Метод айви ли кратко

Обновлено: 08.07.2024

Живший в прошлом веке Айви Ли имел репутацию эксперта по вопросам продуктивности. Разработанный им метод планирования задач хорошо показал себя на практике и принёс автору круглую сумму.

Однажды в названном году бизнесмен обратился к консультанту Айви Ледбеттеру Ли с целью повысить эффективность своей команды и найти оптимальный способ ведения дел. Ли сам был успешным предпринимателем и пионером в области связей с общественностью.

Подход Айви Ли к управлению делами

Во время 15-минутных бесед с управляющими консультант делился простейшим способом достижения максимальной продуктивности:

В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые надо выполнить в течение следующего дня. Не превышайте этого количества.
Расставляйте записанные дела в порядке их важности.
В начале каждого рабочего дня концентрируйтесь на первом пункте списка. Доводите начатое до конца, только потом переходите к следующему пункту.
Поступайте таким же образом с оставшимися делами в списке. В конце дня переносите незавершённые задачи в новый список из шести дел для следующего дня.
Повторяйте этот процесс ежедневно.

Стратегия казалась очень простой, но Шваб и его команда решили её опробовать. Три месяца спустя делец был настолько впечатлён результатом, что снова позвал Айви Ли в офис и выписал ему чек на 25 000 долларов. Современный эквивалент этой суммы — 400 000 долларов.

Почему настолько простой метод работает

Он максимально упрощает управление делами

Критики называют такие стратегии слишком поверхностными и не учитывающими всех тонкостей жизни. Как быть, если случится что-то незапланированное? Разве не лучше использовать преимущества высокотехнологичных инструментов? Но сложность решений — это именно то, что часто затрудняет рабочий процесс. Конечно, неожиданностей не избежать. Просто игнорируйте их, если это возможно, а если нет — занимайтесь ими и возвращайтесь к списку приоритетов как можно раньше. Используйте простые правила, чтобы решать комплексные задачи.

Он заставляет принимать нужные решения

Вряд ли в числе 6 заключена какая-либо магия. С тем же успехом можно концентрироваться на пяти задачах ежедневно. Каждый должен сам определять предел своих возможностей и учитывать его. Когда человека переполняет множество идей, лучшее, что он может сделать, — выбрать главное и отложить всё остальное. Самоограничение может приносить пользу. Если вы не фокусируетесь на чём-то одном, вас будет отвлекать всё сразу.

Он помогает начинать

Самое большое препятствие на пути к цели — это начало. Вам может быть сложно оторваться от дивана. Но если вы начнёте бежать, завершить тренировку будет гораздо проще. Метод Ли заставляет определяться с задачами за ночь до их выполнения, что помогает настраивать себя на начало рабочего дня заранее. От умения начинать зависит итог работы.

Он учит быть последовательным

Современное общество любит многозадачность. Вопреки распространённому мифу, стать более занятым не значит стать лучше. Наоборот, меньшее количество приоритетов повышает продуктивность. Если вы проследите за специалистами в любом деле: атлетами, артистами, учёными, педагогами или управленцами, вы увидите их общую черту — сосредоточенность на важном. Это легко объяснить. Вы не можете преуспеть в чём-то одном, если постоянно отвлекаетесь на 10 прочих дел. Мастерство требует последовательности и концентрации на главном.

Таким образом, чтобы быть продуктивным, достаточно выполнять только действительно важные дела и в правильном порядке.

Метод Айви Ли (он же метод Шваба) — это очень простая и в то же время крайне эффективная техника планирования дня. Суть ее в том, чтобы расположить дела в порядке их важности и именно в таком порядке их выполнять. Например:

Несмотря на простоту, у этого метода есть несколько тонкостей и нюансов, о которых мы и хотим вам сегодня рассказать.

Как это работает

Давайте для примера запланируем свой день по методу Айви Ли на обычном листе бумаги.

Шаг 1. Составьте список дел. Запишите все задачи, которые вы собираетесь сегодня выполнить.

В оригинальном варианте этой техники рекомендуется планировать не более шести задач. Но это, на наш взгляд, не принципиально: вы все равно выполните ровно столько дел, сколько позволяют ваши силы, время или желание.

Если задач у вас не очень много, вы можете сразу записать их в нужном порядке и перейти шагу № 4.

Шаг 2. Перенумеруйте дела в порядке важности. Обозначьте самую важную задачу цифрой 1, вторую по важности — цифрой 2

Шаг 3. Перепишите список так, чтобы задачи шли по порядку. Если вы планируете дела в органайзере или в электронных таблицах, вам достаточно будет просто упорядочить их по алфавиту.

Шаг 4. Выполняйте задачи, начинай с первого номера. Не переходите к следующей задаче, пока полностью не завершите текущую. То, что вы не успели выполнить за сегодня, перенесите на следующий день.

Как видите, все действительно очень просто. А если вы пользуетесь , то процесс планирования станет еще проще:

То же самое можно проделать и в электронных таблицах.

История

Это методика планирования появилась более ста лет назад и считается одной из самых старых техник . Ее автор — американский журналист, предприниматель и Айви Ледбеттер Ли.

Айви Ледбеттер Ли (1877 — 1934)

Но в нашем случае важно не это, а один случай, произошедший с Айви Ли в 1918 году. Однажды американский металлургический магнат Чарльз Шваб пригласил его к себе для консультации. Он хотел узнать, не может ли Айви Ли (на тот момент уже довольно известный ) повысить продуктивность сотрудников его компании?

Немного пообщавшись с сотрудниками, Айви Ли предложил им метод планирования, который описан в этой статье. При этом он отказался от денег за консультацию. Вместо этого, он попросил прислать ему через три месяца ту сумму, которую Шваб сочтет заслуженной.

Через три месяца Шваб прислал журналисту чек на 25 тысяч долларов. Сегодня эта сумма эквивалентна примерно 400 тысячам долларов или 30 миллионам рублей.

Тонкости

1. Не нумеруйте сразу все дела: вполне достаточно отметить только самые приоритетные из них (примерно от 3 до 7 задач). , до второстепенных задач мы можем так и не добраться, поэтому нет особого смысла тратить время на их планирование. , порядок выполнения второстепенных задач обычно не так важен.

3. Метод Айви Ли полезен не только для планирования дня, но и для планирования недели или даже месяца. Все то же самое: составляем список дел или целей, а потом сортируем их по важности. Так мы будем твердо знать, каким делам следует уделять первоочередное внимание.

4. Некоторые особо крупные задачи способны занять у нас целый день. Если вы хотите уделить время и другим делам, то ограничьте время на выполнение таких задач. Например:

Также можно разбить такие задачи на отдельные этапы и выполнять по одному этапу каждый день.

5. Если существует четкая грань между разными сферами вашей жизни (например, работой и личными делами), заведите для каждой сферы отдельный список задач. Например:

Также полезно создавать отдельные списки для конкретных проектов или целей.

Как распределить задачи по важности

Самое сложное место в методе Айви Ли — это расстановка приоритетов ( сам процесс нумерации задач). Да, в большинстве случаев мы способны определить свои главные задачи интуитивно, и в использовании специальных техник нет необходимости. Однако в случае затруднений можно воспользоваться одним из перечисленных ниже приемов.

Прием 1. Матрица Эйзенхауэра. Оцените важность и срочность каждой задачи. Важными задачами считаются те дела, которые имеют прямое отношение к нашим целям и ценностям, а срочными — дела, которые нельзя откладывать.

Обычно при использовании матрицы Эйзенхауэра чертят специальную табличку, но в нашем случае будет вполне достаточно буквенных обозначений. Сперва мы оценим важность задач (В — важно, Н — не важно), а потом их срочность (С — срочно, Н — не срочно).

Теперь перенумеровать дела в списке будет гораздо проще. Самые главные задачи получат у нас метку ВС, а самые второстепенные — метку НН.

Прием 2. Категории важности. Попробуйте определить, в какую из этих групп попадают ваши задачи:

Обязательно сделать.
Желательно сделать.
Неплохо бы сделать.

Часто одни только эти формулировки помогают понять, насколько важна та или иная задача.

Прием 4. Пузырьковая сортировка. В программировании этот способ сортировки считается не самым лучшим, но для нашего случая он подойдет. Суть его в том, чтобы попарно сравнить задачи в списке. Работает это так:

Ставим карандаш напротив первой задачи.
Сравниваем эту задачу со второй. Если первоначальная задача важнее, то сравниваем ее с третьей задачей, потом с четвертой Если же вторая задача окажется важнее, перемещаем карандаш на нее и сравниваем ее с задачами, расположенными ниже.
Повторяем эту манипуляцию до тех пор, пока не дойдем до конца списка. Задачу, на которую под конец будет указывать карандаш, отмечаем как № 1.

Таким же способом мы можем определить вторую по важности задачу, потом третью Все задачи нумеровать не стоит — достаточно 3–7 самых приоритетных задач. Также не стоит применять этот способ для больших списков.

Достоинства и недостатки метода

У метода Айви Ли, как и у других техник , есть свои преимущества, недостатки и ограничения.

Простота. Метод Айви Ли не требует долгих размышлений и не отнимает много времени, а освоить его можно буквально за пару минут.
Повышение личной эффективности. Благодаря этой технике, мы всегда выполняем свои самые главные задачи, поэтому получаем хорошие результаты.
Фокусировка. В каждый момент времени мы концентрируемся только на одной задаче, что позволяет нам избегать мультизадачности и более качественно управлять своим вниманием.

Недостатки и ограничения:

Метод Айви Ли

В течение 15 минут наедине с каждым сотрудником Ли объяснял свой простой способ достижения максимальной производительности:

В конце каждого рабочего дня запишите шесть самых важных вещей, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
Расставьте по приоритетам эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
Когда вы приедете завтра на работу, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте до завершения первой задачи, прежде чем перейти ко второй задаче.
Подходите к остальной части своего списка тем же способом. В конце дня переместите любые незавершенные предметы в новый список из шести задач на следующий день.
Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Спустя три месяца Шваб был настолько поражен результатами команды и компании, что позвал Ли в свой офис и выписал ему чек на сумму 25 000 долларов. Эта сумма в 1918 г. была эквивалентна сумме в 400 000 долларов в 2015 г.

Метод Айви Ли, определяющий приоритетность вашего списка дел, кажется простым, если даже не примитивным. Неужели все на самом деле так просто? Что делало это таким эффективным?

Об управлении приоритетами

Метод производительности Айви Ли использует многие из концепций, о которых мы писали ранее, в курсе по тайм-менеджменту и многих статьях.

Это достаточно просто для того, чтобы сработать

Основная критика таких методов, как этот, заключается в том, что они слишком просты и не учитывают всех сложностей и нюансов жизни.

Что делать, если произойдет форс-мажор? Как насчет использования новейших технологий для получения максимального преимущества? Однако сложность часто является слабостью, потому что это затрудняет возвращение на правильный путь.

Да, возникнут чрезвычайные ситуации и неожиданные отвлечения. Игнорируйте их как можно дольше и чаще, справляйтесь с ними, и как можно скорее возвращайтесь к списку приоритетных дел. Используйте простые правила для управления сложным поведением.

Методы, требующие составлять списки из 100 пунктов, может быть, выглядят красиво и кажутся детальными, только вот требуют, в лучшем случае, несколько месяцев на овладение. Метод Айви Ли так прост, что вы станете экспертом в нем за несколько дней. В конце концов, вы делаете главное, а с остальным справляетесь по ходу дела.

Этот метод заставляет вас принимать жесткие решения

Вероятно, нет ничего волшебного в выполнении именно шести важных задач в день. Так же легко было бы выбирать пять задач в день. А вот от чего действительно пахнет волшебством, так это от того, чтобы налагать ограничения на себя. Когда у вас слишком много работы и идей, лучшее что можно сделать — это ограничить себя тем, что важно.

Множество людей терпят поражение в достижении цели лишь потому, что не могут начать. Встать с дивана, чтобы подмести пол, может казаться невероятно сложной задачей, но если уж вы встали, то половина дела сделана. Когда же вы сидите на диване, то еще не приняли решение об уборке. Вы думаете, но решения нет.

Метод Ли заставляет принять решение о первой задаче за день до того, как вы начнете работать. Эта стратегия невероятно полезна для многих людей, которые любят долго ходить вокруг да около.

Он требует, чтобы вы работали над одной задачей

Удивительно, что даже людям из 1918 г. требовались инструкции для того, чтобы не распылять свое внимание на несколько задач. Это при том, что не было Интернета и технологичных гаджетов. Тем актуальнее эта проблема в наше время.

Современный человек многозадачен. А должно быть наоборот. Чем меньше задач и приоритетов, тем лучше работа. Изучите биографии экспертов мирового уровня (спортсменов, художников, ученых, учителей, духовных лидеров), и вы обнаружите, что есть одно качество, которое их всех объединяет: умение концентрироваться на главном.

Причина проста. Вы не можете быть успешны ни в одной задаче, если постоянно разрываетесь между несколькими. Мастерство требует фокуса и последовательности.

Однажды в 1918 году, стремясь повысить эффективность своей команды и найти лучшие способы решения задач, Шваб устроил встречу с уважаемым консультантом по продуктивности по имени Айви Ли. Ли сам был успешным бизнесменом и получил широкую известность как пионер в области связей с общественностью. Как гласит история, Шваб пригласил Ли в свой офис и сказал:

– Научи нас, как делать больше.

– Дайте мне 15 минут на разговор с каждым из ваших руководителей, – ответил Ли.

– Сколько это будет стоить? – спросил Шваб.

– Нисколько, – сказал Ли. – Если это не сработает. Через три месяца вы можете прислать мне чек с суммой, в которую вы сами оцените результат.

Чарльз М. Шваб. Фотограф неизвестен

На предприятиях нередко возникают ситуации, когда интересы сторон расходятся. Одна сторона предпочитает одни действия и решения, а другая сторона — другие. Для таких ситуаций всегда можно построить диаграмму разрешения конфликта. Как всегда, конфликт имеет место быть вследствие того, что у одной или у обеих сторон имеются ошибочные убеждения. Их обнаружение позволяет найти прорывное решение.

Метод Айви Ли

В течение 15 минут с каждым руководителем Айви Ли объяснял свой простой распорядок дня для достижения максимальной продуктивности:

В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
Расставьте приоритеты по этим шести пунктам в порядке их истинной важности.
Завтра сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте над ней до завершения. Пока она не будет выполнена, не приступайте ко второй.
Точно так же подойдите к остальной части вашего списка. В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Стратегия показалась простецкой, но Шваб и его команда менеджеров в Bethlehem Steel попробовали. Спустя три месяца Шваб был настолько доволен прогрессом, которого добилась его компания, что вызвал Ли в свой офис и выписал ему чек на 25000 долларов. (Нужно понимать, что из-за инфляции 25000 долларов в 1918 году эквивалентны почти полумиллиону долларов в начале 2021!)

Консультант по продуктивности Айви Ли. Фотограф неизвестен

Метод Айви Ли по расстановке приоритетов в списке дел кажется глупо простым. Как такая простая вещь может стоить так дорого? Что делает его таким эффективным? Он использует многие правильные концепции.

Достаточно прост, чтобы работать

Основная критика подобных методов заключается в том, что они слишком просты. Они не учитывают всех сложностей и нюансов жизни. Что произойдет, если возникнет чрезвычайная ситуация? Как насчет использования новейших технологий с максимальной пользой? По моему опыту, как раз сложность часто бывает слабым местом, потому что из-за нее труднее вернуться на правильный путь. Да, возникнут чрезвычайные ситуации и неожиданные отвлекающие факторы. Как можно дольше игнорируйте их, разбирайтесь с ними, когда это действительно необходимо, и как можно скорее возвращайтесь к своему списку приоритетных дел. Используйте простые правила для управления сложным поведением.

Заставляет вас принимать трудные решения

Я не думаю, что есть что-то волшебное в цифре 6. С таким же успехом Ли мог предложить выполнять 5 важных задач в день. Однако я думаю, что есть что-то волшебное в том, чтобы ограничивать себя. Я считаю, что лучшее, что можно сделать, когда у вас слишком много идей (или вы перегружены всеми этими необходимыми делами), – это обрезать свои идеи и отсечь все, что не является абсолютно необходимым. Ограничения могут сделать вас лучше. Метод Ли похож на правило Уоррена Баффета 25-5, которое требует, чтобы вы сфокусировались всего на 5 важнейших задачах и игнорировали все остальное. По сути, если вы не фокусируетесь ни на чем, вас все отвлекает.

Удаляет трение при запуске

Самым большим препятствием на пути к завершению большинства задач является их запуск. (Встать с дивана может быть очень сложно, но как только вы действительно побежите, будет намного легче завершить дистанцию.) Метод Ли заставляет вас решить первую задачу за ночь до того, как вы пойдете на работу. Эта стратегия оказалась невероятно полезной для меня: как писатель я могу тратить три или четыре часа на сомнения, о чем мне следует писать в следующий раз. Однако, если я решу это накануне вечером, я могу проснуться и сразу же начать писать. Это просто, но работает. На старте начать делать так же важно, как добиться успеха.

Требует от вас однозадачности

Вывод? Каждый день делайте в первую очередь самое важное. Это единственный трюк, который вам нужен.

Читайте также: