Проблемы общения в профессиональной деятельности кратко

Обновлено: 18.05.2024

Профессиональное общение представляет собой речевое взаимодействие специалиста с другими специалистами и клиентами организации в ходе осуществления профессиональной деятельности.

Профессиональная культура включает владение специальными умениями и навыками профессиональной деятельности, культуру поведения, эмоциональную культуру, общую культуру речи и культуру профессионального общения.

Специальные навыки приобретаются в процессе профессиональной подготовки. Культура поведения формируется личностью в соответствии с этическими нормами общества. Эмоциональная культура включает умение регулировать своё психическое состояние, понимать эмоциональное состояние собеседника, управлять своими эмоциями, снимать волнение, преодолевать нерешительность, устанавливать эмоциональный контакт.

Общая культура речи предусматривает нормы речевого поведения и требования к речи в любых ситуациях общения, культура профессионального общения характеризуется рядом дополнительных по отношению к общей речевой культуре требований.

В профессиональной культуре общения становится особенно высокой роль социально-психологических характеристик речи, таких как соответствие речи эмоциональному состоянию собеседника, деловая направленность речи, соответствие речи социальным ролям.

Речь является средством приобретения, осуществления, развития и передачи профессиональных навыков.

Культура профессиональной речи включает:

– владение терминологией данной специальности;

– умение строить выступление на профессиональную тему;

– умение организовать профессиональный диалог и управлять им;

– умение общаться с неспециалистами по вопросам профессиональной деятельности.

Знание терминологии, умение устанавливать связи между известными ранее и новыми терминами, умение использовать научные понятия и термины в практическом анализе производственных ситуаций, знание особенностей стиля профессиональной речи составляют лингвистическую компетенцию в профессиональном общении.

Умение контролировать эмоции, направлять диалог в соответствии с потребностями профессиональной деятельности, соблюдение этических норм и требований этикета составляют поведенческую компетенцию. Коммуникативное поведение подразумевает такую организацию речи и соответствующего ей речевого поведения, которые влияют на создание и поддержание эмоционально-психологической атмосферы общения с коллегами и клиентами, на характер взаимоотношений участников производственного процесса, на стиль их работы.

Общение на профессиональные темы в любой области предполагает не только точное употребление терминов и знание стоящих за ними понятий, но и соблюдение общих норм культуры речи. Адресованность речи специалистам не отменяет необходимости следить за её соответствием нормам литературного языка.

Коммуникативный портрет конкурентоспособного специалиста: для успеха в профессиональной деятельности современному специалисту необходимо в совершенстве владеть навыками культуры речи, обладать лингвистической, коммуникативной и поведенческой компетенцией в профессиональном общении.

Для этого необходимы следующие качества:

– знание норм литературного языка и устойчивые навыки их применения в речи;

– умение следить за точностью, логичностью и выразительностью речи;

– владение профессиональной терминологией, знание соответствий между терминами и понятиями;

– владение стилем профессиональной речи;

– умение определять цель и понимать ситуацию общения;

– умение учитывать социальные и индивидуальные черты личности собеседника;

– навыки прогнозирования развития диалога, реакций собеседника;

– умение создавать и поддерживать благожелательную атмосферу общения;

– высокая степень контроля эмоционального состояния и выражения эмоций;

– умение направлять диалог в соответствии с целями профессиональной деятельности;

– знание этикета и четкость выполнения его правил.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите особенности профессионального общения.

2. Охарактеризуйте структуру профессионального общения.

3. В терминологическом словаре необходимо раскрыть содержание понятий: профессиональное общение, профессиональная культура, эмоциональная культура.

Речь является средством приобретения, осуществления, развития и передачи профессиональных навыков.

Культура профессиональной речи включает:

– владение терминологией данной специальности;

– умение строить выступление на профессиональную тему;

– умение организовать профессиональный диалог и управлять им;

– умение общаться с неспециалистами по вопросам профессиональной деятельности.

Для этого необходимы следующие качества:

– знание норм литературного языка и устойчивые навыки их применения в речи;

– умение следить за точностью, логичностью и выразительностью речи;

– владение профессиональной терминологией, знание соответствий между терминами и понятиями;

– владение стилем профессиональной речи;

– умение определять цель и понимать ситуацию общения;

– умение учитывать социальные и индивидуальные черты личности собеседника;

– навыки прогнозирования развития диалога, реакций собеседника;

– умение создавать и поддерживать благожелательную атмосферу общения;

– высокая степень контроля эмоционального состояния и выражения эмоций;

– умение направлять диалог в соответствии с целями профессиональной деятельности;

– знание этикета и четкость выполнения его правил.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите особенности профессионального общения.

2. Охарактеризуйте структуру профессионального общения.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Общение в психологии и профессиональной деятельности

Содержание учебного материала:

· Понятие и сущность общения.

· Общение как основа человеческого бытия.

· Взаимосвязь общения и деятельности.

· Общение и социальные отношения.

· Роли и ролевые ожидания в общении.

· Личность и общение.

Естественным способом существования человека является его связь с другими людьми, которая ведет к установлению межличностных отношений. Человек становится человеком только в общении.

Понятие и сущность общения

Общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия людей, имеющих общие или взаимозаменяющие интересы, либо потребности. В общении они передают друг другу разнообразную информацию; обмениваются мнениями, суждениями, знаниями, убеждениями, идеями, результатами своей деятельности; заявляют о своих потребностях, интересах, целях; приобретают практические умения и навыки; усваивают нравственные принципы и правила этикета, обычаи, обряды, традиции; ведут поиск путей и мер преодоления возникающих трудностей и проблем; принимают коллективные решения.

В психологии общение определяется как взаимодействие двух и более людей, состоящее в обмене информацией познавательного или аффективно-оценочного (эмоционально-оценочного) характера. Общение бывает непосредственным, когда взаимодействие людей осуществляется лицом к лицу, и опосредованным, реализуемым через деловые письма, приказы, распоряжения, отчеты, телефонную, радио- и телевизионную связь.

В процессе непосредственного общения его участники (субъекты) имеют возможность не только передавать информацию друг другу, обмениваться мнениями, суждениями и планами, но и следить за реакцией собеседника, видеть, как информация воздействует на поведение и поступки людей. Иными словами, между участниками общения при непосредственном контакте устанавливается постоянная обратная связь.

При опосредованном общении постоянная обратная связь отсутствует. Например, при переписке она ограничена, а в процессе телефонного разговора собеседники имеют возможность обмениваться информацией в форме диалога, но при этом не могут видеть выражения лица и других телодвижений, которые иногда говорят больше, чем слова. Однако в опосредованном общении есть свои преимущества. Это, прежде всего, возможность общаться, находясь далеко друг от друга, что обеспечивает большой выигрыш во времени и средствах.

В общении устанавливаются контакты между отдельными личностями, группами людей, а также между личностью и группой (организацией, фирмой). Группу в общении представляют, как правило, ее руководители или лидеры. Как между личностями, так и между группами формируются и развиваются определенные психологические и этические отношения, которые в значительной степени определяют культуру делового взаимодействия.

Общение — основа человеческого бытия

Статистики некоторых стран подсчитали, что до 70 % времени в жизни большинства людей занимают процессы общения.

Каждый из нас представляет, что такое общение. Из него строится наша жизнь, оно лежит в основе человеческого бытия, поэтому общение стало объектом социально-психологического анализа.

В литературе встречается немало различных определений общения. Мы будем использовать наиболее обобщенное понятие.

Общение — это сложный, многогранный процесс, представляющий собой взаимодействие двух и более людей, при котором происходит обмен информацией, а также процесс взаимного влияния, сопереживания и взаимного понимания друг друга.

Деловое общение — это общение, обеспечивающее успех какого-то общего дела и создающее необходимые условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества между коллегами по работе, конкурентами, клиентами, партнерами и т.п. Поэтому основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество, а для ее реализации необходимо учиться общению.

2. Позитивный человек. Является самым приятным собеседником. Он доброжелателен, трудолюбив, всегда стремится к сотрудничеству.

3. Всезнайка. Всегда уверен в том, что все знает лучше всех; он постоянно включается в любой разговор.

4. Болтун. Любит высказываться пространно, бестактно прерывает беседу.

5. Трусишка. Такой собеседник недостаточно уверен в себе; он лучше промолчит, чем выскажет свое мнение из-за боязни показаться смешным или глупым.

6. Хладнокровный, неприступный собеседник. Замкнут, держится отчужденно, не включается в деловую беседу, так как это кажется ему недостойным его внимания и усилий.

7. Незаинтересованный собеседник. Деловой разговор, тема беседы его не интересуют.

8. Важная птица. Такой собеседник не выносит никакой критики. Он чувствует себя выше всех и ведет себя соответствующим образом.

Как известно, люди ведут себя не одинаково во всех жизненных ситуациях. Человек может меняться в зависимости от значимости темы разговора, хода беседы и типа собеседников.

Для обеспечения высокого уровня делового общения мы должны уметь пользоваться технологиями общения, основанными на психологических знаниях.

Нужно учитывать, что в процессе общения между коллегами, руководством, клиентами может возникнуть конфликтная ситуация, напряженность, а неумелое пользование словом может привести к сбоям в общении, к информационным потерям.

Взаимосвязь общения и деятельности

Общение — это сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека. Другими словами, общение - это обмен информации между людьми при их взаимодействии друг с другом. Способность общаться одно из величайших, если не из главных приобретений человека в ходе эволюции.

Для того чтобы с кем-то обменяться информацией, необходимо прежде вступить в контакт, в общение, а затем попытаться достичь единого понимания в процессе совместной деятельности.

В психологии под деятельностью понимается динамическая система взаимодействий субъекта с внешним миром, в ходе которых человек сознательно, целенаправленно воздействует на объект, за счет чего он употребляет свои потребности.

Межличностное общение почти всегда вплетено в ту или иную деятельность, поскольку вне общения людей друг с другом немыслимы процессы труда, учения и т. д. В свою очередь, тот вид деятельности, в которое включено общение, влияет на содержание и форму самого общения.

Психология общения рассматривают как одну из проявлений совместной деятельности. Деятельность — это не только труд, но и непосредственное общение во время труда.

Общение и деятельность подразделяют на три, опять же взаимосвязанные стороны, а именно:

Перцептивная сторона означает установление определенных взаимоотношений на основе процесса восприятия противоположной персоны.

Цель коммуникативного общения в процессе деятельности — обмен информации.

Интерактивная составляющая отвечает за организацию взаимодействия, направленного на решение общей проблемы.

В психологии есть ряд работ, подтверждающих так называемое единство общения и деятельности. Действительно, если задуматься, то люди, занятые одним делом, неизбежно будут общаться как по поводу этой деятельности, так и просто. Получается, что без первого второе точно невозможно, так как деятельная личность без сомнения пересечется с другой деятельной личностью.

С другой стороны, само общение считают видом деятельности (речевая деятельность). То есть, деятельность происходит в процессе понимания получаемой информации, а также в процессе передачи информации другому человеку в письменной либо в устной форме.

Общение и социальные отношения.

Социальные отношения - это отношения (или связи) между социальными группами или их членами, которые возникают в процессе жизнедеятельности общества: в производственной, экономической, правовой, нравственной, политической, религиозной, этнической, и иных сферах. Так производственные отношения концентрируются во множестве профессионально-трудовых ролей функций человека (например, студент-преподаватель, инженер-рабочий, руководитель-исполнитель и т.д.).

Соотношение понятий "общение" и "социальные отношения". Понятие социальных отношений представляет собой одну из важнейших характеристик социально-психологического общения в рамках социальной макросреды. В отличие от тех аспектов общения, которые связаны с межиндивидуальными контактами, понятие социальных отношений фиксирует факт связи и взаимодействия не между отдельными индивидами, а между представителями различных социальных групп и общностей, между различными социальными типами, являющимися представителями этих общностей и классов.

Принципиальное отличие микросреды от социальной макросреды состоит в том, что первая функционирует в форме межличностного, персонифицированного общения лицом к лицу, в то время как вторая носит совершенно обезличенный, отчужденный характер.

Роли и ролевые ожидания в общении .

В психологии под ролью понимается нормативно одобряемый образец поведения, ожидаемый окружающими от каждого, кто занимает данную социальную позицию (по должности, возрастным или половым характеристикам, положению в семье и т. д.). Субъект выступает в роли учителя или ученика, врача или больного, взрослого или ребенка, начальника или подчиненного, матери или бабушки, мужчины или женщины, гостя или хозяина и т. д. И каждая роль должна отвечать совершенно определенным требованиям и определенным ожиданиям окружающих.

Один и тот же человек, как правило, выполняет различные роли, входя в различные ситуации общения. Являясь по своей служебной роли директором, он, заболев, выполняет все предписания врача, оказываясь в роли больного; вместе с тем в домашней обстановке он сохраняет роль послушного сына своей престарелой матери; принимая друзей, он гостеприимный хозяин и т. п.

Взаимодействие людей, исполняющих различные роли, регулируется ролевыми ожиданиями. Хочет или не хочет человек, но окружающие ожидают от него поведения, соответствующего определенному образцу. То, как роль исполняется, подвержено социальному контролю, обязательно получает общественную оценку, и сколько-нибудь значительное отклонение от образца осуждается.

Итак, необходимым условием успешности процесса общения является соответствие поведения взаимодействующих людей ожиданиям друг друга.

Нарушение ролевых ожиданий воспринимается людьми как нетактичность.

Социальная роль включает в себя:

Социальные роли могут быть конвенциональными и институционализированными. Конвенциональные роли принимаются людьми по соглашению, и они могут отказаться от их принятия. А институционализированные предполагают принятие ролей, обусловленных социальными институтами, например, семьёй, армией, университетом и т.д. Как правило, культурные нормы усваиваются человеком посредством обучения ролям, и лишь немногие нормы принимаются обществом в целом. Принятие же роли зависит от статуса, который занимает тот или иной человек. То, что может быть вполне нормальным для какого-то одного статуса, может быть абсолютно неприемлемым для другого. Исходя из этого, социализацию можно назвать одним из основополагающих процессов обучения ролевому поведению, в результате которого человек становится частью социума.

Личность и общение.

Человек является главным участником общественно-исторических отношений, он творит культуру, движет своими усилиями общемировой исторический и культурный процесс. По своей природе он представляет собой целостную биосоциальную систему, уникальное существо, способное понятийно мыслить, производить орудия труда, обладающее членораздельной речью и нравственными качествами. Это собирательное общее понятие для обозначения всех представителей человеческого рода.

Индивиды – это единичные представители человечества, отдельно взятые люди, при абстрагировании от их реальных антропологических и социальных особенностей.

Младенец уже с рождения является индивидом, но не индивидуальностью. Индивидуальность приобретается по мере формирования относительной самостоятельности и осознания своего отличия от других.

Термин индивидуальность означает тот набор качеств индивида, которые делают его уникальным, непохожим на остальных.

Индивида можно представить как клетку социального организма. Если клетка здорова, то и организм не испытывает дискомфорта, отсутствуют нарушения в его функционировании. Индивид практически немыслим без общества и, соответственно, без своих социальных качеств. Социальное измерение индивида образует понятие личности, определение которой отражает динамичную, относительно устойчивую целостную систему духовно-интеллектуальных, морально-волевых, а также социально-культурных качеств человека, формами выражения которых являются индивидуальные особенности его сознания и деятельности. Каждый человек является индивидом, но стать личностью он может только в социальной среде. Индивид может обитать в любом пространстве, любой сфере и области, тогда как личность неотделима от социума. Формами проявления социальных качеств личности являются ее действия, поступки, ее отношение к миру и к другим индивидам. Они отражают внутренний мира индивида, высвечивают его духовные и нравственные качества.

Истории Маугли, Тарзана, Каспара Гаузера и другие примеры случаев воспитания человеческого детеныша вне человеческого общения показывают, что впоследствии становится невозможным научить их воспринимать окружающее и реагировать на него специфическим для человека образом. Обладая индивидуальной психикой, личностью эти существа не обладают. Только общение, знаковая среда, окутавшая человеческого младенца, превращают его “сырую” психику в личность. И личность тут же приступает к своему главному делу: к знакообмену с этой средой, с другими личностями.

Живя в постоянном окружении людей, очень трудно представить жизнь без общения. Оно настолько сильно укоренилось во всех сферах общественной деятельности, что без него человек просто-напросто не смог быть полноценно жить. Но что же собой представляет общение? Что понимается под этим понятием? Как общение и деятельность человека вообще взаимосвязаны? Какова его роль в профессиональной среде? Все эти вопросы являются очень важными для понимания психологии людей и того, как же они взаимодействуют друг с другом в социуме.

Понятие общения

Общение имеет неимоверно огромное значение для людей. Оно представляет собой особую форму взаимодействия двух и более человек, суть которой состоит в обмене информацией, опытом и эмоциями. Стороны общения в таком случае выступают как равноправные партнеры, которые, двигаясь вместе в одном направлении, достигают намеченных целей. Именно благодаря ему происходит процесс социализации человека в обществе, его саморазвитие, формирование новых идей, взглядов, мыслей, индивидуального и общественного опыта.

Связь общения и деятельности

Общение, как одна из главных потребностей человека, тесно связано с его деятельностью. Некоторые психологи, в особенности зарубежные, считают, что общение и деятельность – понятия противоположные. При рассмотрении этого вопроса нужно учитывать разные подходы к определению этой связи.

Представители отечественной психологии выдвигают теорию единства общения и деятельности человека. Такие выводы были сделаны из-за убеждения о том, что общение людей представляет собой живые и реальные взаимоотношения между отдельно взятыми индивидами. Они, в свою очередь, всегда зарождаются на предмет чего-то, по какой-то причине или из-за какой-то деятельности того или иного человека. Это значит, что их коммуникация опосредована наличием какого-то общего занятия, а значит, само общение есть часть всего деятельного процесса.

Есть и третья точка зрения, приверженцы которой говорят о том, что деятельность человека и общение людей – это не элементы одного целого, а, скорее, разновидности друг друга. Согласно этой теории общение представляет собой некий особый вид человеческой деятельности.

Несмотря на такие различия, все три мнения имеют общие моменты. Они подтверждают тесную и неразрывную связь между общением и деятельностью как таковыми и считают, что анализировать их стоит только в контексте друг друга.

Общение и коммуникация

Степень важности коммуникации трудно описать словами. Она нужна везде: в повседневной жизни, в общественной деятельности, на работе. От степени ее эффективности порой зависит успех всего начинания. Если коммуникация хорошо выстроена, вероятность появления конфликтных и некомфортных ситуаций между людьми сводится к минимуму.

Однако коммуникация и общение – это не одно и то же. Часто эти понятия используют как синонимы, хотя, если углубиться в саму их суть, станет ясно, что между ними существуют различия. Коммуникация представляет собой любые взаимодействия двух составляющих, главной функцией которых является обмен информацией. Если рассматривать общение в качестве потока информации, то можно сказать, что общение – способ коммуникации. Однако в широком смысле слова это сложный многофункциональный процесс, в результате которого происходит не только обмен информационными данными, но и влияние одного человека на другого.

Формы коммуникации

Задача коммуникации и общения в его узком понимании - наладить взаимодействие и дальнейшую совместную деятельность. Люди реализуют свои коммуникативные потребности как в письменной, так и в устной формах. К традиционным формам устной коммуникации можно отнести разговор, публичное выступление, презентацию, переговоры, совещание, деловую беседу.

Письменные формы коммуникации включают переписку, сочинения, письма, в том числе и электронные, доклады, документации, эссе и множество других разновидностей. Каждая из вышеперечисленных форм коммуникации имеет свои собственные характеристики и особенности, которые позволяют определить, в каких случаях лучше использовать ту или иную коммуникационную форму.

Коммуникативные средства

Все, что человек делает, находясь в процессе общения, имеет некий коммуникационный смысл. Слова, интонация, скорость речи, поза, походка, осанка, жесты, мимика и много всего прочего сливаются воедино и воспринимаются людьми, как нечто неделимое. Однако психология разграничивает вербальные и невербальные средства коммуникации, потому что влияние их на восприятие людьми информации разнится.

К вербальным средствам коммуникации относят непосредственно человеческую речь, используемые слова, типы грамматических структур, стиль речи, литературные приемы. Как правило, вербальные средства более прямолинейны.

Группа невербальных коммуникативных средств намного разнообразнее и интереснее. Она состоит их следующих компонентов:

Мимика.
Жесты.
Пантомимика.
Позы.
Осанка.
Положение тела в пространстве.
Визуальный контакт.
Экстралингвистические факторы (тембр голоса, темп речи, интонация, паузы).

Баланс между вербальным и невербальным

Общение как способ коммуникации не является идеальным балансом между вербальной и невербальной составляющими. Слова, как правило, несут в себе лишь малую часть того, что действительно люди хотят донести. Большую ценность имеют невербальные знаки. Результаты многочисленных исследований показали, что более 50 % информации передается непосредственно позами, жестами, взглядом, движениями, 38 % приходится на тон голоса и только 7 % - непосредственно на слова.

Общение и профессиональная среда

Роль общения в профессиональной деятельности особенно велика. Благодаря ему люди могут обмениваться идеями, мнениями, воздействовать друг на друга. Оно позволяет совершенствоваться в выбранной сфере деятельности. Общение деловых людей, его правила и нормы есть не что иное, как итог, который был выработан практикой и опытом.

Успешное деловое общение способствует повышению эффективности работы той или иной организации, а также появлению новых идей и совершенствованию старых. Кроме того, именно благодаря общению происходит передача опыта от старшего поколения работников к младшему.

Основу делового общения составляют: обсуждение важных вопросов, урегулирование спорных ситуаций и конфликтов, обсуждение планов, принятие решений. В этом типе особое место занимает нравственно-моральная сторона вопроса. Как руководители, так и подчиненные должны быть осведомлены о всех нормах и правилах делового общения. Ведь оно существенно отличается от обычного. Этически верно построенное общение в какой-либо профессиональной среде способствует росту темпов развития, сплочению коллектива, достижению поставленных целей и высоких результатов.

Принципы общения в бизнес-среде

Культура, уважение, деловой подход – вот основы общения в профессиональной среде. Кроме этого можно выделить еще ряд принципов, которых стоит придерживаться, общаясь в деловых кругах:

Межличностность – личность как таковая существенно влияет на общение и его результаты.
Многомерность – учет всех компонентов общения, как вербальных, так и невербальных, в совокупности.
Целенаправленность – учет возможного наличия не одной, а нескольких целей у участников бизнес-коммуникации.
Непрерывность – коммуникация продолжается, даже если словесно ничего не передается, на невербальном уровне. В данном пункте важно отметить, что даже молчание может быть частью коммуникации, а особенно в деловом мире.

Психология профессионального общения

В деловой сфере существует ряд неписаных правил и норм, которые диктуют то, как правильно себя нужно вести в той или иной ситуации и как верно коммуницировать с коллегами и начальством. Деловое общение станет успешным, если его представители будут честными, порядочными, справедливыми и ответственными.

Стоит иметь в виду, что зачастую деловое общение далеко от нейтрального. Очень часто можно встретить взаимодействие, напоминающее больше борьбу или конкуренцию. Происходит это потому, что всегда в профессиональное общение интегрируется психологический аспект и личные отношения.

Общение – это важно, это нужно и это неизбежно. Успешное коммуницирование требует определенных навыков, умений и знаний, тем более в профессиональной среде. Но если освоить основные правила и пользоваться ими, то можно достичь больших высот как в бизнес-мире, так и в повседневной жизни.

Легендарный бизнесмен Уоррен Баффет однажды сказал группе студентов MBA, что общение – это тот навык, о котором он хотел бы узнать больше, пока учился в колледже, потому что общение повышает ценность, которую вы приносите своей компании.

Общение – это один из важнейших навыков вашей карьеры. В недавнем опросе рекрутеров коммуникативная компетенция была названа самым решающим фактором при выборе менеджеров. Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице, эта статья точно для вас.

Четыре строительных блока правильного общения

Исследования показывают, что правильное общение является краеугольным камнем для процветания бизнеса, здоровых отношений и вашего карьерного успеха. Не оставляйте все это на волю случая.

Теперь поговорим об электронной почте . Результаты исследования Radicati Group показывают, что количество отправляемых и получаемых электронных писем по всему миру с 2015 по 2019 год увеличилось с 205 до 246 миллиардов писем в день.

Например, если я объявляю о рекламной политике, которую наша компания планирует начать в следующем месяце, я должен сообщить нашим сотрудникам, почему мы принимаем это решение или какую отдачу мы получили в прошлый раз, когда попробовали нечто подобное.

Местоположение, время и отношения – все это часть нашего третьего строительного блока общения – контекста. Местоположение имеет большое значение в общении. Вы наверняка чувствовали разницу в динамике общения, когда ваш коллектив работал в офисе и во время работы за его пределами, в какой-то дружественной и веселой атмосфере.

Неудачное время также сказывается на негативном расположении и восприятии слушателя той информации, которую вы хотите донести. Все это говорит о том, что вы должны следить за контекстом. В зависимости от информации, позитивной или негативной, выбирайте правильный контекст, чтобы правильно донести то, что вам необходимо сообщить.

Слушание – это навык, который отличает хороших собеседников от отличных. Вот несколько советов, как стать отличным слушателем :

Теперь, когда вы знаете четыре строительных блока эффективного процесса общения, давайте применим их в некоторых реальных рабочих ситуациях.

Общение в повседневных ситуациях

Многие говорят, что общение в профессиональной среде заставляет их чувствовать себя немного неловко или неудобно. Тем не менее, рабочие обеды, моменты перед встречами и беседы возле кофейного аппарата – отличная возможность для установления взаимопонимания и развития доверия.

Вот несколько полезных советов, которые помогут вам излучать тепло и уверенность:

Улыбайтесь искренне. Настоящая улыбка требует большего задействования мышц лица по сравнению с вежливой гримасой.
Встаньте или сядьте прямо. Сильная осанка и пристальный взгляд говорят всем окружающим, что вы компетентны.
Сведите к минимуму беспокойство. Безмолвие означает спокойствие. Практикуйте молчание в жестах и в лице. Вы хотите быть выразительным, но не переусердствуйте.

Если вы незнакомы с человеком, с которым пытаетесь установить контакт, тогда начинайте беседу о внешней среде, например, о погоде, текущем событии или общей атмосфере, в которой вы находитесь вместе, например, завязав разговор с незнакомцем в автобусе из аэропорта, в котором нет тепла или кондиционера. Если вы знаете этого человека, лучше начните разговор с чего-нибудь более личного.

Независимо от того, какую тему вы выбрали, оставляйте свои комментарии положительными. Заманчиво завязать светскую беседу, вспоминая недавнее решение руководства или вашего коллеги.

Легко посочувствовать в негативных ситуациях, но никогда не стоит строить отношения на этом основании. Отведите разговор от поверхностных тем, задав несколько открытых вопросов, и заставьте человека рассказать о себе.

Теперь давайте приступим к самому обучению правильного общения и начнем мы с нейтрального контекста. В следующий раз, когда вы путешествуете через аэропорт, вам захочется найти рядом сидящего человека, с которым у вас есть что-то общее. Возможно, у вас будет тот же портфель, логотип спортивной команды или те же часы. При необходимости установите зрительный контакт и поздоровайтесь. Сделайте комментарий об общем предмете.

Ваша цель – использовать общий предмет для установления взаимопонимания. Если человек отвечает положительно, продолжите разговор об общем предмете, а затем переключитесь на другой открытый вопрос. Посмотрите, сможете ли вы поддержать разговор в течение двух-трех минут. Выполняйте это упражнение каждый раз, когда вы путешествуете или когда находитесь в социальной среде.

Перейдем к изучению контекста рабочего места. Отправляйтесь на следующую встречу, не обращая внимания на свой телефон, стол или другие электронные устройства. Вместо этого, настройтесь на людей. Задайте открытый вопрос человеку справа от вас. Делайте это три встречи подряд.

Теперь давайте сосредоточимся на упражнениях, которые вы можете использовать в других профессиональных связях. На следующей профессиональной конференции или встрече, которую вы посещаете, найдите трех человек, которых вы раньше не встречали, и попытайтесь установить с ними контакт.

Сначала прокомментируйте окружение. Это, может быть, основной докладчик или новость, имеющая отношение к вашей отрасли. В ответ задайте вопросы о них или их работе. Потренируйтесь несколько раз повторять их имена. Придумайте визуальное или словесное напоминание, которое поможет вам запомнить это имя.

Чтобы чувствовать себя комфортно в социальной среде, нужна практика. Используйте эти упражнения, чтобы выработать новые коммуникативные привычки, которые помогут вам на рабочем месте.

Деловые встречи как среда для общения

Вы когда-нибудь рассчитывали стоимость ваших встреч? Используя калькулятор собраний Гарварда и оценку средней заработной платы ИТ-специалистов, часовая встреча всего с четырьмя людьми обойдется вашей организации примерно в 300 долларов. Вам необходимо максимально использовать каждую секунду во время наших встреч. Здесь, на нашем сайте вы можете почитать нашу статью о том, как проводить эффективные командные встречи .

Умная повестка дня – это то, как люди могут лучше всего подготовиться к встрече. Например, после основной части доклада, вы можете запланировать 10 минут, чтобы поделиться тремя вещами, которые прошли хорошо, и тремя вещами, которые могли бы сделать лучше обсуждаемый проект. Добавление этого расчетного времени для каждого пункта повестки дня поможет людям подготовиться мысленно.

Посетители вашей встречи также должны уметь контролировать свое внимание и энергию во время встречи. Но никакая задержка не делает двухчасовую встречу эффективной. Делайте встречи максимум от 60 до 90 минут, включая только те пункты повестки дня, которые требуют обсуждения. Базовые обновления проекта могут передаваться по другим каналам, например, по электронной почте.

Когда вы проводите встречу, вы хотите стимулировать обсуждение. Вот несколько советов в этом направлении:

Готовьтесь к встречам, записав вопросы, которые вы зададите, а не материалы, которыми вы планируете поделиться. Когда вы задаете важный вопрос, сделайте паузу, чтобы у людей было время подумать.
Отслеживайте участие, чтобы у всех была возможность поговорить.
Демонстрируйте свое внимание, перефразируя содержание и эмоции, которыми делятся другие.
Вы можете вызвать интересную дискуссию, обращая внимание на невербальные сигналы. Люди выглядят сбитыми с толку, расстроенными или будто у них есть какие-то мысли? Реагируйте на эти невербальные сигналы, чтобы поощрять максимально полное участие.

На нашем сайте вы можете найти статью о написании деловых электронных писем , но так как данная тема непосредственно относится к общению, мы перечислим здесь несколько важных мыслей.

Создавая электронное письмо, начните с обдумывания действий, которые должен предпринять читатель. Убедитесь, что запрос действия находится в вашем первом или втором предложении. Если никаких действий не требуется, дважды подумайте, действительно ли этому человеку необходимо высылать письмо.

Просмотрите черновик несколько раз, ища в каждом чтении что-то новое. Первое чтение может быть посвящено грамматике. Следующее чтение предназначено для числовой точности. Третье чтение может быть связано с написанием имен. Используйте программу для проверки орфографии, но не зависьте от нее.

Обучение других, как процесс общения с аудиторией

Когда вы объясняете задачу или обучаете кого-то , попробуйте следующие методики:

Теперь представьте, что вы в возрасте от 20 до 30 лет и вы работаете в компании около года. Ваша задача – объяснить технический процесс почти 50-летнему человеку с более чем 20-летним опытом работы в компании. Это может быть сложно. Особенно если вы работаете с уважением к культуре старших.

Давайте рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять:

Используйте эти советы, чтобы найти правильный баланс между доверием и скромностью при общении с теми, кто старше вас.

Общение в сложной ситуации

Возможно, вы не занимаетесь продажами в качестве вашей профессии, но у всех нас бывают времена, когда нам нужно представить идею и получить одобрение других. В таких случаях мы применяем все те же методы, что и из предыдущей главы.

Не забывайте слушать человека, к которому вы обращаетесь. Приучите себя задавать вопросы, меньше говорить и слушать, чтобы понять потребности тех, на кого вы пытаетесь повлиять.

У нее была группа аспирантов с одинаковой степенью, одинаковой квалификацией и обученных одним и тем же стратегиям ведения переговоров. Когда они вышли на рынок труда, 57% мужчин договорились о своей начальной зарплате, и лишь только 7% женщин сделали то же самое.

Как вы можете научиться лучше обращаться с просьбами?

Во-первых, используйте навыки из главы в данной статье, где мы говорили о продвижении идей, чтобы убедительно доказать, что ваш запрос – хорошая идея.
Во-вторых, когда пришло время действительно спросить о том, что вам нужно, говорите прямо. Не ходите вокруг да около и не говорите слишком расплывчато. Обязательно укажите действие, которое вторая сторона должна выполнить.
В-третьих, создайте ощущение срочности в своем запросе, чтобы лицо, принимающее решение, не откладывало вашу идею на задний план.
В-четвертых, сделайте так, чтобы последующие шаги были очевидными и легкими для лица, принимающего решения.

Если мы собираемся просить то, что хотим и в чем нуждаемся, мы должны преодолеть наши запреты на вопросы. Нам нужно признать тот факт, что нас могут отвергнуть, но мы все равно должны научиться спрашивать.

Вот вам практическое задание на тренировку данного навыка. Проведите следующие 30 дней, где ежедневно вы будете просить какие-нибудь неважные для вас вещи. Например, в понедельник вы можете пытаться заказать чего-то, чего нет меню. Во вторник попросите друга подвезти вас на работу.

После месяца практики попросите что-нибудь, что для вас действительно важно. Помните об этих двух вещах: многие из нас гораздо лучше просят других людей и, что если вы никогда не спросите, вы никогда не узнаете.

Теперь давайте рассмотрим подходы, которые можно использовать, когда люди отвергают наши идеи или критикуют нашу работу. Мы сосредоточимся на том, как мы можем постоять за себя не защищаясь.

Когда вы делаете профессиональную презентацию своему начальству, то вы должны понимать, что у руководителей высшего звена уникальные ожидания. Когда вы представитесь, рассмотрите эти стратегии для успеха коммуникации.

Знайте свою аудиторию. Руководители слышат много информации и быстро принимают сложные решения.
Спланируйте свою презентацию, задав эти вопросы: какие проблемы по этой теме их заинтересуют? Насколько хорошо они разбираются в теме? Каковы их основные ценности? Работали ли они раньше с этой темой?
Затем сделайте вывод. Когда вы выступаете, ваше предложение или ключевая идея должны быть озвучены в течение первых 60–90 секунд презентации.
Кратко переходите к сути. Представьте свою тему с помощью SCQA. Это эффективная последовательность презентации, где S (Situation) – какова текущая ситуация? C (Complication) – какое осложнение создало данную проблему или возможность? Q (Question) – какой ключевой вопрос необходимо решить? A (Answer) – каков ответ на этот вопрос? Этот ответ – ваша рекомендация. Если вы будете следовать последовательности SCQA, ваше введение будет кратким, и ваша аудитория будет знать ваше направление с самого начала.
Переходите к деталям. Руководители не хотят путаться в деталях. Четко излагайте их и не вздумайте путаться в них. Готовьтесь углубиться в них по просьбе слушателей.
Готовьтесь к каверзным вопросам. Руководители не будут терпеливо ждать в конце вашей презентации, а затем задавать вопросы. Планируйте, что вас будут часто перебивать. Если вы готовитесь на 100% к презентации, подготовьтесь на 200% к вопросам.

В конце мы дадим несколько советов по подготовке к презентации высшему руководству. Для начала создайте введение с помощью SCQA для вашей следующей презентации. Какая сейчас ситуация? В чем сложность? На какой ключевой вопрос вы ответите в своей презентации? И что это за ответ или ваша рекомендация? Планируйте ответы на сложные вопросы.

Задайте себе три сложных вопроса, которые могла бы задать целевая аудитория. Подготовьтесь к возникшим вопросам, создав слайд для каждого ответа. Либо сделайте гиперссылку на соответствующий слайд с информацией, либо создайте вспомогательный раздаточный материал.

Перед тем как представить руководству свою следующую презентацию, представьте сценарий и подготовьтесь к нему. Например, вы находитесь в лифте с ключевым лицом, принимающим решения, которое должно было присутствовать на вашей презентации, но по возникшим обстоятельствам оно не будет там, но просит вас дать общее представление о вашем докладе в двух-трех предложениях.

Что вы будете говорить, если это же лицо попросит вас подвезти его в аэропорт и по пути рассказать о вашей презентации? Здесь не будет ни наглядных пособий, ни раздаточных материалов. Запишите некоторые моменты, чтобы подготовиться к этому сценарию.

Что будет, если вы начнете презентацию и проектор выключится? Нет света, нет питания. Как вы поступите дальше? Сделайте некоторые заметки и внесите изменения, чтобы подготовиться к этому возможному сценарию. Что, если вы начинаете презентацию, но лицо, принимающее ключевые решения, физически не присутствует, но присоединилось к собранию по телефону? Все это вы должны продумать заранее и быть готовы к любой из перечисленных ситуаций.

Заключение

Читайте также: