Причины неэффективности в организации личного времени доклад

Обновлено: 01.05.2024

Отсутствие единых критериев выполнения задания/операции

Проанализируем, как распределяются причины неэффективной организации времени с точки зрения респондентов, представляющих коммерческие организации. Прежде всего, рассмотрим полученные данные, позволяющие говорить о первой группе причин, обусловленных неэффективностью формального (административного) управления (табл. 7)

Причины неэффективного использования рабочего времени персоналом коммерческих организаций(% от числа респондентов внутри группы)

Руководит. (50 чел)

Менеджеры (150 чел.)

Рабочие (150 чел.)

Причины неэффективного использования времени, обусловленные неэффективностью формального (административного) управления

Плохо налажен обмен информацией

Отсутствие системы четкого распределения работ по степени важности

Руководитель сам выполняет задачи, которые могли бы выполнить и другие

Постоянная спешка, суетливость, отсутствие конкретики в приказах и распоряжениях

Таким образом, исследования показывают, прежде всего, расхождение во мнении респондентов различных групп, что позволяет сделать вывод о зависимости оценки причин неэффективного использования рабочего времени от статуса сотрудника. В связи с этим можно высказать предположение о том, что на разных уровнях деятельности существуют разные причины, мешающие работать.

Вторая группа причиннеэффективного использования рабочего времени персоналом коммерческой организации обусловлена индивидуально-психологическими особенностями персонала (табл. 8).

Причины неэффективного использования рабочего времени персоналом коммерческой организации(% от числа респондентов внутри группы)

Руководит. (50 чел)

Менеджеры (150 чел.)

Рабочие (150 чел.)

Причины неэффективного использования рабочего времени, обусловленные индивидуально-психологическими особенностями персонала

Опоздания на работу

Нецелевое общение с коллегами, по Интернету, телефону, ISQ

Отсутствие привычки делать записи предстоящих дел

Привычка приступать к выполнению задания/операции, не обеспечившись всем необходимым

Слабая мотивация труда

Проанализируем полученные данные по группам респондентов, т.е. с точки зрения руководителей, менеджеров и специалистов среднего звена и рядовых сотрудников (см. также рисунок в приложении 2).

Мнения топ-менеджеров, определивших в качестве основной причины неэффективного использования рабочего времени их сотрудниками, «нецелевое общение с коллегами, по Интернету, телефону, ISQ, расходятся с оценкой специалистов и рабочих. Если руководители считают эту причину наиболее острой, то большинство рядовых сотрудников ставит ее на последнее место, что соответствует 27%.

Третья группа причиннеэффективного использования рабочего времени персоналом коммерческой организации обусловлена спецификой организации процессной деятельности предприятия. Сюда же мы включили и технические неполадки (табл. 9).

Руководит. (50 чел)

Менеджеры (150 чел.)

Рабочие (150 чел.)

Причины неэффективного использования рабочего времени, обусловленные спецификой организации процессной деятельности предприятия

Технические неполадки, проблемы с орг.техникой

Отсутствие единых критериев выполнения дела

Отсутствие привычки отказывать

Отсутствие знаний, навыков методик и технологий эффективной организации времени и самоорганизации

Прежде всего, в исследовании предполагалось выяснить, в какой степени респонденты знакомы с технологиями повышения эффективности рабочего времени (табл. 10).

Степень знакомства респондентов с методиками эффективной организации времени(% от числа респондентов внутри группы)

Методы учета и анализа использования времени. Оптимизация использования времени (принцип Парето, анализ АБВ, правило Эйзенхауэра).

Планирование личного труда. Принципы праксеологической культуры.

Как показывают многочисленные исследования, из каждых ста менеджеров только один имеет достаточно времени. Сегодня время — это не только деньги. Оно дороже денег. Время необратимо. Его нельзя умножить и накопить. Неиспользованное время уходит безвозвратно.

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

• время — это не только деньги;

• время дороже денег;

• время — это сама жизнь.

О значении времени можно сказать и следующее:

• время нельзя умножить;

• время нельзя накопить;

• время нельзя передать;

• время проходит безвозвратно.

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Типичные ошибки в организации личной жизнедеятельности

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

У нас совершенно нет свободного времени. Мы приезжаем на работу к девяти утра и уходим ближе к ночи. Своих детей мы видим только спящими, а о встречах с друзьями перестали и мечтать. Мы работаем почти без выходных, а зачастую и без отпуска. Так почему же множество проблем остаются нерешенными? Почему мы ничего не успеваем и вынуждены практически жить в своем офисе? Диагноз, который ставят специалисты по тайм-менеджменту в таких случаях, — неэффективное использование времени.

Отстающие

Что такое человеческий фактор? Наверное, каждый без труда может назвать нескольких людей, которые c легкостью транжирят не только свое, но и чужое рабочее время. Приходят на пять минут вроде по делу, а потом остаются на полтора часа, рассуждая на разные темы, пересказывая слухи и разговоры, услышанные в офисной курилке. Светлана Шевцова тем не менее считает, что не всегда стоит оценивать это явление как порочное:

Синдром ИБД

— Основной признак имитации деятельности — отсутствие результата и заинтересованности в его получении, — утверждает Ева Викентьева, начальник службы персонала СБ-Банка. — Такой сотрудник скрывает ошибки, маскирует недостатки, вводит в заблуждение руководителя заведомо ложными отчетами. Он склонен откладывать решение сложных задач, требующих усилий и напряжения, и отчитываться в выполнении простых, второстепенных.

Директор по персоналу Абсолют Банка Юлия Сушкова считает, что вывести симулянта на чистую воду не сложно в том случае, если в организации существует внятная система оценки персонала — например, KPI. Это периодическая оценка сотрудника по ключевым показателям его деятельности, определенным строго с учетом специфики его работы.

Доктор, помогите!

Эффективное расходование времени — проблема комплексная, и однозначного ее решения не существует. Способствующих инструментов и технологий много. Их выбор зависит от того, насколько в компании развиты бизнес-процессы, каковы специфика компании и стратегическое планирование бизнеса. Как признают сами руководители, ответственность за непродуктивное расходование рабочего времени лежит на плечах руководства и менеджмента. Но многое зависит и от сотрудников, от того, насколько хорошо они владеют инструментами тайм-менеджмента и как относятся к своему и чужому рабочему времени.

В первую очередь необходимо четко определить цели, полномочия и ответственность каждого сотрудника. Персонал должен знать сроки выполнения своей работы и корректировать рабочие планы таким образом, чтобы укладываться в эти сроки. Автоматизация бумагоемких процессов даст возможность освободить дополнительное время персонала и избавить сотрудников от ненужной работы.

— Показатели деятельности любого сотрудника должны быть измеримыми и иметь срок выполнения поставленной задачи, — считает Елена Арефьева, директор по персоналу группы компаний Armadillo. — Такие индикаторы помогут руководителям отследить степень своевременного выполнения поставленных задач, а самим сотрудникам — правильно планировать свое время.

Компаниям, желающим научиться эффективно распоряжаться рабочим временем, придется не только проводить обучение сотрудников различного уровня (менеджеров — навыкам планирования, рядового персонала — навыкам тайм-менеджмента и использования средств автоматизации деятельности), но и модифицировать общую структуру компании: выстраивать эффективную систему коммуникаций, развивать корпоративную культуру, продумывать систему мотивации сотрудников таким образом, чтобы они были заинтересованы в получении быстрого и качественного результата своего труда.

. И пусть они читают блоги!

Думаю, что такая ситуация сложилась не только у нас в компании. Но гораздо интереснее знать не только, чем конкретно заняты твои сотрудники, но и как именно использовать это знание для построения высокоэффективной организации. Все, что на самом деле делает человек на работе, как нельзя лучше характеризует различные черты личности. И этим надо суметь воспользоваться.

Постараюсь объяснить сказанное на простом примере. Специфика работы нашей компании такова: продукт, который мы производим, практически невозможно навязать. Или заказчик живо заинтересован в диалоге и активно перенимает заложенную в продукте идею, или продолжать работу бесполезно. Поэтому я стараюсь сделать все для того, чтобы встречи моих сотрудников с клиентами проходили интересно и не были рутинной презентацией.

Для того чтобы менеджер по продажам был интересным собеседником, мог поделиться своим мнением, рассказать клиенту не только о предлагаемом продукте, но и, например, о современных тенденциях в ИТ-бизнесе, ему нужна постоянная подпитка из книг, журналов и блогов. И поэтому нет ничего страшного в том, что 70% своего рабочего времени он действительно работает с клиентами, а 30% — лишь делает вид, на самом деле читая различные сайты.

Основная задача руководителя в таком случае сводится лишь к тому, чтобы принять в команду человека, живо интересующегося именно информационными технологиями — тем бизнесом, в котором работает компания.

Как быстро и качественно выполнять большой объем задач, как найти резервы времени, как выбирать эффективные управленческие решения, как стать более успешным специалистом или руководителем? С помощью управления временем и личной эффективностью сотрудников. Рассмотрим наиболее актуальные и часто применяемые методы, практические решения и наработки. Покажем на примерах, как сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI.

Тема управления временем и личной эффективностью сотрудников (от рядовых специалистов до топ-менеджеров) становится все более актуальной и востребованной, в том числе и в банковской отрасли. Многим сотрудникам банков не хватает времени для выполнения своих задач и проектов, что ведет к задержкам, простоям либо к увеличению продолжительности рабочего дня. Причины этого могут быть разные: несоответствие количества исполнителей бизнес-процессов их реальной трудоемкости (не хватает сотрудников), неоптимальность бизнес-логики процессов, ошибки/сбои в работе и т.д. Как конкретному сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI? Ответ на этот вопрос особенно актуален для сотрудников, у которых KPI влияет на оплату труда.

По данной теме есть много литературы и разработок, поэтому постараемся выбрать и систематизировать именно те материалы, которые опробованы и уже приносят реальную пользу в банковской отрасли. Материалы удачно дополнены идеями и наработками автора в области управления временем и личной эффективностью.

Что такое тайм-менеджмент

Управление временем и задачами (или тайм-менеджмент) - это комплекс современных методов по повышению эффективности использования рабочего или личного времени. Многолетние исследования показывают, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объем работ чуть ли не в два раза больший, чем среднестатистический сотрудник, затрачивая на это практически такое же количество энергии.

В соответствии с определением управления временем и задачами выделяют:

корпоративное (работа): на уровне всего банка, на уровне сотрудника/рабочего места;
личное (личная жизнь, семья).

Конечно, нас интересует прежде всего бизнес-составляющая, то есть первый вид управления временем.

Комплекс методик и технологий управления временем и задачами позволяет:

найти резервы времени для решения новых задач;
выполнять все задачи в срок;
упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;
перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;
контролировать то, что вы делаете и когда вы это делаете;
анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;
избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;
рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки;
грамотно организовать не только рабочее, но и личное время, что позволяет регулярно выделять необходимый период для отдыха.

Основными компонентами системы управления временем и задачами являются:

эффективная и комплексная регламентация деятельности банка на всех уровнях, прежде всего на уровне должностей; регламенты бизнес-процессов, отделов, должностные инструкции ;
планы-графики рабочей деятельности сотрудников, формы отчетности;
корпоративная культура (кодекс корпоративной этики). Документы, описывающие социальные и психологические аспекты деятельности банка и сотрудников, ценности, традиции и отношения, принятые в банке;
программный продукт, автоматизирующий управление временем и задачами;
система мотивации персонала, привязанная к показателям выполнения задач сотрудниками .

Методика управления временем и личной эффективностью

Управление временем и личной эффективностью состоит из пяти этапов, которые выполняются в цикле (рис. 1).

Методика управления временем и личной эффективностью

Рисунок 1 Анализ расходования времени

Каждому сотруднику следует составить баланс (дневник) своего времени и провести анализ его расходования. В дневнике максимально детально указываются все задачи и направления, по которым расходовалось время в течение всего рабочего дня/недели/месяца. На основе анализа дневника выявляются основные точки нерационального расходования времени, резервы, "поглотители" времени, задачи и направления, по которым можно сократить трудозатраты.

Методов сокращения трудозатрат на выполнение задач довольно много. Некоторые из них мы рассмотрим ниже. А пока приведем список основных "поглотителей" времени. Это:

телефон (входящие/исходящие звонки);
общение с коллегами, совещания;
внеплановые перерывы;
прочие отвлекающие средства (Интернет, радио, ICQ, пресса);
внеплановые гости, встречи;
зависимость от результатов работы информационных систем, других сотрудников и контрагентов.

Другими причинами неэффективного расходования времени могут быть лень и медлительность, плохая организация рабочего места (беспорядок на столе и в компьютере), нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

Необходимо разработать системные мероприятия по минимизации "поглотителей" времени и устранению причин его неэффективного расходования. В этом может помочь табл. 1. В последнем столбце таблицы указывается средний расход времени "поглотителем" после выполнения мероприятий минимизации.

Анализ расходования времени и минимизация "поглотителей" времени

Разработка целей и принципов

Принципы - это устойчивые правила поведения и направления действий в конкретной сфере, в данном случае - по управлению временем и задачами.

Цель - это желаемый результат, которого необходимо достигнуть.

Рекомендуемая периодичность пересмотра целей и принципов по управлению временем и задачами - три месяца и более.

Пример 1. Сотрудник может составить для себя следующий план минимизации "поглотителей" времени.

"В ближайшие три месяца я руководствуюсь следующими принципами:

не участвую в конференциях, собраниях и встречах, не входящих в мою компетенцию;
принимаю телефонные звонки по общим вопросам только в фиксированное время;
не читаю газеты, журналы и общеинформационные сайты в рабочее время.

В ближайшие три месяца я хочу добиться следующих целей:

выполнять все запланированные задания в срок;
оперативно реагировать на текущие ситуации и вопросы;
успешно решать сложные задачи и проблемы".

Для разработки целей и задач действует правило SMART, которое означает, что цели и задачи должны быть:

ясные и точные (Specific);
измеримые (Measurable);
достижимые (Achievable);
взаимосвязанные (Related);
определенные во времени (Time bound).

Планирование задач и приоритетов

Следует разработать планы работ на различные периоды. Можно принять за основу следующие периоды планирования: для стратегического - год, для операционного - месяц, для оперативного - день (рис. 2).

Периоды планирования

Алгоритм планирования задач может быть следующим:

Формулирование крупных, долгосрочных и сложных задач и проектов.
Разбиение крупных задач на операционные и оперативные задачи.
Установка сроков начала и завершения задач, их результатов и других параметров.
Расстановка приоритетов задач.
Сортировка и распределение задач.
Выбор задач для текущей реализации.

Пример 2. Необходимо реализовать проект "Построение системы менеджмента качества", срок которого составляет один год. Этапы проекта расписаны помесячно. Допустим, в течение текущего месяца необходимо разработать общую документацию по системе менеджмента качества. В течение ближайшей недели требуется разработать первую версию руководства по качеству. За текущий день необходимо разработать структуру и общее содержание руководства по качеству.

Еще раз подчеркнем, что задачи разной периодичности и сложности должны быть взаимосвязаны. То есть задачи текущего дня должны способствовать выполнению плана на неделю, план на неделю должен являться частью плана на месяц.

Один из принципов системного анализа звучит так: разделение крупных задач на мелкие с ясным промежуточным результатом. Главное правило: все планируемые задачи должны соответствовать принятым целям и принципам.

Например, есть перечень задач на неделю (или текущий день). В какой последовательности их выполнять? Необходимо расставить приоритеты задач.

Задачи с высоким приоритетом - это:

задачи, от которых зависит выполнение многих других задач;
задачи, имеющие большую важность и срочность;
задачи, решение которых имеет большие выгоды и преимущества;
задачи, которые влекут значительные негативные последствия при их невыполнении.

Алгоритм сортировки и распределения задач необходимо составить следующим образом:

Проверить задачу на соответствие вашим принципам и целям.
Оценить возможность ее выполнения в текущий момент и наличие достаточных ресурсов.
Оценить приоритет задачи.
Выбрать соответствующий вариант исполнения задачи.

С запланированными задачами ситуация понятна, но что делать с незапланированными? В данном случае может помочь простое правило. Необходимо определить важность и срочность задачи, классифицируя ее в одну из четырех групп (рис. 3): важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Каждой группе задач соответствует определенный вариант дальнейшей работы с ней.

Правила действий с задачами согласно их важности и срочности

Если решено делегировать выполнение задачи, рекомендуются следующие правила делегирования:

следует подобрать квалифицированных и ответственных исполнителей;
четко и подробно изложить суть задачи. Если она будет регулярной, лучше ее оформить в виде текстовой инструкции;
убедиться, что исполнитель правильно понял задачу;
установить сроки исполнения задачи;
мотивировать исполнителя;
при необходимости консультировать исполнителей и снабжать их всей необходимой информацией и ресурсами;
периодически проверять ход выполнения работ.

Согласно среднестатистическим расчетам 60% рабочего времени составляет запланированная деятельность, 30% - незапланированная деятельность, 10% - использование рабочего времени в личных целях.

Задачи следует формулировать и планировать так, чтобы одна задача способствовала достижению нескольких целей. Например: "При разработке регламента бизнес-процесса я одновременно повышу свои компетенции в области процессного подхода, разработаю показатели качества и результативности бизнес-процесса, продумаю варианты оптимизации бизнес-процесса, заведу деловые контакты с исполнителями бизнес-процесса, изучу несколько полезных вспомогательных документов" .

Выполнение задач и личная эффективность

Итак, выполнение задачи началось. Как это сделать наиболее эффективно, качественно и быстро? Этому способствуют различные методы и приемы повышения личной эффективности.

Технические методы повышения личной эффективности:

Необходимо также использовать психологические методы повышения личной эффективности:

равномерное распределение задач;
чередование активной работы и отдыха;
смена сферы деятельности (чередование разных по типу задач). Если в данный момент вы не можете выполнить сложную (например, высокоинтеллектуальную) работу, выполняйте более простую работу (пусть даже и рутинную), в результатах которой вы уверены на 100%;
самомотивация (стимулирование и поощрение);
управление эмоциями, аутотренинги, самооценка;
самообразование и развитие;
работа на результат;
продумывание альтернативных вариантов на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.

Важно помнить закон Парето, согласно которому 20% правильно приложенных усилий дают 80% необходимого результата (рис. 4).

Закон Парето "80 : 20"

Рисунок 4 Контроль и подведение итогов

На этапе контроля и подведения итогов выполняются следующие работы:

план-фактный анализ:

определение списка незавершенных задач и степень незавершенности;
установление причин отклонений, разработка корректирующих воздействий;
определение списка отложенных задач;

включение незавершенных и отложенных задач в план на новый период;
корректировка параметров других задач, прежде всего приоритетных.

Принятие эффективных управленческих решений

Рассмотрим метод сравнительного анализа альтернатив, который позволяет выбирать и принимать наиболее эффективные решения. В качестве примера возьмем задачу выбора самого оптимального программного продукта бизнес-моделирования для банка (более подробная информация представлена в комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка) .

Для сравнительного анализа программных продуктов бизнес-моделирования на основе критериев рекомендуется использовать специальную матрицу, которая разработана автором в программе Microsoft Excel (рис. 5, 6). Данная матрица позволяет автоматизированно определить оптимальный выбор программного продукта на основе предпочтений пользователя.

Матрица сравнительного анализа программных продуктов (общий вид)

Рисунок 5 Матрица сравнительного анализа программных продуктов (детализированный вид)

В первом столбце перечисляются критерии сравнения, которые объединены в несколько групп. Затем эксперты по программным продуктам бизнес-моделирования проставляют баллы по каждому критерию для каждого программного продукта. Например:

0 - в программном продукте не предусмотрено автоматическое формирование регламентирующей документации;

1 - автоматическое формирование регламентирующей документации реализовано, но требует разработки пользователем специальных скриптов и шаблонов;

2 - программный продукт позволяет автоматически сформировать все основные регламентирующие документы на основе бизнес-моделей без дополнительных настроек и доработок.

Если оценки критериев задаются экспертами, то вес критериев задает сам банк (будущий пользователь программного продукта). Например, если кому-то более важна функциональность программного продукта, то, напротив, этой группы критериев ставится высокий вес, например 0,7. Разумеется, общий вес всех групп критериев должен равняться 1.

Когда заданы экспертные оценки и вес критериев, матрица сравнительного анализа на основе заложенных в нее формул автоматически определяет оптимальный выбор для пользователя, то есть один из сравниваемых программных продуктов. Иными словами, программа Microsoft Excel суммирует значения критериев для каждого программного продукта, умножая их на вес, и записывает полученное число в нижнюю строчку таблицы. Программный продукт, который наберет больше баллов, и будет оптимальным выбором.

Изменяя вес критериев, меняется и оптимальный выбор, так как по определенным группам критериев один программный продукт может превосходить другой.

Автором были собраны усредненные оценки критериев от специалистов из различных банков и проставлены наиболее популярные значения веса для групп критериев, которые обычно указывают пользователи. В результате матрица сравнительного анализа показала, что оптимальным программным продуктом для коммерческого банка является Business Studio.

Отметим, что данный метод сравнительного анализа альтернатив можно успешно использовать и для других задач, например для выбора оптимальной стратегии, места для открытия филиала банка, выбора новых партнеров/поставщиков и даже кандидатов на ключевые должности в банке.

Автоматизация управления временем и личной эффективностью

Для оперативного управления (на уровне организации) применяются следующие программные продукты: DIRECTUM, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, DocsVision, Motiw. Они обычно внедряются широкомасштабно во всем банке, то есть устанавливаются на большинство рабочих мест, создавая при этом единую систему оперативного управления и документооборота.

Для управления временем и личной эффективностью конкретному сотруднику можно порекомендовать следующие программные продукты: Microsoft Outlook, WinOrganizer, Time Assist, TheBrain, СППР "Выбор", LeaderTask и др. Данные решения устанавливаются локально на отдельные рабочие места.

Рассмотрим программу Microsoft Outlook как наиболее популярное решение. Microsoft Outlook - это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и групповой работы, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook, будучи полноценным органайзером, предоставляет функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Microsoft Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Примечание. Microsoft Outlook можно считать одним из наиболее популярных решений для оперативного управления на уровне организации и управления временем и личной эффективностью конкретного сотрудника.

Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные возможности для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота.

Рисунок 7 - Главное окно Microsoft Outlook - общий вид Рисунок не приводится.

Перечислим основные функции и возможности программы Microsoft Outlook:

Рисунок 8 - Планирование задач и встреч в Microsoft Outlook Рисунок не приводится.

Заключение

Во многих российских банках активно внедряются современные технологии по стратегическому управлению, повышению операционной эффективности бизнес-процессов, менеджменту качества, маркетингу и работе с клиентами, разработке и реализации продуктов, информационной безопасности, риск-менеджменту и т.п. Вместе с этим не следует забывать и о повышении личной эффективности обычных сотрудников, оптимизации управления их рабочим временем. С каждым годом объем и сложность задач, решаемых сотрудниками банка, возрастают. Это требует новых навыков и методов решения задач в той же среде и условиях, которые были раньше. Материалы и наработки, предложенные в настоящей статье, должны, несомненно, в этом помочь.

по стандартам качества

Ассоциации банковских работников

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Персонал выполняет свои обязанности, не отвлекаясь на личное, работодатель оплачивает исключительно трудовые часы – идеальная картина рабочего процесса, которая, к сожалению, чаще всего далека от реальности.

Если заглянуть в любой офис, увидим совершенного другое: затянувшееся утреннее чаепитие и обсуждение последних новостей. Или увлеченно смотрящего в монитор рабочего ПК сотрудника, который, на самом деле, выбирает тур в теплые страны. Или суетливого трудягу, которого поджимает очередной дедлайн.

А в конце дня, как только стрелки сходятся на часе окончания официального рабочего времени, одних – словно сдувает ветром, другие – ответственно остаются доделывать задачи, жертвуя личным. И то, и другое – свидетельство того, что рабочее время расходуется неэффективно. И главная задача и для руководителя, и для самих сотрудников – понять, почему так происходит. В этом и будем разбираться. Но обо всем по порядку.

На что тратят рабочее время сотрудники?

Рабочее время – это временной промежуток, в течение которого сотрудник в соответствии с трудовым договором или в правилами внутреннего распорядка организации должен выполнять свои профессиональные обязанности.

Понятие официально закрепленное в Трудовом кодексе России и универсальное для всех. Но, к сожалению, законодательство не регламентирует содержательную часть. Отработать положенные часы – обязанность, не выполнив которую можно в рамках закона получить наказание. А вот эффективность оказывается за рамками правового поля, потому персонал считает, что вполне может тратить время, по сути, принадлежащее работодателю, и на сторонние занятия.

Сервис Зарплата.ру провел опрос 5 613 россиян и выяснил:

20% из них устраивают перерывы в работе 2-3 раза в день;
12% устраивают передышку не чаще 1 раза в день;
4% заявили, что у них настолько мало работы, что практически весь день = отдых;
64% отметили, что все зависит от нагрузки.

Стоит отметить, что ТК РФ регламентирует и право на отдых любого сотрудника. Перерывы, если они санкционированные, идут на пользу: позволяют отвлечься, передохнуть, легче переключаться между задачами. 85% работающих отмечают, что перерывы придают им сил и повышают работоспособность.

Отследить количество перерывов несложно – бывает достаточно личного присутствия работодателя, который может пройтись и посмотреть, где сейчас находятся сотрудники. Другое – когда персонал ответственно сидит на своих рабочих местах, сосредоточенно смотрит в мониторы. Понять, чем именно занят каждый на своем ПК гораздо сложнее.

Недавнее исследование компании SearchInform показало, на что отвлекается персонал, не покидая своих рабочих мест:

соцсети – 20%,
чтение новостей – 17%,
интернет-шоппинг – 15%,
спорт и ставки – 11%,
дополнительная работа – 10%,
игры – 9%,
поиск туров – 6%,
развлекательные ресурсы – 5%,
продажа авто и недвижимости, учеба и чтение книг, просмотр роликов на youtube – по 2%,
просмотр интим-контента – 1%.

На отвлечения каждый сотрудник тратит от 1 до 3 часов в день. Если взять за основу стандартные 8 часов, то получается, что в среднем четверть рабочего времени уходит на непрофессиональные задачи.

Вывод: даже присутствие сотрудника на своем рабочем месте, заинтересованный вид и громкое стучание по клавишам клавиатуры не дают гарантию, что человек занимается непосредственно рабочими делами.

Причины неэффективного расходования рабочего времени

Рабочее время идет, а результаты работы невпечатляющие, а то и вовсе близки к нулю. Такое может возникнуть в силу разных причин. В первую очередь, их можно условно разделить на 2 группы: рабочие и личные.

К рабочим относятся:

неправильно выстроенные процессы (неотлаженное взаимодействие между отделами компании, многоуровневые проверки выполнения одной задачи и т.п.);
перебои в ресурсах (срывы поставок, внезапное отключение электроэнергии и т.п.);
частые совещания;
излишняя нагрузка на конкретного сотрудника;
отвлечения по рабочим, но непрофильным для специалиста вопросам.

К личным относятся:

опоздания;
семейные проблемы;
неумение организовать собственное время и расставлять приоритеты;
залипание в Интернете;
профессиональное выгорание;

И рабочие, и личные причины в равной степени влияют на снижение эффективности расходования рабочего времени. А если всё вместе? Совещаний – тьма, свет отключили, дома – ремонт, а котиков посмотреть в Инстаграме очень хочется, хотя бы ради того, чтобы от проблем абстрагироваться. Вот уж где об эффективности нет и речи.

Вывод: чтобы понять причины, нужно взять под контроль рабочие процессы компании и трудовое время каждого сотрудника. А затем – проанализировать и принять меры.

Контроль рабочего времени сотрудников

Отследить, насколько эффективно тратится рабочее время в компании – первый шаг. Чтобы составить общую картину, нужно посмотреть:

вовремя ли сотрудник приходит в офис и когда его покидает;
соблюдает ли сроки выполнения задач или регулярно срывает дедлайны;
как часто и на что именно отвлекается;
много ли времени проводит на рабочем месте сверхурочно и в чем причина – не может организовать себя или часто помогает коллегам в ущерб своим задачам;
сколько времени тратит на решение вопросов, никак не связанных с работой.

Вывод: чтобы понять, насколько эффективно расходуется рабочее время, придется в деталях уделить внимание каждому аспекту.

Методы контроля рабочего времени

Контролировать рабочее время от момента входа на предприятие до заключительной минуты рабочего дня можно разными методами. Отбросим те, что требуют привлечения дополнительных людей и нарушают личные границы. Оставим самые популярные:

СКУД (система контроля и управления доступом), организованная с помощью пропускных карт или биометрических данных, отметит прогульщиков и опаздывающих. Но не покажет, чем именно занимался сотрудник, даже если пришел вовремя;
видеонаблюдение в коридорах и кабинетах даст возможность видеть перемещения и местонахождение сотрудников в конкретный момент рабочего дня, покажет, на месте ли работник или увлекся чаепитием. Но вдруг на кухне человек ведет переговоры с клиентом, просто потому что так удобнее? Или сидит за ПК, а мыслями в решении личных вопросов? Видеонаблюдение это не отразит;
самофотография рабочего дня – когда сотрудник самостоятельно отмечает, на что потратил каждую минуту своего рабочего времени. Таймлайн заполняется вручную с определенной периодичностью, например, каждые полчаса. Потом данные передаются руководителю. Этот метод позволяет увидеть содержательность рабочего дня, посмотреть загруженность сотрудника. Но где гарантия, что работник не приписал себе лишние заслуги? Да и дополнительное время на заполнение и проверку отчета нужно.

Вывод: каждый из этих методов делает акцент на какой-то одной стороне процесса. Чтобы охватить и дисциплину, и отвлечения, и наполнение рабочего времени, можно применять их в комплексе. А можно обратиться к современным IT-решениям.

Автоматический учет рабочего времени

Современные технологии шагнули далеко вперед. И это касается не только бытовой техники и средств связи. В сфере контроля рабочего времени компании, что идут в ногу со временем и ориентируются на результат, используют системы мониторинга, поскольку они, в первую очередь, экономят:

средства на внедрение отдельных методов контроля. Достаточно одной программы, чтобы контролировать и время прихода/ухода, и ресурсы, которыми пользуются сотрудники на своих ПК;
время работников на заполнение отчетов и руководителей на проверку.

Функционал программ учета рабочего времени

Главный плюс автоматического ПО – универсальность, когда внедрение единственной программы решает сразу все задачи, которые другие методы реализуют узконаправленно. Например, CrocoTime от отечественной компании Инфомаксимум:

возьмет на себя функцию СКУД – отмечает начало и окончание рабочего дня вместе с включением компьютера;
умеет наблюдать за перемещениями без камер. Зафиксирует, присутствует сотрудник за ПК или нет – система устроена так, что при отсутствии отклика от периферийных устройств ввода (клавиатуры и мыши) в течение 5 минут программа отмечает простой. При этом, если человек звонит по рабочему вопросу или проводит встречу с клиентом, время будет считаться рабочим за счет интеграции с календарями и IP-телефонией;
сделает фотографию рабочего дня без лишних затрат. Эта функция в CrocoTime реализуется в автоматическом режиме – данные собираются, не отвлекая сотрудника от работы, фиксируется каждая минута;
анализирует содержание использованных приложений и Интернет-ресурсов. Уникальная функция, которая показывает, насколько профильные страницы открывает сотрудник. Дело в тонких настройках: для каждого сотрудника/отдела можно указать, что именно будет считаться отвлечениями. Ведь если бухгалтер сравнивает цены на путевку в Турцию и Тунис – это явно не по работе, а если менеджер туристического агентства, то это профильное занятие.

Вывод: автоматические программы учета рабочего времени – на сегодняшний день самый продуманный и экономически выгодный вариант. Максимум информации о компании и ее персонале при минимальных затратах средств и времени.

Применение полученной информации

Один из решающих плюсов автоматического контроля – это готовая аналитика. Руководителям не надо приводить под общий знаменатель отчеты подчиненных. Достаточно лишь сделать выводы. IT-решения помогают:

увидеть уровень нагрузки сотрудников;
найти “узкие места” в процессах самой компании;
выявить персонал, который регулярно нарушает дисциплину или срывает дедлайны;
выяснить, на что отвлекается работник.

Все это становится основой для принятия управленческих решений, которые урегулируют внутренние процессы в компании. Здесь руководителю нужно действовать, исходя из конкретной ситуации.

Например, мониторинг показывает, что сотрудник часто задерживается. При этом фотография рабочего дня наглядно говорит, что в трудовые часы человек и правда работал, не поднимая головы. Значит, человек перегружен. Почему:

Вывод: поиск причин неэффективного расходования рабочего времени тоже должен быть эффективным. И здесь современные IT-решения явно выигрывают. Контролировать компанию, независимо от ее штата, можно всего одним инструментом – системой CrocoTime.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как выявить потери рабочего времени у сотрудников?

В среднем 11 часов из жизни человека уходит на сон, еду, личную гигиену. Из оставшихся 13 в сутках 8 (при стандартном графике работы) должны быть посвящены работе. Но любопытное исследование компании FinExpertiza говорит о другом: ежедневно время уходит на быт, культуру и.

28 октября 2020 Подробнее

Как провести выбор сотрудников на сокращение?

45% работодателей в рамках опроса еще в мае 2020 заявили, что численность сотрудников в их компаниях сократилась. Причина тому – сложные экономические условия, которые породила пандемия коронавируса. Более того, буквально за месяц, с сентября по октябрь этого года число компаний, которые готовы.

Читайте также: