Методы снижения расходов на персонал доклад

Обновлено: 18.05.2024

Смысл задачи при этом не меняется, ее нередко ставят перед руководителями служб персонала и экономистами.

Конечно, приятнее обсуждать увеличение бюджета на персонал, но такая позитивная работа бывает не у всех.

Поэтому поговорим о трудных задачах и перечислим те способы снижения затрат на персонал, которые можно использовать как на этапе составления бюджета расходов на персонал, так и в процессе управления.

У каждого из них есть плюсы, минусы и ограничения, связанные как с законодательными ограничениями, так и со спецификой управления людскими ресурсами.

Упоминаемые в комментариях статьи Трудового Кодекса можно посмотреть по ссылкам в онлайн-версии системы КонсультантПлюс.

Способ 1. Ограничение приема новых сотрудников

Все, кто учил математику, знают, что фонда оплаты труда 8 сотрудников, занимающих одинаковые должности, меньше, чем 12.

Если задачи подразделения вполне решаемы меньшим количеством персонала, то нет необходимости в заполнении всех вакансий.

Способ 2. Увеличение переменной части заработной платы

Повременная система оплаты труда не оставляет возможностей для управления фондом оплаты труда.

Изменение размера и системы оплаты труда допустимо только в случае изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

Сможете обосновать необходимость внесения изменений в систему оплаты труда организационными или технологическими нововведениями — тогда через два месяца после уведомления работников они вступят в силу.

Тем, кто не готов подписать дополнительное соглашение с новыми условиями оплаты труда и готов в связи с этим покинуть компанию, выплатите выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Кейс о радикальном изменении системы и размера заработной платы я уже описывал в статье Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений.

Эта же статья (ст. 74 ТК РФ) позволяет вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Способ 3. Суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ позволяет отложить выплату сверхурочных на конец учетного периода.

Способ эффективен при колебаниях численности и объема работы, вызванных неравномерной загрузкой производства, сезонными спадами и подъемами.

Способ 4. Надбавки и доплаты с ограниченным сроком действия

Статья 151 ТК РФ. Этот способ позволяет обоснованно увеличивать размер заработной платы на период расширения зон обслуживания, увеличения объема работы или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, и, соответственно, уменьшать его при отсутствии оснований для доплаты.

Способ 5. Выплата премий при условии достижения определенных результатов деятельности предприятия

К примеру, выполнили план производства — премии выплачиваются, не выполнили — средства на премирование отсутствуют.

Выплата премий предусмотрена ст. 135 ТК РФ, но изменить систему оплаты труда можно только в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Способ 6. Сокращение численности или штата работников

Ст. 81 п.2 ТК РФ. Несмотря на прямое указание на сокращение, снижение затрат на персонал будет ощутимо в лучшем случае месяцев через 4-5 после принятия решения о сокращении.

Причины — необходимость предупредить работника о сокращении за 2 месяца и выплатить выходное пособие в размере 2-3-х месячного заработка.

Способ 7. Пересмотр норм труда, оптимизация производственных процессов

Ст.160 ТК РФ и ст. 74 ТК РФ. Выполнение имеющегося объема работы меньшим количеством работников или за меньшее время является образцом экономии.

Но обязанность уведомить работников о пересмотре норм за два месяца и заключить дополнительные соглашения по-прежнему остается.

Способ 8. Заключение срочных трудовых договоров

Ст. 59 ТК РФ. Использование этого способа ограничено перечисленными в законе основаниями для заключения срочного трудового договора.

Способ 9. Аутстаффинг персонала — использование заемного труда.

Глава 53.1 ТК РФ. При его использовании стоит оценить, выгодно ли вашей компании предоставление персонала другой организацией.

Конечно, аутстаффинг позволяет снизить управленческие расходы (подбор персонала, трудозатраты начисление заработной платы и т.д.), но оплата услуг аутстаффинговой компании, которая берет на себя эти функции, тоже относится к затратам на персонал.

Способ 10. Аутсорсинг

Можно не нанимать персонал, а купить готовую услугу, например, чистоту в офисе, заключив договор с клининговой компанией.

Снизит ли это затраты на персонал?

Формально, в бюджете затрат на персонал, конечно, уменьшит, фактически — нужно считать.

Способ 11. Заключение гражданско-правовых договоров

Если работа, которую нужно выполнить в вашей организации, может выполняться в рамках гражданско-правового договора — замечательно.

Выполнение работ в рамках гражданско-правовых отношений освобождает вас от обязанностей работодателя — Трудовой Кодекс такие отношения не регулирует.

Но не забудьте заглянуть в ст. 15 ТК РФ и проверить, действительно ли у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора.

Ошибка может свести на нет ожидаемую экономию.

Способ 12. Объявление простоя

Время простоя (статья 157 ТК РФ) по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Время простоя по вине работника не оплачивается.

То, что является причиной простоя, и от кого она зависит, напрямую влияет на размер выплат.

На эту тему много судебной практики и разъяснений — гугл и яндекс в помощь.

В уже упомянутом кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников также описано применение этого способа.

Способ 13. Аттестация работников

Ст. 81 п. 3 ТК РФ позволяет расстаться с работником вследствие несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

Способ 14. Частичная или полная отмена социальных выплат и компенсаций

Речь не идет о гарантиях и компенсациях, предоставить которые обязывает Трудовой Кодекс.

Если работодатель производит выплаты сотруднику на основании локальных нормативных актов, оплачивая, например, проезд, медицинские услуги, питание, проживание и оказывая материальную помощь, он вправе их пересмотреть.

Если обязательства предоставления дополнительных льгот и выплат зафиксированы в трудовых договорах и коллективном договоре, необходимо изменение этих соглашений.

Изменение коллективного договора в одностороннем порядке недопустимо, содержание трудового договора может быть изменено в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Пример — отмена оплаты проезда работнику, чья работа перестала иметь разъездной характер.

Способ 15. Управление текучестью персонала

На текучесть персонала может влиять множество факторов — условия труда на рабочем месте, режим и график работы, система оплаты труда, размер заработной платы, обеспеченность работой и зависимость размера заработной платы от объема работы.

Подсказывать и приводить примеры не буду — у всех свои представления о том, как далеко можно зайти в применении этого метода.

Способ 16. Снижение затрат на обучение персонала

Затраты на обучение — одна из самых трудноуправляемых статей в бюджете расходов на персонал.

Можно установить лимиты затрат на подготовку одного сотрудника, можно установить приоритеты для задач обучения и развития, о которых уже говорилось в статье про 7 задач корпоративного обучения, можно рассчитать, что выгоднее — учить персонал своими силами или пользоваться услугами внешних тренеров и преподавателей.

Есть, где применить творческий подход, тема оптимизации затрат на обучение достойна отдельной статьи.

Способ 17. Предоставление отпусков без сохранения заработной платы, введение режима неполного рабочего времени

В первом случае требуется его письменное заявление (ст. 128 ТК РФ), во втором случае — заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 93 ТК РФ).

Конечно, работодатель не может влиять на волеизъявление работника, но рассмотрение в ходе переговоров перспективы применения более жестких методов снижения затрат на персонал зачастую позволяет прийти к приемлемому соглашению.

В заключение

Наверное, есть и другие способы, позволяющие снизить затраты на персонал без негативных последствий для бизнеса компании.

Узнаю — с удовольствием поделюсь со ссылкой на автора.

И еще совет — независимо от того, каким способом вы воспользуетесь — советуйтесь до принятия решения с юристами и финансистами.

Иногда даже спорное с точки зрения правоприменительной практики решение может оказаться выгодным даже в случае оспаривания его в ходе индивидуальных трудовых споров.

А вообще лучше решать более приятные задачи, например, как потратить на персонал доходы предприятия.

На фоне падения выручки у многих собственников компаний возникает вопрос как снизить свои расходы и в то же время сохранить персонал. Предлагаем вашему вниманию варианты решений, с описанием их преимуществ и возможных рисков.

Вариант 1. Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Основание: ст. 157 ТК РФ

Что дает: Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). Зарплатные налоги уменьшаются пропорционально снижению дохода.

Как быстро применимо: сразу

Как оформить: Приказом - скачать шаблон (doc)

Всех работников, в отношении которых оформляется простой, необходимо ознакомить с Приказом под роспись

Идеально, если сотрудник сможет распечатать приказ, проставить на нем подпись, сфотографировать и прислать фото.

Когда сотрудник появится в офисе, живую подпись все равно необходимо получить.

Вариант 2. Перевод сотрудников на 0,5 ставки

Основание: ст. 93 ТК РФ, ст. 74 ТК РФ

Что дает: сокращение ФОТ в 2 раза. Зарплатные налоги уменьшаются пропорционально снижению ФОТ.

Как быстро применимо: если по инициативе сотрудника, то - сразу; если по инициативе работодателя, сотрудника нужно уведомить за 2 месяца до перевода на 0,5 ставки

Как оформить: по письменному заявлению сотрудника или Приказом работодателя в одностороннем порядке.

Если работник сам написал заявление, то оформляется Дополнительное соглашение к его трудовому договору с указанием нового графика работы.

Если установление неполного рабочего дня происходит в одностороннем порядке по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, то в этом случае оформляется Приказ, на основании которого уведомляются сотрудники.

Судебная практика показывает, что само по себе снижение объема работ и ухудшение финансового положения организации не свидетельствуют об изменении организационных или технологических условий труда. На случай возникновения трудовых споров, необходимо заранее подумать над убедительными формулировками.

Если работник не согласен работать в новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу).

Предлагать работнику вакансии (работу) в другом регионе можно, только если это предусмотрено коллективным договором, трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ).

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора). Правда, необходимо будет дождаться, пока истечет двухмесячный срок предупреждения.

Вариант 3. Перевод на сдельную оплату труда

Подходит только для случаев, где результат труда достигается автоматически, то есть, например, перевести продавцов только на бонусы не получится, поскольку достижение результата частично зависит от ситуации на стороне клиента, т.е. возникают обстоятельства непреодолимой силы).

Основание: ст. 74 ТК РФ

Что дает: доход сотрудника будет зависеть от объема выполненной работы

Как быстро применимо: сотрудника необходимо уведомить за 2 месяца до введения новой системы оплаты труда

Как оформить: прежде всего, необходимо обосновать причины (изменение организационных или технологических условий труда) в связи с которыми невозможно сохранить прежние условия оплаты труда - см. выше Вариант 2. Если обоснования не будет, то в случае трудовых споров суд может посчитать, что у работодателя не было оснований переходить на новую систему оплаты труда.

После того, как обоснование причин оформлено Приказом, необходимо:

внести изменения в локально-нормативные акты организации, прописав в них новую систему оплаты труда и сдельные расценки
уведомить работников об изменении системы оплаты труда в письменной форме

В уведомлении следует указать:

по какой причине осуществляется переход на новую систему оплаты труда и почему старая не может быть сохранена;
какие конкретно изменения произойдут в оплате труда работника, из чего теперь будет состоять его заработная плата;
с какой даты в организации будет применяться новая система оплаты труда;
что произойдет, если работник откажется работать в новых условиях
срок для ответа работника на уведомление

Если работник согласен работать в новых условиях, необходимо внести изменения в его трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. На основании дополнительного соглашения издается Приказ о переводе, вносится запись в трудовую книжку и личную карточку.

Если работник отказывается работать в новых условиях, необходимо в письменной форме предложить работнику перевод на другие подходящие ему вакансии – см. об этом подробнее в Варианте 2.

Если у вас нет подходящих вакансий, а также если работник откажется от перевода, то оформляется его увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора). Главное, дождитесь, пока истечет двухмесячный срок предупреждения.

Вариант 4. Перевод штатных сотрудников на договор гражданско-правового характера

По своей сути этот вариант очень похож на предыдущий (мы переходим на сдельную оплату труда), при этом применим даже в тех случаях, когда результат труда не достигается автоматически.

Предполагается, что работа по договору ГПХ носит разовый (проектный) характер. Этим она отличается от трудовых отношений, которые предполагают регулярное выполнение работ на определенной должности в течение всего срока действия трудового договора.

Основание: ст. 702 ГК РФ, ст. 779 ГК РФ

Что дает: компания не должна оплачивать работнику больничные, отпускные, декретные; с сумм вознаграждения не начисляются взносы в ФСС (НДФЛ, взносы в ПФР и ФОМС, к сожалению, начисляются).

Специалисты нашей компании всегда заботятся о ваших налогах, и с удовольствием помогут все оформить правильно.

Что же касается сотрудника, то если по Договору ГПХ его доход сократится на 30%, он сможет воспользоваться кредитными каникулами, что особенно актуально для ипотечников.

Как быстро применимо: сразу

Как оформить: сотрудник увольняется из штата по собственному желанию (здесь процедура стандартная), после чего с ним заключается договор ГПХ.

Для оформления отношений по договору ГПХ понадобится паспорт, СНИЛС сотрудника, а если речь об иностранце — разрешительные документы на работу.

Заключая договор ГПХ, всячески подчеркивайте нерегулярный характер работы. Использование терминов и фраз, характерных для трудового договора, может быть одним из оснований для переквалификации отношений с сотрудником в трудовые (в этом случае контролирующие органы могут привлечь к ответственности: и административной, и налоговой).

Вариант 5. Перевод некоторых сотрудников в статус самозанятых или ИП

Что дает: этот способ особенно подходит для снижения расходов по сотрудникам с высоким доходом, поскольку главная экономия здесь – в зарплатных налогах; кроме того, расходы на оплату услуг ИП компания может учесть для снижения своего налога на прибыль.

Вариант 6. Отпуск без сохранения зарплаты

Основание: ст. 128 ТК РФ

Как быстро применимо:

Как оформить: по письменному заявлению сотрудника

Вариант 7. Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска на время самоизоляции

Как оформить: по письменному заявлению сотрудника

Если по виду деятельности организация является исключением, и может продолжать работать в штатном режиме, в период нерабочих дней, то соответственно возможно оформить сотруднику как ежегодный отпуск, так и отпуск за свой счет, никаких ограничений, в таком случае для организации не устанавливается.

В этой статье пойдет речь о расходах на персонал. Разберемся, как правильно планировать и оптимизировать эти затраты.

Этот процесс является частью системы планирования затрат предприятия, и от него во многом зависит финансовая эффективность предприятия.

Следует учитывать, какой процент могут составлять расходы на персонал в главных финансовых показателях компании (прибыли, выручке), а также их окупаемость. Последнее подразумевает расчеты с целью выяснить, может ли предприятие позволить себе те или иные затраты.

Расходы на персонал тесно связаны с воспроизводством рабочей силы. Планирование по этой статье отражают в бюджете расходов на персонал предприятия.

Что собой представляют расходы на персонал

Перечень затрат на рабочую силу утвержден Международной организацией труда (МОТ) в Резолюции XI Международной конференции статистиков по труду. К ним относят траты на:

прямую заработную плату и оклады;
оплату неотработанных часов;
денежные и премиальные вознаграждения;
выплаты в натуральных измерителях;
стоимость жилья персонала;
социальное обеспечение работников;
обучение персонала;
культурно-бытовое обслуживание;
налоги на использование труда наемного персонала;
иное (возмещение оплаты проезда, стоимости рабочей одежды, компенсация трат на восстановление здоровья и т.д.).

В российском законодательстве тоже разъясняется, из каких компонентов состоят затраты на персонал (постановление Росстата от 28.11.2005 № 88):

Плата за отработанные часы (в том числе заработная плата, выплачиваемая в денежной и иной формах, гонорары, комиссионные вознаграждения, доплаты и надбавки, премиальные и т.п.).
Плата за неотработанные часы (ежегодные основные и дополнительные отпуска, учебные отпуска, за периоды простоя и др.).
Однократные выплаты в качестве поощрений.
Оплата питания и проживания, включаемая в зарплату.
Помощь в обеспечении сотрудников жильем.
Расходы на соцзащиту служащих (взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и т.п.).
Траты на обучение персонала.
Траты на культурно-бытовое обслуживание.
Налоги и сборы (плата за привлечение иностранных работников, местные сборы и т.д.).
Расходы, которые на предприятии не учитываются в качестве затрат на рабочую силу (доходы по акциям и иные выплаты от участия персонала в собственности организации, различные вознаграждения членам совета директоров и т.п.).

В современных условиях более жесткой конкуренции компании для выживания на рынке применяют новые методы работы с сотрудниками, требующие дополнительных затрат. Среди таких направлений выделяются:

исследования и разработки по управлению человеческими ресурсами;
оценка персонала;
работа по повышению лояльности сотрудников к компании;
создание привлекательного имиджа предприятия на рынке труда.

Из всего вышеизложенного можно выделить следующие основные элементы затрат на персонал.

Формулы для расчета

Расходы на сотрудников подсчитывают по специальным формулам. Обычно целью здесь выступает выявление экономии денежных средств, которая была достигнута оптимизацией затрат на рабочую силу. Например, часто используют показатель экономии, достигнутой за счет изменения должностного состава.

Расходы на содержание персонала, формула для расчета экономии, достигнутой за счет изменения должностного состава:

Эд = Ф1 – Ф2, где
Эд — экономия, достигнутая за счет изменения должностного состава,
Ф1 и Ф2 — годовой фонд заработной платы до и после пересмотра должностной структуры.

Как грамотно организовать расходы на оплату труда

Эти расходы прописывают в бюджете затрат на работников, который является частью общего бюджета предприятия. В процессе планирования важно учитывать взаимосвязь с другими элементами основного бюджета (например, прибылями и убытками), чтобы структура и уровень затрат на работников соответствовали возможностям организации.

В общем виде процесс организации расходов на оплату труда выглядит следующим образом:

Подготовка и анализ важной информации (оценка деятельности текущего этапа и прогноз результатов). Проводят анализ планов отделов и их корректировку. Это выполняется для того, чтобы рост расходов на работника не опережал темпы производительности труда. К ограничениям бюджета относят нехватку средств для его исполнения, дефицит опытных кадров, невозможность покупки ресурсов по приемлемой стоимости, рост конкуренции.
Постановка целей (основных показателей эффективности, качественных и количественных, которые будут применяться для оценки бюджета). Например, это может быть объем реализованной продукции на один рубль затрат на работников, соотношение темпов роста показателей реальной заработной платы и производительности труда и другое.
Составление бюджета ресурсов (определение объектов затрат). Например, это может быть определение числа специалистов, которым требуется повышение квалификации.
Перевод бюджета ресурсов в бюджет денежных затрат. Например, число сотрудников, которым нужно повысить квалификацию, умножают на среднюю стоимость обучения одного служащего. При этом отклонение не должно быть более 8–10% от факта.
Анализ, контроль, внесение правок.
Утверждение бюджета.
Организация работ по выполнению бюджета.
Выполнение бюджета.

Следует отметить, что статья расходов на оплату труда из всех статей затрат на персонал требует большего внимания, поскольку она самая значимая. Планируйте ее с учетом налогового и трудового законодательства РФ и предписаний МОТ.

Важнейшие принципы организации расходов на оплату труда касаются:

Согласования темпов роста производительности труда и реальной заработной платы.
Учета и прогнозирования влияния рынка труда.
Простоты, доступности и логичности для работников алгоритма формирования затрат на оплату труда.

Как планировать расходы на обучение персонала

Первым шагом должна быть оценка потребности в обучении сотрудников. Сегодня с этой целью применяют такие методы, как:

метод экспертных оценок (потребность в обучении выявляют на основе заявок от начальников подразделений);
социологическое исследование (опрос менеджмента и сотрудников);
оценка персонала (в том числе квалификации и др.).

Последний метод признается самым объективным, но он и самый затратный для организации. В процессе планирования расходов на обучение следует учесть число работников, которые нуждаются в обучении, методы и формы обучения (внутри компании, вне ее или дистанционно).

Крупные предприятия иногда создают собственные учебные центры. В этом случае в структуре затрат учитывают стоимость аренды помещения для учебного центра и расходы на его обслуживание, оснащение оргтехникой и аппаратурой, стоимость методических и обучающих материалов.

Как оптимизировать и сократить расходы на персонал

Оптимизация расходов на персонал производится по двум основным направлениям:

Оптимизация численности (сокращение штата).
Оптимизация рабочих процессов (изменение штатного расписания, усовершенствование системы организации труда, сокращение затрат на рабочие площади и т.д.).

Среди конкретных методов сокращения затрат можно выделить:

Модернизацию оргструктуры. Это один из самых эффективных методов снижения издержек. Он включает ликвидацию ненужных должностей, обнаружение и устранение дублирующих обязанностей, отказ от направлений деятельности, не формирующих добавленной стоимости.
Выведение служащих за штат. Речь идет об аутсорсинге или аутстаффинге и аналогичных методах. При грамотном подходе можно добиться существенной экономии.
Оптимизация системы оплаты труда. Лучшим вариантом здесь станет создание максимальной зависимости зарплаты от результатов труда. Такие условия создают постепенно, снижая фиксированную часть дохода и повышая ее переменную составляющую. В итоге повышается мотивация персонала и производительность труда.
Сокращение затрат на хозяйственные нужды. Этот метод предполагает отказ от лишних услуг, создание мобильных рабочих мест, внедрение посменного рабочего распорядка, оптимизацию рабочих площадей. Также организация может экономить и на мелочах (интернет-трафике, междугородних звонках и т.д.).

Как правильно вести бюджетирование расходов на персонал

Инструменты планирования и бюджетирования расходов на персонал, выступающие в качестве альтернативы сокращению штата:

Из-за коронавирусных ограничений многие компании лишились выручки, и господдержка эти потери не компенсирует. Чтобы остаться на плаву, бизнес вынужден сокращать затраты, в том числе на персонал. Расскажем, как это сделать, чтобы не нарушить закон.

Заручиться поддержкой сотрудников

Прежде чем сокращать выплаты сотрудникам, предлагать им перейти на сокращённый рабочий день, сокращённую рабочую неделю или остаться на удалёнке, важно заручиться их поддержкой. Большинство мер применимо только в случае, если работники согласны на это. А неграмотное сокращение фонда оплаты труда может привести к жалобам в трудовую инспекцию, судебным разбирательствам и при наличии вины — к санкциям.

Донесите до сотрудников, что хотите сохранить как можно больше персонала и в будущем вернуться к стандартному режиму работы, размеру окладов и премий.

Сократить выплаты топам

Подумайте, можно ли временно сократить выплаты топ-менеджерам. На высвободившиеся деньги вы сможете сохранить больше рядового персонала и поддержать работу фирмы.

Если выплаты пятерым руководителям подразделений составляют 710 000 рублей, то на страховые взносы вы тратите ещё 214 420 рублей. Сократив зарплату каждого руководителя на 10 %, вы сэкономите 92 442 рубля — этого хватит на зарплаты 2–3 рядовых сотрудников.

Топ-менеджерам трудно быстро найти работу с аналогичными условиями, поэтому они с пониманием относятся к временным трудностям компании и продолжают работать со сниженной зарплатой. Но будьте готовы и к увольнениям: сокращение заработка редко оставляет работников равнодушными. Определите список сотрудников, без которых компания не сможет продолжить полноценную работу, и сокращайте их зарплаты в последнюю очередь.

Отменить надбавки и доплаты

Вы можете отменить все надбавки, доплаты и компенсации, которые платите по собственной воле. Речь не идёт о суммах, которые работодатели обязаны платить по ТК РФ: оплата сверхурочных работ, выхода в праздники, работ на вредном производстве и т.п.

Проанализируйте и сократите представительские расходы, расходы на оплату мобильной связи, питание, проезд, оплату жилья сотрудников и пр. Но имейте в виду: если обязательство работодателя по этим выплатам предусмотрено в трудовом или коллективном договоре, тогда эти документы нужно редактировать. А этого не сделать без согласия сотрудников.

Оптимизировать расходы на рядовой персонал

Следующий этап — оптимизация расходов на рядовой персонал. Не нарушайте права работников, иначе начнутся жалобы, за которыми последует множество проверок и штрафов.

Если глава вашего региона продлил ограничения и запретил бизнесу работать, платите сотрудникам зарплату по тем же правилам, что и во время всероссийских нерабочих дней (разъяснения Минтруда от 02.04.2020, актуализированные 27.04.2020):

Выплаты равны зарплате, предусмотренной трудовым договором, — той, которую работник мог бы получить за полностью отработанные дни.
В выплаты входят компенсационные и стимулирующие надбавки, если они предусмотрены в трудовом договоре.
При расчёте выплат учтены районные коэффициенты, северные надбавки, надбавки за вредность.
В выплаты входят премии, если они не зависят от выполнения показателей.
К выплатам прибавляются доплаты за совмещение и дополнительный объём работ, так как отменить их в нерабочий период нет возможности.

Рассмотрим три варианта оптимизации ФОТ, которыми работодатели пользуются чаще всего.

Перенести отпуска

При этом в будущем сотрудники отправятся в запланированный отпуск и не будут работать ещё 28 дней. Общее нерабочее оплачиваемое время составит минимум 2,5 месяца.

Договоритесь с сотрудниками перенести ежегодные оплачиваемые отпуска на период нерабочих дней. Также им можно предложить уйти в отпуск за свой счёт, но в этом случае нужно их волеизъявление. Если сотрудник согласен, выполните следующие действия:

Отправлять работников в отпуск во время нерабочих дней без их согласия нельзя (разъяснение Роструда от 04.05.2020 № 128098, ст. 128 ТК РФ). Если они пожалуются в трудовую инспекцию и смогут доказать нарушения, компании и директору грозят штрафы за несоблюдение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Выдать отпускные нужно не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Из системного толкования ст. 14 и 136 ТК РФ следует, что сроки для выплаты отпускных исчисляются в календарных дня, поэтому нерабочий период не освобождает организации от обязанности выдать отпускные в срок.

Сократить рабочее время

Работодатель может сократить время работы — установить неполный день или неполную рабочую неделю для одного работника или для всей организации. На неполном рабочем времени зарплата исчисляется пропорционально времени или объёму работ. Она рассчитывается в следующем порядке:

оплата неполной рабочей недели = зарплата / число рабочих дней в месяце × отработанные дни по личному графику;
оплата неполного рабочего дня = зарплата / число рабочих часов в месяце × отработанные часы по личному графику.

Посмотрим, какой будет экономия, на конкретном примере.

Работник получает 50 000 рублей в месяц. Он работает по восемь часов в день пять дней в неделю. Работодатель сократил рабочую неделю и сделал среду выходным днём.

В мае зарплата сотрудника составит 38 235,29 рубля (50 000 рублей / 17 рабочих дней в мае × 13 отработанных сотрудником дней). Экономия на зарплате равна 11 764,71 рубля.

Дополнительно необходимо учитывать следующие моменты:

Длительность ежегодного отпуска при неполном рабочем времени не меняется (ст. 93 ТК РФ).
Отпускные, больничные и командировочные рассчитываются по стандартному алгоритму.
Режим неполного рабочего времени, согласованный с сотрудником, считается для него нормой. Привлечение к труду сверх нормы классифицируется как сверхурочная работа и оплачивается в повышенном размере (ст. 99, 152 ТК РФ).
МРОТ уменьшается пропорционально отработанному времени (ст. 93 ТК РФ).

Чтобы сократить рабочее время в текущем периоде, нужно письменное согласие работника (ст. 93 ТК РФ). Если такого согласия нет, сотрудника нужно предупредить за два месяца до начала применения нового порядка (ст. 74 ТК РФ).

Заключите допсоглашение к действующему трудовому договору, в нём укажите режим неполного рабочего времени и дату, с которой изменения вступают в силу. Дополнительно издайте приказ и ознакомьте с ним работника.

При введении неполного рабочего времени работодатель обязан известить об этом службу занятости населения в течение трёх рабочих дней после издания соответствующего приказа (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Работодатель также обязан заключить допсоглашение с работниками при отмене режима неполного рабочего времени, если дату окончания изначально не определили или отменили установленный режим досрочно.

Перевести сотрудников на удалёнку

Многие работодатели в целях экономии переводят сотрудников на удалённую работу (ст. 312.1 ТК РФ). У этого варианта есть ряд ограничений — сотрудники не могут работать дистанционно в этих случаях:

Если им нужно быть на рабочем месте для исполнения трудовых обязанностей. Например, охранники, водители и строители.
Если для работы им нужно специальное оборудование, размещённое на территории работодателя, — станки, машины, аппараты и т.п.

В остальных случаях удалёнка — оптимальный вариант продолжить работу даже в условиях ограничений и сократить затраты организации и сотрудников. Вы сможете экономить на аренде офиса, коммунальных платежах, расходных материалах, а сотрудники не будут тратиться на проезд, утренний кофе и бизнес-ланчи. Особенно заметна экономия при переходе в удалённый режим на долгий срок.

аренда офиса, 240 м2 в центре города = 240 000 рублей;
коммунальные и эксплуатационные услуги = 19 200 рублей;
клининг = 12 000 рублей;
питьевая вода = 1 800 рублей;
чай, кофе, печенье для сотрудников = 9 000 рублей;
Итого экономия составит 282 000 рублей.

Читайте также: