Обеспечение управления доу деятельность целенаправленно обеспечивающая функции управления

Обновлено: 07.07.2024

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.

Документы позволяют организациям:

Управление документами в организации включает в себя:

Вернемся снова к терминологии. Ранее мы уже рассмотрели общие положения и определение термина документооборот. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.

Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой "Нрк".

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом*.

* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом. - Примечание изготовителя базы данных.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36 реквизит документа: Элемент оформления документа.

37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

3.1. Общие понятия

1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.

31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

Документационное обеспечение управления (СП)

___________ расписание службы ДОУ - перечень должностей в службе ДОУ с указанием их количества и размеров должностных окладов

Документационное обеспечение управления (СП)

_______________ кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям системе электронного документооборота (СЭД) с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

Документационное обеспечение управления (СП)

_______________ форма организации делопроизводства - все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях

Документационное обеспечение управления (СП)

_____________ взаимодействия - документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией

Документационное обеспечение управления (СП)

___________ документационного обеспечения управления (ДОУ) – это структурное подразделение организации, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль, исполнение, хранение, использование документов и т.п.)

Документационное обеспечение управления (СП)

________________ преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

Документационное обеспечение управления (СП)

______________ - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Документационное обеспечение управления (СП)

____________ структура службы ДОУ — это совокупность образующих ее подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием

Документационное обеспечение управления (СП)

исполняет в процессе своей деятельности весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия: доставку входящих документов с мест отправления на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов); прием, регистрацию, учет документов, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия

исполняет функцию повседневного управления деятельностью службы (рассмотрение письменных обращений, контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов контроль исполнения документов и т.п.).

осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности)

исполняет оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив)

Читайте также: