Аис делопроизводство подсистемы доклад

Обновлено: 05.07.2024

· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

o изменение проекта с хранением предыдущих версий;

o согласование и утверждение проекта документа;

o регистрация документа, созданного на основе проекта.

· Формирование поручений по документам;

· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.

· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.

· Управление доступом к документам.

· Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

· Протоколирование действий пользователей.

· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;

· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения

· Согласование и подписание проектов документов

· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.

· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;

· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".

Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).

На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.

Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.

ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.

Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.

Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".

Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:

· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.

Используемое специальное программное обеспечение.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа надпроектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. согласование проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства

Работа с взаимосвязанными документами

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

· около 15% всех документов безвозвратно теряется;

· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Не автоматизированная технология	Автоматизированная технология
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения	автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям	автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников	автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.

Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:

Работа в Интернет / Интранет сетях	Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.
Распределенный электронный документооборот	Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами.
Поддержка больших массивов документов	Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:

· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);

· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).

* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.

** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:

· в режиме поиска по реквизитам резолюции.

9. Структура системы "ДЕЛО"

На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.

Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.

В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ

Усредненные характеристики сервера:

· процессор Pentium IV и выше;

· оперативная память не менее 512 Мб;

· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД – 50 Мб.

ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ

Полнофункциональный клиент

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

· процессор Pentium II и выше;

· оперативная память не менее 128 Мб;

· свободное место на жестком диске от 200 Мб;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Автоматизированная система делопроизводства предназначена для повышения производительности и оптимизации документооборота в организациях.

управления документами (СУД),
управления документооборотом (СДО),
управления знаниями (в сфере делопроизводства)
инструментальные среды делопроизводства.

специализированные и комплексные,
локальные и распределенные,
фактографические и документографические (полнотекстовые),
заказные и тиражируемые.

Системы управления документооборотом (называемые также Workflow) служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей. В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line.

регистрация документов при их вхождении в систему;
управление потоками документов;
исполнение документов;
контроль исполнения;
поиск документов;
маршрутизация документов, учет их движения;
защита информации при ее передаче;
планирование работ, связанных с прохождением документов и т.д.
осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;
разработка номенклатуры дел предприятия;
контроль документов включает: регулирование хода их прохождения, оформления и исполнения в установленные сроки;
опись дел и архивное хранение.

^ 2. Информационные технологии делопроизводства и документооборота

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на принципах конвейера: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

средства автоматизации (компьютеры);
программное обеспечение;
развитые средства связи (телекоммуникации);
учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;
предварительная подготовка и обучение пользователей.

обработки документов;
обработки табличной информации;
баз данных;
разработки интеллектуальных систем;
мультимедиа(аудио, видео документы, Web- конференции и т.д);
сетевые и коммуникационные (электронная почта, телетайп и телефаксам).

^ 3. Экономический документ, виды и формы представления. Представление документов в электронном виде. Технология распознавания образов.

Экономический документ - совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления. Содержит атрибуты, придающие ему юридический статус. Электронная форма документа: электронные копии и формы.

Основная форма представления - табличная. (Могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименования реквизитов приводятся не в шапке (статистической отчетности, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.))

У документа есть общая, предметная и оформительная части. Общая (заголовочная) часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей (их характеристики), представленных в документе.

Предметная (основная) часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа.

Оформительская часть содержит атрибуты, не участвующие а процессах обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

В контексте обработки документы делятся на две группы — просто документы и формы.

Формы, в отличие от документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации: линии, пиктограммы, графление и т.д.

Первой операцией ввода формы в компьютер является сканирование. Сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличие системы автоподачи документов.

Следующей операцией является чистка изображения документа, так как многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые мы не замечаем. Они переходят в электронный образ документа и сильно мешают при работе. Поэтому проводится очищение изображения. (Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации и выделения.)

Третья операция подготавливает документ к распознаванию. Трудности возникают, когда элементы букв пересекаются с элементами форм, а также из-за дефектов бумаги и т.д. Системы распознавания удаляют элементы форм так, чтобы не пострадал текст.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Обеспечивающие системы АИС являются общими для всех функциональных подсистем, независимо от конкретных функциональных подсистем.

В состав обеспечивающих входят следующие подсистемы:

Подсистема "Организационное обеспечение”

1. Документы, регламентирующий процесс создания и

2. Совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования ЭИС (общесистемные и отраслевые классификаторы, унифицированные системы документов, типовые пакеты прикладных программ (Офис), типовые структуры управления предприятием.

3. Техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы:

- технический и рабочий проекты и документы;

4. Состав пользователей АИС. (в первую очередь персонал, организационно-кадровая структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов и специалистов).

Подсистема "Правовое обеспечение"

Совокупность юридических документов с определением регламентных отношений по формированию, хранению, обработке информации системы:

- договор между разработчиками и заказчиком;

- характеристика статуса создаваемой системы;

- права (лицензии) на использование программных итехнических средств

- правовые полномочия отдельных видов процессов обработки информации;

- правовые полномочия пользователей системы и др.

Подсистема "Техническое обеспечение"

Комплекс технических средств, предназначенных для хранения, передачи и обработки данных в ЭИС.

- средства подготовки данных на машинных носителях;

- средства сбора и регистрации информации;

- средства передачи данных по каналам связи;

- средства накопления данных и выдачи результативной информации;

Подсистема "Математическое обеспечение"

Совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач обработки информации, а также комплекс средств и методов, позволяющих строить экономико-математические модели задач управления.

Подсистема "Программное обеспечение"

Совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ.

ПО делится на два комплекса:

- общее - ОС, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды, СУБД, сетевые программы и т.п.;

- специальное - совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, контрольные примеры.

Подсистема "Информационное обеспечение"

Совокупность единой системы и кодирования техникоэкономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

- компоненты вне машинного ИО (классификаторы, документы);

- внутримашинное ИО - макеты экранных форм для ввода первичной информации и вывода результативной, структура информационной базы, базы данных.

Центральный компонент ИО - БД, через которую осуществляется обмен данными различных задач.

Подсистема "Лингвистическое обеспечение"

Совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в ИС, а также правил формализации естественного языка.

Языковые средства делятся на 2 группы:

- традиционные языки - естественные, математические, алгоритмические, языки моделирования;

- языки, предназначенные для диалога с ЭВМ - информационнопоисковые языки СУБД, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ.

Подсистема "Технологическое обеспечение"

Описание обработки технологических этапов обработки различных видов информации:

- входной, результативной информации;

- организационно-распорядительной документации (сроки формирования отчетов и документов);

Все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления различными видами деятельности предприятия.

В 1965 году в Институте кибернетики был создан отдел АСУП под руководством В. В. Шкурбы. [1] .

Большой вклад в разработку системы внесли также сотрудники Львовского телевизионного завода, которые к тому времени были организационно объединены в ИВЦ завода. На заключительном этапе работ по подготове к сдаче государственной комиссии системы "Львов" активное участие принял Скурихин Владимир Ильич. Система "Львов" была сдана Государственной комиссии в июле 1967 года.

В декабре того же года Кузнецову В.К и Шкурбе В. В. "За разработку и внедрение системы управления предприятием" была присуждена премия Ленинского комсомола ЦК ВЛКСМ. А в декабре 1970 года основным создателям системы "Львов" за ее разработку и внедрение во главе с Глушковым В.М. была присуждена Государственная премия Украинской ССР в области науки и техники. Наиболее полно материалы по системе "Львов" нашли свое отражение в журнале "Механизация и автоматизация управления" №3, 1969г.

Дальнейшее развитие АСУ осуществлялось в направлении создания комплексных АСУ, интегрированных систем управления. Это системы РАСУ, ОГАС, АСУНТ и другие [2] .

АСУП производственного предприятия, как правило, включает в себя подсистемы управления: [3]

· конструкторской и технологической подготовкой производства

· номенклатурой производства (в т.ч. систему управления каталогом)

· оперативного планирования потребностей производства

К категории АСУП принято относить реализации методологий MRP и ERP.

Общие положения

В качестве интегрированных АСУ рассматриваются системы, при создании которых реализован принцип нисходящего проектирования систем, выполняющих взаимосвязанные функции компонентов, которые в результате взаимодействия обеспечивают достижение целей управления. Интегрированная АСУ отличается прежде всего методикой построения, обеспечивающей согласованное достижение целей, каждая из которых не может быть достигнута за счет локального использования отдельных видов АСУ.

Интегрированная АСУ обеспечивает согласованное и координированное решение задач с учетом временной и уровневой иерархии за счет разделения общей задачи управления по фазам планирования, регулирования, учета, анализа, а также временной иерархии задач внутри каждой фазы. В ИАСУ обеспечиваются координация процессов исследования хода производства, оперативного и перспективного планирования и адаптация системы за счет изменения состава и взаимосвязей между задачами, а также характера взаимодействия между ее компонентами.

Можно выделить множество различных частных концепций ИАСУ, в которых на первый план в зависимости от целей интеграции могут выступать проблемы технической, информационной, программной, организационной совместимости и взаимодействия, функциональной интеграции, организации согласованной работы между различными видами АСУ (АСУ П-АСУ ТП, АСУП-АСУО, АСУ П- САПР и т. д.), интеграции автоматизированной и неавтоматизированной частей системы управления, отдельных фаз цикла управления, системы автоматизированной обработки данных, а также данных, необходимых для принятия решений. Выбор преимущественного направления интеграции АСУ может быть осуществлен на основе оценки функциональной структуры ИАСУ, эффекта, получаемого в результате совместного и согласованного функционирования локальных АСУ, а также затрат на обеспечение их совместимости и взаимодействия.

Важную роль играет определение требований к программным средствам интеграции, обеспечивающим решение комплекса задач в соответствии с заданным временным регламентом и иерархией взаимосвязей, а также к средствам анализа накопленных данных о ходе производства в процессе автоматизированного управления.

Информационные ресурсы включают машинную и немашинную информацию. Машинная информация представлена в виде баз данных, баз знаний, банков данных. Базы (банки) данных могут быть централизованными или распределенными.

Комплекс технических средств (КТС) включает совокупность средств вычислительной техники (ЭВМ разных уровней, рабочие места операторов, каналы связи, запасные элементы и приборы) и специальный комплекс (средства получения информации о состоянии объекта управления, локальные средства регулирования, исполнительные устройства, датчики и устройства контроля и наладки технических средств). Программное обеспечение (ПО) состоит из общего ПО (операционные системы, локальные и глобальные сети и комплексы программ технического обслуживания, специальные вычислительные программы) и специального ПО (организующие программы и программы, реализующие алгоритмы контроля и управления). Персонал и инструктивно-методические материалы составляют организационное обеспечение системы. Процедуры и технологии разрабатываются на основе логико-математических моделей и алгоритмов, составляющих основу математического обеспечения системы, и реализуются с помощью ПО и КТС, а также интерфейса, обеспечивающего доступ пользователя к информации. Например, в состав экспертной системы (ЭС) входят:

интерфейс, позволяющий передавать в базу данных информацию и обращаться к системе с вопросом или за объяснением;
рабочая память (БД), которая хранит данные об объектах;
диспетчер, определяющий порядок функционирования ЭС;
машина вывода — формально-логическая система, реализованная в виде программного модуля;
База знаний (БЗ) — совокупность всех имеющихся сведений о предметной области, записанных с помощью формальных структур представления знаний (набора правил, фреймов, семантических сетей).

Важнейшей составляющей ЭС является блок объяснений. Он позволяет пользователю задавать вопросы и получать разумные ответы.

Структура АИС. Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Структура — определенное внутреннее устройство системы. Исходя из определения, что информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в целях решения поставленных задач, ее структуру следует рассматривать как совокупность определенным образом организованных подсистем, обеспечивающих выполнение этих процессов. АИС состоит, как правило, из функциональной и обеспечивающей частей, каждая из которых имеет свою структуру. Функция есть проявление взаимодействия системы с внешней средой. Проявление функции во времени называется функционированием. Функциональная часть — совокупность подсистем, зависящих от особенностей АСУ. Эти подсистемы разделяются по определенному признаку (функциональному или структурному) и объединяют в себе соответствующие комплексы задач управления. Обеспечивающая часть — совокупность информационного, математического, программного, технического, правового, организационного, методического, эргономического, метрологического обеспечения. Структура АИС представлена на рисунке

Информационное обеспечение АИС — это совокупность баз данных и файлов операционной системы, форматной и лексической баз, а также языковых средств, предназначенных для ввода, обработки, поиска и представления информации в форме, необходимой потребителю. ИО включает массивы форматированных (и неформатированных) документов, классификаторы, кодификаторы, словари, нормативную базу для реализации решений по объемам, размещению и формам существования информации в АИС, а также совокупность средств и правил для формализации естественного языка, используемых при общении пользователей и персонала АС с комплексом средств автоматизации. В настоящее время ИО рассматривают как совокупность собственно ИО и лингвистического обеспечения. При этом собственно ИО включает файлы операционных систем и БД, а лингвистическое — форматную базу, лексическую базу и языковые средства.

Программное обеспечение — совокупность общесистемных и прикладных программ, а также инструктивно-методической документации по их применению.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, обеспечивающих работу системы. Это технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации.

Правовое обеспечение — совокупность нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности персонала в условиях функционирования системы, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правил ревизии данных, обеспечение юридической чистоты совершаемых операций.

Организационно-методическое обеспечение — совокупность документов, определяющих организационную структуру системы автоматизации для выполнения конкретных автоматизируемых функций.

Эргономическое обеспечение — совокупность методов и средств по созданию оптимальных условий для работы специалистов в рамках АИС.

Метрологическое обеспечение — методы и средства метрологии и инструкции по их применению для всех компонентов АИС.

Функциональная часть.

Функция системы — совокупность действий, направленных на достижение определенной частной цели. Функции АИС подразделяются на информационные, управляющие, защитные и вспомогательные. Информационные функции реализуют сбор, обработку и представление информации о состоянии автоматизируемого объекта оперативному персоналу или передачу этой информации для последующей обработки. Это могут быть следующие функции: измерение параметров, контроль, вычисление параметров, формирование и выдача данных оперативному персоналу или в смежные системы, оценка и прогноз состояния АС и ее элементов. Управляющие функции вырабатывают и реализуют управляющие воздействия на объект управления. К ним относятся: регулирование параметров, логическое воздействие, программное логическое управление, управление режимами, адаптивное управление. Защитные функции могут быть технологические и аварийные. При автоматизированной реализации функций различают следующие режимы :

диалоговый (персонал имеет возможность влиять на выработку рекомендаций по управлению объектом с помощью ПО и КТС);
советчика (персонал принимает решение об использовании рекомендаций, выданных системой);
ручной (персонал принимает управляющие решения на основе контрольно-измерительной информации).

Подсистемы функциональной части системы строят в соответствии с информационными и управляющими функциями.

Подсистема сбора информации осуществляет сбор информации по каналам связи разными способами: ручным, автоматизированным, иногда автоматическим. Операторы выполняют первичный сбор и систематизацию информации. Собранная информация анализируется с точки зрения выявления сущностей, которые будут являться прообразами создаваемых таблиц БД (если БД реляционная). Далее информация направляется в подсистему представления, хранения и обработки информации. Подсистема представления, хранения и обработки информации выполняет предмашинную подготовку данных и ввод их в базу данных, рассматриваемую как информационную модель предметной области. Операторы при участии администратора базы данных по определенным правилам на основе инструкций заполняют базу данных подготовленной информацией. В этой подсистеме осуществляется проверка данных на достоверность и непротиворечивость, редактирование, обработка и анализ данных, осуществляется сохранность накапливаемых данных, восстановление утерянных. Основой этой подсистемы является информационный фонд — база данных (БД), управляемая системой управления базами данных (СУБД).

База данных — именованная совокупность структурированных, организованных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в определенной предметной области. Система управления базами данных — совокупность методов, языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД многими пользователями. СУБД позволяют создавать и хранить большие массивы данных и манипулировать ими. В совокупности информационный фонд, а также средства и методы его обработки могут представлять собой банк данных.

первый (высший) уровень (Президент РФ, Правительство РФ, Государственная налоговая служба РФ) — методологическое руководство и контроль за налогообложением по разным видам налогов на уровне страны;
второй уровень (Налоговые службы краев и областей, Налоговые службы республик, Налоговые службы Москвы и Санкт-Петербурга) — методическое руководство и контроль над налогообложением по разным видам налогов на уровре территорий;
третий уровень (Налоговые инспекции районов, Налоговые инспекции городов, Налоговые инспекции городских районов) — непосредственное взаимодействие с налогоплательщиками.

В налоговой системе процесс управления является информационным. АИС налоговой службы состоит из обеспечивающей и функциональной частей. Обеспечивающая часть включает информационное, программное, техническое и другие виды обеспечения, характерные для АИС организационного типа. Функциональная часть отражает предметную область и представляет собой совокупность подсистем, зависящих от особенностей АСУ. Каждому уровню АИС соответствует свой состав функционального обеспечения. Так, на втором уровне структура системы выглядит следующим образом

Подсистема методической, ревизионной и правовой деятельности обеспечивает работу с законодательными актами, постановлениями, указами и другими правительственными документами, а также с нормативными и методическими документами Госналогслужбы РФ. В подсистеме осуществляется сбор, обработка и анализ информации, поступающей от территориальных налоговых инспекций. Подсистема контрольной деятельности обеспечивает документальную проверку предприятий и ведение Государственного реестра предприятий и физических лиц. Реестр предприятий содержит официальную регистрационную информацию о предприятиях (юридических лицах), а реестр физических лиц — информацию о налогоплательщиках, обязанных представлять декларацию о доходах и уплачивать отдельные виды налогов с физических лиц. Подсистема аналитической деятельности Государственных налоговых инспекций (ГНИ) предусматривает анализ динамики налоговых платежей, прогнозирование величины сбора отдельных видов налогов, экономический и статистический анализ хозяйственной деятельности предприятий региона, определение предприятий, подлежащих документальной проверке, анализ налогового законодательства и выработку рекомендаций по его совершенствованию, анализ деятельности территориальных налоговых инспекций. Подсистема внутриведомственных задач решает задачи, обеспечивающие деятельность аппарата ГНИ и включает в себя делопроизводство, бухгалтерский учет, материально-техническое снабжение, работу с кадрами. Подсистема подготовки типовых отчетных форм формирует сводные таблицы статистических показателей, которые характеризуют типовые виды деятельности ГНИ регионального уровня по сбору различных видов налоговых платежей, и контролирует этот процесс. Структура системы на третьем уровне включает следующие функциональные подсистемы:

регистрации предприятий;
камеральной проверки;
ведения лицевых карточек предприятий;
анализа состояния предприятия;
документальной проверки;
ведения нормативно-правовой документации;
внутриведомственных задач;
обработки документов физических лиц.

Подробно описывать эти подсистемы здесь не представляется целесообразным. Отметим, что функциональные подсистемы состоят из комплексов задач, которые характеризуются определенным экономическим содержанием и достижением конкретной цели. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляются выходные документы на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов, которые базируются на методических материалах, нормативных документах, инструкциях и т. п. Рассматривая АИС как информационную автоматизированную систему управления предприятием (АСУП) можно, например, представить ее структуру в виде, изображенном на рисунке

Могут быть и другие функциональные подсистемы. АСУ, как и любую систему управления, удобно рассматривать как некоторую совокупность процессов и объектов (взаимосвязанных элементов). Каждая из подсистем - является обособленной и может рассматриваться как часть (подсистема) системы более высокого уровня . АСУ строится по иерархическому принципу (многоуровневого подчинения) взаимосвязи, как по структурному местоположению, так и по распределению функций управления. Систему можно представить как композицию подсистем различных уровней. Для получения элементарных составляющих системы выполняют ее декомпозицию, образуя дерево метасистемы, на котором выделяются подсистемы различных уровней. Декомпозиция осуществляется по функциям или составу элементов (данные, информация, документы, технические средства, организационные подразделения и т. д.). В функциональных подсистемах АСУ выполняются работы по следующим направлениям:

Планирование производства и выпуска продукции.
Обеспечение производства основными средствами, трудовыми ресурсами, оборотными фондами.
Планирование себестоимости продукции, финансов, сбыта продукции.

перспективного планирования и размещения отрасли;
технико-экономического планирования и анализа показателей плана;
планирования, учета и анализа труда и заработной платы;
планирования и учета кадров.

Читайте также: