Организационные формы делопроизводства анализ структуры и службы доу курсовая

Обновлено: 30.06.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Содержание

Введение………………………………………………………………………
3
Глава 1. Организация службы документационного обеспечения управления…………………………………………………………………..

6
1.1. Служба документационного обеспечения управления……………….
6
1.2 Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный, технический)…………………………………………………………………….

7
1.3Организационные формы документационного обеспечения делопроизводства……………………………………………………………….

Вложенные файлы: 1 файл

курсовая 2013.docx

Глава 1. Организация службы документационного обеспечения управления…………………………………………………… ……………..

1.1. Служба документационного обеспечения управления……………….

1.2 Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный, технический)……………………………………………… …………………….

1.3Организационные формы документационного обеспечения делопроизводства…………………………………… ………………………….

1.4 Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ……………….

Список использованных источников и литературы………………………..

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится функционирование предприятия. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. 1 Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.

Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства выявляет эффективность работы службы ДОУ и улучшает процесс управления организацией.

Для написания курсовой работы были использованы источники и литература:

Глава 1. Организация службы документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации. На не больших предприятиях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно- документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:

подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,
секретариат,
экспедиция,
бюро печати и размножения документов,
архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависит прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. 12

Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный, технический).

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

-построения информационно- поисковых систем,

-контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота, количества форм документов;

-унификация форм документов;

-разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий. 13

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

-ведение информационно- справочной работы по документам организации;

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование бланков документов;

-подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения документов руководством;

-регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

-организация хранения документов в структурных подразделениях;

-организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

-повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

-организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

-организация делопроизводства по обращениям граждан;

-разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации)

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

служебном документе. На наших глазах изменилась сама терминология.

Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На

смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание

Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-

распорядительные докум енты (с которыми в основно м им еет дело

традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или

иначе используется в организации - научно-техническую, проектную,

конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые

виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" -

реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В

современных условиях порядок обращения со всеми этими видами

документации и условия доступа к ним должны быть едиными.

Управленческое решение принимается не только на основании

распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной

информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой

информации, доступный руководителю в реальном реж име времени, тем

С этим связана и вторая, г лавная особенность ДОУ по сравнению с

делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных

технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило,

задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы

создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По

мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В.

Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного

делопроизводства к управлению документацией", которое он понимает как

"полноценную управленческую функцию организации". Другими словами,

вырисовывается перспектива слияния функций документационного

Цель исследования. Рассмотреть роль и значение ДОУ в системе

Для достижения поставленной цели сформированы следующие задачи:

- рассмотреть сущность доку ментационной систем ы управ ления;

- исследовать документационное обеспечение управления в условиях

- осветить основные нормативно-методические материалы по

- рассм отреть документы, регламентирующие процесс делопроизводства на

Объект исследования. Документационное обеспечение управления в РФ.

Предмет исследования. Роль и значение ДОУ в системе управления РФ.

Глава 1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

Делопроизводство сегодня определя ется стандартом как "отрасль

деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с

документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и

до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель но в XVII

в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить"

(решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали

документы, чтобы закрепить достигнутую договорён ность, принятое

решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено

при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб ляется слово дело как

"собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые

в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать

ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель ство,

Закон об инф ормации, информатизации и защите информации опре деляет

информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях

По определению специалистов - документоведов документ представляет

собой результат отображения фактов, событий, предм етов, явлений

объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он

создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и

видеозаписи. Документ изготавливается на специ альном материале (бумаге,

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания

регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это

подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа ции,

информатизации и защите информации": "документированная информация

(документ) -зафиксированная на материальном носит еле информация с

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес печивает

ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу,

многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информ ации документ выступает в качестве непрем енного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприя тия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля ется основанием

для принятия управленческих решений, слу жит доказательством их

исполнения и источником для обобщений, а также м атериалом для

справочно-поисковой работы. В управленческой дея тельности документ

выступает и как предмет труда, и как результат тру да, так как принятое

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих докум ентов: планирование - посредством подготовки

различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес кой,

бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -

изданием распорядительных документов; организация - организационных

документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес ких указаний;

Пример готовой курсовой работы по предмету: Документационное обеспечение

Введение……………………………………………………………… 2

1. Общие понятия организации структурных служб делопроизводства

1.1.Цели, задачи организационных структурных служб делопроизводства……………………………………………..3

1.2.Функции подразделений делопроизводства………………..4

1.3.Формы организации делопроизводства…………………….10

2. Структурные подразделения службы делопроизводства

2.1. Структура службы делопроизводства………………………..12

2.2. Организация работы секретаря………………………………… 14

3.Организация деятельности структурных служб делопроизводства

3.1. Развитие организационной структуры службы ДОУ………… 20

3.2. Расчет оптимальной численности делопроизводственного персонала…………………………………………………………………… 21

3.3. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями……………………………………………………………… 27

Список использованной литературы………………………………..31

Выдержка из текста

Во многих отраслях экономики в связи с изменениями рыночной ситуации требуется оптимизация организационной структуры. Предприятия проводят организационные изменения, чтобы повысить эффективность системы управления, устранить лишние структурные звенья и разграничить деятельность руководителей.Повышение эффективности работы компании в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры компании и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Роль и место службы управления персоналом в структуре всей организации определяется ролью и местом каждого специализированного подразделения данной службы, а также организационным статусом ее непосредственного руководителя. Поэтому в мировой практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с исключительно учетными функциями, а затем, по мере развития ее кадрового потенциала и все более очевидного ее положительного влияния на производственный процесс, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.

Целью курсового проекта является – спроектировать варианты оргструктуры службы управления персоналом в зависимости от различных особенностей организацииЗадачи:

Анализ и совешенстввание организационных структур управления(на конкретном примере)

В содержании описан текст к презентации с нумерацией слайдов!

Организация – это инструмент, и как лю-бой инструмент, чем он больше адаптирован для конкретной задачи, тем боль-ше его исполнительская способность.Организационная структура управления предприятия – это не просто плакат с квадратиками, висящий в кабинете генерального директора, это реаль-но действующая структура с целями, полномочиями и ответственностью под-разделений (Положения о структурных подразделениях), с их оптимальным взаимодействием (Регламенты), с их ресурсами (Бюджеты), структура, которая охватывает все структурные вопросы, структура, которая актуальна, структура, которая живет и развивается. Организации раз-делены на подразделения, службы, отделы, и т.

Интенсивный рост и развитие бизнеса, движение к новым целям чаще всего требует изменений внутри организации.Для решения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:-Предложить рекомендации по совершенствованию организационной структуры и деятельности предприятия в целом.

Организация управления выступает как один из факторов трансформации экономики, через нее осуществляется действие объективных законов функционирования рынка, она является организационным началом всей системы факторов радикальной реформы управления экономикой.Поэтому становится актуальной задача о построении рациональной организационной структуры как важнейшего фактора повышения уровня управляемости [36].

Организационная структура вызвана реализовывать цели, устанавливающие направление и работу объекта управления.

Список источников информации

1.Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Москва – Новосибирск. Инфра-М – Сибирское соглашение. 2000.

3.Кудряева В.А. Организация работы с документами. Учебник Инфра-М. М. 2003.

4.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).

5.Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.

6.Рекомендации по определению штатной численность работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.

8.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению М. 2005.

9.Стенюков М.В. Документы делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. 1995.

10.Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.

Читайте также: