Прохождение исходящих и внутренних документов доклад

Обновлено: 02.07.2024

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.
Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.
Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Хотите, чтобы в вашей ленте было больше статей и новостей о ЖКХ и эффективном управлении МКД? Тогда:

Документооборот сегодня оперирует только полностью оформленными документами со всеми реквизитами и грифом утверждения. Но на практике, большую часть документооборота организации занимает работа с проектами создаваемых документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

курсовая ОРИГИНАЛ.docx

МОСКОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

ПМ 04. Выполнение работ по должностям служащих (делопроизводитель)

ТЕМА: ЭТАПЫ РАБОТЫ С ВХОДЩИМИ, ИСХОДЯЩИМИ И

выполнила: Козлова П.А.

студентка группы 2ДОУ/12

специальной дисциплины _________ Исаева О.А.

1.1. Документопоток………………………………………… ………………5

1.3. Исходящий документопоток………………………………………… …5

1.4. Внутренний документопоток………………………………………… . 6

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…….…….7

ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………. 17

ГЛАВА 4. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ………. 22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………34

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль за исполнение;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

7.отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

1.3. Исходящий документопоток

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

1.4. Внутренний документопоток

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПОЛАГАЕТ:

их получение;
распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;
регистрацию;
рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей;
передачу на исполнение;
осуществление контроля исполнения;
исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Рассмотрим некоторые особенности действий с документами после их получения организацией.

Все поступившие в организацию документы, независимо от способа их доставки, могут быть направлены руководителю (заместителям руководителя), в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. Это определяется службой ДОУ или секретарями руководителей. Возможна ситуация, когда поступившие документы проходят "двухступенчатое" распределение на более мелкие документопотоки: вначале работники службы ДОУ определяют документы, которые должны пройти рассмотрение руководителем, и направляют их в соответствующий секретариат. Руководитель секретариата или секретарь - помощник руководителя еще раз просматривает документы и выявляет те из них, которые могут быть направлены заместителям руководителя, курирующим определенные вопросы деятельности организации, или руководителям структурных подразделений.

Такой перечень должен быть утвержден руководителем организации как отдельный документ или являться приложением к утвержденной инструкции по делопроизводству. И в том и в другом случае утверждение делает перечень обязательным для исполнения. Все не включенные в перечень документы следует регистрировать, а значит, учитывать и контролировать ход работы с ними.

Порядок регистрации документов зависит от организации делопроизводства в целом, то есть от того, какая система делопроизводства сложилась в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной системе все документы принимаются и регистрируются в одном пункте, например в службе ДОУ организации, и затем передаются в соответствующие структурные подразделения.

При формировании децентрализованной системы структурные подразделения ведут свое отдельное делопроизводство.

Такая система характерна для крупных учреждений со сложной внутренней организацией, большим числом подразделений, каждое из которых обладает собственной компетенцией, значительным объемом документооборота. Отдельное делопроизводство ведут и территориально разобщенные подразделения, к числу которых можно отнести и филиалы (представительства) организаций. При децентрализованном делопроизводстве в подразделениях документы проходят полный цикл обработки, начиная сих получения или составления.

Смешанная система предполагает, что часть делопроизводственных операций проводится централизованно (например, прием документов в организацию), а другие операции могут быть проведены в структурных подразделениях.

Документы при смешанной системе регистрируются в основном централизованно. Вместе с тем в организации может быть установлен порядок, при котором часть документов, адресованных подразделениям (руководителям подразделений), передается в них без доклада руководителю организации и без регистрации в службе ДОУ. Однако документы при этом могут быть достаточно важными, необходимыми для решения серьезных вопросов, которыми занимается данное подразделение. Кроме того, полученные документы могут быть связаны с иными документами по данному вопросу деятельности. Все это требует учета документов, контроля за их исполнением, возможности обращения к данной информации после окончания работы с документами. В таком случае регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях, однако должна быть обязательно налажена связь службы ДОУ с работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначение ответственного за контроль первичных документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Организация порядка согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Особенности организации и общая инструкция по работе с входящими, исходящими и внутренними документами на предприятии.

Нестеров А.К. Организация работы с документами // Энциклопедия Нестеровых

Особенности организации работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

Оперативность составления и перемещения документов;
Контроль своевременного исполнения документов;
Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Общая инструкция по работе с документами в организации

Формализация порядка работы с документами осуществляется в виде особого нормативного документа – инструкции по делопроизводству.

Инструкция представляет собой утверждаемый в особом порядке внутренний документ предприятия, в котором определяются следующие аспекты по работе с документами:

правила организации работы с документами;
требования к документальному обеспечения;
порядок и условия составления документов, их перемещения, исполнения и контроля.

Работа с документами в организации

Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Документооборот предприятия включает три группы документов:

Каждая из групп имеет свои особенности обработки.

Организация работы с входящими документами включает прием, регистрацию, исполнение, контроль исполнения.

Прием входящих документов предшествует их регистрации. Исполнение и контроль исполнения предполагают внутреннюю обработку, пересылку, при этом само исполнение зависит от содержания документа, контроль исполнения осуществляется в системе документооборота предприятия.

Обработку осуществляет секретарь-референт или служба делопроизводства.

Обработка входящих документов

В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения документов секретарь осуществляет фильтрацию документов, в первую очередь, руководителю должны направляться наиболее важные и срочные из входящих документов. Документы, не требующие внимания руководителя, передаются его заместителям или направляются в соответствующее подразделение предприятия. В последнем случае в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение подразделения.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Результатом данного этапа является принятие управленческого решения и оформление резолюции на поступившем документе. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

После исполнения документа, он подшивается в дело, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

Организация работы с исходящими документами включает их составление, формирование, регистрацию, отправку адресату.

Работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов подшиваются и проходят все операции внутренней обработки документов согласно инструкции по делопроизводству.

Обработка исходящих документов

При составлении вместе с исходящими документами могут быть подготовлены сопутствующие документы:

письма,
рекламации,
контракты,
акты.

На стадии согласования руководитель может отклонить документ или проект документа, внести в него изменения или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания, регистрацию документа осуществляет секретарь, указывая в журнале регистрации исходящих документов следующие данные:

Затем исходящие документы отправляются адресату, а второй экземпляр или копия подшивается в дело с исходящей перепиской.

Организация работы с внутренними документами включает составление документа, его согласование, подписание руководителем.

Внутренние документы предприятия включают организационные, служебные и распорядительные документы. В отношении каждой группы внутренних документов действует ряд правил по организации работы с ними.

Подробно эти вопросы рассмотрены в основной публикации внутренние документы предприятия

Читайте также: