План работы службы доу представляет собой

Обновлено: 07.07.2024

В современных условиях, когда перемены в жизни общества и образовательных учреждений происходят значительно быстрее, особая роль уделяется управленческому мастерству.

профессиональных умений руководителя,
способностей оперативно принимать решения,
способностей нацеливать коллектив на непрерывное развитие, творческий рост.

умения руководителя осознавать себя и свои личные цели,
правильно распределять время и усилия, т.е. от умения изучать и изменять себя;
умения создавать собственные управленческие концепции развития.

способность проанализировать ситуацию;
умение выявить основные тенденции жизнедеятельности учреждения (увидеть перспективы развития);
умение определить пути развития учреждения (способы и средства достижения).

Осуществляя выбор путей обновления педагогического процесса и эффективного управления им, современный руководитель, должен учитывать:

– тенденции социальных преобразований в обществе,
– запросы родителей,
– интересы детей
– профессиональные возможности педагогов.

недостаточное осознание руководителями значения и сущности планирования в системе управления;
трудности в совершенствовании механизма планирования (определении целей, структуры и содержания);
необходимость создания новых разновидностей планов и технологий планирования.

Квалифицированное составление плана одна из важнейших составляющих для обеспечения действенности и результативности всей работы ДОУ.

Система планирования в ДОУ.

Планирование включает в себя целеполагание, разработку планов, а так же анализ и прогнозирование внутренней и внешней среды ДОУ (потребностей, потребителей и т.д.).

неумение чётко определить специфику целей и содержания планирования (как способ управленческой функции в ДОУ), её взаимосвязь с другими функциями управления;
нечеткость в определении методов и форм планирования деятельности ДОУ;
отсутствие взаимосвязи между планированием деятельности и механизмами его реализации, влекущее за собой нерациональное использование времени, кадров и ресурсов;
заведомая невыполнимость планируемых целей и результатов;
непродуманность и неразработанность структуры планов.

Поэтому процесс планирования должен создать плановую систему, в которой хорошо видны:

1) основное содержание плана;
2) его временной разрез;
3) ответственное за его выполнение лицо или группа лиц.

привлечение родителей к разработке стратегических (долгосрочных планов);
обеспечение работников ДОУ всех уровней информацией, необходимой для качественной разработки планов;
определение алгоритма и видов деятельности, необходимых педагогическим работникам ДОУ для качественной разработки планов;
распределение функциональных обязанностей педагогических работников ДОУ в процессе планирования;
выработка оптимального набора форм планирования.

Данная система состоит из нескольких слоёв или уровней планов: стратегического, тактического и оперативного.

Уровневая система планирования и перечень соответствующей плановой документации.

Первый уровень – стратегическое, или долгосрочное, планирование – определяет основные стратегические (долгосрочные) цели образовательного учреждения, а также политику (направление действий) и стратегию (оптимальные пути) получения и использования ресурсов для достижения этих целей.

включение в его содержание основных проблем деятельности образовательного учреждения;
создание ориентиров и рамок для детального планирования и принятия текущих решений;
долгосрочный характер (по сравнению с другими видами планирования);
нацеленность на придание деятельности учреждения стройности и внутреннего единства;
заложенная объективная необходимость руководства активизировать и модернизировать работу учреждения.

Второй уровень планирования, тактическое планирование – это краткосрочная стратегия достижения цели, разрабатываемая на уровне руководителей среднего звена.
Основной задачей является разработка дополнительных планов и конкретных указаний по обеспечению целей и налаживанию процесса реализации стратегического планирования.

определение мероприятий, которые необходимо провести в рамках образовательного учреждения (какие?);
определение исполнителей (кто?);
обеспечение реализации мероприятий (каким образом?).

Третий уровень, оперативное планирование – представляет собой разработку конкретных действий людей и структур с учетом всех необходимых условий.
Таким образом, планирование деятельности ДОУ необходимо рассматривать как сочетание стратегического, тактического и оперативного уровней. Именно такое планирование представляется наиболее комплексным и системным.

создание долгосрочного плана:
дает основу для принятия решений(что и как организация хочет достичь);
способствует снижению риска при принятии решений;
помогает установить взаимосвязь и единство целей планирования.

Тактическое планирование гарантированно обеспечивает разработку конкретных планов для реализации стратегических планов.

Оперативное планирование довершает единую систему планирования, т.к. представляет собой разработку конкретных действий с учетом всех необходимых ресурсов.

определение понятной и реально достижимой для работников ДОУ иерархии планируемых целей, задач и мероприятий;
создание стройной системы целеполагания (цели, главные/второстепенные задачи, контрольные мероприятия), конкретизирующей основные целевые программы и указания органов управления образованием;
установление чёткой взаимосвязи между анализом итогов работы за год и проектированием работы на следующий период;
выстраивание системы взаимосвязей между долгосрочными, перспективными и оперативными планами при сохранении возможности внесения корректив;
чёткое прогнозирование результатов деятельности на планируемый период и др.

Годовой план ДОУ: структура, содержание, анализ.

Годовой план ДОУ – координированная система решений, рассчитанная на обеспечение эффективной деятельности ДОУ в течении определенного времени: недели, месяца, года.

анализ конечных результатов прошедшего учебного года;

планирование деятельности ДОУ на очередной учебный год:

обеспечение здоровья и здорового образа жизни;
обеспечение высокого уровня воспитания и образования дошкольников в соответствии с реализуемой в ДОУ программой;
создание условий для обеспечения готовности старших дошкольников к обучению в школе;
научно-методическое и кадровое обеспечение учебно-воспитательного процесса;
взаимосвязь в работе ДОУ с семьей, школой и другими организациями;
укрепление материально-технической и финансовой базы.

все виды ресурсов ДОУ, их состояние, способы и возможности использования;
кадровый потенциал педагогического коллектива, согласованность позиций, опыт совместной работы, социально-психологический климат учреждения.

составленный план обсуждается и корректируется педагогическим коллективом на производственном совещании перед началом нового учебного года (в августе);
поэтапное обсуждение выполнения частей плана с коллективом, которое помогает каждому педагогу понять цель, уточнить способы решения общих задач, и четко представить себе цели своей последующей деятельности.

Первая часть плана представляет собой:
анализ выполнения годового плана (оценивается уровень выполнения каждой задачи предыдущего учебного года; выявляются причины невыполнения годовых задач).
задачи на новый учебный год.

Оформление анализа годового плана

анализ состояния здоровья воспитанников;
анализ заболеваемости детей и сотрудников в течение года, суммарных данных по группам здоровья;
анализ результатов организации физкультурно-оздоровительной работы, закаливания, организации рационального питания и др.
общие выводы (выявленные тенденции по уровню здоровья и здорового образа жизни);
резервы планирования деятельности на новый учебный год.

анализ результатов выполнения программы по всем направлениям.
анализ уровня познавательного развития детей, социально-нравственного, художественно-эстетического, физического развития и др.;
общие выводы;
резервы повышения уровня выполнения программы.

анализ уровня готовности к обучению в школе детей подготовительной группы (результаты диагностики развития детей, поступающих в школу);
анализ успеваемости выпускников детского сада, окончивших 1–3-й класс;
общие выводы;
резервы повышения результативности работы по данному подразделу.

результаты повышения квалификации и аттестации педагогов;
заявки педагогов на методическую помощь на следующий год (по карте педагогического мастерства);
анализ методической работы в ДОУ;
анализ научно-методической обеспеченности образовательно-воспитательного процесса;
общие выводы, выявленные тенденции;
резервы планирования работы с кадрами и оснащения методического кабинета на следующий учебный год.

анализ системы взаимодействия с родителями (по результатам анкетирования родителей);
выполнение планов совместной работы ДОУ и школы;
результаты взаимодействия с другими организациями;
общие выводы.

итоги административно-хозяйственной работы,
материально-технические и медико-социальные условия пребывания детей в ДОУ.

проследить динамику развития образовательного, обеспечивающего и управленческого процессов;
выявить достижения и недостатки в работе;
определить противоречия и проблемы по основным направлениям работы ДОУ, учитывая которые, сформировать цели и задачи на следующий учебный год;
оформить полученные результаты в виде текстов и графиков, отражающих и прослеживающих динамику развития планируемых процессов жизнедеятельности ДОУ.
наметить конкретные меры по коррекции планирования и управления, сориентированных на поиск способов выполнения годовых задач.

Вторая часть плана включает – основные направления и действия (мероприятия).

Состоит из следующих разделов:

инструктажи (ОТ, ТБ, ПБ и др.);
производственные собрания;
повышение квалификации и социальной активности педагогов(курсы, семинары, конференции и др.)
методические объединения;
подготовка и проведение аттестации педагогических работников;
изучение работы воспитателей (с детьми, с родителями, с коллегами)
консультации с обслуживающим персоналом.

деятельность совета по развитию ДОУ;
педагогические советы;
семинары, консультации, коллективные просмотры занятий, конкурсы;
работа с молодыми воспитателями.

родительские собрания (общие/групповые);
лектории и консультации для родителей;
дни открытых дверей;
занятия педагогического всеобуча;
оформление выставок и др.

воспитательная работа с детьми (праздники, развлечения, КВН, спартакиады и др.);
оздоровительная работа с детьми (спортивные праздники, секции, клубы, факультативы, походы и др.)

итоговый;
оперативный;
фронтальный;
тематический.

ремонт помещений;
укрепление материально-технической базы;
работа на территории ДОУ;
работа по охране жизни и здоровью детей и др.

Таким образом, алгоритм годового планирования может быть представлен следующим образом:

1-й этап. Планирование ежемесячно повторяемых дел (н-р, проведение педсоветов; первичной, полугодовой и итоговой педагогической диагностики дошкольников; подготовку и проведение праздников и др.);
2-й этап. Помесячно спланированные мероприятия дополнить традиционно сложившимися мероприятиями ДОУ (н-р, проведение праздников, конкурсов, выставок);
3-й этап. Запланировать новые мероприятия под те цели и задачи, которые определены на основе анализа деятельности ДОУ за предыдущий год.

Автор делится собственным опытом планирования деятельности вверенных подразделений в сфере управления документами на следующий год. Описанные подходы объясняют: какие обязательные и стратегические задачи могут быть включены; как преодолеть проблему устаревания долгосрочных планов на полпути их выполнения; как дробить задачи и назначать им конкретных исполнителей и сроки; как отчитываться в их исполнении, получая по результатам качественной работы премии. Данная система показывает для 2-уровневой структуры подразделения (в Аппарате есть 3 управления), кто из руководителей что делает при спуске задач сверху вниз, а также как движется отчетность об их исполнении снизу вверх.

В советское время каждое предприятие нашей страны организовывало свою деятельность строго в соответствии с планом, который выстраивался исходя из поставленных государством задач. В переходный период опыт планирования, к сожалению, подрастеряли. Но требования современного мира снова возвращают нас к необходимости выстраивать и взаимоувязывать планы работы всех подразделений предприятия. Не остался в стороне и наш блок. Хотела бы поделиться с вами нашим опытом планирования работы Аппарата генерального директора, в состав которого входит несколько управлений (документационного обеспечения, делопроизводства и центральный архив).

Определение из Википедии

Планирование – это оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем.

Что нужно сделать?

анализируем сначала обязательные процессы (это оперативное планирование), например сдача документов в архив, утверждение номенклатуры дел на следующий год и т.п.;

потом анализируем стратегические процессы (стратегическое планирование), которые необходимы нам для выстраивания работы в части управления документами предприятия. Сюда можно отнести:

процессы, которые нужно сделать исходя из задач, поставленных руководством (например, в нашем случае это автоматизация заявок);
а также те задачи, которые мы сами хотим внедрить (например, разработка Положения о подготовке и оформлении протоколов или Положения о работе с печатями и штампами, которые будут дополнять и конкретизировать требования Инструкции по делопроизводству).

Пример 1. Обязательные и стратегические задачи в управлении документами организации

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Создание диаграмм в MS Excel

Показываем базовые возможности MS Excel по переводу данных таблицы в диаграммы: для каких задач какие виды диаграмм лучше работают; как их создать (даем пошаговый алгоритм), что можно корректировать в них (например, что отображать по вертикали, что по горизонтали гистограммы, а что цветом).

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. К подготовке документов планирования и отчетности привлекаются начальники структурных подразделений, а в необходимых случаях - специалисты службы ДОУ с соответствующей квалификацией.

Отметим, что планирование работы осуществляется службой ДОУ самостоятельно, на основе анализа результатов предшествующей деятельности (например, за истекший календарный год) и в соответствии с планируемыми показателями деятельности предприятия на предстоящий период (наступающий календарный год). Уточним, что в общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т.п.).

Разработку проекта годового плана работы службы ДОУ целесообразно завершить к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду.

В проекте плана определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в предстоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ по документационному обеспечению управления*(40). Проект плана, как правило, включает пояснительную записку и приложения, в том числе необходимые расчеты (основные показатели работы службы ДОУ).

Пояснительная записка в составе проекта плана состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития повседневной деятельности архива предприятия, и заключения. В разделах пояснительной записки коротко обосновывается необходимость выполнения видов работ по документационному обеспечению управления, определяются их конечные результаты и т.п.

Основные показатели плана работы на предстоящий период содержат перечень показателей и их значения; при этом, помимо итоговых (годовых) значений показателей, допускается отражать в документе их полугодовые и квартальные значения. Проект плана (см. рис. 2.3) обсуждается руководством службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с другими структурными подразделениями (должностными лицами), после чего утверждается руководителем предприятия.

Наименование предприятия Утверждаю

Наименование должности руководителя

Подпись, расшифровка подписи

План работы ___________________________________________ на 20 __ год

N п/п	Название раздела (вида работ)	Единица измер.	Объем работы	Бюджет времени	Срок исполн.	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Руководитель службы ДОУ _________________ _____________________

Дата подпись Расшифровка подписи

Рис. 2.3.

Планирование работы структурных подразделений службы ДОУ предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Порядок планирования - в том числе сроки, отводимые на разработку проекта плана, формы планирующих документов и др. - определяются руководителем службы ДОУ.

В проекте плана структурного подразделения отражаются основные показатели по видам работ, выполняемых соответствующими подразделениями, в том числе их наименования, объемы, сроки и исполнители. Проект плана структурного подразделения в необходимых случаях согласуется с заинтересованными сторонами, после чего утверждается руководителем службы ДОУ.

Индивидуальное планирование осуществляется работниками службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.

Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего - руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).

За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае - отчетов)*(41).

Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.

Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы*(42). В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.

Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений*(43).

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

Наименование предприятия Утверждаю

Наименование должности руководителя

Подпись, расшифровка подписи

План работы ___________________________________________ на 20 __ год

N п/п	Название раздела (вида работ)	Единица измер.	Объем работы	Бюджет времени	Срок исполн.	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Руководитель службы ДОУ _________________ _____________________

Дата подпись Расшифровка подписи

Рис. 2.3.

В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ)[17] документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия[18].

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.

Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:

1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.

2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.

3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.

4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:

положением о службе ДОУ;

положениями о структурных подразделениях[20];

инструкцией по ДОУ;

инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:

секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;

группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));

секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:

канцелярия (группа делопроизводства);

группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группа рассмотрения писем (жалоб);

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.

Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).

Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24].

1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 ? Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.

2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.

Читайте также: