На какие вопросы нужно подготовить ответы перед деловой беседой кратко

Обновлено: 02.07.2024

Несколько лет занимаюсь переговорами. Работаю в сложных конфликтных ситуациях, когда стороны буквально ненавидят друг друга, или у них уже было несколько попыток договориться, но они ни к чему не пришли.

- Мы расторгаем договор аренды. Невозможно дальше снимать это убогое помещение. Вы, как собственник, должны вложиться в общий ремонт - ведь покупатели не идут к нам, из-за того, что тут все старое!

- Что за бред? Это ваши помидоры никому не нужны. У нас хорошая ставка на аренду, мы дали вам скидку за первый месяц. О чем вообще речь?

Так часто происходит - стороны, не сумев услышать друг друга и договориться, разбегаются кто куда. Худший вариант - стороны погрязли в долгих судах, тратя нервы, деньги на юристов, время и силы. Расскажу про личный опыт и дам пошаговую инструкцию подготовки к переговорам. Она сработает. Даже если вы думаете, что нет никаких шансов договориться.

“Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить топор, 6 из них я бы точил свой топор.” (с) Авраам Линкольн, 16-ый президент США

Потратьте на подготовку 70-90% усилий. Это поможет вам достигнуть высоких результатов.

Соберите информацию об интересах сторон. Выпишите их в таблицу.

Основную часть информации можно получить из беседы со сторонами. Примеры вопросов для проработки интересов сторон:

Что для вас важно в этом?
Какие цели у вас по данному объекту/ситуации/направлению?
Как бы вы хотели, чтобы разрешилась эта ситуация?
Почему вам интересно провести эти переговоры?
Какие задачи хотите закрыть переговорами?
На какие дальнейшие действия могут повлиять эти переговоры?
Как вы думаете, что интересно второй стороне?

Также важно знать ситуацию в целом.

- Что происходит на рынке?

- В соседних помещениях?

- Как дела у других арендаторов?

- Знаете, нас много чего не устраивает. Кондиционер капает уже третий день! Интернет какой-то вялый. А у наших соседей вон как все хорошо идет.

- Сами виноваты. Овощи у вас вялые, поэтому никто и не берет у вас. Зачем нам такой арендатор нужен?

Определитесь, что будете обсуждать. Сформулируйте четкий круг вопросов - это поможет вести переговоры в рамках этих вопросов, быть конструктивными. Иначе переговоры превращаются в пустой треп.

В повестку лучше включать не более 3-х вопросов. Вот несколько простых правил по формированию повестки:

Формулируйте вопросы односложно, например “Аренда”.

Запишите, что будет, если вы не договоритесь?

- Какие понесете расходы, что придется делать, чтобы как-то улучшить ситуацию?

- Кого может затронуть ситуация, если вы не договоритесь?

Ответы на этот вопрос помогут понять, насколько значимо проведение переговоров и достижение договоренностей.

Профессора Гарвардского университета рекомендуют прорабатывать BATNA - best alternative to a negotiated agreement. То есть, ответ на вопрос - какие альтернативы у нас есть в случае, если переговоры провалятся?

Еще варианты вопросов:

- Если соглашение на переговорах не было достигнуто, то какие альтернативные варианты будут наилучшими для вас?

- И какие альтернативы есть у наших оппонентов?

Эти вопросы помогут понять реальную расстановку сил, кто что теряет и на чьей стороне перевес.

Дальше есть смысл работать над разработкой предложений по каждому вопросу повестки.

Примерный порядок работы такой:

1. Проработка самого худшего для вас предложения - это такое предложение, которое вам крайне не подходит. Хуже него - только срыв переговоров. Это “конечная точка”, маркер, который покажет вам - если дошли до этой позиции, надо переносить переговоры.

Вопрос для проработки худшего предложения:

- Что будет плохим вариантом решения на переговорах, но все-таки немного лучше того, как если бы вы вообще не договорились?

2. Разработка минимально выигрышного предложения. Предложение, которое немногим лучше, чем худшее. И вы на него крайне не хотели бы соглашаться.

3. Наилучшее предложение. То, что вам действительно подходит, хотя надежд на то, что оно будет согласовано, у вас мало.

Вопросы для проработки лучшего варианта:

- Какие предложения были бы самыми лучшими для вас? А если расширить перспективу на несколько лет?

- Какие иные варианты есть?

- Какие еще предложения вы можете сделать другой стороне?

Моя рекомендация - пройтись по всем вопросам подготовки и зафиксировать ответы в файле. Обычно я использую Word, иногда вставляю таблицу - тогда можно работать сразу с двумя сторонами и записывать информацию от оппонентов.

90% проблем и конфликтов, в том числе сложных, можно решать мирным путем - с помощью переговоров и медиации. Профессию медиатора называют одной из самых перспективных на ближайшее десятилетие. Владение переговорными техниками позволяет не только решать конфликты без суда, но и находить контакт с любым человеком, считывать невербальную информацию, работать с агрессией, истериками и манипуляциями сторон в повседневной жизни.

Автор статьи - Елена Гизерская, медиатор, руководитель Международной Ассоциации юристов и медиаторов 4LEGAL

Деловое общение имеет свою специфику, обусловленную в значительной степени целями партнеров по общению. Здесь у каждого из них есть свои задачи, они предполагают определенный итог общения, рассчитывают, какие способы оптимальны для достижения желаемого результата.

Планируя деловую встречу, ответьте на такие вопросы:

Каковы мои цели (главные и второстепенные)?
Насколько важен для меня этот разговор?
Какой исход устраивает меня и готов(а) ли я пойти на компромисс?
Какие вопросы я буду задавать? Помните, что вопросы могут быть открытыми и закрытыми. Используйте тот тип вопросов, который оптимален в данной ситуации.
Вполне ли я готов(а) ответить на возможные вопросы собеседника?
Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
Какие приемы воздействия на собеседника я могу использовать? (Ссылки на авторитетные мнения, опыт других учреждений, крайняя важности вопроса и т.д.)
Как я буду вести себя, если собеседник: во всем согласится со мной; будет решительно возражать; не отреагирует на мои доводы; выскажет недоверие к моим словам и мыслям; захочет пойти на компромисс?
Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?
Правильно ли выбран тон изложения?
Уверен(а) ли я в благоприятном исходе разговора?
Если бы эта беседа была проведена со мной, остался бы я ею доволен?

Что у нас общего?
Какие у него (собеседника) увлечения?
Какие излюбленные темы?
Какие политические убеждения?
Какие психологические особенности?
Каково его отношение ко мне, к моей организации?
Есть ли у него какие-либо особенные предубеждения, запреты?
В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?
Готов ли он к обсуждению предлагаемой темы?
Какой может быть его тактика?
Каковы его цели?
Какие вопросы он может задать?

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

1. Приемы эффективного начала беседы

Метод снятия напряженности. Данный метод позволяет установить эмоциональный контакт с собеседником. Задайте себе вопрос: как бы хотели себя чувствовать собеседники в моем обществе? Очевидно, они хотели бы, чтобы их приветствовали лично, хотели бы услышать нечто приятное, например, комплименты. Вам достаточно сказать несколько теплых слов или шуткой вызвать у них улыбку.

Метод стимулирования игры воображения. Данный метод заключается в том, что в начале беседы вы ставите множество вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться позднее. Этим вы показываете, что понимаете всю сложность ситуации и одновременно даете сигнал, что оптимальное решение проблемы возможно.

Метод прямого подхода. Характеризуется непосредственным переходом к делу, вступление отсутствует. Схема такого начала беседы: сообщаются причины, по которым была назначена беседа, осуществляется быстрый переход от общих вопросов к частным. Данный метод подходит прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненными.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

2. Фаза передачи информации

Передача информации — это процесс, в ходе которого собеседники пытаются создать друг для друга достаточную информационную базу. Эта фаза развивается по следующей закономерности: внимание и степень усвоения информации постепенно падают, а влияние вашего авторитета на собеседника после некоторого снижения снова возрастает.

Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

Информирование собеседника: общее и целенаправленное.
Постановка преимущественно открытых вопросов. Закрытые вопросы рекомендуется задавать не тогда, когда нужно получить информацию, а только в случаях, когда вы хотите ускорить получение согласия или подтверждения ранее достигнутой договоренности.
Слушание собеседника.

Условие 1. Никаких побочных мыслей.
Условие 2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос и готовить контраргументы.
Условие 3. Надо сконцентрироваться на сущности предмета, вытеснить из головы все второстепенное. Особое внимание — выступлениям неподготовленных ораторов.
Условие 4. Следует сконцентрироваться только на той теме, о которой идет речь.
Наблюдение за реакцией собеседника.

3. Фаза аргументации

4. Принятие решений и завершение беседы

Достижение основной или, в неблагоприятном случае, альтернативной цели;
Обеспечение благоприятной атмосферы к моменту завершения беседы;
Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
Составление краткого резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко определенным основным выводом.

Oлeг Ждaнoв, доктор психологических наук, доктор медицинских наук, профессор Российской академии государственной службы

Деловая беседа — самая распространенная форма делового общения. В процессе нее рассматриваются вопросы устройства на работу, предложения о сотрудничестве, совершаются сделки купли-продажи и т.д.

Проведение деловой беседы — это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшию психологическую позицию в общении, словом, насколько мы владеем культурой делового общения.

Из всего многообразия деловых бесед, рассмотрим те, в которых мы находимся в положении более заинтересованного лица и хотели бы получит согласие на какие-то условия от хозяина положения (подписать договор о покупке, пользование услугой и т.п.).

Практика показывает, что из 10 бесед, которые подготовлены заранее, 7 проходят успешно, а из 10 неподготовленных бесед — только 3. А ведь после неудачного делового разговора сложно вернуться к нему еще раз — получив отказа при первой встречи, труднее добиться положительного результата.

Подготовка к беседе

Подготовка к беседе не менее важна, чем подготовка к публичному выступлению. Вести разговор можно только о том деле, о которым вы хорошо осведомлены: предлагая продукт или услуги, нужно не только знать все об этих услугах или продукте, но и хорошо представлять, чем занимается ваш собеседник и почему его может заинтересовать ваше предложение. Важно быть в курсе, какой период он переживает, предлагали ли ему подобное.

Подготавливая базу для ведения разговора, продумайте ответы на следующие вопросы:

В чем суть вашего предложения?
Почему вы обращаетесь с данным предложением к этому лицу?
Связано ли ваше предложение с другими сторонами деятельности этого лица?
Какие выгоды получит собеседник от принятия вашего предложения?
Есть ли минусы вашего предложения для собеседника?
Почему вы настаиваете на принятии вашего предложения?
В каком положении окажется ваш в случае, если по каким-то форс-мажорным обстоятельствам вы не реализуете свое предложение? Что конкретно вы предпримите в этом случае?

Успех во многом зависит от того, кому и как вы подадите свое предложение, при этом имейте в виду, что решение будет принимать живой человек и им могут руководить не только деловые, но и личные интересы.

Перед встречей с вашим будущем собеседником следует выяснить:

Насколько он компетентен в решении вашего вопроса.
Что представляет собой сфера его деятельности.
Есть ли у вас общие знакомые? Их впечатления от общения с ним.
Чего опасается, на что надеется ваш будущий партнер?
Его предлагаемое мнение по данному вопросу — знание его позволяет подготовить аргументы, которые способны поколебать его позицию.
Особенности характера, манеру ведения разговора.
Жизненные установки и принципы партнера.
Потребности партнера, его стремления и желания.
Возраст, семейное положение, увлечения, образование.

Эти сведения помогут наладить контакт с партнером — человеку всегда приятно, когда в нем видят не только должностное лицо, но и личность.

Подготовка материалов и документов

Материалы и документы необходимы для введения собеседника собеседника в курс дела и успешной аргументации. Документы не только иллюстрируют и поясняют сказанное, но и придают вес словам, подтверждая их.

Подготовьте также заявление или договор — при благоприятном исходе разговора вы сразу же закрепите достигнутую договоренность, предложив партнеру подписать документ.

Подготовка вопросов партнеру

Вопросы к партнеру должны охватывать все стороны дела и быть при этом ясными, лаконичными, предельно конкретными, логически непротиворечивыми и последовательными.

Зная особенности характера партнера и специфику его работы, можно предположить, какие уточняющие вопросы он задаст, и заранее подготовить исчерпывающие ответы на них.

Время, затраченное на подготовку деловой беседы, окупиться с лихвой! Правильно и корректно договоритесь о встречи, позаботьтесь о соответствующем внешнем виде — и успех за вами! Практикуйтесь, вдумчиво относитесь к ситуациям делового взаимодействия, анализируйте их,, получайте желаемый результат и истинное удовольствие от общения!

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:

взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей и замыслов;
контроль и координирование уже начатых мероприятий;
поддержание деловых контактов;
стимулирование деловой активности.

Подготовка к деловой беседе

Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам значительное преимущество. При этом чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидный факт на практике часто игнорируется. Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени.

Четко ли вы представляете цели беседы? Видите ли конкретный результат?
Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
Если собеседник вам неприятен, как вы настроите себя на терпимость к нему?
Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
Какую аргументацию предложите собеседнику?
Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
Как обеспечите согласование мнений?
Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
Как вы будете управлять атмосферой разговора?
Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
Каковы интересы вашего партнера?
Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?

При подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Однако если вы ответите хотя бы на некоторые из них, это обеспечит вам значительное психологическое преимущество:

Читайте также: