В чем особенность усорд кратко
Обновлено: 05.07.2024
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения. Однако, есть основные управленческие функции, присущие всем без исключения учреждениям, организациям, предприятиям. Это организационно—распорядительные функции, реализация которых реализуется при помощи унифицировано деленных документов. Состав этих документов устанавливает унифицированная система организационно—распорядительной документации (УСОРД).
В состав УСОРД входят следующие группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные и справочно-аналитические.
1. Организационная документация.
1.1.Назначение организационной документации.
К организационным функциям относятся:
-создание организации и выбор ее организационно—правовой формы;
-установление ее структуры;
-определение штатной численности и номенклатуры должностей—руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификации по Единой тарифной системе (ЕТС).
-регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
-формирование совещательных органов управления (например, совет директоров, коллегия, дирекция);
-регламентацию деятельности аппарата управления;
-лицензирование деятельности (по необходимости);
-установление режима работы и системы охраны;
-организация и оценка труда работников;
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса документов содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав.
Организационные документы являются обязательными для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документов, их утверждает руководитель структурного подразделения или организации, или выше стоящей организацией.
Утверждение—это способ введения в действие документа, придание ему юридической силы.
С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или пересмотра и утверждения новых.
Организационные документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационного документа является датой его утверждения.
Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на подгруппы.
В процессе подготовки организационные документы обязательно проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.
Согласование—предварительное рассмотрение документа, подтверждение факта ознакомления, придающее документу юридическую силу.
1.2.Состав организационных документов.
К организационным документам относятся: устав организации, положения об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления или руководства и штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др.
2. Распорядительная документация.
2.1.Назначение распорядительной документации.
Основное назначение распорядительных документов—регулирование деятельности организации.
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Распорядительные документы касаются вопросов организационной структуры учреждения, его основной (производственной) деятельности, организации обеспечения финансировании, трудовыми, материальными, информационными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие от вышестоящего уровня учреждения к подведомственному, нижестоящему.
С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам. Распорядительные документы делятся на:
1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (акты, издаваемые президентом РФ, органами федеральной исполнительной власти)
2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ
3. Правовые акты, действующие в пределах отрасли
4. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, фирмы, предприятия.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к ведомственным нормативным актам. Распорядительные документы издаются при необходимости:
1. Исполнения законодательных и нормативных правовых актов;
2. Осуществления соответственной исполнительно—распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
2.2. Состав распорядительных документов.
По способу принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:
1. Документы, издаваемые на основе коллегиальности;
2. Документы, издаваемые на основе единоначалия.
1) На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные коллегии и комитеты, коллегии министерств, органы управления акционерных обществ и т.д.
2) На основе единоначалия действуют федеральные министерства, администрации учреждения, предприятия, фирмы. В условиях единоличного принятия решений право принятия решения и ответственности за него принадлежит руководителю организации.
Решения, принятые коллегиально, издаются в виде постановлений и решений.
Решения, принятые на основе единоначалия, оформляются приказами, указаниями, распоряжениями.
Текст распорядительных документов состоит из разделов и подразделов. Распорядительные документы проходят процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами. . Распорядительные документы действуют до отмены или замены новыми.
3. Справочно — информационная и справочно — аналитическая документация.
3.1. Назначение справочно—информационной и справочно—аналитической документации.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Основными источниками такой информации в системе управления (учреждении) являются справочно—информационные и справочно—аналитические документы. Они являются информационной основой принятия решений и издания организационных и распорядительных документов. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным правовым и распорядительным документам. Они содержат информацию, побуждающую руководителей управленческих структур принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы движутся снизу вверх: от нижестоящего уровня к вышестоящему, от исполнителя к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации—к вышестоящему.
Отдельные виды справочно-информационных документов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы) используются для реализации информационных связей между организациями.
3.2.Состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
К справочно-информационным документам относятся следующие виды документов: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, заявка, представление, письмо.
К справочно-аналитической документации относятся акты, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, списки.
Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов
ЗАЯВЛЕНИЕ –документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу.
В организациях заявления пишутся по кадровым вопросам: прием, увольнение, отпуск, материальная помощь, перемена фамилии и др.
Заявление адресуется руководителю организации.
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись.
Текст заявления начинается с изложения существа вопроса: прошу перевести, уволить и т.д. Затем излагаются детали.
Заявление может иметь приложения: подлинники или копии документов об образовании, автобиографию и др.
Заявление подписывается составителем. Датой заявления является дата его составления и подписания.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта. Если документ поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, приказа), то он называется пояснительная записка.
Объяснительная записка составляется, как правило, по указанию вышестоящего должностного лица. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит изложение факта, события, послуживших основание для составления объяснительной записки, вторая – причины, объясняющие эти факты, события.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА –документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка служит средством информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях. Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст внешней докладной записки состоит, как правило, из трех частей. В вводной содержится аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. В аналитической – анализ ситуации, в заключительной формируются выводы, предложения, рекомендации. Аналитическая часть может отсутствовать.
Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Внутренняя докладная записка составляется по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и адресуется вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст внутренней записки строится аналогично внешней: вводная, аналитическая и заключительная части.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий представление о назначении, перемещении и поощрении сотрудника.
Представление составляется руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст представления обязательно должен содержать Ф. И. О., дату рождения, образование, занимаемую должность с наименованием структурного подразделения, стаж работы представляемого лица, оценку его служебной деятельности, профессионального уровня, деловых и моральных качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, а также должность и структурное подразделение на которую предполагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем структурного подразделения.
ПРОТОКОЛ –документ, фиксирующий ход заседаний и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: собрания акционеров, заседания органов законодательной и исполнительной власти, разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем коллегиального органа по должности.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограмм или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (повестки дня, списков членов коллегиальных органов, список приглашенных, текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений).
Составленный черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Расшифрованная стенограмма оформляется и прилагается к протоколу.
По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков и выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, место составления, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подписи. В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление протокола начинается с наименования структурного подразделения.
Заголовок к тексту протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания и согласуется с названием коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указываются также количество и процент голосующих акций.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Первый экземпляр (беловик) отредактированного и сверенного протокола подписывается председателем и секретарем заседания. Некоторые разновидности протоколов визируются выступавшими и подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящего органа. Утверждение оформляется грифом. Датой протокола является дата заседания.
Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).
Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуника ции.
Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.
1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.
3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.
Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. При этом используются не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.
Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами.
Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.
подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания);
подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка).
По времени появления документов во внешней среде различают оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.
2. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию [7] .
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации [8] .
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфи- ки. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).
Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).
Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетен ции.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) [9] , так и на унифицированные системы документации.
3. Унифицированная система документации (УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [10] .
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации [11] .
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа [12] , например подпись, печать, текст и т. д.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).
В состав организационно-распорядительных документов входят:
- организационно-правовая документация(устав организации, положение об организации, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника, инструкция по виду деятельности). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий, их структурных подразделений, работников;
- распорядительнаядокументация(указ, приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.
Формуляр-образец
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланковвсех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:
· значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
· упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
· облегчить поиск и обработку документов;
· повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
· укрепить государственную дисциплину.
Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа
Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловоерасположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.
Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговомрасположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. Приугловом центрованномрасположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.
Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
В состав УСОРД входят:
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.
Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:
а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий
· документация по созданию организации, предприятия;
·документация по реорганизации организации, предприятия;
· документация по ликвидации организации, предприятия;
·документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
·документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
·документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
·документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
·документация по приёму на работу;
·документация по переводу (перемещению) на другую работу;
·документация по увольнению с работы;
·документация по оформлению отпусков;
·документация по оформлению поощрений;
·документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.
Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.
Альбом состоит из следующих разделов:
·распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;
·организационные документы (положение, инструкция, правила);
·справочно-информационные и справочно-аналитические документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);
·документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).
Документирование управленческой деятельности ведется на основе УСОРД, с большинством документов которой приходиться работать как специалистам управленческих структур, так и службам ДОУ независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД содержит гос. Стандарт , альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
Гос. Стандарт на организационно-распопрядительную документацию имел нексколько редакций, ныне действующая введена постановлением Госстандарта России в 2003 г.
В этом стандарте определены основные правилаоформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, подписания, утверждения документов.
Реквизиты-это обязательные элементы оформления официальных документов. Они позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев определить носитель информации.
В состав обязательных элементов входят:
В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа.
Формуляр-образец-это модель построения документа, устанавливающая область применения ,форматы, размеры поле, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом , не встречаются вместе ни в одном виде документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола идр.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.
.В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД должны использоваться определенные реквизиты , их всего 30. А их можно разделить на три условные группы:
· Реквизиты, придающие документам юридическую силу
· Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки.
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. 1
В качестве адресата(реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. 2
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. 3
Например:
Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
Например:
ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. 4
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. 5
Например:
Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. 6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Например:
Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину |
Или
ЗАО "Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину |
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. 7
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. 8 Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ. 9
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. 10
Например:
ЗАО "Термика" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. 11
Например:
Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316 |
Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. 12
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
Читайте также: