План урока по делопроизводство

Обновлено: 05.07.2024

Назначение: Для студентов очного отделения
Вид занятия: практическая работа
Тип занятия: комбинированный
Метод урока: проблемное изложение; объяснительно-репродуктивный
Цели:
Обучающие:
• Закрепить и углубить ранее изученные материалы по правилам оформления документов;
• Научить правильно конструировать бланки документов на персональном компьютере;
Развивающие:
• Развивать внимание, память, профессиональный интерес;
• Научить применять теоретические знания на практике
Воспитательная:
• Формировать у студентов сознательное отношение к выполнению заданий
Учебно-наглядные пособия:
1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
2. Индивидуальные папки с практическими заданиями и методическими указаниями для студентов по их выполнению.
Оборудование:
Персональные компьютеры (Программы: MS Word, Калькулятор),
интерактивная доска
Основные мыслительные операции:
• восприятие
• понимание
• сравнение
• анализ
• выбор способов и средств решения задач
Структура занятия:
1. Организационный этап 2 – 3 мин.
2. Этап проверки домашнего задания 20 мин.
3. Этап постановки цели 2 мин.
4. Этап объяснения материала 40 мин.
5. Этап закрепления (самостоятельная работа) 20 мин.
6. Этап домашнего задания 1 - 2 мин.
7. Заключительная часть занятия 2 - 3 мин.
Межпредметные связи:
• Информатика;
• Информационные технологии в профессиональной деятельности

При изучении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации мы выяснили, что стандартом установлены следующие виды бланков: общий бланк организации, бланк письма и бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения, акта и т.д.).
Предлагаю студентам открыть стандарт на с.9 и познакомиться с требованиями к оформлению бланков (форматы бумаги, поля, состав реквизитов).
На стр. 13 представлен образец бланка письма с угловым расположением реквизитов. Прошу перечислить состав реквизитов.

Переходим на вкладку Размер бумаги и проверьте, чтобы размер бумаги соответствовал формату А4 (210х297).

Переходим на вкладку Источник бумаги , ставим галочку напротив Различать колонтитулы первой страницы; от края до верхнего колонтитула 0,8 см – это расстояние от верхнего обрезного края листа до номера страницы, который проставляется посередине верхнего поля документа, начиная со второй; от края до нижнего колонтитула 0,8 см – это расстояние от нижнего обрезного края листа до идентификатора электронной копии документа. Подтверждаем изменения нажатием на командную кнопку Ok.

При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции, которые позволяют располагать реквизиты на определенном расстоянии от левого поля:
0 – граница левого поля;
1 – 1,25 см от границы левого поля;
2 – 4 см от границы левого поля;
3 – 6 см от границы левого поля;
4 – 8 см от границы левого поля;
5 – 10 см от границы левого поля;
6 – 12 см от границы левого поля;
7 – 14 см от границы левого поля.
Сохраняем изменения.
5. Открываем схему расположения реквизитов на с. 10 ГОСТ Р 6.30-2003.

Определяем количество строк и столбцов таблицы в соответствии с рисунком. Для оформления заголовочной части документа вставляем таблицу (Вкладка Вставка - Таблица). Наша таблица из 3 столбцов, 3 строк.

Сохранить изменения.
Повторяем правила выделения столбца, ячейки, строки и т.д.
6. Изменяем в соответствии со схемой ширину столбцов таблицы: выделяем первый столбец и из контекстного меню выбираем команду Таблица - Свойства таблицы.

Открываем вкладку Столбец. Устанавливаем стандартную ширину (7,3 см) и переходим к следующему столбцу и т.д.

Выделяем первую строку и аналогично изменяем высоту строк таблицы: из контекстного меню выбираем команду Таблица - Свойства таблицы – вкладка Строка. Изменения подтверждаем нажатием на командную кнопку Ok.
Снимаем обрамление в таблице (Нет границ);
7. Вносим соответствующие реквизиты в ячейки таблицы.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа.
Шрифт выбираем такой, чтобы все строчки уместились в ячейку без изменения её размеров.

В той же ячейке помещается название вида документа, которое пишется прописными буквами. Используем кегель 14, полужирное начертание.
Для удобства работы разбиваем (объединяем) ячейки.
8. В ячейку ниже вставляем дату. Открываем вкладку Вставка – Экспресс-блоки – Поле – Date. Дата документа оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 30 сентября 2014 г. следует писать 30.09.2014.

Устанавливаем курсор в нижнем колонтитуле первой страницы документа. Выбираем – Экспресс-блоки – Поле – FileName.

Обеспечение урока: Классная доска, интерактивная доска, мультимедийный проектор, ноутбуки, карточки-задания, папки с образцами бланков.

Тип урока: комбинированный

Цели и задачи:

развивающие: развивать профессиональные навыки учащихся через грамотное оформление документов на ПК;
образовательные: познакомить учащихся с бланками документов, привить профессиональные навыки в оформлении бланка документа конкретного учреждения;
воспитательные: повысить интерес старшеклассников к профессиональной деятельности, подчеркнуть значимость высокой компетенции любого специалиста.

План урока:

Организационный момент - 2 мин.
Актуализация знаний – 5 мин.
Повторение материала прошлого урока – 5 мин.
Объявление новой темы урока и ее объяснение – 15 мин.
Закрепление нового материала. Проверка усвоения знаний. (фронтальный опрос учащихся) – 5 мин.
Практическая часть – 10 мин.
Домашнее задание – 3 мин.

Структура урока:

- Приветствие, проверка присутствующих, заполнение классного журнала;

- Проверка готовности учащихся к уроку (тетрадь, ручки);

- Настрой учащихся на работу.

2. Актуализация знаний:

3. Повторение материала прошлого урока

На предыдущем уроке мы говорили о том, что согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 для каждого вида ОРД определен свой формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенных зонах и границах в установленной последовательности. Реквизитов всего 30.

4. Объявление темы и цели урока. Объяснение нового материала (лекция)

Сегодня на уроке мы познакомимся с видами бланков документов и с различными требованиями их оформления.

4.1. Межпредметные связи:

- история отечество России;

- история государство и право;

Хотелось бы начать урок с путешествия в прошлое, в те времена, когда документы в делопроизводстве выполнялись на отдельных листах бумаги, подклеивались друг за другом в столбцы и наматывались на палочки в свитки (длиной 50-80 метров). Первые бланки документов появились в 30-х годах 19 века и нашли повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации-авторе, от имени которого документ издается. (Демонстрация показа образцов бланков).

Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому бланки для документов изготавливаются на бумаге хорошего и высшего качества. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации. Значительно облегчает работу с документами. Устанавливают два стандартных формата бланков документов:
А4 (297х210 мм) и А5 (148х210 мм).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм – верхнее; 10 мм – правое; 20 мм – нижнее.

Предусмотрены три вида бланков: (показ образцов бланков на интерактивной доске).

общий бланк
бланк для служебного письма
бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций.

Бланки допускается изготавливать типографским способом или с помощью компьютера. Исключение составляют гербовые бланки.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Вариант бланка с угловым размещением реквизитов считается более выгодным, т.к.

- позволяет сэкономить до 20% площади формата;
- рационален для оформления писем, т.к. в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя;
- удобен для документов, которые требуют утверждения (гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, реквизит).
(Все виды бланков демонстрируются с помощью показа слайдов с использованием программы Microsoft Power Point).

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации, использующим наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Российской Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка печатают на одном уровне: на русском языке – слева, на национальном языке – справа.

Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков (рассказ учителя, сопровождаемый показом образцов гербовых бланков):
- Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
- Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме.
- Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
- Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.
- Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.
- Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются приказом руководителя организации.
5. Закрепление нового материала. Проверка усвоения знаний.

Для закрепления нового материала предлагаю вам ответить на следующие вопросы:

Вопросы для закрепления новой темы:
1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ
2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

5. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

6. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

7. Какие требования предъявляются при изготовлении бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

6. Практическая часть:

Спроектируйте на ПК формуляры общего бланка и бланка письма для любой вымышленной организации (представьте, что вы открыли свое дело). Проявите элемент творчества при изготовлении торгового знака (эмблемы) вашей организации. (Несколько работ демонстрируется на интерактивной доске, критически оценивается их соответствие ГОСТ Р. 6.30 -2003. Оценку за работу получают все учащиеся)

• ра с см о тр е ть о сн о вн ы е ф ун кц ии до к ум ен т о в и их клас сифик аци я,

• выработать у стойчивые нав ыков исп ользования ком пьютерных

• развитие поз навательны х интересов, интеллекту альных и

творческих сп особносте й путем освоен ия делопроизв одства.

Проверка гот овности у чащихся к у року, отметка отсу тствую щих, объявле ние

При выполне нии работы долж ны соблю даться правила Т Б при работе за ПК

II. Постановка темы и ц елей урока. ( 2 мин) Слайд 1, 2

Словарь С И. Ож его в а и Г ос уд ар ств ен ны й ста нд ар т да ют с лед ующ ие тол ко вания

2. де ят ельн о сть , ох ва тыв ающ ая до к уме нт ир о ван и е и ор га ни за цию

2) деловая бумага, подтверждающа я какой - нибудь факт или право на что -

4) мат ериа льны й об ъек т, я вляю щийс я но сит елем опре дел енной

ин фор ма ци и и пре дна зн ач ен ный д ля ее пе ре да чи во вр е мен и и

Итак, как видно из приведенн ых определений , документ — это но си тель

ин форма ции , а дело про изво дств о — проце сс созда ни я, о бр аб о т ки и хр а не н ия

История создания документов тесн о связана с эволюцией рис ун к а и

пис ьменн ос ти. Наска льные рис унки был и пе рвым и соо бще ни я м и , п е р е д ав а вш и м и

и н фо р м ац и ю о т од н о г о че ло в е к а к д р уг о м у. В р а зн о е в р ем я ма т ер иа л ьн ы ми

но с ит е ля ми до к ум ен т а бы л и кл и ноп и сн ые табл ич ки и пап ир ус, б ер ес тя ны е

гр амо ты и пе рг ам ент . Документ продела л долгий путь в истории, по ка осн овным

материа л о м ег о с оз да н ия н е ст а ла б ум а га .

одновременно с этим ввел и соответству ющую регламента ци ю раб оты с

Ос нов но й объек т дело пр оиз вод ст ва — доку ме нт . Эт от объек т сод ер жит в себ е

Форма проведения урока – урок с применением информационных технологий. Данный вид учебного занятия является одной из наиболее эффективных форм работы для усвоения знаний, инструментом для формирования умений и навыков.

Урок с применением информационных технологий является одним из методов активного обучения, при котором решаются не только учебные задачи, но одновременно происходит обучение и воспитание обучающихся.

Наглядные пособия на традиционных носителях имеют статичный характер, не всегда отличаются высоким качеством, и не способствуют повышению интереса к предмету, соответственно, и успеваемости. Так как уроки с применением ИКТ всегда вызывают большой интерес студентов, то программа Microsoft Office Word стала замечательным подспорьем в выполнении практических работ и оформлению документов.

Педагогической практикой доказано, что студент усваивает информацию быстрее, если обучение проходит интерактивно. Когда он имеет возможность одновременно с получением информации обсуждать неясные моменты, задавать вопросы, тут же закреплять полученные знания, формировать навыки поведения. Такой метод вовлекает учеников в процесс обучения, а сам процесс становится легче и интереснее.

- научить студентов выбирать из текста необходимые реквизиты и оформлять приказ по основной деятельности;

-повышение уровня информированности студентов в области документационного обеспечения управления;

Актуальность урока:

привлечение внимания студентов к более активному применению информационных технологий в процессе обучения;

обучение студентов навыкам самоконтроля;

Развивающая- развитие логического мышления;- развитие самостоятельности при выполнении заданий;

Воспитательная - способствовать воспитанию дисциплины, соблюдению норм и правил работы в группе, уважению к закону, ответственному отношению к делу

Преподаватель: Двуреченская Е.А.

Предмет: Документационное обеспечение управления

Группа: БУ-17

Тип урока: урок обобщения и систематизации

Вид урока: Комбинированный

Формы работы: деловая игра, индивидуальная работа, работа на персональных компьютерах, творческая работа.

Межпредметные связи: информатика и ИКТ, деловая культура, компьютерное делопроизводство.

Методы работы: словесный, наглядный

Материально-техническое оснащение: Мультимедийный комплекс, поурочное планирование, презентация к уроку, персональные компьютеры, с установленным пакетом приложений Microsoft Office ,карты практического занятия по количеству обучающихся.

- презентация по оформлению приказов по основной деятельности

Комбинированный урок

Этапы урока

Приемы и методы

1. Организационный момент

2. Обоснование значения изучаемой темы и цели урока. План урока.

3. Актуализация знаний. Воспроизведение основных положений изученного

Беседа с элементами самостоятельной работы (репродуктивный).

4. Организация деятельности по изучению нового материала.

Объяснение, самостоятельная работа, рассказ (изложение) с применением наглядных пособий (частично-поисковый проблемный, исследовательский).

5. Проверка качества, закрепление и обобщение изученного, выводы.

6. Задание на дом.

7. Завершающий этап

Оргмомент. Приветствие. (Организация внимания, обеспечение готовности к работе

Любой сотрудник, работающий в системе делопроизводства, должен овладеть необходимым программным инструментарием для обработки документов, в том числе с применением компьютерной техники. От его знаний и умения работать с документацией будет во многом зависеть его карьера и успех в деловом мире. А так как ваша профессия непосредственно связана с составлением и оформлением различной документации для вас эта тема урока будет актуальной, и надеюсь очень полезной для вашей дальнейшей карьеры.

Я бы хотела, чтобы мы с вами сейчас вместе могли сформулировать тему сегодняшнего урока на основании следующих вопросов :

Посредством этого документа руководитель ставит перед работниками задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов (приказ)

Этот документ обязателен для исполнения всеми работниками предприятия (приказ)

Является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации (приказ по основной деятельности)

Итак, кто может мне сформулировать тему нашего урока (учащиеся поднимают руку и формулируют тему урока). Молодцы! Правильно, тема сегодняшнего

Какую цель мы должны поставить перед собой на сегодня?

Изучить приказ по основной деятельности

Изучить правила оформления и расположения реквизитов в приказе

Откройте ваши рабочие тетради и запишите тему сегодняшнего урока (учащиеся открывают рабочие тетради, и записываю тему урока).

И цель нашего с вами сегодняшнего занятия следующая:

Приобрести практические навыки составления и оформления приказа по основной деятельности в соответствии с принципами составления и требованиями к оформлению распорядительных документов.

Повторение теоретического материала

Так как делопроизводство тесно связано со многими профессиональными сферами нашей жизни, я предлагаю вам сегодня побыть в роли практикантов и окунуться в специфику работы секретаря.

Но прежде чем мы с вами научимся оформлять приказы по основной деятельности, мы должны выяснить каким теоретическим материалом вы владеете?

Сейчас я вам буду задавать вопросы, а вы должны будете на них ответить.

Какой документ называют приказом? (Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.).

Как могут располагаться реквизиты приказа по основной деятельности на бланке? (Угловое и продольное расположение реквизитов).

Какой шрифт и кегль шрифта установлен для оформления приказов по основной деятельности? (Times New Roman, размер 14).

Какая дата является датой приказа по основной деятельности? (Дата его подписания).

Из каких частей состоит текст приказа по основной деятельности? (Из констатирующей и распорядительной).

Что указывается в констатирующей части приказа по основной деятельности?(Кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа).

Из каких элементов состоит распорядительная часть приказа по основной деятельности? (Содержит поручения, делится на пункты и подпункты).

Сейчас на экран будут выводиться примеры реквизитов, а вы должны будете угадать, как называется этот реквизит.

Заголовок к тексту – 18

Наименование организации – 08

ссылка на регистрационный номер

Проверка домашнего задания

Дифференцированная проверка.

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления документа

номер, дата документа

Отметка об исполнении

Журнал регистрации исходящих документов

Кем подписан документ

Отметка о направлении копии документа в дело

Сведения об отправке документа

I. Заполните пробелы в следующих предложениях.

1.…………… – распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

2. Приказы оформляются на ……….. бланке

3. Текст приказа состоит из двух частей …………………………….

4. Распорядительная часть начинается словом …………….

5. Распорядительный документ вступает в силу с момента ………………….

3.Актуализация полученных знаний. Запись темы и эпиграфа.

Конкурс “Первооткрыватель”. Студентам предстоит за 5 минут написать название как можно больше реквизитов по информационному письму (Приложение 2, 3).

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

К приказам по личному составу относятся приказы: о приеме работников; об увольнении работников; о переводе работников.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

- по организации работы предприятия;

- другим производственным вопросам, например: о распределении служебных помещений, о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; о нарушении правил транспортировки грузов, о создании рабочей группы по проекту; о мерах по улучшению пожарной безопасности и т. п.

Приказ должен имеет следующие реквизиты( СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЕ реквизитов)

- наименование вида документа;

- заголовок к тексту;

- должность и ФИО руководителя;

5. Самостоятельная работа. Выполнение упражнения:

6. Выполнение упражнения на персональном компьютере

При выполнении работы должны соблюдаться правила ТБ и правила поведения в компьютерном классе. 1. Какие действия в соответствии с техникой безопасности должен воспроизвести делопроизводитель до начала работы? (включить полностью освещение в помещении; проветрить помещение; подготовить к работе необходимые инструменты; убедиться в исправности кабелей компьютера).

2. Какие меры безопасности должен соблюдать делопроизводитель во избежание поражения электрическим током? (не подключать и не отключать компьютер от электросети мокрыми руками; не соприкасаться одновременно с рабочим оборудованием и оборудованием, имеющим соединение с землёй).

3. Что необходимо делать делопроизводителю на рабочем месте через каждые 2 часа? (проветривать помещение и делать перерыв в работе на 10-15 минут).

4. Какие действия необходимо выполнить делопроизводителю в случае неисправности в работе компьютера: при появлении искрения, запаха гари? (немедленно отключить прибор от электросети и сообщить о случившемся администрации учреждения).

5. Какие требования безопасности должен соблюдать делопроизводитель по окончанию работы? (отключить электрические приборы, привести в порядок рабочее место, проветрить помещение, закрыть форточки).

Задание на определение информации:

Прочитайте текст и выполните задание, приведенное после него.

1. Произвести уборку прилегающей территории вокруг гостиницы в соответствии с требованиями правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда.

2. Ответственность за организацию и производство уборочных работ возложить на руководителя хозяйственной службы Симакина В.П.

Вы по какой-то причине не знаете, как правильно оформить приказ. Что делать? Но вы не растерялись и, воспользовавшись услугой интернет, стали искать выход из сложившийся ситуации.

- Оформите приказ по основной деятельности.

Систематизация знаний, оценивание деятельности студентов – 15 мин

ВЫВОДЫ: На сегодняшнем занятии в своей работе вы показали знания и умения оформления реквизитов в зависимости от документов, научились составлять и грамотно оформлять приказ по основной деятельности на компьютере, а также самостоятельно оценивать свою работу.

Домашнее задание - 3 мин. Повторить оформление приказов по личному составу

Читайте также: