Как соотносятся между собой термин делопроизводство и термин скрывающийся под аббревиатурой доу
Обновлено: 05.07.2024
1. Содержание и значение делопроизводства. Государственный стандарт по документированию
• Делопроизводство - это отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование (обеспечение
своевременного и правильного создания документов) и
организацию работы с официальными документами
(получение, передача, обработка, учет, регистрация,
контроль, хранение, систематизация, подготовка
документов для сдачи в архив, уничтожение).
• Главная задача делопроизводства является
обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной
работы учреждений.
2
Документационное обеспечение управления (ДОУ)
- связано с внедрением в управление компьютерных
систем и их организационным, программным и
информационным обеспечением для приближения к
терминологии, употребляемой в компьютерных
программах и литературе (тем самым современное
делопроизводство как бы поднимается на новый
уровень)
3
• ДОУ охватывает всю документацию организации и в
значительно большей степени позволяет использовать
информационно-технологическую составляющую в работе с
документами;
• Делопроизводство, в основном, распространяется лишь на
организационно-распорядительную документацию.
Делопроизводство – техническая функция управления, а ДОУ
– обеспечивающая. ДОУ улучшает информационное
обеспечение управленческого процесса не только за счет
включения в информационное поле всей документации
организации, но и за счет более эффективных технологий ее
обработки.
4
5. Современное делопроизводство включает два процесса:
• обеспечение своевременного и правильного создания
документов – документирование;
• организацию работы с документами, т.е. получение,
передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль,
хранение, систематизацию, подготовку документов
для сдачи в архив, уничтожение.
5
7. Организация работы с документами
8. Документооборот
• Организация документооборота
предполагает соблюдение правил, в
соответствии с которыми происходит
движение документов, главным из которых
является обеспечение оперативного
прохождения документов по наиболее
короткому и прямому маршруту с
наименьшими затратами времени.
9
• Чтобы этого добиться, нужно выполнять
правила обработки документов на каждом
этапе движения документации. При этом
следует учитывать, что документы могут быть
получены от других организаций – входящие
документы, и созданы самой организацией –
внутренние документы.
• Последние могут использоваться для
управления внутри организации и не выходить
за ее пределы или отправляться в другие
организации (исходящие документы).
10
• В целях планирования и координации
документооборота в организации могут
приниматься циклограммы приказов,
циклограммы деятельности
делопроизводителей, циклограммы работы
секретариата.
11
12. Циклограмма
документ,
который
помогает
спланировать
и
скоординировать действия работников, эффективно
организовать деятельность образовательной организации.
Виды циклограмм:
• циклограммы деятельности образовательной
организации (в целом, а также медицинской,
педагогической, методической и иной деятельности);
• циклограммы деятельности органов управления
образовательной организации (управляющего совета,
попечительского совета и др.);
• циклограммы деятельности структурных подразделений
(библиотеки , музея и др.);
• циклограммы работы должностных лиц.
12
13. Технология работы с документами
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение, распределение
и регистрация;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов; контроль исполнения
документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее
хранение документов
13
14. Реквизиты
• это элементы, составляющие каждый документ
(наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.) .
Число реквизитов определяется целями создания
документа, его назначением, требованиями к содержанию
и форме документа. Информация, зафиксированная на
материальном носителе только тогда становится
документом, когда она обязательно оформлена путем
проставления необходимых реквизитов (их количество
установлено законодательными и нормативными актами) .
14
15. Классификация документов (в соответствии с их назначением)
• регламентация деятельности (уставы, положения,
регламенты, правила, инструкции и др.);
• распорядительная деятельность (приказы, указания,
постановления, решения, распоряжения и др.);
• накопление и обобщение информации (отчеты, акты,
доклады и др.);
• передача информации (письма, телеграммы,
телефонограммы и др.)
• документы коллегиальных органов управления
15
16. Юридическая сила документа
• свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией
издавшего его органа и
установленным порядком
оформления
16
17. Примеры
• Саратовский областной суд в апелляционном
определении от 30 июля 2015 г. по делу № 334653/2015 признал незаконным приказ, в
котором отсутствовала подпись
уполномоченного лица.
• Приморский краевой суд в определении от 7
июля 2015 г. по делу № 33-5141/2015 признал
незаконным проведение собрания на
основании того, что уведомление участников
собрания было не датировано.
17
18. Должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие
нормы законодательства;
издавать документы только в пределах
своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное
время общегосударственные правила
составления и оформления документов.
18
19. Основные направления совершенствования документации
20. Унификация
• приведение чего-либо к единой системе, форме,
единообразию.
Унификация предполагает:
• установление номенклатуры действующих в рамках
системы унифицированных форм документов;
• разработку единой модели (схемы) построения
документов системы с использованием, как правило,
формуляра-образца;
• разработку структур документов;
• создание общих синтаксических правил построения
документов.
20
21. Стандартизация
22. Виды стандартов
• международные (региональные) стандарты
(ГОСТ);
• государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);
• стандарты отраслей (ОСТ);
• стандарты предприятий (СТП);
• стандарты научно-технических,
инженерных обществ и других
общественных объединений (СТО).
22
23. Унифицированная система документации (УСД)
• это система документации, созданная
по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию,
необходимую для управления в
определенной сфере деятельности
23
24. Действующие УСД
• унифицированная система организационно-распорядительной
документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и
организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической
документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую УСД разработан государственный стандарт
.
24
25. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
26. Классификаторы
• Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор
предприятий и организаций (ОКПО)
26
27. ОКУД предназначен для
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в предпринимательской
деятельности;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;
документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением
унифицированных форм документов
27
Нормативно-методическая база делопроизводства это совокупность законов, нормативных правовых
актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания
документов, их обработки, хранения и
использования в текущей деятельности учреждения,
а также деятельность службы делопроизводства: ее
структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
29
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует
-правила оформления документов;
-правила работы с документами;
-обеспечение сохранности документов;
-порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства;
- внедрение новых информационных технологий в работе с
документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
-юридические аспекты, связанные с документами, и другие
вопросы.
30
Унифицированные системы документации
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93
(утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ОКУД)
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (ОКПДТР)
34
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по делопроизводству образовательных учреждений
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утверждены постановлением Правительства от 15.06.2009 №477;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом
Росархива №76 от 23 декабря 2009 г.;
35
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Делопроизводство
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Учебное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности организации и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных архивах.
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
В последнее время, с усложнением управленческой деятельности учреждения, делопроизводство становится особой отраслью административной и управленческой деятельности предприятия, учреждения.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальных документов:
1. Информационная (документ является хранителем информации);
2. Социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);
3. Коммуникативная (документ является средством связи между организациями и другими структурами);
4. Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции официальных документов:
1. Управленческая (документ является инструментом управления);
2. Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
3. Историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций);
- организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.
Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства.
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.
В отличие от делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.
Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.
Читайте также: