Какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов кратко

Обновлено: 01.07.2024

Управление документами архива организаций любых организационно-
правовых форм

(наименование вида профессиональной деятельности)

Основная цель вида профессиональной деятельности:

Обеспечение эффективного управления архивными делами (документами); внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами

Руководители в области определения политики и планирования деятельности

Специалисты архивов и музеев

Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал

Отнесение к видам экономической деятельности:

Деятельность библиотек и архивов

(наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщенные трудовые функции

Хранение, комплектование, учет и

Организация постоянного хранения архивных дел (документов)

использование дел (документов) архива

Комплектование архивными делами (документами) архива

Учет архивных дел (документов)

Организация использования архивных дел (документов)

Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения

Руководство подразделением архива

Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов)

Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации

Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации

Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации

Внедрение системы электронного архива организации

Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации

Руководство процессом архивного хранения дел (документов)

Создание единой системы архивного хранения дел (документов)

Управление разработкой локальных нормативных актов процессов архивного хранения дел (документов)

Контроль архивного хранения дел (документов)

Регулирование и контроль федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных

Планирование и построение процессов архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения

Организация и сопровождение деятельности экспертно-
проверочной комиссии

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) архива

Заимствовано из оригинала

Возможные наименования должностей, профессий

Требования к образованию и обучению

Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена

Среднее профессиональное образование (не профильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов

(Утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н)

Должности работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций

Должности работников лабораторий обеспечения сохранности архивных документов

Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:

комплектование;
систематизация;
учет;
использование — постановка задачи поиска и его осуществление.

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

муниципальные и государственные хранилища;
фонды хранения видео- и аудиодокументов;
крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

названия должностей;
какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
юридическую базу подготовки и занятости;
основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

положения гл. 43 ТК РФ;
устав;
требования профстандарта;
локальные акты компании.

Эксперты КонсультантПлюс разработали инструкцию по охране труда для архивариуса. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Архивариус несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

В соответствии со статьей 144 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2006, № 27, ст. 2878; 2007, № 17, ст. 1930; № 43, ст. 5084) п р и к а з ы в а ю:

Утвердить прилагаемые профессиональные квалификационные группы должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов.

Министр
М.А. Топилин

Утверждены
приказом Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от 25 марта 2013 г. № 119н

Профессиональные квалификационные группы должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов

Профессиональная квалификационная группа должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов третьего уровня

Должности, отнесенные к квалификационным уровням

1 квалификационный уровень

Архивист; археограф; палеограф; методист

2 квалификационный уровень

Архивист 2 категории; археограф 2 категории; палеограф 2 категории; методист 2 категории; художник-реставратор архивных документов

3 квалификационный уровень

Архивист 1 категории; археограф 1 категории; палеограф 1 категории; методист 1 категории; хранитель фондов; художник-реставратор архивных документов 2 категории

4 квалификационный уровень

Ведущий архивист; ведущий археограф; ведущий палеограф; ведущий методист; ведущий специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов; художник-реставратор архивных документов 1 категории

5 квалификационный уровень

Главный архивист; главный археограф; главный палеограф; главный методист; главный специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов; художник-реставратор архивных документов высшей категории

Должности, отнесенные к квалификационным уровням

1 квалификационный уровень

Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации; заведующий сектором (начальник сектора) архива; заведующий архивохранилищем; начальник отдела (заведующий отделом) архива; начальник отдела (заведующий отделом) лаборатории обеспечения сохранности архивных документов; начальник (заведующий) лаборатории обеспечения сохранности архивных документов – если лаборатория является необособленным структурным подразделением

2 квалификационный уровень

Главный хранитель фондов архива

3 квалификационный уровень

Директор (начальник, заведующий) лаборатории обеспечения сохранности архивных документов – если лаборатория является обособленным структурным подразделением

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

За неприменение профстандартов, как и за нарушения законодательства о труде, работодатель несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Используйте бесплатно инструкцию по охране труда для архивариуса от экспертов КонсультантПлюс, чтобы избежать ошибок и штрафа по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Читайте также: