Организация контроля за деятельностью подчиненных кратко

Обновлено: 04.07.2024

Контроль позволяет глубже видеть и осмысливать результаты работы, своевременно предупреждать и устранять возможные просчеты, диспропорции, а также своевременно реагировать на изменяющуюся обстановку.

Работа содержит 1 файл

Организация контроля над деятельностью подчинённых.docx

Контроль — надзор, наблюдение, проверка чего-либо.

Контроль — это такая функция управления, которая позволяет руководителю организации, подразделения, аппарата управления выявлять проблемы и корректировать их деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

С помощью контроля руководитель определяет правильны ли его решения, нуждаются ли они в корректировке и если нуждаются, то в какой степени.

В процессе контроля устанавливается диагноз состояния дел, что есть на самом деле (диагностическая функция контроля). Затем на основе полученных результатов определяют, что нужно делать, какие проблемы в данный момент заслуживают наибольшего внимания (ориентирующая функция контроля). Контроль, оценка работы, признание результатов являются дополнительными стимулами в работе (стимулирующая функция контроля). Контроль порождает у исполнителей не менее сильные побуждения к высокоэффективному труду, чем обычные моральные и материальные стимулы.

Как же удержаться от крайностей при осуществлении контроля? Вот несколько простых советов, которые помогут вам это сделать:

Воспринимайте контроль не как вид воздействия на вашего подчиненного, а как вид взаимодействия с ним, в котором нуждаетесь вы оба.
Контроль есть взаимодействие между людьми на основе знания реального положения вещей и для знания реального положения вещей. Осуществляя его, полезно задавать себе два предварительных вопроса:
а) Знаю ли я реальное положение вещей (не ввели ли меня в заблуждение по поводу того, как идут дела).
б) Как лучше построить взаимодействие с тем (теми), кого я контролирую?

Контрольная деятельность руководителя — это сложное искусство. Именно по умению наладить эффективный контроль часто делают вывод об уровне зрелости руководителя на любом уровне управления.

Р азличают две формы контроля: внутренний и внешний.

Внутренний контроль (система внутреннего стимулирования )

Внутренний контроль (система внутреннего стимулирования) — это самоконтроль подчиненных. Он соответствует внутренней потребности каждого человека получить признание, самоутвердиться, завоевать авторитет, т. е. содействует усилению активности подчиненных.

Внутреннее стимулирование строится на следующих основных правилах:

Достоинства системы внутреннего стимулирования:

Для повышения эффективности внутреннего контроля руководителю рекомендуется:

при коллективном формулировании и выборе целей предстоящих работ давать подчиненным право влиять на этот выбор;
использовать результаты контроля и полученные оценки не только для материального стимулирования подчиненных, но и для выявления нерешенных проблем и поиска путей их решения;
установление моральных и материальных стимулов не по частной, единичной оценке контролируемой работы, а по комплексу показателей деятельности подчиненных.

К недостаткам внутреннего контроля можно отнести:

Слабеет непосредственный (оперативный) контроль руководителя над деятельностью подчиненных.
Появляется опасность, что цели, имеющиеся у предприятия, могут искусственно заменяться подчиненными.
Является затруднительным справедливое распределение вознаграждения (премий) среди сотрудников.

Внешний контроль

Внешний контроль появляется в постоянном внимании руководителя к деятельности подчиненных и четкой моральной и материальной мотивации их по результатам работы.

К нежелательным последствиям внешнего контроля можно отнести:

появление у подчиненных желания улучшить не саму работу, а отдельные ее показатели, которые чаще всего находятся под наблюдением руководителя;
стремление скрыть или приукрасить сведения, которые влияют на оценку контролируемых работ. Это приводит к снижению достоверности всей управленческой информации, на основе которой подготавливаются и принимаются решения;
непроизводительное расходование сил и времени подчиненных, стремящихся оправдать свои действия в контролируемой области.
сотрудники могут забросить другую работу, значимость которой ничуть не меньше, устремив все силы на те виды работы, которые непосредственно связаны с вознаграждением.
кроме того, при такой системе контроля у подчиненных возникает соблазн заблокировать, скрыть информацию, снижающую их показатели, или поставить под сомнение эти показатели.
внешний контроль требует больших сил и времени не только со стороны руководителя, но и со стороны подчиненных. Ничего удивительного не будет, если самые сообразительные ваши сотрудники начнут заблаговременно заваливать ваш стол оправдательными документами, доказывая, что их вины в неудачах нет.

Поставим вопрос: какая из двух систем контроля является предпочтительной? Ответить на этот вопрос можно так: менеджер должен владеть обеими и использовать их в зависимости от ситуации и особенностей коллектива. Зная достоинства и недостатки той и другой системы, вы сможете предусмотреть негативные последствия от их применения и смягчить их. Единственное, чего делать не следует, это смешивать системы.

Основными видами внешнего контроля являются: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль используется для оценки человеческих, материальных и финансовых ресурсов при организации работ по выполнению решений.

При осуществлении предварительного контроля руководитель должен особое внимание уделить человеческим ресурсам, к которым относят количество исполнителей, уровень их квалификации, их профессиональные знания, умения и навыки, деловые, личные и другие характеристики, которые нужны для подбора и расстановки наиболее квалифицированных работников.

На этом этапе определяется также: что и когда необходимо проконтролировать.

Текущий контроль осуществляется руководителем непосредственно в ходе выполнения работ. Периодические проверки работы подчиненных, обсуждение достижений и возникающих проблем, разработка предложений по совершенствованию работы— все это позволит исключить нежелательные отклонения от запланированного хода работ.

Заключительный контроль осуществляется уже после завершения работ, и поэтому его результаты непригодны для использования в процессе текущего управления. Вместе с тем его результаты дают возможность руководителям использовать полученную информацию для разработки новых планов.

Результаты заключительного контроля призваны играть большую роль при разработке методов мотивации работников, когда вознаграждение за успешно выполненную работу связывают с определенными достижениями в работе.

Руководитель должен вести строгий и точный учет работы, но не тонуть в мелочах. Следует выбирать главные показатели, характеризующие основные результаты работы.

Контроль за ходом выполнения управленческого решения начинается с первых шагов его реализации. Однако любой контроль невозможен без точного, детального учета работы. При этом используются самые различные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный и другие.

Процесс осуществления контроля можно разделить на три четко различимых этапа:

Выработка показателей, критериев и стандартов;
Сопоставление с ними достигнутых результатов;
Принятие необходимых корректирующих действий.

На первом этапе руководитель должен четко определить показатели, критерии, стандарты, которые характеризуются временными рамками и конкретными событиями и позволяют оценить степень выполнения работы.

Каждому руководителю приходится контролировать ход выполнения множества управленческих решений на различных уровнях управления. Поэтому очень важным является выбор форм контроля.

Руководитель более высокого уровня должен уметь выбрать ряд главных обобщающих критериев, с помощью которых он, не затрачивая много времени и сил, сможет с достаточной степенью точности оценивать степень реализации управленческого решения.

Если же руководитель пытается контролировать ход работ, вникая во все детали, во все мелочи, он будет завален информацией, среди которой трудно найти главную.

На втором этапе важно определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям руководителя, насколько допустимы отклонения от стандартов. Здесь определяется масштаб допустимых отклонений, выбираются методы измерения результатов, способы передачи информации и ее оценка.

Руководители каждого уровня должны устанавливать масштаб допустимых отклонений, для своего конкретного уровня, т. е. таких отклонений от критериев и стандартов, которые не вызывают тревоги. Если масштаб велик, то система контроля реагирует только на значительные отклонения, если мал - то на очень не большие.

Реакция системы контроля на очень малые отклонения может парализовать и дезорганизовать работу организации, подразделения. Это обусловлено тем, что в такой системе контроля большая часть людских и финансовых ресурсов тратится не на реализацию планов и программ, а на организацию и осуществление детального, постоянного контроля за их реализацией.

При разработке системы контроля руководитель должен добиваться того, чтобы она срабатывала только при заметных отклонениях от стандартов, когда отклонения могут привести к значительному ущербу.

Чтобы быть эффективным, контроль должен быть еще и экономичным, т. е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование.

Контроль подчиненных необходим для:
1. Демонстрации важности поставленных задач.
2. Установления уровня загрузки подчиненного персонала.
3. Определения курса работы коллектива, а, при необходимости, корректировки их действий. Стабильности и надежности в глазах сотрудников.
4. Предотвращения ошибок в работе и фиксирования успеха.
5. Оказания своевременной помощи или своевременного делегирования полномочий другому исполнителю/исполнителям.
6. Получения предсказуемого результата работы компании.
7. Конкурентоспособности коммерческой организации на рынке.

ВЫВОД: организация контроля деятельности подчиненных несет в себе основную функцию, а именно обеспечение своевременного и качественного выполнения бизнес-задач. В ходе контроля руководитель должен испытывать чувство уверенности, что он получит запланированный результат, который направлен на реализацию коммерческих целей компании.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ: нередко, управленческий контроль становится чрезмерным: тогда контроль начинает отнимать все время руководителя. В это время подчиненные тратят время не на выполнение своих прямых обязанностей, а на контрольные мероприятия или уход от них. В этом случае руководителю нужно задуматься о том, что он не уделяет должного внимания планированию и делегированию.

Компании контролируют персонал по-разному: одни ограничиваются отчетами по результатам работы, другие внедряют видеонаблюдение. Развиваются методы автоматического контроля — GPS-отслеживание для выездных работников, офисные CRM-системы. В статье расскажем, как контролировать сотрудников с пользой и для компании, и для персонала.

Для чего нужен контроль работы сотрудников

Контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Сотрудникам также выгодна организация контроля: компания развивается и растет, а, значит, мотивирует работников, гарантирует стабильную зарплату, понятные требования и правила.

При правильной организации контроля рабочий процесс улучшается:

Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю: от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Контроль внедряют ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.

Ни одна компания не застрахована от недобросовестных сотрудников. Контроль позволяет избежать негативных последствий для компании:

Например, вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение. Сотрудники понимают, что это происходит не из желания наказать, лишить денег и унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей.

Что будет, если не контролировать подчиненных

Сотрудники перестанут работать

С точки зрения психологии, экономия сил — базовый принцип человеческой природы. Сотрудники идут по пути наименьшего сопротивления: стремятся сделать работу быстро, затрачивая минимум своих ресурсов. Это может привести к прокрастинации и некачественному выполнению обязанностей, ведь не каждый сотрудник обладает мотивацией и высоким уровнем ответственности.

Вы не заметите людей, которые не справляются

Как бы успешно сотрудник ни показал себя на собеседовании или на первых этапах работы, его способности могут быть ограничены. Например, ему может недоставать квалификации, умений для выполнения более сложного проекта. Сотрудники могут столкнуться с личными проблемами, которые сказываются на результатах работы. Без системного контроля некачественная работа приведет к срыву сроков или проекта.

Вы не заметите руководителей, которые не справляются

Как именно контроль решает перечисленные проблемы

Грамотно организованный контроль позволяет быть в курсе работы каждого члена команды и оценивать вклад сотрудников объективно. Контроль дисциплинирует работников — они понимают, что руководитель наблюдает за их деятельностью и делает выводы. Это повышает мотивацию: сотрудники знают, что их качественный труд заметят и оценят.

Бизнес

Что такое диаграмма Ганта: как ее построить и работать эффективнее

Контроль работы персонала: до, во время и после работы

Предварительный контроль — сотруднику дают задачу, четко очерчивают нужный результат, как его измерить, сроки выполнения (дедлайн).
Текущий контроль — руководители проверяют рабочий процесс, фиксируя определенные этапы, меняя задачи и сроки в зависимости от положения вещей. Особенно популярен в проектной работе, где есть промежуточные точки.
Итоговый контроль — проверяют результат. Итоговая оценка может сопровождаться как поощрением (премиями), так и санкциями (например, штрафами).

Основные функции контроля

Выделяют 3 главных функции:

мотивация — материальное и нематериальное поощрение;
принуждение — материальные и нематериальные санкции;
дисциплина — развитие собранности и ответственности.

Базовая формула контроля персонала: грамотное делегирование + открытый и постоянный контроль + качественная обратная связь.

Виды контроля работы сотрудников

Виды контроля можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.

По итоговому результату

Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком поручаете ему процесс. Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке.

Однако безответственные работники завалят сроки, сделают некачественно, а вы узнаете об этом в последний момент. Здесь не помогут штрафы, ведь убытки компании могут составить несколько годовых зарплат сотрудника.

Если вы выбираете эту тактику, задачи нужно ставить максимально подробно и прозрачно, четко описать желаемый результат. Возможности скорректировать промежуточные итоги не будет.

По промежуточным результатам

Разделить контроль на несколько промежуточных этапов менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат ближе к заявленному. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать так, как ему удобно.

Это хороший способ вырастить команду профессионалов, не рискуя результатом. Однако эффективен он при решении краткосрочных задач, где сотрудник компетентен и готов работать более-менее самостоятельно.

По срокам

Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (идеально — по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так.

Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для деятельности, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома — за месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник.

По произвольно выбранным точкам

Этот метод подходит для потоковых производств, но его можно адаптировать и для малого бизнеса. Суть в том, что сотрудников проверяют внезапно, в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня оценивают качество, завтра — технику работы, в понедельник — дисциплину.

Основные методы контроля сотрудников

Методы контроля стоит выбирать в зависимости от сферы деятельности компании и особенностей коллектива.

Планерки как метод контроля персонала дают мотивационный заряд, чувство общности, позволяют поделиться успехами и в целом видеть перспективу работы. Не давайте вашим сотрудникам погрязнуть в рутине и сбиться с общего ритма. Проводите планерки, даже если всем ясно, что делать.

Установление ключевых показателей эффективности (KPI)

Фиксация задач и успехов на доске мотивации

Контроль сотрудников может быть позитивным, например, с помощью доски мотивации.

Отмечайте на доске KPI, планы и задачи. Каждый день или в оговоренный период сотрудники заносят на доску свои достижения. Результаты всегда на виду, и это мотивирует без всяких штрафов. Визуализация коллективных достижений помогает сплотить команду. Можно сделать доску достижений в CRM или на стене офиса.

Шпионаж: GPS-наблюдение, видеонаблюдение, программы-шпионы, прослушка

Контроль может быть тихим. Кажется, что люди работают без надзора, но на самом деле офис оборудован камерами, а компьютеры — программами, следящими за расходом трафика и времени персонала. Шпионить вы можете только после письменного уведомления и с разрешения сотрудников. Таков закон. Расскажем коротко об основных инструментах шпионажа.

Программы учета рабочего времени и наблюдения за рабочим столом

Идеальны для контроля работы линейного офисного персонала. Приложения показывают, какие программы открыты на компьютере и сколько времени в них проводит пользователь. Сюда же отнесем программы блокировки соцсетей и развлекательных сайтов. Также с помощью шпионского ПО руководитель может:

фиксировать время прихода на работу и штрафовать за опоздания;
просматривать рабочий стол сотрудника на предмет того, чем он занят;
прослушивать разговоры с клиентами и оценивать эффективность работы;
выявлять мошенничество и недобросовестное использование ресурсов работодателя;
отслеживать конфликты и утечку корпоративной информации.

GPS-трекинг для контроля выездного персонала

Торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузоперевозках и другой разъездной персонал получает на работе планшет и специальный трекер. По ним работодатель отслеживает, где именно находится сотрудник: занимается рабочими задачами или поехал по своим делам.

Видеонаблюдение (открытое и скрытое)

Камеры в офисе и на производстве ставят для контроля рабочего времени и оценки эффективности труда. Идеально размещение видеокамер с записью звука — так вы проверите качество работы, например, колл-центра или отдела продаж.

Камеры дисциплинируют: зная о наблюдении, нарушать трудовые нормы и прокрастинировать не получится. Однако видеонаблюдение повышает уровень стресса сотрудников. Встречаются рекомендации поставить два вида видеонаблюдения: явное и скрытое. Дело в том, что установленные на виду камеры сотрудники научатся обманывать, и тут работодателю помогут скрытые девайсы.

Прослушивание телефонных звонков

Записи звонков лучше сохранять в CRM и прикреплять к карточке клиента. Вы получите историю взаимоотношений с клиентом, сможете проанализировать ее и понять, какая тактика разговора приводит к заключению сделки.

Чтобы упростить анализ телефонных звонков, воспользуйтесь сервисом Предикт от Calltouch. Речевая аналитика поможет определить, какие звонки заканчиваются продажами и проконтролировать работу сотрудников колл-центра.

Предикт

Автоматически проставит теги с точностью 95% по завершении разговора
Экономит затраты и время ваших сотрудников на прослушивание звонков
Поможет узнать, какие переговоры приводят к продажам, а какие не окупают вложения в каналы трафика
Проанализирует продвижение и работу ваших менеджеров по отдельным продуктовым направлениям
Для оценки и анализа эффективности не потребуется интеграции с CRM

Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC

Методология DISC берет начало в 1928 году, когда американский психолог Уильям Марстон вывел четыре варианта поведенческих реакций:

dominance (господство);
inducement (побуждение);
submission (подчинение);
compliance (согласие).

По идеям Марстона в 1970 году вышел классический опросник, по которому начали определять профиль человека: какие качества преобладают в его характере, к чему он склонен, а что дастся ему с трудом.

Опросник по типологии DISC используют при профайлинге на собеседовании. Действующих сотрудников тоже можно профилировать по DISC, чтобы определить, какие из них:

агрессивны, склонны рисковать, любят соревнования и заточены на результат;
коммуникативны и энергичны, желают популярности и общения, готовы работать в команде;
скромны, медлительны, но надежны и эмпатичны;
склонны к анализу, расчету действий.

Разбор по DISC помогает формировать рабочие команды, распределять задачи и мотивировать — по способностям и поведенческим паттернам сотрудников.

Отчетность в CRM-системе

Современный метод контроля персонала — отчетность в CRM-системе . Он позволяет автоматизировать бизнес-процессы, вести статистику и аналитику, непрерывно совершенствуя работу. Вам не нужно ждать от сотрудников отчеты. Вы просто открываете CRM и видите цифры, выполненные задачи, дедлайны и учет рабочего времени. С помощью CRM легко контролировать и удаленных сотрудников. Популярные CRM-системы: Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM.

Еще одним полезным инструментом для бизнеса станет система сквозной аналитики Calltouch. Сервис объединяет данные из CRM-систем, рекламных площадок и формирует простые и удобные отчеты. С их помощью вы сможете сравнить показатели эффективности маркетинга, планировать стратегии и бюджет рекламных кампаний.

Сквозная аналитика

Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Как организовать контроль работы сотрудников

Важно понимать, какие задачи выполняют сотрудники, найти возможные слабые места: воровство, прокрастинация, нарушение нормативов. От этого строится организация контроля персонала.

Комплекс методов контроля включает не только технику: видеокамеры и другие устройства, программы слежения и CRM-систему. В первую очередь контроль строят на системе мотивации — с учетом особенностей работы и психологических типов сотрудников.

Принципы грамотного контроля над сотрудниками

Прозрачность

Сотрудники должны понимать условия работы, в том числе принципы контроля. Для этого создают документ — Положение о контроле за деятельностью работника. В нем отражают:

сам факт того, что за сотрудником наблюдают;
средства контроля;
основные показатели оценки работы;
последствия по итогам контроля (штрафы и премии).

С положением должен ознакомится весь персонал.

Предсказуемость

Создав систему контроля, нужно последовательно придерживаться ее принципов. Если руководитель пускает все на самотек или, наоборот, — необоснованно ужесточает контроль, сотрудники не чувствуют стабильности. Это нервирует и создает не лучшую репутацию руководителю.

Объективность

Правила должны быть одинаковыми для всех сотрудников. Не стоит контролировать одних работников и предоставлять полную свободу другим — это чревато взаимным неприятием внутри коллектива и снижением дисциплины. Для большей объективности рекомендуют автоматизировать систему контроля, например, программами автоматического сбора данных.

Незаметность

Контроль не должен причинять неудобств сотрудникам. Чтобы персонал не чувствовал, что компания контролирует каждый шаг, стоит избегать вмешательств в рабочий процесс. Это стоит делать по утвержденному плану либо в крайних случаях.

Результативность

Данные нужно анализировать и применять для работы с сотрудниками. Контроль покажет только поверхностный и не всегда объективный результат. Однако на его основе можно раскрыть потенциал перспективных членов команды и помочь заинтересованным сотрудникам в решении профессиональных задач.

Эффективность

На плечах руководителя лежит множество обязанностей, помимо наблюдения за персоналом. Контроль отнимает значительную часть времени — стоит организовать систему так, чтобы максимальный результат требовал минимальных временных затрат. В этом поможет автоматизация контроля и управления.

Какое ПО установить для контроля работы сотрудников

Действуйте комплексно. Недостаточно следить за сотрудниками через камеры или учитывать рабочее время. Идеально внедрить микс из CRM, программы учета рабочего времени, видео и аудио наблюдения.

Инструменты, повышающие эффективность офисных работников:

программы учета времени;
программы контроля прихода/ухода работника (биометрия, пропуск);
программы наблюдения за рабочим столом.

Инструменты, повышающие эффективность мобильных сотрудников:

CRM-система, где ведется переписка, учет задач и рабочего времени;
групповые чаты вместо планерок;
программы для организации команды (Trello, Basecamp);
программы удаленного учета рабочего времени.

Бизнес

Цифровизация бизнеса: что это такое и как внедрить цифровые технологии

Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Людям не нравится, когда им по умолчанию не доверяют и проверяют каждый шаг. На некоторых видах работ тотальный контроль действительно дает результат, но в большинстве случаев он не оправдан. И вот почему:

Чрезмерный контроль возникает, когда сотрудники систематически нарушают правила, не соблюдают договоренности и если в целом атмосфера в компании нездоровая, нерабочая. К внедрению тотального контроля приводит неподходящий стиль управления. Если руководитель склонен к авторитаризму вместо сотрудничества или чрезмерно мягок, собственные ошибки заставляют его организовывать жесткий контроль.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Кроме чрезмерного контроля, есть ряд типичных ошибок наблюдения за персоналом:

Что в итоге

Контроль работы персонала — деликатный вопрос, который часто принято решать силовыми методами: давить, штрафовать, увольнять. Однако гуманный подход, уважение к правам и самостоятельности сотрудников, доверие к их решениям более эффективны. Ведь человек способен на большее, если его уважают.

В то же время стоит использовать программное обеспечение, оборудование и методические инструменты, чтобы улучшить проверку, автоматизировать контроль персонала и освободить руководителя от функций надзирателя.

Для оптимальной, рациональной, безопасной и эффективной работы любой системе необходим контроль. Деятельность организации как единой системы управления не является исключением.

Без контроля нежизнеспособен бизнес. Предпринимательство существует в достаточно агрессивной бизнес-среде, выживает в ней и даже развивается благодаря своей защитной функции, которую активирует контроль — внешний и внутренний.

Все хозяйствующие субъекты постоянно находятся под внешним контролем. Им нужно выстоять под натиском разрешительных, сопроводительных, контролирующих и надзирающих государственных органов, расчетливых контрагентов (поставщики, заказчики, кредиторы, потребители), наблюдательных участников рынка и беспокойной общественности.

Поскольку субъекты внешнего вмешательства мотивированы прежде всего на решение своих задач, то в вопросах внешнего контроля субъект предпринимательства, по сути, держит оборону.

Внутренний контроль не так враждебен. В нем все свои — собственники, акционеры, руководство, администрация, персонал. Несмотря на внутренний периметр, все правила и требования должны быть четко обозначены.

Всем важно понимать, что внутренний контроль не репрессивная машина. Наоборот, это отличная возможность адекватно оценить внешние угрозы, мобилизоваться и гармонично встроиться в бескомпромиссную конкурентную среду, адаптироваться к рискам, продуктивно работать, сохранить устойчивость, развиваться и расширять перспективы.

Внутренний контроль и внутренний аудит — не одно и то же. Задачи внутреннего аудита сводятся к проверке учета и отчетности на предмет соответствия законодательным нормам, локальным нормативным актам, существующим регламентам и положениям.

Показатели проверяют на предмет обоснованности, документального подтверждения и корректного отражения в учете и отчетности. Чаще всего это проверка постфактум, когда все уже случилось.

Внутренний контроль призван:

дать максимально достоверную оценку законности, правомерности, эффективности, рациональности и безопасности хозяйственной деятельности;
выявить негативные тенденции, просчитать риски и минимизировать потери.

При этом нарушения законодательства, как текущие, так и потенциальные, не влекут негативных последствий. Компания сохранит деловую репутацию, денежные средства, избегая убытков и штрафов.

Внутренний контроль — прогрессивный устойчивый тренд. Его значимость возрастает с каждым годом.

В условиях сурового бизнес-климата, динамично меняющегося законодательства, сложнопредсказуемой и неоднозначной правоприменительной и судебной практики система внутреннего контроля защищает интересы государственных и частных организаций, крупных компаний и микробизнеса.

Организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, должны осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Рассмотрим принципы работы, на которых строится контрольная деятельность в целом и внутренний контроль в частности. К наиболее важным принципам относят:

Виды внутреннего контроля:

по функциональной направленности: административный, финансовый, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль системы безопасности;
по решению задач: стратегический, тактический, оперативный;
по глубине охвата: тематический, комплексный;
по полноте: сплошной, выборочный;
по периодичности: систематический, периодический, эпизодический (ситуационный);
по времени проведения: предварительный, текущий, последовательный;
по степени внезапности: плановый, внеплановый (внезапный).

Порядок сочетания разных видов внутреннего контроля зависит от конкретных обстоятельств. Каждая организация определяет их самостоятельно.

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ И ЦИФРОВЫЕ РЕШЕНИЯ

Сегодня внутренний контроль активно внедряет цифровые решения. С помощью электронных сервисов можно отслеживать движение документов по процессам и исполнителям, применять алгоритмы для проверки и подсчета общих сумм, проводить анализ на предмет соответствия и сопоставления данных.

Сервисы используют для онлайн-мониторинга бизнес-процессов и даже для риск-ориентированного подхода по заданным контрольным показателям-индикаторам. Нужно только правильно поставить задачу, составить верный алгоритм и прописать код.

Если информационная система адаптивна, с дружелюбным интерфейсом и богатым конструктором гибких настроек под капризы конкретного заказчика, то польза от нее огромная. Однако заменить в полной мере специалиста никак нельзя.

На мой взгляд, далеко не все процессы можно эффективно автоматизировать и запустить контрольный алгоритм лишь нажатием одной кнопки. Не все задачи внутреннего контроля можно доверить решениям искусственного интеллекта.

Даже если вся аналитика выстроена верно, настроены автоматические выгрузки данных, необходимость выполнения контрольных процедур человеком остается. Хотя бы для того, чтобы убедиться в корректности работы автоматизированной системы.

В числе преимуществ автоматизации эксперты отмечают сокращение времени на аудит на 25 %. Это существенно. За автоматизацией и цифровой экономикой — будущее.

Программные средства и технологии каждый подбирает для себя: по потребностям, возможностям, цене и сроку ожидания окупаемости. Универсальных решений нет.

Здесь принцип внутреннего контроля о сопоставимости затрат с полученным эффектом как раз кстати.

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Основные правила проведения внутреннего контроля находят отражение в локальном нормативном акте — внутрифирменном стандарте по проведению контроля. Это может быть Положение о внутреннем контроле, в котором закрепляют порядок организации и работы службы внутреннего контроля, ее задачи, процедуры и полномочия.

Чем подробнее прописаны контрольные процедуры, тем эффективнее результат контроля. Высший пилотаж, когда система выстроена по методу самоконтроля и работает сама, учитывая требования внешней среды, традиции и особенности работы конкретной организации.

Малый бизнес также осуществляет контрольные действия, но в менее зарегулированной форме, чем крупный и средний. Нередко контрольные процедуры завязаны на главного бухгалтера или руководителя компании.

Как организовать внутренний контроль, организация решает самостоятельно. Это зависит от:

стиля управления организацией;
сложности ее организационной структуры;
разнообразия видов деятельности;
автоматизации бизнес-процессов;
охвата контролем различных сфер хозяйственной жизни;
объема решаемых задач;
требований руководства компании;
готовности бенефициара выделять ресурсы на контроль.

Крупные публичные акционерные общества с усложненной структурой, филиальною сетью, диверсифицированным бизнесом создают службы внутреннего контроля, отделы и даже департаменты. У компаний поменьше внутренний контроль тоже присутствует, пусть и в ограниченном функционале.

Для выполнения процедур внутреннего контроля назначают ревизора или передают контрольные функции на аутсорсинг сторонней организации, внешнему консультанту.

ЭТО ВАЖНО

Внутренний контроль не должен превратиться в формальность и профанацию. Затраты на внутренний контроль не должны превышать эффект от его внедрения и функционирования.

Нужно помнить, что основные задачи внутреннего контроля следующие:

организовать надзор за значимыми процессами и должностными лицами, которые на них влияют;
определять правовые, финансовые, административные риски;
выявлять нарушения и недостатки в бизнес-процессах и оперативно на них реагировать.

Внутренний контроль необходим как для организации в целом, так и отдельным бизнес-процессам, элементам процесса управления.

Т. Зозуля, налоговый консультант-практик

Читайте также: