Ответственность за нарушение правил делопроизводства в овд доклад

Обновлено: 02.07.2024

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства:

- своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление;

- неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами.

В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы.

На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

- Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;

- Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;

- Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел;

- Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

- При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

- своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление;

- неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

- Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в органах внутренних дел.
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:
- дать характеристику понятию делопроизводства в органах внутренних дел и его основным элементам;
- проанализировать виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел.
- определить основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел;
- определить основные положения и требования к организации документооборота.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. …3
1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел….5
2. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел………………………………………………………………………9
3. Основные положения и требования к организации документооборота….….11
Заключение………………………………………………………………………. 14
Библиографический список .

Прикрепленные файлы: 1 файл

ДОУ.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Основы делопроизводства и электронный документооборот

Делопроизводство в органах внутренних дел Российской Федерации

Тадышева Айсулу Максимовна

ученая степень, звание

1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел….5

2. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел……………………………………………………………………… 9

3. Основные положения и требования к организации документооборота….….11

Библиографический список . . . 17

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел Российской Федерации. Делопроизводство в органах внутренних дел является одним из важнейших направлений деятельности органов внутренних дел, поскольку в настоящее время управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.

В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.

Известно, что работы по документированию выполняются различными сотрудниками подразделений делопроизводства органов внутренних дел. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.

Актуальность данной темы контрольной работы обуславливается тем, что сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.

Объектом в данной работе выступает процесс управления в органах внутренних дел, а предметом - основы делопроизводства в органах внутренних дел.

Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в органах внутренних дел.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:

- дать характеристику понятию делопроизводства в органах внутренних дел и его основным элементам;

- проанализировать виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел.

- определить основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел;

- определить основные положения и требования к организации документооборота.

Достижение указанной цели и задач осуществлялось посредством анализа специальной литературы по обозначенной тематике.

1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют очень важное значение.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям. Прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным.

В Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 года № 615 указано, что документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

- адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников;

- оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления;

- обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции;

- обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов;

- обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну;

Документ – это совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно- распорядительными документами.

Выделяют следующие группы организационно- распорядительных документов:

- организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);

- распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);

- справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) .

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

- юридические (подзаконность, полномочность и др.);

- информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);

- организационные (реквизиты и гриф).

Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

- уяснение цели документа;

- определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

- составление плана документа;

- подбора и изучения необходимых источников формирования документов;

- согласование документа и принятие.

Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче; официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел.

2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма.

Нормативный правовой акт1 - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам оперативно служебной деятельности органов внутренних дел, который имеет организационно- распорядительный характер. Исходя из особенностей целей и предмета правового регулирования, может содержать нормативные предписания2.

Директива - документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел и внутренних войск, основные направления их деятельности на конкретный период времени.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, подразделения, руководителей (начальников) либо конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем).

В статье автор пытается определить правовую базу делопроизводства органов внутренних дел РФ.

Ключевые слова: делопроизводство, документы , министерство внутренних дел.

Деятельность службы документационного обеспечения управления, ее функции, структура, техническое обеспечение и многие другие аспекты, связанные с документооборотом организации регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, также они определяют процесс создания документов, их обработку, движение в организации, а так же их хранение и использования в текущей деятельности.

Нормативно-правовая база делопроизводства, включает в себя ряд законов, нормативных правовых актов и методических документов. Данная документация содержит общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, хранения, обработки и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Помимо этого, нормативно-правовая база регулирует работу службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и другие аспекты деятельности.

Документационную базу органов внутренних дел составляет система взаимосвязанной управленческой документации, которая обеспечивает деятельность аппарата.

Состав документационной базы определяется исходя из компетенции организации, функций ее управления, способов разрешения вопросов, характера и объема взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.

Документы, регламентирующие делопроизводство

Акты межведомственного характера

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации.

Акты ведомственного характера

Правовые акты организаций

Также, в органах внутренних дел документооборот организуется в соответствии с требованиями приказа МВД России № 615. В каждом подразделении органа внутренних дел разрабатываются документы, которые имеют большое значение в ведении делопроизводства. А именно Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.

Табель документов входит перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табель утверждает отдельные этапы прохождения документов в ОВД.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. В ОВД номенклатура дел необходима при построении информационно-справочной системы для документов, так как содержит перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.

Важнейшим документом, регулирующим делопроизводство в органах внутренних дел, является инструкция по делопроизводству. Инструкция является основным нормативно-методическим документ отдела по делопроизводству, она устанавливает общие требования работы с документами, документирования управленческой деятельности, и функционирования службы ДОУ.

Инструкция так же определяет порядок применения нормативно — правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления деятельности структурными подразделениями и должностными лицами организации.

Инструкция содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию создаваемых в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства. Разработку инструкции по делопроизводству следует производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности организации.

Инструкция устанавливает требования, обязательные для выполнения сотрудникам МВД, государственными гражданскими служащими и работников центрального аппарата МВД России.

Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые, в свою очередь, были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Государственные стандарты Российской Федерации, нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу так же являются базой для разработки инструкции. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, обработку, использование и хранение, что относится и к документам в электронной форме.

Структура инструкции по делопроизводству

Раздел

Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел.

Читайте также: