Какие требования предъявляются секретарю референту кратко

Обновлено: 05.07.2024

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распоря-дительную деятельность. В то же время руководитель нуждается в секретаре-референте, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддержать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и предоставляет по требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов.

Секретарь-референт должен знать:

— Правовые основы управления:

· административное, трудовое и хозяйственное право;

· законодательно-правовые акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

· систему органов власти и управления в стране;

· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи.

— Основы научной организации управленческого труда:

· нормативно-методические документы по информационно-документа-ционному обеспечению управленческой деятельности;

· нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

— Вычислительную и организационную технику.

— Основы общей социальной психологии.

— Основы этики и эстетики.

· методы создания и оформления документов;

· организацию работ с документами;

На основе этих знаний секретарь-референт должен обеспечивать эффективную работу руководителя (фирмы):

· оказывать помощь в планировании рабочего дня;

· организовывать место руководителя;

· вести сроковый контроль за поручениями руководства;

— Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

— Организовывать прием посетителей.

— Устанавливать деловые контакты.

— Организовывать и обеспечивать работу совещания.

— Составлять и оформлять документы, пользуясь компьютером.

— Оперативно размножать документы.

— Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта).

— Вести работу с документами:

· прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

К деловым качествам секретаря-референта относятся и такие профессиональные качества, как самоорганизованность, инициативность, умение сохранять служебную тайну, пунктуальность, предвидеть выход из напряженных ситуаций, быть преданным работе [3].

К личным качествам секретаря-референта относятся

— умение адаптироваться, т. е. переключаться с одного вида работ на другой;

— быть коммуникабельным, т. е. устанавливать деловые контакты, связи;

— быть любезным, вежливым, доброжелательным;

— внешний вид должен отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки;

— постоянно совершенствовать свой профессиональный и культурный уровень.

Вопросы для самопроверки

1. Когда возникли документы?

2. Когда появилось приказное делопроизводство?

3. Когда возникло коллежское делопроизводство?

4. Когда возник указ о замене коллежского делопроизводства исполнительным делопроизводством?

5. Какое значение имеет делопроизводство в деятельности организации?

6. В каких документах отражается распорядительная деятельность предприятия? Коллегиальная? Производственно-хозяйственная?

8. Что должен знать и уметь секретарь?

9. Какими деловыми и личными качествами должен обладать секретарь?

Секретарь-референт должен знать:

— Правовые основы управления:

· административное, трудовое и хозяйственное право;

· законодательно-правовые акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

· систему органов власти и управления в стране;

· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи.

— Основы научной организации управленческого труда:

· нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

— Вычислительную и организационную технику.

— Основы общей социальной психологии.

— Основы этики и эстетики.

· методы создания и оформления документов;

· организацию работ с документами;

На основе этих знаний секретарь-референт должен обеспечивать эффективную работу руководителя (фирмы):

· оказывать помощь в планировании рабочего дня;

· организовывать место руководителя;

· вести сроковый контроль за поручениями руководства;

— Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

— Организовывать прием посетителей.

— Устанавливать деловые контакты.

— Организовывать и обеспечивать работу совещания.

— Составлять и оформлять документы, пользуясь компьютером.

— Оперативно размножать документы.

— Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта).

— Вести работу с документами:

К личным качествам секретаря-референта относятся

— умение адаптироваться, т. е. переключаться с одного вида работ на другой;

— быть коммуникабельным, т. е. устанавливать деловые контакты, связи;

— быть любезным, вежливым, доброжелательным;

— внешний вид должен отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки;

— постоянно совершенствовать свой профессиональный и культурный уровень.

Вопросы для самопроверки

1. Когда возникли документы?

2. Когда появилось приказное делопроизводство?

3. Когда возникло коллежское делопроизводство?

4. Когда возник указ о замене коллежского делопроизводства исполнительным делопроизводством?

5. Какое значение имеет делопроизводство в деятельности организации?

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

организационное;
документационное;
информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

требуемый уровень образования;
социальный статус;
престижность профессии;
оплата труда;
перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

специалист;
или руководителям среднего и низшего звена.

Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Таблица 1

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается " Sertifikate - V " на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря " , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Таблица 3

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости.
Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду ''штабного персонала'', имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и т.п. в течение последнего столетия, то можно отметить, что количество обслуживающего персонала постоянно росло. Это относилось в основном к зарубежным организациям. Следует отметить, что такое явление не расценивалось как простое раздувание штатов, поскольку эффективно работающая организация требует сведения к минимуму денежных издержек и полной загрузке всех участников трудового процесса.
В этом отношении показателен опыт американских компаний. Владельцы самых различных компаний, используя четкий экономический расчет, говорили: ''Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратил время на то, что может сделать лицо, умеющее только читать и писать. Иначе мы разоримся''.
В современных развитых странах, а также в совместных российско-иностранных фирмах и новых российских коммерческих структурах серьезное значение придается подбору квалифицированных секретарей-референтов. Для их поиска используются различные методы: реклама, проведение психодиагностических процедур для оценки профессиональной пригодности кандидатов на должности секретарей-референтов, проведение специализированных бесед психологами-практиками.
Основная задача работы секретаря-референта современных фирм заключается в оказании помощи и облегчении деятельности руководителя для освобождения части его времени на решение значимых задач управления, за которые он несет ответственность. Секретари-референты являются также работниками, помогающими наиболее быстрому прохождению информации через различные структурные подразделения фирм, что является чрезвычайно важным условием их нормального функционирования.
Для определения психологических аспектов выбора секретарей-референтов прежде всего необходим психологический анализ их деятельности. На основании такого анализа выявляются требования, предъявляемые профессией к кандидатам на эту должность. Выделение профессионально важных качеств (ПВК) для секретарей-референтов является основой определения профессиональной пригодности. Подобные работы уже не являются чем-то исключительно новым. Однако в практических целях отбора секретарей-референтов можно напомнить о них для тех, кто занимается этой проблемой.
Вкратце обозначим наиболее значимые из профессионально важных качеств для секретарей-референтов. К ним относятся:
а) развитый интеллект,
б) знание профессиональных особенностей данной профессии,
в) высокий уровень исполнительской дисциплины,
г) умение общаться с людьми,
д) наличие эмпатии,
е) соблюдение этических норм поведения,
ж) наличие общекультурных навыков поведения,
з) доброжелательное отношение к людям,
и) гибкий интеллект,
к) адекватное восприятие требований со стороны руководства.
Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данному виду деятельности. Описание психологических требований к деятельности секретаря-референта и субъективные требования руководителей, которых можно расценивать как экспертов, составляют основу для профессиографического описания данной профессии.
Обязательным для секретарей-референтов является выполнение должностных инструкций, включающих два блока работы:
а) по делопроизводству и б) по оперативной работе. В первый блок по делопроизводству включены: а) работа с почтой (регистрация, распределение писем), б) осуществление особых полномочий, делегированных руководителем в связи с особенностями работы данной фирмы, в) подготовка совещаний, в частности, оповещение заместителей руководителей, менеджеров, специалистов и др., г) оформление командировочных документов, д) работа на телефоне, прием посетителей, использование компьютера.
При подборе секретарей-референтов следует отметить, что он в некоторой степени отличается от зарубежного подхода, хотя наши отечественные структуры, так же, как и западные, обращаются в посреднические фирмы по подбору персонала. Однако для экономии денежных средств российские фирмы часто для решения задачи подбора секретарей-референтов используют личные контакты, дают объявление в газеты, например, такие, как ''Из рук в руки'', ''Работа для Вас'' и т.п.
Для того чтобы ответить на поставленный в этой работе вопрос о психологических аспектах подбора секретарей-референтов, остановимся еще на вопросе, характеризующем требования самого руководителя современных фирм относительно того, каким должен быть секретарь-референт. Показательно, что эти требования далеко не всегда совпадают с профессионально важными качествами, предъявляемыми к данной профессии, которыми, в частности, пользуются в Центрах занятости населения или в фирмах по подбору персонала.
В связи со сказанным выше следует отметить, что каждый руководитель фирмы исходит из своего субъективного представления о типе требуемого для него секретаря-референта. Определенный опыт контактов автора этой статьи с руководителями коммерческих структур ''Стэнли'' и ''Хоббит'' показал, что требования современных руководителей новых структур укладываются в рамки определенной схемы относительно качеств, которыми должен обладать секретарь-референт. Среди них отмечались такие, как:

· четкое соблюдение требований, которые идут от самого руководителя;

· беспрекословная подчиненность руководителю;

· хорошие личные контакты с руководителем;

· быстрота и качество выполняемой работы;

· владение машинописью, хорошая память;

· умение работать с документами;

В целях избежания возможных ошибок при выборе секретарей-референтов одной из практических рекомендаций является принятие на эту должность лица, отвечающего требованиям данной профессии и обладающего профессионально важными качествами применительно к данном виду деятельности, с определенным испытательным сроком.
Другой практической рекомендацией при решении задачи выбора секретаря-референта для конкретной фирмы является необходимость самооценки руководителем своей личности и особенностей своего поведения. Несмотря на кажущуюся простоту этого требования, эта рекомендация важна, поскольку часто руководители фирм даже не задумываются над тем, что они делают что-либо не так, как нужно по отношению к подчиненным, включая и штабной персонал. Любая фирма только выиграет в решении поставленных ею задач, если выбор секретаря-референта будет осуществляться при использовании знаний об их профессиональной пригодности и учете личностных и поведенческих характеристик этой категории персонала практическими психологами.

Читайте также: