Что учитывается при проведении унификации документов кратко

Обновлено: 08.07.2024

Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.

В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.

Что такое унификация документов

Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.

Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.

Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.

Унификация преследует такие важные цели:

  1. Оптимизировать количество официальных документов, используемых в делопроизводстве.
  2. Обеспечение единства используемых документальных шаблонов.
  3. Улучшение качества обработки (исполнения) документации.
  4. Ускорение процедур, связанных с обработкой (исполнением) деловых бумаг.
  5. Совмещение документов, относящихся к разным группам, но связанных друг с другом близкими управленческими процессами. Совместимость служебных бумаг обеспечивается не только форме, но и по содержанию.
  6. Применение информационных и компьютерных технологий для работы с деловой документаций. Наличие у документов общих характеристик, обнаруженное при унификации, способствует компьютерной обработке используемых данных.
  7. Развитие и совершенствование электронного документооборота.

Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.

Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.

Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).

Основные принципы

Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:

  1. Движение от общих закономерностей к частным случаям. Для каждой из существующих сфер делопроизводства составляется свой формуляр-образец, на базе которого для конкретных типовых ситуаций разрабатываются, внедряются и применяются отдельные шаблоны (то есть специфические наборы реквизитов).
  2. Стремление к максимально возможному единообразию документальных форм.
  3. Комплексность процесса. Проявляется в неукоснительном соблюдении внедренных норм и правил на всех этапах работы с документом.
  4. Целесообразность применения конкретных реквизитов при составлении.
  5. Тенденция к минимизации количества используемых разновидностей документации.
  6. Относительное постоянство применяемых требований, что достигается за счет внедрения в работу организации государственных (отраслевых) стандартов.
  7. Совместимость внедряемых систем обработки данных с действующими системами.
  8. Разумная экономия задействованных средств, недопущение чрезмерных затрат.
  9. Четкое соответствие служебных (деловых) бумаг поставленным задачам и реализуемым управленческим процессам.
  10. Логический подход к последовательности расположения реквизитов и прочих атрибутов в тексте документа (сообразно тому, как эти сведения заполняются и воспринимаются).
  11. Минимизация физического объема данных при составлении документов (площадь бумаги нужно использовать оптимально для расположения на ней всех необходимых реквизитов).

Что такое стандартизация

Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.

Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.

Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.

Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.

Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.

D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).

Ключевые принципы

Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:

  1. Обязательность использования технических регламентов.
  2. Доступность действующих стандартов всех уровней для широкого круга лиц.
  3. Приоритетность межгосударственных и международных стандартов.
  4. Учет достижений научно-технического прогресса при стандартизации.
  5. Максимальное привлечение организаций и граждан ко всем процессам стандартизации.
  6. Добровольность применения имеющихся государственных стандартов.

Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ния материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ник информации и как средство социальной документной коммуника­ ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­чием этой информации связаны определенные отношения или юри­дические последствия.

2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­сителе.

3. Предназначенность для использования в социальной комму­никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ния);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­кация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

2. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификацией пони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­зию [7] .

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­зации их форм, установления единообразных требований к оформле­нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распо­рядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не вся­кой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (сис­тему) документов, характерных только для данной функции. Совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации [8] .

Системы документации могут быть функциональными и отрасле­выми. В отраслевых системах документации происходит документиро­вание соответствующих видов деятельности и отражение их специфи- ки. Например, в систему документов по образованию (общему, средне­му профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включе­ны документы, характеризующие особенности образовательной деятель­ности в зависимости от вида образовательной организации. Соотноше­ние функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организа­ции и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, ис­полнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фикси­руются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятель­ности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под­разделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представ­ляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необхо­димо было провести унификацию этой системы документации.

разработку единой модели (схемы) построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

При проведении унификации документов учитывались все требова­ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы тех­нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ ции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) [9] , так и на уни­фицированные системы документации.

3. Унифицированная система документации (УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [10] .

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­терской документации бюджетных учреждений и организаций;

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации [11] .

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа [12] , например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

Унификации подлежат наименования, формы документов, процедуры документирования, порядок документооборота и хранения документов.

Унификация документов осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с их функциями. Результатом унификации документов являются унифицированные системы документации, утверждаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти разработчиками по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области документационного обеспечения управленческой деятельности.

Перечень федеральных органов исполнительной власти ответственных за разработку соответствующих унифицированных систем документации утверждается нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

Государственный реестр унифицированных систем документации ведет федеральный орган исполнительной власти, ответственный за стандартизацию.

Унифицированные системы документации могут оформляться государственными стандартами. В этом случае они утверждаются федеральным органом исполнительной власти в области стандартизации по согласованию с соответствующим федеральным органом исполнительной власти - разработчиком унифицированной системы.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


10 сентября 2013

Унификация структуры текста служебного документа

Софья Ульянцева

Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения. Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.

Создание унифицированных текстов — один из этапов унификации документов, которая проводится в ходе подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота. Для сокращения общего количества видов документов и приведения документов к единообразию применяется метод унификации, который включает:

  • приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
  • установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).
  1. Унификация структуры текста.
  2. Унификация языковых средств выражения.
  3. Разработка шаблонов документов.

Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств. Как указано в Методических рекомендациях 1 , подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Федеральной архивной службой России, при унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей. Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Документ состоит из тринадцати разделов:

  1. Oбщие положения.
  2. Порядок планирования и организации работы.
  3. Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
  4. Порядок исполнения поручений.
  5. Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  6. Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  7. Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
  8. Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
  9. Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
  10. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
  11. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
  12. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
  13. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

  • полное и сокращенное фирменные наименования общества;
  • место нахождения общества;
  • тип общества (открытое или закрытое);
  • количество, номинальная стоимость, категория акций и типы акций, размещаемых обществом;
  • права акционеров — владельцев акций каждой категории (типа);
  • размер уставного капитала общества;
  • структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
  • порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
  • сведения о филиалах и представительствах общества.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

  • cостав учредителей (участников) общества;
  • размер уставного капитала общества;
  • размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
  • размер и состав вкладов;
  • порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал общества при его учреждении;
  • ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
  • условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
  • состав органов общества;
  • порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

  • полное и сокращенное фирменное наименование общества;
  • сведения о месте нахождения общества;
  • сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
  • сведения о размере уставного капитала общества;
  • сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
  • права и обязанности участников общества;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
  • сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
  • сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

  1. Титульный лист.
  2. Оглавление.
  3. Общие положения, содержащие.
  4. Область применения.
  5. Термины и определения.
  6. Сокращения.
  7. Перечень ролей, участников процесса и их функции.
  8. Основные нормативные положения (процедуры процесса).
  9. Заключительные положения.
  10. Перечень документов, на которые даются ссылки.
  11. Перечень регламентных документов, утрачивающих силу с принятием настоящего документа.
  12. Приложения.

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Цель занятия: изучение методики унификации документов, используемых в управлении, и приобретение студентами навыков унификации содержания документов.

В результате выполнения задания студенты должны:

• знать основные этапы и содержание работ по сбору форм до­кументов, исходных данных о формах, их анализу и обобщению;

• уметь проводить содержательную унификацию документов;

• приобрести навыки практической деятельности по унификации документов управления.

Теоретическая часть

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения .

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так ив условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов направлена на (задачи унификации документов):

  • повышение эффективности управленческого труда;
  • создание единой системы унифицированной документации, охватывающей систему управления в целом;
  • обеспечение сопряжения систем документации и отдельных форм документов;
  • сокращение числа форм документов;
  • сокращение количества реквизитов, имеющихся в конкретных формах документов.

Проведение унификации документов опирается на реализацию следующих принципов:

унификация от общего к частному , заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

единообразие построения форм документов и правил построения и оформления , обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации . При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

информативность , т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам, юридической силы;

группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

стабильность требований к документам , исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия — утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия — тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия — ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, форматы и тип носителя (бумага, магнитный диск, оптический диск и т.д.), правила расположения информации по полю документа и т.д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации.

Несмотря на огромное число разнотипных документов со множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Исходя из этого, можно выделить два направления унификации документации – содержательную и формальную .

Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных систем документации. Она проводится в процессе совершенствования систем управления и автоматизации отдельных процессов управления. В процессе такой унификации устанавливаются:

  • основные положения унифицированной системы документов;
  • требования к составу и содержанию УСД;
  • задачи, сферы и уровни ее применения в управлении;
  • порядок заполнения форм;
  • стандартизованная терминология.

В содержательной унификации выделяются следующие направления работ:

- установление ограничительных номенклатур действующих форм документов;

- создание типовых унифицированных форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей;

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления. Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и размещения информации на носителе. В результате формальной унификации устанавливаются:

  • типовые структуры реквизитов;
  • описания групп взаимосвязанных реквизитов;
  • типовые зоны для однородных реквизитов;
  • требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче их по каналам связи (протокол обмена по каналам связи);
  • единые методы контроля достоверности информации;
  • порядок придания документам юридической силы.

Основные направления работ при формальной унификации следующие:

- унификация структур документов;

- разработка общих правил построения унифицированных документов и коммуникативных форматов;

- унификация типов носителей и форматов документов;

- унификация методов контроля информации.

Работа по унификации систем документации, как правило, начинается с обследования документооборота исследуемой организации, отрасли. На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица . Матрица представляет собой таблицу. В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе. Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.

Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа . В заголовочную часть карточки документа заносятся:

  • наименование документа,
  • название организации-автора документа,
  • название организации-адресата,
  • предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
  • предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).

Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты. Например, 04.22–04.50 означает, что реквизит размещается на 4-строке с 22 по 50 позиции.

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить теоретическую часть настоящего практического занятия. Законспектировать в рабочей тетради сущность содержательной унификации.

2. Изучить приведенный комплект документов на заключение договора на НИОКР.

3. Заполнить матрицу для комплекта документов по заключению договора на НИОКР по приведенному образцу. Проанализировать матрицу, выявить недостатки комплекта документов: имеет ли место дублирование реквизитов, терминологическая путаница и т.п. Записать предложения по унификации комплекта документов.

Читайте также: