Десять золотых правил лотара зайверта доклад

Обновлено: 03.05.2024

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери Вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме того все равно невозможно устроить так, чтобы Вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаршу, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в Вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда Вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий

Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что угодно, но нее более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в говорильню, где шуму много, а толку мало. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 часов утра, и длятся подобные переговоры до обеда. Между тем, если переговоры назначать на 11 часов утра, то они также непременно закончатся к обеду, причем результат их будет не только не хуже, а возможно и лучше. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п. Время — деньги, и если последнее постоянно просчитьюаются, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитываются крайне редко.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ

Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В это время целесообразно браться в первую очередь за то дело, которому отводится приоритет №1.

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом, за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий.

Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

Автор: Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert), профессор, руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые Вы будете включать выполнение крупных или схожих по характеру заданий

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)

Вильфредо Парето в 19 веке обнаружил, что лишь небольшая часть какого-либо количества представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80 % оборота достигается благодаря лишь 20 % клиентов. Или лишь в 20 % текста статьи или циркулярного письма содержится 80 % всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т. п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20 % своего рабочего времени, мы получим 80 % результата. Главная трудность заключается в том, чтобы точно определить те самые 20 %, определяющие успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу

два часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности

целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. В период спада работоспособности проводите консультации и отвечайте на телефонные звонки

Для того, чтобы чувствовать всю полноту жизни и гармонично развиваться, нам, женщинам,необходим баланс во всех сферах применения и распределения нашей энергии. Необходим баланс физического, духовного. эмоционального и ментального способов взаимодействия с окружающим нас миром.

Метод, изначально предложенный Лотаром Зайвертом для ежедневного итогового ТМ-контроля, позволит нам отследить и в случае необходимости перераспределить и сбалансировать наши энергетические потоки.

Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного контроля и анализа наших жизненных целей и их реализации.

Итак, метод > За каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Вечером, глядя на свою ладонь, начинаем подводить итоги прошедшего дня. Задаём себе ряд вопросов.

1- М (мизинец) Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнала? Какие важные знания приобрела? Что, наконец-то, > из своей жизни навсегда, как окончательно отжившее и потерявшее актуальность. Что тянет из меня энергию и не даёт двигаться дальше. Какие новые идеи и озарения меня посетили сегодня(вы же их записали, верно)?

2- Б (безымянный) — Близость к цели . Какие действия, приближающие меня к достижению цели, я сегодня совершила? какие возможности использовала, а какие, быть может, упустила?

3- С (средний) — Состояние. Какие дела сегодня вам удавались особенно легко? Делались с воодушевлением и >? Какие , напротив,приходилось заставлять себя делать? Может вы постоянно откладываете их >? Почему? Спросите себя.

4- У (указательный) — Услуга, помощь, сотрудничество. Кому я сегодня оказала услугу? Протянула руку помощи? Кого порадовала? Облегчила участь?

5- Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что меня заряжает энергией? Какие действия и отношения >?

При всей своей простоте, метод позволяет быстро, достаточно точно и, главное, качественно проанализировать ваше текущее состояние дел и каждодневных забот. Попробуйте!

Рассмотрим концептуальный подход к самоменеджменту Л. Зайверта. В его определении самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное применение испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального, осмысленного использования своего времени.

Соответственно основная цель самоменеджмента — максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Hа самоменеджмент возлагается выполнение определенных функций, в виде которых представлено ежедневное решение разного рода задач и проблем. Функции находятся в определенной взаимозависимости и, как правило, реализуются в определенной последовательности.

Подобный процесс самоменеджмента представлен как своего рода круг правил, наглядно демонстрирующих связи между отдельными функциями самоменеджмента (рис. 1.1).

Во внешнем круге обозначены пять функций:

1 — постановка целей (анализ и формирование личных целей);

2 — планирование (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности);

3 — принятие решений (принятие решений по предстоящим делам);

4 — реализация и организация (составление распорядка дня и организация личного трудового процесса для осуществления поставленных задач);

5 — контроль (самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей)).

Во внутреннем круге размещена функция 6 — информация и коммуникация (поиск и обмен информацией, осуществление коммуникационных связей, необходимое на всех фазах процесса самоменеджмента).

Рис. 1.1. Функции самоменеджмента

Для каждой функции разработаны рабочие приемы и методы ее реализации, а также ожидаемый результат в виде выигрыша во времени. Все они составляют технику самоменеджмента.

Составлены методические рекомендации по использованию этих приемов и методов для эффективной реализации каждой из функций — оценки реального положения дел, инвентаризации потерь времени, даны практические советы по уменьшению этих потерь; предлагаются психологические тесты для самооценки личностного потенциала самоменеджмента.

К преимуществам самоменеджмента Л. Зайверт относит:

1) выполнение работы с меньшими затратами;

2) лучшую организацию труда;

3) лучшие результаты труда;

4) меньше спешки и стрессов;

5) больше удовлетворения от работы;

6) большую мотивацию труда;

7) повышение квалификации;

8) меньшую загруженность работой;

9) меньше ошибок при выполнении своих функций;

10) достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Главным преимуществом Л. Зайверт считает рациональное использование и сбережение самого дефицитного и важного личного ресурса — собственного времени.

Оценивая полезность этой концепции самоменеджмента, мы должны сразу оговориться, что проблемы карьеры в ней не рассматриваются. Вместе с тем ее практическая полезность для осуществления деловой карьеры не вызывает сомнения и состоит в следующем:

¾ дает целостное представление о сущности самоменеджмента, начиная от его определения, через выделение функций, целей, техники самоменеджмента, и указывая на преимущества;

¾ нацеливает на индивидуальную управленческую деятельность в каждом из основных составных элементов менеджмента — постановке целей, планировании, принятии решений, реализации и организации, контроле в сочетании с информацией и коммуникацией в каждом из элементов, т. е. налицо опора на теорию классического менеджмента, его “индивидуализация”;

¾ ориентирует на самооценку потенциала менеджера в каждой из функций, позволяет сравнить результат с требуемой нормой, рекомендует, как практически улучшить результат;

¾ предлагаемая логика реализации самоменеджмента рассчитана на самообучение рациональному использованию времени целеустремленной плановой, уверенной работе с уменьшением угрозы стрессов и ежедневным достижением успеха, эквивалентом которого может служить высвобожденное личное время.

Как итог эта концепция и техника менеджмента может быть использована для самоменеджмента деловой карьеры в той его части, где речь идет о самооценке своих деловых качеств и их саморазвитии как предпосылке достижения успеха на каждом месте работы, о сокращении времени освоения новой работы (очередной ступени карьеры).

Вместе с тем деловая карьера — это специфический объект управления (и самоуправления). Поэтому универсальные методы и приемы самоменеджмента не в состоянии обеспечить его эффективность в данном случае, поскольку не опираются на знание сущности и социальных механизмов деловой карьеры.

Кроме того, фактор времени не всегда пригоден в качестве интегрального критерия успеха деловой карьеры: как известно, стремительная вертикальная карьера таит в себе опасность срывов и падений.

Читайте также: