Обновлено: 05.07.2024

Экспертиза ценности документов как важнейшая задача работника сферы делопроизводства и архивиста. Принятие решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения в МБДОУ "Колокольчик".

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	дипломная работа
Язык	русский
Дата добавления	16.10.2014
Размер файла	114,5 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Вторая графа - названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе "Сроки хранения и статьи по Перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка "ЭК", которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Таким образом, современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий.

2. Организация проведения экспертизы ценности документов на примере МБДОУ "Колокольчик"

Организацию экспертизы ценности документов проведем на примере МБДОУ "ЦРР - детский сад "Колокольчик"

Детский сад работает с 07.00 часов до 19.00 часов с понедельника по пятницу.

В детском саду имеется 11 групп полного дня для детей с 2 лет до 7 лет.

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

• документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
• представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
• служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

• выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
• отбором бумаг, необходимых для работы;
• изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

• дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
• Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
• вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
• краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
• результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
• подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

30.12.2019 с. Широкое № 593-о

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

по проведению экспертизы ценности документов

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов в составе:

Председатель – Горова Л.Е., заместитель директора по УВР;

Секретарь комиссии – Кондрух М.А., секретарь-машинистка;

Члены комиссии: Терещенко О.В., заведующий хозяйством;

Ющенко С.Н., библиотекарь;

Николаева И.А., специалист по ОТ, делопроизводитель;

2. Считать не действительным локальный акт № 31 (Положение об экспертной комиссии), утвержденный приказом № 360 от 30.12.2014г.

4. Ввести в действие Положение с 30.12.2019

5. Экспертной комиссии:

5.2. Составить План работы экспертной комиссии на 2020 год до 10.01.2020

6. Ознакомить с Положением всех участников образовательного процесса под роспись заместителю директора по УВР Горовой Л.Е, заведующему хозяйством Терещенко О.В.

7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Н.С. Ходова

С приказом № 593-о от 30.12.2019

_______________ Л.Е. Горова

_______________ О.В. Терещенко

_______________ М.А. Кондрух

_______________ И.А. Николаева

_______________ С.Н. Ющенко

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК, 297510

________ Е.В. Тещаева

План работы

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок исполнения

Ответственный

1.1.описи дел постоянного хранения

1.2.описи дел по личному составу

1.4.инструкции по делопроизводству

Утверждение номенклатуры дел на 2020 год

Утверждение плана работы на 2021 год

Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения

Секретарь экспертной комисии М.А. Кондрух

• подготовка к ЕГЭ/ОГЭ и ВПР
• по всем предметам 1-11 классов

• Для учеников 1-11 классов и дошкольников
• Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Дистанционные курсы для педагогов

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

5 612 630 материалов в базе

• ЗП до 91 000 руб.
• Гибкий график
• Удаленная работа

Самые массовые международные дистанционные

Школьные Инфоконкурсы 2022

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Другие материалы

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

• 11.11.2021 380
• DOCX 57 кбайт
• 10 скачиваний
• Оцените материал:

Настоящий материал опубликован пользователем Николаева Ирина Александровна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.

Автор материала

40%

• Подготовка к ЕГЭ/ОГЭ и ВПР
• Для учеников 1-11 классов

Московский институт профессиональной
переподготовки и повышения
квалификации педагогов

Дистанционные курсы
для педагогов

663 курса от 690 рублей

Выбрать курс со скидкой

Выдаём документы
установленного образца!

Учителя о ЕГЭ: секреты успешной подготовки

Время чтения: 11 минут

Минтруд предложил упростить направление маткапитала на образование

Время чтения: 1 минута

В Россию приехали 10 тысяч детей из Луганской и Донецкой Народных республик

Время чтения: 2 минуты

Отчисленные за рубежом студенты смогут бесплатно учиться в России

Время чтения: 1 минута

Новые курсы: преподавание блогинга и архитектуры, подготовка аспирантов и другие

Время чтения: 16 минут

Рособрнадзор предложил дать возможность детям из ДНР и ЛНР поступать в вузы без сдачи ЕГЭ

Время чтения: 1 минута

В Госдуме предложили ввести сертификаты на отдых детей от 8 до 17 лет

Время чтения: 1 минута

Подарочные сертификаты

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.

1.2. Экспертная комиссия (далее по тексту – ЭК) является совещательным органом, имеющим право принимать решения, которые вступают в силу после утверждения их руководителем Учреждения.

1.3. ЭК назначается приказом руководителя Учреждения, работающих с документацией. В состав ЭК в обязательном порядке включается работник, ответственный за организацию делопроизводства.

2. Задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Учреждения.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

3. Основные функции

В соответствии с основными задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит ежегодный отбор дел и документов для хранения и выделения к уничтожению.

3.2. Рассматривает и согласовывает номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утере и неисправимых повреждениях документов и дел.

3.3. Организует и проводит консультации, участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников ДОУ по вопросам работы с документами.

ЭК для решения стоящих перед ней задач и возложенных на нее функций имеет право:

4.1. Рекомендовать к утверждению руководителем Учреждения согласованные ЭК описи дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе личных дел уволенных работников, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел.

4.2. Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания сотрудников Учреждения, представителей вышестоящих органов и соответствующего государственного или муниципального архива.

4.3. Запрашивать от работников Учреждения сведения, необходимые для работы ЭК, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на нее задач и функций.

5. Организация работы

5.1. Деятельность ЭК осуществляется в соответствии с утвержденным годовым планом работы Учреждения.

5.2. ЭК созывается по мере необходимости.

5.3. Секретарь ЭК (совместно с заинтересованными работниками) обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения на заседаниях ЭК, созыв в соответствии с планом работы заседаний. Подготовленные документы доводятся секретарем до сведения членов ЭК и приглашенных за 3 дня до заседания.

5.4. ЭК правомочна принимать решения при наличии не менее половины членов ее состава.

5.5. Заседания ЭК протоколируются. Решения принимаются по каждому обсуждаемому вопросу (документу) большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну председатель ЭК имеет право решающего голоса. В необходимых случаях решение принимает руководитель Учреждения.

Особое мнение членов комиссии и приглашенных отражаются в протоколах или прилагаемых к ним заключениях.

5.6. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются руководителем Учреждения. После утверждения протоколов заседаний ЭК принятые решения доводятся до исполнителей.

5.7. Секретарь ЭК осуществляет контроль за выполнением принятых решений, учет и отчетность о работе ЭК, ведет делопроизводство и имеет право требовать от работников Учреждения своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях.

5.8. Председатель руководит деятельностью ЭК и несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач.

Председатель ЭК имеет право созвать внеплановое заседание, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения.

Читайте также:

  
• Какой процесс в клетке получил название диссимиляция или энергетического обмена кратко
  
• Объясните название разделов расширенная пруссия согласны ли вы с этой характеристикой кратко
  
• Развитие внеурочной деятельности в условиях сельской школы
  
• Деятельность советов 1917 кратко
  
• Как выявить жестокое обращение в школе