Журнал регистрации приказов по основной деятельности в доу

Обновлено: 08.07.2024

Книга регистрации приказов по основной деятельности — это специальный журнал, в который вносят данный каждого распорядительного документа. Поговорим о ее особенностях и приведем актуальный образец.

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

Хозяйственную сферу.
Планирование.
Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

титульный лист;
раздел с перечнем ответственных за его ведение;
главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

наименование организации;
наименование документа;
дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
Полномочия этих сотрудников.
Их подписи.
Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

Порядковые номера внутренних актов предприятия.
Даты издания актов.
Номера распоряжений.
Их наименования.
Количество листов в каждом из них.
ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Среди целей ведения журнала можно выделить:

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

вопросы хозяйственной деятельности;
систему планирования;
порядок и структуру отчетности;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

назначении директора;
создании филиала;
введении штатного расписания;
утверждении правил трудового распорядка;
обеспечении коммерческой тайны;
проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

Порядковый номер документа.
Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

исправлений;
подчисток;
необоснованных зачеркиваний;
откорректированных записей;
разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

вопросы хозяйственной деятельности;
вопросы планирования;
порядок отчетности;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.

Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности согласно новым правилам Росархива, вы можете узнать в справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

о назначении директора;
создании филиала;
введении штатного расписания;
утверждении правил трудового распорядка;
обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

титульный лист;
раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

наименование фирмы;
наименование документа;
дата начала заполнения журнала;
дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

Ф. И. О., должности ответственных лиц;
ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

порядковые номера приказов;
даты, номера, наименования приказов;
количество листов в каждом приказе;
Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Какие еще реквизиты целесообразно включить в форму журнала, узнайте из разъяснений эксперта. Получите пробный доступ к К+ и сможете посмотреть рекомендации.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Итоги

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Для чего нужна книга регистрации приказов

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

Хозяйственную сферу.
Планирование.
Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

титульный лист;
раздел с перечнем ответственных за его ведение;
главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

наименование организации;
наименование документа;
дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
Полномочия этих сотрудников.
Их подписи.
Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

Порядковые номера внутренних актов предприятия.
Даты издания актов.
Номера распоряжений.
Их наименования.
Количество листов в каждом из них.
ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — внутренний документ организации, представляющий собой реестр всех распорядительных актов компании за какой-либо период. Ведут его как государственные, так и частные предприятия. Законодательно правила его оформления не закреплены, но на некоторые особенности важно обратить внимание.

Нормативная база

Зачем нужен журнал распорядительных актов

Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:

упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
в любой момент узнать общее количество распоряжений;
зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.

Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:

по основной деятельности;
по административно-хозяйственной деятельности;
по личному составу (кадрам).

К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:

назначение руководителей организации;
создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
расследование несчастного случая;
создание профсоюза и различных комиссий;
определение порядка финансирования;
назначение ответственных лиц;
наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
проведение организационных мероприятий;
другие, касающиеся профильной работы компании.

Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.

Так оформляется титульный лист:

по основной деятельности

Ответственный за ведение: ______________

Срок хранения журнала: ________________

А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:

Как вести и хранить книгу приказов

Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:

на титульном листе:
- наименование организации;
- даты начала и окончания;
- срок хранения;
- Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
- порядковый номер записи;
- регистрационный номер приказа;
- дата;
- краткое содержание документа;
- ответственные за исполнение лица;
- отметка об исполнении;
- примечания и комментарии.
Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:
- используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
- страницы обязательно нумеруются;
- бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
- записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
- исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.
Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.

Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:

В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.

Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.
- по основной деятельности — постоянно;
- по личному составу — 75 (50) лет;
- по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.
Читайте также: