой деятельности и работы сотрудников Создание единого информационного пространства Министерства Сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов Контроль и анализ исполнительской дисциплины Усиление контроля администрирования налоговой системы Единый стандарт работы с электронными документами Масштабирование системы в регионы

Некоторые наши клиенты - государственные структуры Министерство РФ по налогам и сборам Министерство внутренних дел РФ Министерство РФ по атомной энергии Министерство природных ресурсов РФ Главное управление по обслуживанию Дипкорпуса Укр. почта Морская Администрация порта Новороссийск

Обзор возможностей "БОСС-Референт" — системы электронного документооборота (СЭД), предназначенной для автоматизации управленческого делопроизводства, доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины.

Рубрика	Бухгалтерский учет и аудит
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	13.02.2011
Размер файла	28,1 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы, ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления.

Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи перехода к безбумажной технологии управления.

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI).

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

Основные понятия и принципы

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Машиночитаемый документ -- документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

БОСС-Референт

-организовать эффективную работу с договорами;

-сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

-автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

-обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

-повысить эффективность работы с заявками;

-реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

-наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

Поддержку процессов согласования

-дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов;

-предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования;

-позволяет вести контроль процесса согласования;

-обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.

Контроль исполнения поручений.

-обеспечивает учет всех выданных поручений;

-позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов;

-формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.

Работу с входящей и исходящей корреспонденцией

-обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах;

-поддерживает регистрационные номера любой сложности;

-позволяет связывать документы между собой;

-дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;

-обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.

Преимущества

Начиная с версии 3.2.1, в системе реализована стартовая страница, на которой разместились предметы, постоянно используемые в работе -- ежедневник и визитница.

Только нужная информация

Пользователей можно условно разделить на следующие группы в соответствии с теми задачами, которые им приходится решать при работе с системой:

исполнители -- заполняют карточки документов, отправляют документы на согласование, подписание, следят за ходом движения документов, отчитываются по поручениям руководства;

руководители -- выносят решения по документам (согласуют и подписывают документы), контролируют выполнение поручений;

делопроизводители -- принимают, регистрируют, отправляют документы, осуществляют контроль исполнительской дисциплины.

Для каждой группы пользователей интерфейс даже одного и того же документа будет разным.

Полноценный web-доступ

Удобство для пользователей

Интерфейс обеих версий идентичен -- инструменты, карточки документов, принципы навигации по системе одинаковы. Если пользователь работает с обеими версиями, например, в офисе для доступа используется клиент Lotus, а для доступа из дома -- web-браузер, то ему не потребуется изучать правила работы с каждой из версий -- для обеих версий они идентичны.

Аутентификация пользователей системы при работе под web реализуется одним из трех способов:

-через Active Directory (возможно использование компонента Winlogon);

-с помощью LDAP-совместимого каталога.

Уведомления, поступающие в почту пользователей, при работе под web имеют вид html-ссылок (вместо Lotus-ссылок, используемых при работе в почтовом клиенте Lotus).

Для использования web-доступа не требуется скачивание элементов ActivX и Java-апплетов. После открытия пользователю возможности работы под web, он просто входит по указанной администратором ссылке, проходит аутентификацию, после чего может сразу работать с полноценной версией системы.

В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения), и должны учитываться при автоматизации бизнеса. Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла. При внедрении системы автоматизации управления регламент реализуется в виде электронного административного регламента (ЭАРа).

Карточка документа -- это экранная форма, которая настраивается администратором и содержит атрибуты документа и сам документ в виде отсканированного электронного образа или проекта документа, например, в формате Microsoft Word.

Маршрут документа -- это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:

-передача в архив.

-с переходами по условиям.

Весь поток обрабатываемых любой организацией документов можно разделить условно на документы, которые являются типичными для подавляющего большинства организаций, и специализированные документы, как правило, производственного характера (в банках - это кредитные заявки, в консалтинговых компаниях - отчеты, и т. д.).

-проектов исходящих документов;

Структура карточки любого из 5 типовых процессов настраивается силами администратора системы. Часть полей при этом можно сделать заполняемыми по умолчанию, часть полей может заполняться с использованием справочников системы.

Маршруты для преднастроенных процессов уже заданы в системе и состоят из описанных выше этапов обработки документа и блоков согласования. Администратор системы может настроить процесс согласования, используя блоки согласования, а также определить сотрудников, участвующих в согласовании, подписании, утверждении документов.

Создание специализированного маршрута осуществляется средствами Lotus Workflow Architeсt из заложенных в систему стандартных этапов обработки документов и блоков согласования (описаны выше).

Чтобы создать для специализированных документов карточки, включающие любой необходимый состав полей, используются средства Lotus Domino Designer.

После создания карточки и маршрута осуществляется настройка процесса, так же, как это выполняется для типовых процессов.

При передаче документа (например, находящегося на согласовании) на другую площадку, вместе с ним отправляются все сопутствующие документы;

Доставка документов, поручений и данных осуществляется пакетом и происходит практически мгновенно. При этом нет потребности в выполнении сложных настроек прав серверов и репликации;

Функция поддержки переезда пользователей позволяет решить задачу с перемещением пользователей и их документов с одной площадки на другую. После перевода пользователя, например, из филиала в центральный офис организации, пакет всех документов, с которыми работал пользователь до перевода, пересылается в виде копии с сервера филиала на сервер центрального офиса.

Высокие показатели производительности системы обеспечиваются рядом технических решений, таких как:

распределение нагрузки в программном кластере Lotus Domino;

автоматический перенос отработанных документов в архивы соответствующих модулей -- после того как работа с документами завершается, они перемещаются в архивы соответствующих модулей, при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск по всем модулям, включая архивные;

Защита данных.

Сертификат ОУД4 гарантирует уровень защищенности системы и корректность работы функций безопасности, которые необходимы для работы с конфиденциальной информацией.

использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет обеспечить подтверждение авторства, целостность и юридическую значимость электронных документов;

шифрование данных, что позволяет обеспечить дополнительную защиту информации, содержащейся в электронном документе.

Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.

Общесистемные словари и справочники .

Предназначены для хранения нормативно-справочной информации.

Общесистемные сервисы .

Это модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.

Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов.

Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, а также шаблоны промежуточных форм, создаваемых в Microsoft Word и использующихся для печати документов различных баз данных.

СЭД босс- референт является одной из самых востребованных систем данного типа.

Основными достоинствами является :

-Возможность внедрение на предприятиях различной структуры.

-Пользователи могут работать как через клиент Lotus Notes, так и через Web-браузер.

-Возможность подключения сканера и соответствующих программных продуктов для распознавания бумажных документов.

Недостатком системы является, пожалуй, только относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBM Lotus Notes/Domino).

В целом система отличается простотой и надежностью в использовании, степень доверия к этой системе настолько велика, что ее используют такие организации как Федеральная налоговая служба РФ, МТС, Роснефть, Уральский Банк Реконструкции и Развития.

Подобные документы

Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.

курсовая работа [5,4 M], добавлен 25.10.2011

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010

Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

контрольная работа [29,0 K], добавлен 16.11.2010

Системы электронного документооборота (СЭД). Сложности внедрения СЭД. Параллельное и поэтапное внедрение. Необходимость бумажного документооборота. Окупаемость затрат на СЭД. Полная конфиденциальность информации. Интеграция с программами отчетности.

реферат [32,6 K], добавлен 12.03.2014

Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013

Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Информационно-справочная работа. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел.

презентация [333,1 K], добавлен 02.04.2015

Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ

Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)

Мысина Анастасия Николаевна Курск-2015 Содержание Введение

. Характеристика СЭД Босс-Референт

.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность

.2 Описание СЭД Босс-Референт

.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт

.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации

.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости

Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:

- прозрачность движения документов;

- единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;

- гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;

- ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;

- управляемые и контролируемые информационные потоки и, как следствие, повышение управляемости организацией в целом.

Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа проекта и возможных рисков.

В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение требований самой СЭД к аппаратно-технической инфраструктуре.

Цель настоящей работы - изучение системы электронного документооборота Босс-Референт.

Для достижения данной цели необходимо решение ряда задач:

- описать СЭД Босс-Референт;

- рассмотреть пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт;

- выявить преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт;

- проанализировать практику внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации;

- оценить опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости.

Объект исследования - система электронного документооборота Босс-Референт.

Предмет исследования - автоматизация документационного обеспечения.

1. Характеристика СЭД Босс-Референт.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность

электронный документооборот референт

Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность,

Читайте также: