Сравнительный анализ автоматизированных систем доу

Обновлено: 01.07.2024

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

Такая систем призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

- обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);

- архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. А после завершения “активной жизни” документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Создание уникальных заказных систем управления документооборотом в России, как и в большинстве других стран, уходит в прошлое. Обычно, если к АИС ДОУ не предъявляются какие-то фантастические требования, вполне достаточно тиражируемого, допускающего настройку ПО от известного производителя. Именно о таких продуктах мы и будем говорить далее.

Как анализировать и выбирать АИС ДОУ

Надо отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее:

- учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

- поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;

- обладает ли достаточной функциональной полнотой;

- имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

- давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;

- сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;

- достаточно ли развиты каналы сопровождения системы (“горячая линия”, консультации как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);

- каковы перспективы развития продукта.

Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.

Учет технологии ведения делопроизводства, документооборота и управления предприятием

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, ИТ-специалистами организации, выбирающей АИС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АИС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, что применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная компания, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АИС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки завершения этапов, налагают резолюции.

Исполнители (структурные подразделения) занимаются отработкой документов; готовят исходящие материалы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают их в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения; получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения; сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль за исполнением резолюций, выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, их выпуск и передачу в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления.

Во многих развитых странах специализированная служба делопроизводства на предприятиях отсутствует, а технологический процесс существенно отличается от принятого в России. Каждый сотрудник использует свою собственную индивидуальную форму учета. Исполнители, в соответствии со своими прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Системы, ориентированные на эту технологию, более приспособлены к работе с электронными документами: учет движения бумажных носителей минимален или отсутствует вовсе.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать именно с бумагами. Кроме того, обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме.

Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, что позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Функциональная полнота системы

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

- регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

- направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

- списание документов в дело;

- передача дел в архив предприятия и ведение архива;

- рассылка исходящей корреспонденции;

- подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения;

- поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе продукта следует детально и тщательно рассматривать возможности каждого из них.

Поскольку требования к свойствам системы при решении сходных задач в тех или иных подразделениях одной и той же организации могут значительно разниться, важным качеством АИС ДОУ является ее функциональная полнота.

При анализе функциональности надо отделить первостепенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных и порожденных в основном боязнью изменений и другими психологическими причинами. Практика показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Структурная схема АИС ДОУ организации

Эксплуатационные характеристики

Эксплуатационные характеристики АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:

- простоту ввода в действие;

- разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;

- важность протоколирования работы;

- наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Поговорим об этих качествах подробнее.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АИС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно автоматизируются различные подразделения. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение резолюций руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать, и прочих), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае, если АИС ДОУ является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АИС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

АИС ДОУ, представленные на российском рынке

На рисунке представлена в самом общем виде структурная схема АИС ДОУ. Она может иметь двух- или трехзвенную архитектуру.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:

1) системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД (“Дело” компании “Электронные офисные системы”, LanDocs от Ланит, OPTIMA-WorkFlow производства “Оптимы”, “Кодекс” Центра компьютерных разработок, “Золушка” Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);

2) русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);

3) системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании “ИнтерТраст”, “БОСС-Референт” фирмы “АйТи”, “Эскадо” от “Интерпроком ЛАН” и др.).

По данным отчета IDC о европейском рынке систем управления документами, опубликованного в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером была Documentum 4i - 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации) Lotus (только Domino.Doc) - 4% и DOCS Open - 3%.

Посетители выставки “Управление 2000” в ходе опроса на первые позиции поставили продукты Lotus Notes и “Дело”.

Мы попытались свести в таблицу основные характеристики наиболее популярных систем: “Дело”, Documentum 4i, CompanyMedia, “БОСС-Референт” и LanDocs.

Она не претендует ни на полноту, ни на исчерпывающий анализ рынка и характеристик сравниваемых систем. Все они постоянно развиваются и совершенствуются, и отсутствие тех или иных свойств на момент написания статьи вовсе не является окончательным приговором.

Нам представляется, что отечественный рынок АИС ДОУ еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые АИС ДОУ, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированные на самые разные сферы применения. Тем не менее вышеперечисленные критерии выбора системы, по-видимому, будут актуальны еще довольно долго.

Автор, Виктор Николаевич Чернов, является специалистом-экспертом аппарата Правительства РФ.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации – управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

Такая система призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);
архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

Как анализировать и выбирать АИС ДОУ

учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.

Учет технологии ведения делопроизводства, документооборота и управления предприятием

Поддержка бумажного и электронного документооборота

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

Функциональная полнота системы

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

Эксплуатационные характеристики

разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;

Поговорим об этих качествах подробнее.

Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к докуметам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

АИС ДОУ, представленные на российском рынке

Структурная схема АИС ДОУ может иметь двух- или трехзвенную архитектуру.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:

русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);

По данным отчета IDC о европейском рынке систем управления документами, опубликованного в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером была Documentum 4i — 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации) Lotus (только Domino.Doc) — 4% и DOCS Open — 3%.

Сравнительные характеристики АИС ДОУ

Примечания

+ - высокая степень выражения данного свойства.

+/- - средняя степень выражения данного свойства.

- - низкая степень выражения данного свойства.

Н/д - нет данных (автору не удалось найти какую-либо информацию в опубликованных фирмами-производителями материалах).

* По прейскурантам производителей, действующим на октябрь 2002 г.

** Без опций сервера документов, полнотекстового поиска и электронной почты.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Акция

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Цель работы является анализ документационного обеспечения управления в Управлении дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска и выбор автоматизированной системы.
Задачами работы являются:
- описать организационную структуру объекта исследования;
- определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;
- описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3
1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ……..6
1.1. Понятие и класификация информационных технологий управления……6
1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегий их
использовани…………………………………………………………………….11
2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ………………………………………………. 16
2.1. Описание организационной структуры объекта исследования…………16
2.2. Организация ДОУ учреждения……………………………………………16
2.3. Уровень автоматизации ДОУ объекта исследования……………………18
3 ПРОЕКТНЫЙ РАЗДЕЛ………………………………………………………. 21
3.1 Критерии выбора систем автоматизации………………………………….21
3.2. Выбор программных продуктов…………………………………………..24
3.3. Возможности системы автоматизации ДОУ……………………………. 30
3.4. Экономическая эффективность при внедрении системы автоматизации. 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………. 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………..40
ПРИЛОЖЕНИЕ…………………

Прикрепленные файлы: 1 файл

Курсовая работа.docx

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Тема курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска.

Объектом исследования данной работы выступает Управление дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска. Предмет исследования – выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Задачами работы являются:

- описать организационную структуру объекта исследования;

- определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;

- описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;

- выбор программных продуктов;

- проанализировать работу Управления при внедренной системе автоматизации;

- рассчитать экономическую эффективность при внедрении системы автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления.

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены Положение о секторе контроля и кадровой работы и должностная инструкция секретаря.

В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили соответствующие сайты в Интернет, которые содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

1 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1Понятие и классификация информационных технологий управления

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);
результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);
методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия)[17].

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.);кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности [21].

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;
целью процесса является получение информации;
средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программное - аппаратные вычислительные комплексы;
процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;
выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;
критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса [21].

Автоматизированные информационные технологии используют средства автоматизации для всех операций, связанных с информацией. Поэтому, автоматизированные информационные технологии можно определить следующим образом.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

В связи с этим АИТ как система, связанная с переработкой информационных ресурсов, может рассматриваться как автоматизированная система.

Автоматизированная информационная система (АИС) – комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы отражаются в единой информационный среде (едином информационном пространстве) в виде совместимых данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как построение и исследование информационной модели, показывающей, какие изменения произойдут с ресурсами предприятия при выполнении тех или иных действий. При этом с самими ресурсами первоначально ничего не происходит – в процессе моделирования используются только данные об их состоянии и сценарии изменения различных параметров этих состояний.

Автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ) -поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управленияпонимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям [22].

Классификация автоматизированных информационных технологий управления.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ [22].

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на: пакетные (централизованная обработка);

диалоговые; сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТУ можно разделить на: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии: бухгалтерского учета;

банковской деятельности; налоговой деятельности; страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний [22].

В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего: оперативное принятие решений; степень адекватности аналитических данных реальным процессам; возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации — управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);
архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской в течение всего их жизненного цикла. А после завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Как анализировать и выбирать АИС ДОУ

учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
обладает ли достаточной функциональной полнотой;
имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект. Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
достаточно ли развиты каналы сопровождения системы ("горячая линия", консультации, как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);
каковы перспективы развития продукта.

Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.

Учет технологии ведения делопроизводства, документооборота и управления предприятием

Поддержка бумажного и электронного документооборота

Функциональная полнота системы

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
списание документов в дело;
передача дел в архив предприятия и ведение архива;
рассылка исходящей корреспонденции;
подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения;
поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Эксплуатационные характеристики

простоту ввода в действие;
масштабируемость;
разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
важность протоколирования работы;
адаптируемость;
наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Поговорим об этих качествах подробнее.

АИС ДОУ, представленные на российском рынке

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:

Читайте также: