Какое место занимают информация и документы в современной системе управления кратко

Обновлено: 05.07.2024

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?

Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив 1.

В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.

Во-первых, документооборот - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;
Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности;
В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;
В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов - порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.

Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.

Информация, документы - это ресурсы для управления и функционирования.

Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Крупные предприятия и корпорации стремятся организовать документооборот по образу и подобию государственных учреждений. В этом случае используются государственные стандарты и принятые методики документоведения.

Для малых и средних компаний, в силу малочисленности персонала и неглубокой специализации, технологии, культивируемые в государственных предприятиях, весьма обременительны, хотя отдельные руководители, понимающие толк в управлении, считают, что затраты на поддержание документальной бюрократии оправдывают себя. Я присоединяюсь к этому мнению. Эффективно организованный документооборот сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала. Однако переход на новую информационную культуру требует больших усилий и затрат.

Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Я не применял бы в этом случае термин оптимизация, который заимствован из математики. Оптимальный вариант - значит лучший из всех допустимых. В управлении такого не бывает, поскольку решения принимаются при недостатке информации. Это означает, что мы не можем определить, какой вариант будет действительно оптимальным.

Я бы сформулировал вопрос следующим образом: Что дает электронный документооборот для повышения эффективности управления?

С моей точки зрения электронный документооборот любого поставщика, работающего на рынке более 10 лет, повышает управляемость и прозрачность предприятия.

Электронный документооборот обеспечивает скорость движения информации, эффективный контроль, учет и доступ к документам, а также большую конфиденциальность.

Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Все зависит от финансовых возможностей предприятия и способности его воспринять революционизирующую технологию, а самое главное новую организационную культуру.

Большинство отечественных малых, а тем более больших корпораций, монополий, находящихся вне конкуренции, такими качествами не обладают. Однако, руководителям и больших, и малых предприятий приходится все же принимать решений по развитию документооборота и делопроизводства.

Для малых предприятий важным является возможность постепенного, помодульного внедрения функций и рабочих станций, по мере финансовых возможностей и вживления функциональностей новой технологии. Соответственно должно быть поэтапное внедрение модулей и функции электронного документооборота. Ни в коем случае нельзя поддаваться давлению поставщика приобрести "не менее установленного числа рабочих станций и функциональных модулей".

Другими факторами являются опыт и имя поставщика на рынке программных продуктов, а также логичность меню, простота интерфейсов и доступность для понимания инструктивных материалов.

Немаловажным фактором является способность электронного документооборота интегрироваться в действующую практику управления потоками работ.

Прежде всего надо четко понимать место документооборота на карте бизнес- процессов. Без этого возможности электронного документооборота не будут использованы в полной мере.

Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Хотелось бы. Хотя бы в части копий документов. Думаю, что лет через 10.

Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Документооборот - сам по себе, а бизнес-процессы - сами по себе.

Документооборот не достаточно интегрирован в систему управления. Это означает, что документооборот не интегрирован в систему бизнес-процессов. При этом, например, директивы сами по себе, информационные потоки сами себе. Суть в том, что каждая директива для своего воплощения требует информационного обеспечения (нормативных документов, технологических описаний и т.п., образцов документов из прошлого опыта). Документооборот, как часть информационной системы управления, например, офисом выполняет ту же функцию, что и подготовка производства на машиностроительном заводе. Документооборот обслуживает основную деятельность.
Нельзя подчинять функции делопроизводства функциональным руководителям начальнику АХО, руководителю IT подразделения, директору по финансам и т.п. Делопроизводство и управление документооборотом необходимо возложить на исполнительного директора, который должен быть первым заместителем руководителя предприятия. Функция делопроизводства входит в состав информационно-обеспечивающего комплекса, который включает:
- методологическое направление, возглавляемое квалифицированным системным аналитиком;
- информационно-техническое обеспечение (IT);
- координацию и регулирование движения информации, включая недокументированную (делопроизводство, архив);
- информационное обслуживание функционирования (экспертиза, кодирование, формирование базы знания, поиск, комплектование);
- информационную логистику (почтовые отправления, курьерские функции).
Не желательно децентрализованное хранение документов (создание и ведение локальных архивов по функциональной принадлежности).
Недопустимо децентрализованное управление движением документов.
Отсутствие стратегии развития информационного обеспечения.
Вред также наносят:
- несопряженность баз данных;
- отсутствие учета о состоянии и движении документов;
- неупорядоченность форм и реквизитов документов.

1 Директива - управленческое решение в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.

Читайте также: