Характеристика доу как организационной системы

Обновлено: 04.07.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Структура управления ДОУ состоит из двух основных подструктур:

административное управление;
общественное управление.

Заведующий детским садом, реализующий административное управление, выполняет следующие функции:

информационно-аналитическая;
мотивационно-целевая;
планово-прогностическая;
организационно-исполнительская;
регулятивно-коррекционная;
контрольно-диагностическая.

Деятельность любого ДОУ регламентируется Уставом, приказами и распоряжениями управления образования, а также несколькими видами локальных актов, в число которых входят:

приказы и распоряжения заведующего учреждением;
правила и внутренний трудовой распорядок;
коллективный договор;
правила охраны труда, техника безопасности и противопожарная безопасность;
положения о премировании;
должностные инструкции;
положения о Педагогическом совете.

Принципы управления ДОУ

Система управления дошкольным учреждением строится на следующих принципах:

принцип гуманизации управления образованием, основанный на осуществлении социальной защиты каждого участника образования и создании для них условий, благоприятных для обучения и развития;
принцип демократизации возаимодействия субъекта образования, основанный на партнерстве, сотрудничестве и возможностях самообразования;
принцип научности управления образованием через применение научных и технических достижений;
принцип сочетания административного управления и самоуправления каждого субъекта самообразования.

Непосредственное управление детским учреждением осуществляется аттестованным на первую категорию заведующим. Управленческую деятельность осуществляют на основании разработанных критериев, схем, которые есть у каждого педагога. Орган коллегиального решения вопросов развития и совершенствования образовательной работы с детьми, а также методической работы с педагогами представлен постоянно действующим педагогическим советом. В ходе управления принимают активное участие профсоюзное собрание и родительский комитет. Также в учреждении должна работать независимая аттестационная комиссия, согласовывающая свои действия со всеми названными выше органами.

Готовые работы на аналогичную тему

Управление осуществляют на основании годового плана. Источник планирования – детальное изучение процесса, с выявлением узких проблемных мест в деятельности учреждения.

В дошкольном учреждении должна быть отрегулирована система коррекции планов в соответствии с промежуточными результатами деятельности.

Организационная структура ДОУ

Административная деятельность современного руководителя ДОУ предполагает обеспечение материальных, организационных, правовых и социально-психологических условий, чтобы детский сад мог полноценно функционировать и соответствовать действующим нормативным актам и Уставу ДОУ.

Чтобы осуществлять этот компонент деятельности, с использованием своих полномочий, руководитель должен:

разрабатывать вместе с сотрудниками и реализовывать кадровую политику, то есть комплектовать штат, подбирать, расставлять и перемещать кадры, готовить их аттестацию;
устанавливать в соответствии с Трудовым кодексом РФ, правилами внутреннего распорядка и квалификационными требованиями круг обязанностей каждого сотрудника;
обеспечивать выполнение закона о труде, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, санитарно-гигиенический режим, инструкции по охране жизни и здоровья детей, охрану труда и технику безопасности;
организовывать пропаганду педагогических знаний среди родителей, руководить работой родительского комитета;
действовать от имени дошкольного образовательного учреждения, представлять его во всех организациях и учреждениях, представляя собой распорядителя кредитов и имущества ДОУ, решать вопросы создания и ликвидации подразделений и различных служб при нем;
издавать приказы в рамках компетенции ДОУ, давать указания, которые обязательно должны исполняться всеми работниками ДОУ;
отвечать за организацию и осуществление мероприятий по гражданской и мобилизационной подготовке, организовывать воинский учет, нести персональную ответственность за сохранность архивной документации, включая личный состав, а также передавать архивную документацию в соответствующие государственные органы, если ДОУ будет ликвидировано;
отчитываться о работе детского сада перед коллективом и инстанциями.

Обозначенная выше роль заведующего обеспечивает создание условий, необходимых для совместной деятельности, для целенаправленных и скоординированных действий подчиненных по налаживанию нормального воспитательно-образовательного процесса, установлению нормальных отношений в коллективе и благоприятной морального-психологической обстановки, должной трудовой дисциплины и творческой атмосферы. Руководитель выражает интересы всего коллектива сотрудников, защищает права каждого ребенка, то есть направляет всю организаторскую, административную деятельность на обеспечение разностороннего личностного развития каждого ребенка.

Изменения в статусе дошкольной образовательной организации, педагогического коллектива и всех участников образовательного процесса рассматриваются на современном этапе как потенциалы развития детского сада, которыми можно управлять.

В настоящее время в отечественной науке термин “управление” трактуется с разных позиций:

– как воздействие одной системы на другую, одного человека на другого или группу (В. Г. Афанасьев, Н. С. Сунцов и др.)

– как деятельность (В. С. Лазарев, М. М. Поташник, Г. Х. Попов и др.)

– как взаимодействие субъектов (Т. И. Шамова, Л. А. Бурганова и др.)

По мнению А. А. Майер, под управлением понимают специально организованную деятельность управляющей системы (субъекта управления) по воздействию на управляемую систему (объект управления), направленную на обеспечение единства взаимосвязи целеполагания, целедостижения и целеизмерения в образовании [2, с. 6].

Под субъектом управления понимается физическое или юридическое лицо, от которого исходит властное воздействие, в связи с наделением его определенными полномочиями по управлению каким-либо объектом. В дошкольной образовательной организации в качестве объекта управления может быть коллективный орган или управляющее лицо: заведующий и его заместители; управляющий совет, педагогический совет.

Объектами управления могут выступать физические и юридические лица, а также социально- экономические системы и процессы. В управлении дошкольной образовательной организацией объектами управления выступают:

– Материально-технические и экономические ресурсы;

– Дошкольная образовательная организация и ее структурные подразделения;

– Методическое сопровождение образовательного процесса;

– Взаимодействие организации с родителями воспитанников как заказчиками образовательных услуг.

Л. А. Бурганова в своем исследовании подчеркивает взаимовлияние во взаимодействии субъектов и объектов управления. И тех и других отличает способность к самоуправлению, при этом возможен конфликт интересов. Это означает, что управление в социальных системах существенно отличается от управления в системах другой природы: управляющим и управляемым в них является человек, и на первый план выходит управление людьми [1, с. 68].

М. М. Поташник, П. И. Третьяков в своих исследованиях подчеркивают подход к осуществлению управления в образовательной организации, ориентированный на управление не только функционированием, но и на ее развитие. Посредством управления развитием образовательной организации обеспечивается целенаправленность деятельности коллектива по наращиванию его образовательного потенциала, повышение уровня его использования и, как следствие, получение качественно новых результатов образования [4, с. 121].

По мнению Р. М. Чумичевой, Н. А. Платохиной, Л. Г. Богославец, целесообразно ставить акцент на управление качеством образования, в частности качеством дошкольного образования.

На современном этапе технологии управления качеством образования играют огромную роль в формировании эффективной системы управления дошкольной образовательной организации. Одной из таких технологий является технология управления качеством образования по результатам, разработанная под руководством П. И. Третьякова.

Учеными выделяются следующие уровни управления по результатам:

В рамках нашего исследования вызывает интерес вопрос организационной структуры управления. В исследовании М. М. Поташника, организационная структура управления в дошкольной образовательной организации представляет собой совокупность индивидуальных и коллективных субъектов, между которыми распределены полномочия и ответственность за выполнение управленческих функций, между которыми существуют регулярно воспроизводимые связи и отношения [6, с.348].

Среди основных структур управления выделяют матричную, линейную, функциональную и линейно-функциональную.

Структура матричного типа возникает при одновременной реализации многих проектов. Одни и те же сотрудники могут одновременно входить в разные проектные группы и подчиняться нескольким руководителям проектов, которые организуют данный процесс, но не имеют административных полномочий. На рисунке 1 графически представлена матричная структура управления.

Рис. 1. Матричная структура управления

Линейная структура состоит из двух и более иерархических уровней управления, на каждом из которых руководителю подчиняется группа сотрудников, и отношения между руководителем и подчинёнными строятся по принципу единоначалия (рис.2)

Рис. 2. Линейная структура управления дошкольной образовательной организации

Функциональная организационная структура предполагает группирование конкретных должностей в структурные подразделения, которые основываются на основе общих видов деятельности (рис.3)

Линейно-функциональная структура состоит из иерархии линейного руководства и функциональных подразделений, специализированных на выполнении определенных видов управленческих действий. В процессе ее создания определяется штатное расписание и кадровый состав организации, требования к квалификации персонала, уровням их взаимосвязей и ко всем направлениям педагогического процесса. При этом, основу модели данной структуры управления составляют четыре взаимосвязанных уровня всех участников педагогического процесса (рис.4)

Рис. 4. Модель линейно-функциональной структуры управления в дошкольной образовательной организации

Данный тип структуры управления наиболее распространен в образовательных организациях. Модель линейно-функциональной структуры управления позволяет организовать управление производственными процессами по линейной схеме, при этом предполагается, что функциональные подразделения оказывают методическую помощь, подготавливают информацию, решают разнообразные управленческие задачи для соответствующих линейных руководителей.

Таким образом, управление в дошкольной образовательной организации может рассматриваться в различных аспектах (системный, процессуальный, деятельностный, функциональный), осуществляться на разных уровнях. На современном этапе в формировании эффективной системы управления дошкольной образовательной организации начинают играть технологии, являющиеся средством оптимизации управленческого цикла в детском саду и обеспечивающие достижение запланированного результата управлением качеством условий, процесса и результата образования, реализации образовательной программы.

Бурганова, Л. А. Теория управления: учеб. пособие / Л. А. Бурганова. — М.: ИНФРА- М, 2013.
Маааааааайер А. А. Управление инновационными процессами в дошкольной образовательной организации: метод. Пособие. М.: ТЦ Сфера, 2008.
Поздняк, Л. В. Управление дошкольным учреждением / Л. В. Поздняк, Н. Н. Лященко, — М.,2001.
Третьяков П. И. Дошкольное образовательное учреждение: управление по результатам / П. И. Третьяков, К. Ю. Белая. — М.: Новая школа, 2010.
Троян, А. Н. Управление дошкольным образованием: учеб. пособие / А. Н. Троян. — М.: ТЦ Сфера, 2005.
Управление дошкольным образованием: учебник и практикум для вузов / Н. А. Виноградова [и др.]; под редакцией Н. А. Виноградовой, Н. В. Микляевой. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020.
Чумичева, Р. М. Управление дошкольным образованием: учеб. пособие для студентов высш. пед. учеб. заведений / Р. М. Чумичева, Н. А. Платохина. — М.: Академия, 2011.

Основные термины (генерируются автоматически): дошкольная образовательная организация, управление, образовательный процесс, детский сад, линейно-функциональная структура управления, матричная структура управления, образовательная организация, педагогический процесс, современный этап, функциональная организационная структура.

Характеристика доу как организационной системы

Принципы управления ДОУ

Готовые работы на аналогичную тему

Организационная структура ДОУ

Похожие статьи

Матричная структура управления как основа системы.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Модель системного управления воспитательным процессом.

Организация образовательного процесса в дошкольной.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Формирование командного типа культуры в дошкольной.

Управление ДОУ в современных условиях | Статья в сборнике.

Организационные условия управления конфликтами.

Особенности организационной структуры управления.

Похожие статьи

Матричная структура управления как основа системы.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Модель системного управления воспитательным процессом.

Организация образовательного процесса в дошкольной.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Управление дошкольной образовательной организацией.

Формирование командного типа культуры в дошкольной.

Управление ДОУ в современных условиях | Статья в сборнике.

Организационные условия управления конфликтами.

Особенности организационной структуры управления.