Доу как объект управления презентация

Обновлено: 02.07.2024

Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по контролю исполнения Архив Машинное бюро с корректорской группой

Должностной состав службы ДОУ

Зав. службой ДОУ Зав. протокольным сектором Начальник секретариата Зав. архивом

Документовед Помощник руководителя Архивист Референт Редактор Инспектор Корректор Секретарь

Экспедитор Делопроизводитель Машинистка Стенографистка Курьер Оператор оргтехники

Нормативные документы для определения численности работников,

исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов работ

Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

Нормативы для расчета численности сотрудников службы ДОУ

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях; норма выработки – это установленный объем работы, который один работник соответствующей квалификации обязан выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях; норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель; норма обслуживания – это необходимое количество объектов, которое один работник соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях; норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта.

Алгоритм расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ

1. Определить общую годовую трудоемкость Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ; Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ. 2. Рассчитать численность персонала Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год; Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, регламентируемые трудовым законодательством:

Определение годовой трудоемкости нормируемых и ненормируемых работ

1. Расчет Тн через нормы времени: Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год; Нврi – норма времени на выполнение i -й работы. 2. Расчет Тн через нормы выработки: Н вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста 3. Расчет Тнн осуществляется методом экспертных оценок Н ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы; V j – объем работы j -го вида, выполняемый за год (96,8 чел/ч).

Презентация на тему: " ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами." — Транскрипт:

1 ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами.

2 Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

3 Задачи ДОУ отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

4 Нормативно-методическая база ДОУ 1. законодательные акты РФ в сфере информации и документирования. 2.указы и распоряжения президента РФ 3.постановления правительства РФ 4.правовые акты федеральных органов исполнительной власти 5.государственные стандарты на документацию 6.унифицированные системы документации 7.общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. 8.государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержащую требования к документам и службам ДОУ. 9.нормативные документы по организации и охране управленческого труда 10.нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов

5 формы организации делопроизводства централизованная форма - все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма - предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. смешанная форма - операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений.

6 Документ и его функции Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизиты – это обязательные опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с другими субъектами и объектами деятельности предприятия.

7 Документ обеспечивает информации сохранность сбор (накопление) многократное использование возможность передачи возможность обработки информации использование информации по истечению времени

8 Требования предъявляемые информации отраженной в документах: 1.Полнота 2.Достоверность 3.Оперативность документы имеют большое значение в управленческом процессе т.к. они: отражают работу организации на их основе принимаются управленческие решения являются гарантом прав на собственность являются главным аргументом в спорных ситуациях

9 Функции документа Общие. 1. Информационная(в документе фиксируются факты, события, явления..) 2. коммуникативная (документ обеспечивает внешние, внутренние связи предприятия и физ. лиц); 3. социально- культурная (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции) Специальные. 1.управленческая (с помощью документов решаются вопросы управления организацией и государством) 2. правовая ( документ является письменным доказательством в суде и или может быть источником права ) 3. организационная (устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений ) 4. научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие) 5. познавательная (получение и передача знаний для изучения каких либо процессов и явлений)

10 Классификация документов. распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет: 1. выработать определенные методы работы с каждой группой документов, 2.закрепить их в инструкциях, 3.организовать документы в делопроизводстве.

11 по способу документирования рукописные электронные графические кино- фотодокументы.

12 по сфере использования организационно- распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические

13 по содержанию простые; сложные.

14 по месту составления внутренние; внешние.

15 по степени гласности 1.открытые; 2. с грифом ограничения доступа для служебного пользования - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; коммерческая тайна - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; секретно - информация, составляющая государственную тайну).

16 по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

17 по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

18 по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

19 по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные

20 по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

21 Стандартизация и унификация делопроизводства. Унифицированная система документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Унификация документов производится в целях: –сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, –типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, –снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

22 унифицированной системой документации (УСД). Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.

23 Стандартизация возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

24 Результаты стандартизации оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

25 Требования к разработке унифицированных форм документов 1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. 2. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов 3. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. 4. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 5.оформлять содержательную часть документа в виде текста Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ). 7. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию. 8. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. 9.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

26 категории УФД государственные (общероссийские); отраслевые (ведомственные); субъектов Российской Федерации; формы документов объединений, предприятий, организаций.

27 ГСДОУ это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях

28 Цели ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, - сокращение количества и повышение качества документов, - создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

29 Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления

30 унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). включает в себя требования к оформлению документов. Помимо УСОРД в РФ действуют: унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД.

31 Формуляр образец. Состав реквизитов документа. Формуляр- образец – это совокупность мест закрепленных в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Нормативная документация устанавливает для ОРД два основных формата документов А4 и А5, допускается применение формата А6

32 Типовой состав реквизитов согласно ГОСТР включает в себя Государственный герб Российской Федерации. 2.Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации, предприятия. 4. Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) 6.Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины поставки на учет (КПП) 7. Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации. 9. Справочные данные об организации 10. Наименование вида документа. 11. Дата документа. 12. Регистрационный номер документа. 13. Ссылка на регистрационный номер документа. 14. Место составления или издания документа.

33 15. Адресат. 16. Гриф утверждения документа. 17. Резолюция Заголовок к тексту документа 19. Отметка о контроле. 20. Текст документа. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись 23. Гриф согласования документа. 24. Визы согласования документа. 25. Печать. 26. Отметка о заверении копии. 27. отметка об исполнителе. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документа. При составлении документов необходимо пользоваться правилами оформления реквизитов.

34 Бланки документа. называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документ, повышает эстетическую сторону его оформления.

35 Бланки конструируются на основе -Углового расположения реквизитов (они позволяют экономить до 20% площади листа) -продольного расположения реквизитов ( используется как правило федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов РФ, другими вышестоящими организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании) расположения постоянных реквизитов.

36 Бланки документов имеют следующие размеры полей Левое поле - 20мм Правое поле – 10мм Верхнее поле - 20мм Нижнее поле - 20мм

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Поможем развить концентрацию и внимание с раннего возраста
Повысим гибкость и раскованность в общении

Описание презентации по отдельным слайдам:

Основы управления в дошкольном образовательном учреждении

Цель сбора и обработки информации – анализ информационных потоков, выработка целей и задач, направленных на совершенствование деятельности, эффективное планирование и принятие продуманных решений

Информационные потоки в ДОУ

Уровни информации
внутренние потоки (воспитатель - ребенок, воспитатель - родители, администрация - дети, администрация - родители, администрация – педагоги);
внешние потоки ( администрация – управление ДОУ, администрация – руководители других ДОУ, администрация – организации, методические службы, с другие образовательные учреждения)
административно-управленческий (руководитель и его заместители);
коллективно-коллегиальный (коллектив);
общественный (родители и дети)

Направления и методы сбора и обработки информации
Направления сбора информации
административно-хозяйственная работа,
экономическое обеспечение деятельности ДОУ,
научно-методическое обеспечение,
организационная работа а кадрами,
организация оздоровительных мероприятий,
повышение квалификации педагогов, развитие детей,
организация информационно-просветительской деятельности,
делопроизводство

Методы сбора и обработки информации
наблюдение за работой сотрудников, ведение карты профессионального роста мастерства сотрудника,
наблюдение за деятельностью и поведением детей, ведение карты психического развития ребенка, медицинской карты,
исследования и эксперимент,
собеседования,
анкетирование педагогов и родителей,
изучение директивных, информативных, инструктивных, правовых, методических документов,
изучение опыта работы других учреждений,
анализ документации, планов, воспитательно-образовательных программ,
тестирование,
мониторинг, диагностика,
анализ отчетов, выступлений сотрудников

Педагогический анализ -
функция управления ОУ, направленная на изучение состояния, тенденций развития, объективную оценку результатов педагогического процесса и выработку на этой основе рекомендаций по упорядочению системы или переводу ее в более высокое качественное состояние
Виды анализа:
анализ результатов, анализ учебно-воспитательного процесса, анализ условий;
полный и локальный анализ;
комплексный (итоговый), тематический (по разделам программы) и параметрический анализ;
эпизодический, одноразовый и постоянный (оперативный или текущий) анализ.

Функции педагогического анализа

позитивно-теоретическая – соотнесение действий педагога с требованиями педагогической теории, выявление условий, обеспечивающих наиболее успешное протекание педагогического процесса;
критическая – осознание причин трудностей и неудач, недостатков, которые помешали достигнуть нужного результата педагогического процесса;
информационно-обучающая – совершенствование научно-методических знаний и практических умений воспитания;
корректировочная – формулировка выводов, обеспечивающих корректировку деятельности педагогического коллектива, уточнение его задач, корректировку плана;
практически-действенная – повторение и совершенствование положительных образцов, перестройка методов и приемов в соответствии с конкретными условиями работы;
методическая – знакомство с методиками анализа;
стимулирующая – объективная и доброжелательная оценка знаний и умений педагогов, их достижений, стимулирующая дальнейший профессиональный рост;
проектировочная – проектирование целей и задач, планирование работы коллектива на новый учебный год.

Этапы педагогического анализа
I этап – предварительной ориентировки, дает возможность определить тенденцию развития явления, дать ему предварительную оценку и наметить направление дальнейшего хода педагогического анализа.
II этап – раскрытие содержания предмета анализа, деление предмета анализа на блоки, членение блоков на подсистемы, а системы на элементы.
III этап – структурного описания предмета анализа.
IV этап – определение причин, приведших к тому или иному результату педагогического процесса.
V этап – завершающий, где формулируются выводы и разрабатываются конкретные предложения по итогам аналитической работы, намечаются средства, при помощи которых можно ликвидировать отрицательные тенденции или развить положительные.

Целеполагание как функция управления – это формулировка или выбор цели функционирования ОУ, а также ее конкретизация на подцели и их согласование

Виды целей в ДОУ:

стратегические – это обобщенные цели, которые отражают основные направления, по которым будет развиваться организация;
тактические – отражающие способы и приемы, направленные на совершенствование функций управления и структуры организации.

Долгосрочные цели ДОУ:

укрепление материальной базы дошкольного учреждения,
охрана и укрепление здоровья детей, организация профилактико-оздоровительной работы,
воспитательно-образовательный процесс и работа с родителями,
рост профессионального мастерства и аттестация педагогических работников,
научно-методическое обеспечение ДОУ

Планирование деятельности ОУ -
определение зон ближайшего и перспективного развития детского сада в конкретных условиях педагогического анализа

Содержание уровней планирования:

Первый уровень – стратегическое, или долгосрочное, планирование – определяет основные стратегические (долгосрочные) цели ОУ, а также политику (направление действий) и стратегию (оптимальные пути) получения и использования ресурсов для достижения этих целей.
Второй уровень - тактическое планирование – это краткосрочная стратегия достижения цели, разрабатываемая на уровне руководителей среднего звена. Тактическое планирование гарантированно обеспечивает разработку конкретных планов для реализации стратегических планов.
Третий уровень - оперативное планирование – представляет собой разработку конкретных действий людей и структур с учетом всех необходимых условий. Оперативное планирование довершает единую систему планирования, т.к. представляет собой разработку конкретных действий с учетом всех необходимых ресурсов.

единство долгосрочного и краткосрочного планирования;
сочетание государственных и общественных начал;
обеспечение комплексного характера планирования;
стабильность и гибкость на основе прогнозов

Цели и содержание планирования
Основные цели проектирования системы планирования :
привлечение родителей к разработке стратегических (долгосрочных планов);
обеспечение работников ДОУ всех уровней информацией, необходимой для качественной разработки планов;
определение алгоритма и видов деятельности, необходимых педагогическим работникам ДОУ для качественной разработки планов;
распределение функциональных обязанностей педагогических работников ДОУ в процессе планирования;
выработка оптимального набора форм планирования.
Организация планирования включает в себя:
подготовку документации;
разработку плана и подготовку к проведению педагогических советов, открытых мероприятий;
разработку планов проверок;
составление плана на новый год;
организацию работы комиссий (по инвентаризации, смотрам);
подведение итогов работы за месяц, квартал, полугодие;
составление графиков рабочего времени;
разработку плана подготовки к проведению летней оздоровительной работы и к новому учебного году;
расстановку кадров;
утверждение программы воспитательно-образовательной работы и планов;
индивидуальные беседы с персоналом.

Организационно-исполнительная функция управления

изучение состояния вопроса,
постановка цели и определение конкретных задач,
планирование самого дела,
отбор оптимального содержания, форм, методов предстоящей деятельности,
создание условий для выполнения данной работы,
расстановка кадров и постановка перед каждым исполнителем конкретной задачи,
создание настроя на работу,
непосредственная помощь в реализации того или иного дела,
анализ хода и результатов конкретного дела

Контроль и диагностика деятельности ОУ - это процесс получения информации об изменениях внешних и внутренних условий функционирования и развития ОУ, несущих в себе угрозу для реализации спланированных действий или, наоборот, открывающих новые возможности для этого, процесс оценки работы ОУ, а также выявления необходимости и организации осуществления ее коррекции

Содержание и методы контроля
Содержанием контроля является изучение состояния воспитательно-образовательной работы с детьми по данной проблеме:
определить цели, конкретизировать задачи, которые должна реализовать эта система;
отобрать содержание в соответствии с представленными задачами;
выбрать формы, методы его проведения;
определить группу инспектирующих участников, которые будут осуществлять контроль, и их взаимодействие;
распределить полномочия и ответственность каждого.
Методы контроля:
Наблюдение педагогического процесса.
Итоговые занятия
Проверка календарных планов
Беседы с детьми
Анализ детских работ
Методы экспертных оценок

Диагностика в образовательном учреждении
Цель - выработка мер по регулированию деятельности педагогического коллектива, перевод на качественно новый уровень организации педагогического процесса.
Диагностика — это микроисследование, в котором принимает участие весь педагогический коллектив. При этом от руководителя требуется умение подготовить коллектив, убедить в важности такого исследования собственной деятельности, правильно обозначить цель, задачи, объект, предмет, методы организации для регулирования и коррекции.

Пути формирования педагогического коллектива
Внедрение в практику руководства педагогическим коллективом ДОУ информационно-аналитической и проблемно-ориентированной технологий.
Создание целевых программ управления качеством образовательного процесса, стимулирование мотивации материальными и нематериальными методами.
Создание функциональной структуры управления, разработка должностной инструкции управленческого и педагогического составов с детальными описаниями их прав, обязанностей, ответственности и соответствия с должностной инструкцией.
Делегирование полномочий ответственности в соответствии с должностной инструкцией.
Повышение профессиональной культуры управления и выработка оптимального адекватного стиля руководства.
Обозначение ясных и понятных целей предстоящей деятельности для коллектива, соответствующих внутренним стремлениям педагогов.
Наличие определенных, пусть даже незначительных достижений в процессе совместной деятельности, наглядно демонстрирующих ее явные преимущества перед индивидуальной.
Выявление лидера коллектива, которому люди готовы подчиняться и за которым идти к поставленной цели, поддержка администрации со стороны лидера.
Изучение референтных групп, чьи нормы поведения, взгляды и интересы принимаются в качестве эталона в коллективе, к которым большинство людей тянется, на которые ориентируется, и с которыми стремится сотрудничать.
Совершенство критериев оценки своих педагогов.

Методы материального стимулирования
стимулирование высоких трудовых показателей наемного работника;
формирование определенной линии трудового поведения работника;
побуждение работника к наиболее полному использованию своего физического и умственного потенциала в процессе осуществления возложенных на него обязанностей;
оплата труда с нормированным заданием;
повременная, сдельная и сдельно-повременная оплата труда;
стимулирующие выплаты;
премиальные выплаты.

Читайте также: