Как работает секретарь в школе
Обновлено: 05.07.2024
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, ФЗ от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Секретарь учебной части относится к учебно-вспомогательному персоналу и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].
1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее [значение] лет.
1.3. На должность секретаря учебной части в соответствии с требованиям ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.
1.4. Секретарь учебной части должен знать:
- положения и инструкции по ведению делопроизводства;
- руководящий состав организации и ее подразделений;
- правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя].
2. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
2.9. [Другие должностные обязанности].
3. Права
Секретарь учебной части имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Другие должностные обязанности].
4. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
4.1. За нарушение Устава образовательной организации.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Очень часто женщины после декретного отпуска решают поменять место работы — хочется и уставать поменьше, чтобы оставались силы на общение с ребенком, и устроиться официально, чтобы иметь оплачиваемые больничные и отпуска. И тут приходит мысль, что работа секретарем — это как раз то, что нужно. Главное — учесть, что работа секретаря в офисе или на каком-либо предприятии сильно отличается от обязанностей секретарей, работающих в различных учебных заведениях.
Сегодняшняя героиня журнала Reconomica , жительница Подмосковья, работает секретарем учебной части в обычной школе. Она рассказала нашим читателям о своих обязанностях и условиях работы. Вам решать: сможете ли вы работать секретарем?
Трудоустройство после декретного отпуска
Всю свою жизнь я прожила в Подмосковье. После выхода из декретного отпуска передо мной встал вопрос: в какой отрасли мне искать работу? Ведь после столь значительного перерыва хотелось не просто вернуться в строй, но найти работу по душе. За плечами был значительный опыт в сфере взаимодействия со СМИ, годы работы в должности менеджера по продажам.
По истечении недолгого времени я наконец-то определилась со сферой, в которой могу себя реализовать. Это была административная деятельность.
Разместив свое резюме на нескольких крупных банках вакансий Москвы и Московской области, я с нетерпением ждала приглашения на интересную для меня работу. Откликов было множество. Большинство я отклоняла из-за удаленности от дома, маленькой заработной платы или других, не устроивших меня условий.
Сложный выбор
В результате на горизонте появились две вакансии, которые меня заинтересовали:
- Секретарь учебной части в средней образовательной школе.
- Микродиректор филиала крупной торговой фирмы, специализирующей на продаже кассовой аппаратуры и различного кассового оборудования.
Обе должности подразумевали работу в моем родном городе, что для меня являлось явным преимуществом.
Кабинет секретаря учебной части в школе.
Вакансия секретаря меня изначально привлекла больше, однако смущала небольшая зарплата: оклад — на руки 20 700 руб., с премиальными — порядка 25 000 руб.
А вот должность микродиректора хоть и была мне в новинку, но сулила неплохие перспективы. Сложность заключалась в том, что от меня требовались не только качества руководителя, хорошего управленца, но и консультанта, технического специалиста, который должен знать все особенности и специфику кассовой аппаратуры.
Так сложилось, что собеседование в обе организации я прошла в один день, и заочно мне уже дали положительный ответ как на должность секретаря, так и микродиректора.
Сомнения были, но я все же отдала предпочтение работе в школе.
Секретарь учебной части в школе
В мои обязанности, согласно описанию вакансии, входило взаимодействие с преподавателями и выполнение распоряжений директора.
Обязанности
Звучало это изначально несложно и не так обременительно, а вот на практике оказалось, что спектр моих обязанностей не просто шире — он безграничный:
- я отвечала на телефонные звонки,
- координировала их среди административного персонала,
- отслеживала поступление электронных писем,
- готовила и рассылала информацию по преподавателям,
- на мои плечи легло администрирование официального сайта школы различным контентом.
Стопка текучки ежедневно росла.
Во всей этой суматохе порой не хватало времени заняться возложенным на меня кадровым делопроизводством. Стопка текучки ежедневно росла. Со временем просьбы преподавателей превратились в дополнительные функции, которые мне также пришлось выполнять.
Как ответственный сотрудник, я крутилась словно белка в колесе, чтобы все успеть, но, к сожалению, многое успевать не получалось.
Прием детей на обучение
К концу учебного года мне было поручено осуществлять прием детей на обучение. В мои функции секретаря приемной комиссии входило прием заявлений и других документов на обучение, составление графиков экзаменов, протоколов, списков и других документов. Было определено время приема, в которое я должна была осуществлять прием родителей. Все это осложняло выполнение других обязанностей, с которыми я должна была справляться в более краткие сроки.
Но это не означало, что круг моих обязанностей уменьшился. Без моего участия не обходилось ни одно мероприятие.
Я присутствовала на совещаниях, педагогических советах, родительских собраниях, вела протоколы, готовила административные и организационно-распорядительные документы.
В значительной степени напряженность работы сглаживал замечательный коллектив.
Коллектив на работе решает всё
В значительной степени напряженность работы сглаживал замечательный коллектив. Люди, с которыми мне пришлось работать, были творческие, интеллигентные. Несмотря на суматоху образовательного процесса, коллеги всегда вели себя адекватно и культурно. Было отрадно наблюдать, как дети привязывались к преподавателям и на выпускном не отходили от своих наставников.
Из чего можно сделать вывод, что несмотря на все минусы работы, недочеты и даже претензии, атмосфера в коллективе играет значительную роль для каждого сотрудника.
Думаю, что хороший коллектив может сгладить ошибки, которые допускает каждый из работников.
Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания
Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ
Должностная инструкция секретаря
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется заместителю директора по административно-хозяйственной части.
1.6.
- структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила орфографии и пунктуации русского языка;
- правила эксплуатации оргтехники;
- правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
- правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
- технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
- правила деловой переписки;
- правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- способы оказания первой помощи;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
1.8. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.
скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 2 сентября 2021 года!
2. Функции
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.
4. Права
4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
51 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 3 сентября 2021 года!
5. Ответственность
5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.
6.5. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.
скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 2 сентября 2021 года!
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Государственное казенное общеобразовательное учреждение
_______________ И.Ю. Акимова
Должностная инструкция
1. Общие положения.
1. Настоящая должностная инструкция секретаря разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37; на основании Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" .
2. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря.
3. Требования к образованию и обучению: среднее общее образование. Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих
4. К работе секретарем не допускаются лица:
- имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды которых установлены законодательством Российской Федерации;
- признанные недееспособными в установленном федеральным законом порядке;
- имеющие заболевания, утвержденные перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения.
5. В своей деятельности секретарь должен руководствоваться:
- Уставом образовательного учреждения;
- приказами и распоряжениями директора образовательного учреждения;
- законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
- нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.
6. Секретарь должен знать:
- функции, задачи, структуру образовательного учреждения , его связи, кадровый состав;
- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
- этику делового общения;
- правила речевого этикета;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила орфографии и пунктуации русского языка;
- правила пользования факсом, множительным устройством, сканером, компьютером, правила работы с компьютерными программами ( с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами);
- технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
- правила деловой переписки;
- правила составления деловых писем, правила делового общения;
- основы этики и эстетики;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
7. Секретарь должен уметь:
- использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
- вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
- устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
- соблюдать служебный этикет.
8 . Секретарь принимается на должность и освобождается от должности приказом директора школы-интерната в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9 . В о время отсутствия секретаря его обязанности возлагаются приказом директора школы-интерната на лицо, имеющее соответствующее данной должности образование.
10. Подчиняется секретарь непосредственно директору школы-интерната.
2 . Должностные обязанности.
1. Основными направлениями в работе секретаря школы – интерната являются:
выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы-интерната.
2. Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками .
2.2. Вызывает по поручению директора работников школы – интерната и обучающихся.
2.3. Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих), а так же документы на подпись директору школы - интерната.
2.4. Принимает, регистрирует поступающую на имя директора школы – интерната корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль.
2.5. Отправляет по адресату исходящую отчетность и документы школы – интерната.
2.7. Ведет базу данных документов школы – интерната.
2.8. Организует телефонные переговоры директора школы – интерната.
2.9. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы - интерната, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы – интерната (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора школы ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Следит за обеспечением директора школы - интерната канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора.
2.11.Печатает по указанию директора школы – интерната различные документы и материалы.
2.12.Осуществляет сдачу в архив документацию школы - интерната.
3. Секретарь школы-интерната должен вести работу в соответствии с графиком, утвержденным директором школы – интерната.
4. Секретарь школы-интерната должен вести работу в тесном взаимодействии с педагогическим и обслуживающим персоналом.
5. Секретарь школы-интерната должен оказывать п ри необходимости помощь в сопровождении при перемещении по школе – интернату инвалид ам колясочник ам , инвалидам с поражением опорно-двигательного аппарата , инвалидам по зрению .
Секретарь имеет право в пределах своей компетенции:
1. Получать от директора школы-интерната информацию, необходимую для осуществления своей работы.
2. Требовать от директора школы – интерната оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3. Запрашивать у сотрудников школы-интерната, а в соответствующих случаях и у администрации школы-интерната, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
4. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации школы – интерната.
5. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
6. На защиту профессиональной чести и достоинства.
7. Знакомиться с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
8. Защищать свои интересы самостоятельно и (или) через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного расследования, связанного с нарушением секретаря норм профессиональной этики.
9. Имеет право на премии и доплаты согласно Положения об оплате труда в школе – интернате.
4. Ответственность.
Секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3 . За причинение материального ущерба школе - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин У става и правил внутреннего трудового распорядка школы-интерната, законных распоряжений директора школы-интерната и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за не использование прав, предоставленных настоящей инструкцией, а также принятие управленческих решений, повлекших дезорганизацию образовательного процесса и(или) процесса материально-технического обеспечения, несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно- гигиенических правил организации учебно-воспитательного процесса привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
6 . За виновное причинение школе-интернату или участникам образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей, а также не использование прав, предоставленных настоящей инструкцией, несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и(или) гражданским законодательством.
5. Взаимоотношения. Связи по должности.
1. Работает по графику, утвержденному директором школы - интерната, составленному из 40 часовой недели.
2. Получает от директора школы – интерната информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений директора школы – интерната (приказов, указаний).
4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.
Читайте также: