План урока экспертиза ценности документов
Обновлено: 05.07.2024
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Министерство образования, науки и молодёжной политики Краснодарского края
государственное автономное профессиональное образовательное учреждение
План- конспект
открытого урока по дисциплине
ОП.02 Документационное обеспечение управления
с применением дистанционных технологий
Организация экспертизы ценности документов.
Документирование работы экспертных комиссий
Преподаватель: Король Оксана Васильевна
Дисциплина: ОП.02 Документационное обеспечение управления
Тема урока: Организация экспертизы ценности документов. Документирование работы экспертных комиссий
Тип урока: Комбинированный
Вид урока : онлайн-конференции.
Цель занятия: изучение оформления документов по результатам работы экспертной комиссии организации.
Задачи:
- сфокусировать внимание на сути проблемы;
- приобрести новые знания и представления в процессе обмена идеями;
- включить всех в работу;
- снять напряжение, установить рабочие взаимоотношения, создать атмосферу взаимодействия;
- создать фундамент для последующих занятий, объединив их в единый процесс.
Используемые технологии: мультимедиа технологии, приемы здоровьесберегающих технологий, элементы технологии проблемного обучения, приемы игровых технологий, коллективный способ обучения, активных методов обучения .
Форма контроля:
– оценить способность обучающегося к работе с информацией и умению принимать решения на основании имеющейся информации;
- оценка качества представленной работы;
- творческий подход к решению задачи.
Метод контроля :
- способность к работе с информацией и умению принимать решения на основании имеющейся информации;
-оценивает и развивает способность к анализу, систематизации и отбору наиболее важных факторов и их классификации с учетом важности и срочности;
- позволяет оценить способность студентов к работе с информацией и умению принимать решения на основании имеющейся информации.
Группа ; З-3-9-18
Дата 19.12.2020
Занятие проводится c применением дистанционных технологий платформе Webex , в формате онлайн-конференции. Подключение по расписанию.
Продолжительность урока: 60 мин.
Структура урока
Организационный момент –2 минуты (мультимедиа технологии, приемы здоровьесберегающих технологий)
Добрый день! Я рада приветствовать вас на нашем открытом уроке!
Повторение пройденного (коллективный способ обучения) :
1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?
2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
3. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи этой комиссии?
4. Нормативные документы, регулирующие экспертизу ценности документов?
5. Какие требования законодательства к порядку экспертизы ценности документов?
6. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
История экспертизы ценности документов.
Вопросы для рассмотрения:
1. Создание и работа ЦЭК и ЭК.
2. Правила составления актов о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
3. Актов о неисправимых повреждениях документов.
4. Акт о выделении к уничтожению дел.
5. Порядок оформления и утверждения описей.
Слайд 3. Э кспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Слайд 4. ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.
Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности.
Слайд 5. Э кспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее - по необходимости.
Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.
Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.
Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:
Акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Акты о неисправимых повреждениях документов.
Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.
Слайд 6. Образец акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (правила оформления).
Слайд 7. Образец акта о неисправимых повреждениях документов (правила оформления).
Слайд 8. На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.
Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.
Слайд 9. О писям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел по личному составу (Приложение 15);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
Слайд 10. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
(элементы технологии проблемного обучения) Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г. Давайте разберем почему именно так?
Совместный разбор.
Слайд 11-17 . Рассмотрение образцов описей дел.
Слайд 19 . Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Слайд 20 Образец а кта о выделении к уничтожению дел.
Слайд 21. По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).
Подведение итогов проведенного урока (3 мин.) вывод о достижении цели урока, выставление оценок.
На слайде представлены фразы, которые вы должны продолжить, выберите и продолжите их в чате.
Мне было интересно.
Мне было не интересно.
Теперь я могу.
Я приобрел(а).
Мне захотелось.
Мне сегодня удалось.
Домашнее задание:
2. Корнеев И., Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Учебник и практикум./ И. Корнеев., А. Пшенко.– М.: Юрайт, 2017. – 384с.-( Проф.образование).
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Департамент образования администрации Владимирской области
Методическая разработка урока
Куликова Светлана Николаевна
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА ЗАНЯТИЯ
Преподаватель : Куликова С.Н.
Дидактическая цель:
создать условия для формирования умений при применении знаний в процессе проведения процедуры экспертизы ценности документов (ЭЦД);
Задачи: Образовательные:
сформировать умение проведения процедуры ЭЦД и оформления сопутствующей документации; Развивающие:
способствовать развитию и совершенствованию профессиональных компетенций: работа по экспертизе ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами;
обеспечение учета и сохранности документов в архиве ;
Воспитательные:
содействовать воспитанию интереса к учебе и творческого отношения к избранной профессии;
содействовать воспитанию работы в команде.
Тип занятия: урок формирования и применения умений и навыков
Вид занятия: интегрированный
Форма: практическое занятие
Методы обучения: наглядный, проблемно-поисковый, аналитический, практический
Формы организации учебного процесса: индивидуальная, работа в группах
1. Организа-ционный момент
Приветствует, проверяет явку и готовность к уроку.
Озвучивает тему урока, цели. Знакомит с планом проведения урока.
2.Этап актуализации знаний
Воспринимают информацию и отвечают на вопросы игры
3 . Этап формирования навыков
- Почему необходимо проводить ЭЦД?
Делит студентов на микрогруппы, выбирает руководителя каждой группы.
Объясняет ход выполнения практической работы:
3.1. Проведение ЭЦД документов в выданных делах, полистный просмотр и их оценка.
3.2. Составление акта о выделении дел к уничтожению.
3.3. Составление описей дел постоянного хранения и дел по личному составу.
3.4. Составление протокола заседания экспертной комиссии.
3.5. Составление отчета по выявленным ошибкам в ходе ЭЦД.
3.6. Составление алгоритма действий проведения ЭЦД.
Наблюдает за деятельностью студентов во время работы, консультирует их.
Отвечают на вопрос
Каждый студент получает свое задание.
Самостоятельно выполняют работу
Работа в микрогруппах
4. Этап закрепления умений и навыков
Организует просмотр результатов проведения ЭЦД и взаимопроверку практической работы
Организует просмотр фильма об ЭЦД в отделе кадров ВТЭК
Презентуют свой материал. Руководители микрогруппы комментируют работу команды.
Микрогруппы оценивают практическую работу.
5. Этап подведения итогов
Подводит итоги урока, выставляет оценки, комментирует их
Заполняют лист рефлексии
6. Этап информации о домашнем задании
Даёт информацию о домашнем задании:
Воспринимают и записывают информацию,
Конспект занятия
Организационный момент
Преподаватель: - Цель занятия: создать условия для формирования умений при применении знаний в процессе проведения процедуры экспертизы ценности документов (ЭЦД) ( Приложение 1, слайд 2)
Преподаватель: Нам предстоит
повторить теоретические знания о нормативно-методических основах и порядке проведения ЭЦД, а также о режимах хранения документов и требованиях к зданиям, помещениям, оборудованию архива,
- провести ЭЦД реальности,
- посмотреть, как соблюдаются правила проведения ЭЦД в нашем колледже.
Этап актуализации знаний
3. Этап формирования навыков
Преподаватель: - Как вы считаете, почему необходимо проводить ЭЦД?
Сейчас вам предстоит выполнить практическую работу по проведению ЭЦД. ( Приложение 1, слайд 4)
Преподаватель: - Каждая команда – это небольшая организация. В этой организации накопились архивные дела, по которым необходимо провести ЭЦД.
Преподаватель: - Прошу вас внимательно прочитать задание ко всей практической работе и для каждого члена команды.
Перед вами лежат папки с делами. Необходимо провести полистную проверку этих дел. У некоторых документов истек срок хранения, некоторые попали в папку ошибочно. Определите эти документы и выньте их из папки. Во внутренней описи сделайте пометку в примечании. Определите, какие документы необходимо вынуть из папок.
Преподаватель: - Составьте акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. А если у дел срок хранения еще не истек, то на них составьте описи дел постоянного хранения, или описи дел по личному составу, или описи дел временного (свыше 10 лет хранения). Вам даны бланки в электронном виде (Приложение 5) .
Секретарь составит протокол заседания, на котором будут рассмотрены акт о выделении дел к уничтожению и описи дел.
Преподаватель: - Руководитель организации утверждает документы, составленные экспертной комиссии. Если необходимо, то помогает своей команде.
Потом представляет составленные документы в электронном виде на экране для оценивания работы. Заполняет оценочную ведомость.
учающиеся выполняют работу
4. Этап закрепления умений и навыков
Преподаватель : Подведем итоги нашей работы. Руководитель организации покажет в электронном виде этапы проведения. Все смотрим на доску и комментируем работу.
Преподаватель : - А сейчас просмотрим видео, снятое обучающимися нашего колледжа, о проведении ЭЦД в нашем колледже. Сравните теорию, которую мы изучаем, и реальность ( Приложение 6)
5. Этап подведения итогов
Преподаватель : - Проведем рефлексию: Что уже знаю и умею, а в чем затрудняюсь при проведении ЭЦД …
(Руководители групп оценивают работу каждого в своей группе)
- По результатам занятия мы видим, что вы справились с заданием, поэтому цели можно считать достигнутыми.
6. Этап информации о домашнем задании
Перечень использованной литературы
Харченко О.А. Государственный и ведомственные архивы: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2012
Помогите другим пользователям — будьте первым, кто поделится своим мнением об этой презентации.
Аннотация к презентации
Содержание
Экспертиза ценности документов
Выполнила студентка группы 11890 А.А. Усова
Слайд 2
Экспертиза ценности документов
Это процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
Слайд 3
В результате проведения экспертизы:
Устанавливается комплекс документов постоянного и временного хранения; Производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения; Определяются уникальные и особо ценные дела; Осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
Слайд 4
Экспертные органы
Экспертная комиссия состоит из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Слайд 5
Экспертная комиссия (ЭК) в своей работе руководствуется:
Положением об архивном фонде РФ; Требованиями ГСДОУ; Приказами Федеральной архивной службы РФ; Нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами; Типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.
Слайд 6
Критерии экспертизы ценности документов
Это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии: происхождения; содержания; внешних особенностей.
Слайд 7
К критериям происхождения относятся:
Роль и место организации, или лица в системе гос. управления, или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы; Значимость выполняемых ими функций; Время и место образования документов.
Слайд 8
К критериям содержания относятся
Значимость отраженных в документах событий; Значение информации, содержащейся в документе; Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации; Вид документа; Подлинность документа.
Слайд 9
К критериям внешних особенностей относятся:
Форма фиксирования и передачи содержания; Удостоверение и оформление документа; Физическое состояние документа.
Слайд 10
Порядок проведения экспертизы ценности документов
Слайд 11
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел. Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводства.
Слайд 12
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию. Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
Слайд 13
Оформление результатов экспертизы ценности документов
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Слайд 14
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. Презентация на заданную тему содержит 35 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас - поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
экспертиза ценности документов (ЭЦД) изучение документов (их оценка) на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав АФ РФ
действующего законодательства и правовых актов РФ в области архивного дело и ДОУ типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ
Читайте также: