Что такое сортировка фильтрация данных в информатике кратко

Обновлено: 05.07.2024

Аннотация: Цель работы: научиться использовать электронные таблицы Excel для создания списков, сортировки данных в списке, фильтрации данных. Содержание работы: Создание базы данных (списка) в Excel. Сортировка данных в списке. Фильтрация данных в списке с использованием Афтофильтра. Фильтрация данных в списке с использованием Расширенного фильтра. Задание множественного критерия сравнения и вычисляемого критерия. Просмотр записей, поиск и фильтрация данных списка с помощью форм данных.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 5.1 рис. 5.1) и используют соответствующую терминологию:

строка списка – запись базы данных;
столбец списка – поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование – размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.5.1 рис. 5.1) необходимо:

выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
ввести команду Главная и выбрать вкладку Выравнивание
на вкладке установить следующие параметры:
по горизонтали: по значению;
по вертикали: по верхнему краю или по центру;
отображение: установить флажок переносить по словам.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.5.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из "чужой" базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query , вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 5.2 рис. 5.2, а) параметром Сортировать по.

Рис. 5.2. Диалоговые окна для операции сортировки: а – сортировка диапазона; б – параметры сортировки

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка выводит диалоговое окно "Параметры сортировки", в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 5.2 б рис. 5.2): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

Установить курсор в области списка
Выполнить команду Данные, Сортировка
Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки
Нажать кнопку и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки – по строкам или по столбцам)

Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
Нажать кнопку
Сформировать элементы списка

Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
Перейти к элементам списка и отредактировать их (добавить, удалить, отредактировать)
Нажать кнопку

Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
Нажать кнопку

Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные > Фильтр.

Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные> Форма.

Автофильтрация

Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 5.3 рис. 5.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.

По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

все – выбираются все записи без ограничений;
первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне "Наложение условия по списку" (рис. 5.4 рис. 5.4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;
значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне "Пользовательский фильтр" (рис. 5.5 рис. 5.5).

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия включает:

оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), =п* – отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;
>= п1 И п1 – отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.

Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.

Расширенный фильтр

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:

критерий сравнения;
вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

этап 1 – формирование области критериев поиска;
этап 2 – фильтрация записей списка.

Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.

Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;
имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;
ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:
точного значения;
значения, формируемого с помощью операторов отношения;
шаблона значения, включающего символы * и (или) ?.

Правила формирования множественного критерия:

Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .
Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:

1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.

2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.

3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.

Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.

Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:

После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:

Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.

Добавление кнопки "Форма" на панель быстрого доступа

Щелкните стрелку, расположенную рядом с панелью быстрого доступа, и выберите пункт Другие команды.

В поле Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

В списке выберите кнопку Форма Кнопка "Форма" и нажмите кнопку Добавить.

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей – названия столбцов списка.

Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки или , выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки можно отменить.

Для создания новой записи нажимается кнопка , выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши, либо клавиша .

При повторном нажатии кнопки сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка . Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.

С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимается кнопка , форма очищается для ввода условий поиска в полях формы с помощью кнопки , а название кнопки заменяется на название . После ввода критериев сравнения нажимаются кнопки или для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка , для выхода из формы – кнопка .

Урок познакомит учащихся с сортировкой, фильтрацией данных и основными приёмами работы с ними в MS Excel.

Описание разработки

Цель урока:

Ознакомление учащихся с сортировкой и фильтрацией данных, обучение основным приёмам работы с сортировкой и фильтрацией данных в MS Excel.

Задачи:

Развивать умения и навыки работы с электронными таблицами, внимание, память.

Воспитывать самостоятельность при выполнении практической работы и ответственность при работе с компьютером, соблюдение ТБ.

Тип урока: объяснительно-демонстрационный с элементами практикума

Оборудование: интерактивная доска, компьютер, ноутбуки, ПО MS Excel, презентация, раздаточный материал.

Ход урока:

Организационный момент

- Здравствуйте, ребята! Я рада вас видеть, и надеюсь на плодотворное сотрудничество. Наш класс – единая команда, единая цепь, скрепленная знаниями. Каждый ученик – звено одной цепи. Прочность цепи – это прочность ваших знаний. Насколько прочно скреплены звенья нашей цепи, мы выясним сегодня на уроке. Ребята, прошу вас быть сегодня на уроке наиболее активными, внимательными, я знаю, что вы все сегодня покажите достойный похвалы уровень знаний.

Актуализация знаний учащихся

Сегодня на уроке мы продолжаемм работать с электронными таблицами MS Excel.

Мини блиц-опрос

Что называется базой данных?

База данных (БД) – информационная модель, которая позволяет в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Строка таблицы – запись базы данных.

Что такое запись?

Столбец таблицы – поле базы данных.

Практическая работа

Учитель контролирует выполнение заданий.

Изучение нового материала

1. Сортировка данных

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы. В Excel предусмотрены средства упорядочивания данных после любых изменений и дополнений, которые можно использовать при необходимости.

В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям. Чтобы заставить Excel правильно сортировать записи в базе данных, вы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию.

Для сортировки данных необходимо:

Выделить одну любую ячейку базы данных;

Дать команду Данные-Сортировка;

В возникшем окне диалога выбрать нужный для сортировки столбец;

Выбрать вариант сортировки (по возрастанию или по убыванию)

по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке;

по убыванию – сортировка в обратном порядке;

Щелкнуть по кнопке ОК.

2. Фильтрация данных

Основная работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.

Фильтрация – быстрый способ поиска данных и работы с ними в списке.

Фильтруя список, можно отобразить только те строки, которые удовлетворяют определенным условиям отбора.

В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.

Для фильтрации данных необходимо:

Выделить одну любую ячейку базы данных;

Дать команду Данные-Фильтр;

Нажать кнопку со стрелкой в столбце и выбрать нужное условие;

В возникшем списке указать условие и записать значение;

Щелкнуть по кнопке ОК.

3. Обучающая практическая работа

2. Выполните сортировку по полю Водохранилище (в алфавитном порядке). Результат сортировки скопируйте на Лист 2.

3. Выполните сортировку по полю Площадь по убыванию.

4. Переименуйте Лист 2, назовите его – Сортировка. Для этого:

указатель мыши установите на ярлычке Лист 2;

правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню;

выполните команду Переименовать.

5. Выполните команду Данные-Фильтр (на полях появились кнопки).

6. Нажмите на кнопку в поле Год ввода в эксплуатацию. Выберите пункт Числовые фильтры.

7. В диалоговом окне задайте критерий: Год ввода в эксплуатацию>1967.

8. Остались водохранилища Капшагайское, Сергеевское, Вячеславское.

9. Нажмите на кнопку в поле Год ввода в эксплуатацию. Выберите пункт Выделить все и нажмите Ok.

Физкультминутка

Проверочная самостоятельная работа на усвоение нового материала

Весь материал - в документе.

-75%

Эта статья представлена в Уровень 2. Пользователи среднего уровня учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.

Тема форума 1 Формы
Тема форума 2 Отслеживание и просмотр действий в таблице
Тема форума 3 Сортировка и фильтрация
Тема форума 4 Автоматизация
Тема форума 5 Оповещения и напоминания
Тема форума 6 Запросы изменений
Тема форума 7 Запросы утверждения
Тема форума 8 Перемещение и копирование строк
Тема форума 9 Действия обновления ячеек
Тема форума 10 Проверки
Тема форума 11 Связывание ячеек
Тема форума 12 Отчёты
Тема форума 13 Сводка таблицы
Тема форума 14 Сводные отчёты по таблицам

APPLIES TO

Smartsheet
Pro
Business
Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Сортировка и фильтрация — это два метода, позволяющих настроить представление данных в таблице. Использовать одновременно оба метода невозможно, поэтому нужно определить, какой из них подходит в конкретном случае.

С помощью сортировки вы можете упорядочить все данные или их часть по возрастанию или убыванию. Следует иметь в виду, что после сохранения отменить сортировку невозможно, поэтому перед сохранением необходимо убедиться в том, что все строки в таблице, включая родительские, отображаются в нужном порядке.

Фильтры позволяют отобразить или скрыть информацию в таблице в соответствии с выбранными критериями. При этом структура таблицы остаётся неизменной. Вы можете сохранять фильтры и обмениваться ими с другими пользователями, у которых есть доступ к соответствующей таблице. Кроме того, можно задавать фильтры по умолчанию для таблицы, чтобы, открывая её, все пользователи видели одно и то же представление.

Чтобы научиться сортировать данные в таблицах, следуйте пошаговым инструкциям.

Сортировка строк и упорядочение данных

APPLIES TO

Smartsheet
Pro
Business
Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Чтобы отсортировать данные по возрастанию или убыванию, используйте команду Сортировать строки. Вы можете выбрать объём сортируемых данных: все строки в таблице или только выбранные.

При сортировке следует учитывать некоторые особенности.

Сортировка применяется к имеющимся на данный момент в таблице строкам. При добавлении строк потребуется ещё раз отсортировать таблицу, чтобы учесть новые строки.
Отменить сортировку после сохранения таблицы невозможно. Поэтому перед сохранением убедитесь в том, что строки в таблице упорядочены нужным образом.
Редакторы могут сортировать все строки в таблице, кроме заблокированных. Если команда "Сортировать строки" недоступна и у вас есть разрешения уровня редактора (дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа), отмените выбор всех заблокированных строк и повторите попытку.
Сортировка строк недоступна, если к таблице применён фильтр. Перед сортировкой необходимо убедиться, что в таблице не используется фильтр. Чтобы снять фильтр (сбросить критерии отбора данных), в меню Фильтр выберите пункт Без фильтра. Дополнительные сведения о фильтрах в таблицах см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Сортировка всех строк

Щёлкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.

Появится форма "Сортировать".

Сортировка выбранных строк

Выделите строки, удерживая нажатой клавишу SHIFT и щёлкая номера строк, которые нужно отсортировать.
Щёлкните выбранную область правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.
В форме "Сортировать" укажите критерии сортировки и нажмите кнопку ОК.

Принципы сортировки различных типов данных

Результаты сортировки зависят от типа данных. Ниже приведено несколько примеров.

Иерархия: если вы создали вложенные элементы, они будут отсортированы, но останутся под родительскими строками. Родительские строки также будут отсортированы, но их вложенные элементы будут перемещены вместе с ними.
Данные, созданные с помощью раскрывающегося списка: при сортировке столбца типа "Раскрывающийся список" элементы сортируются в соответствии с порядком значений в раскрывающемся списке. Дважды щёлкните заголовок столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца, чтобы посмотреть и изменить значения или изменить их порядок.
Значения диаграмм выполнения: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: "Пустая" > "Четверть" > "Половина" > "Три четверти" > "Полная" > "Без значения".
Светофор: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > "Красный" > "Желтый" > "Зеленый".
Комбинация букв и цифр : значения, которые начинаются с буквы и содержат цифры, будут сначала отсортированы в алфавитном порядке, а затем по числовым значениям, начиная с самой левой цифры. Например, значения Q1, Q2, Q3, Q12, будут отсортированы в следующем порядке: Q1, Q12, Q2, Q3.

Принципы сортировки в отчётах

При сортировке данных в отчёте элементы располагаются по возрастанию или убыванию. При сортировке по какому-либо столбцу с раскрывающимся списком элементы не будут сортироваться в соответствии со значениями списка, предварительно заданными в исходной таблице.

Отчёт может получать данные из различных таблиц, и в нём могут быть объединены столбцы с одинаковыми именами и типами. Если в столбцах раскрывающегося списка содержатся различные значения (например, a, b, c, d в одной таблице и 1, 2, 3, 4 в другой), отчёт не может определить, какой из методов сортировки следует использовать в объединённом столбце.

Следуйте этим инструкциям, чтобы научиться создавать фильтры и предоставлять к ним доступ другим пользователям.

Многие экономические задачи направлены на обработку больших таблиц, имеющих много столбцов и строк. Таблица данных называется списком, если она обладает следующими свойствами:

название столбца (имя поля) занимает только одну ячейку в верхней строке таблицы;
данные располагаются сразу после названия столбца;
таблица данных не имеет объединенных ячеек.

При таких условиях список можно считать однотабличной базой данных, поэтому при работе со списком применяют соответствующую терминологию:

строка списка – запись базы данных;
столбец списка – поле базы данных.

Ячейки верхней строки с именами полей образуют область имен полей.

Рис. 1. Структурные элементы списка (базы данных Excel)

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

4.4.2. Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные/Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

В среде Microsoft Excel предусмотрено три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (Рис. 2).

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет:

для чисел - от меньшего к большему;
для символьных данных – по алфавиту от А до Я;
для дат – в хронологическом порядке.

Для столбцов, содержащих разные по формату данные, имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).

Рис. 2. Параметры сортировки

Сортировка по нескольким уровням осуществляется в том случае, если в таблице имеются столбцы, содержащие повторяющиеся значения. Тогда сортировка 1-го уровня осуществляет, по сути, группировку записей с одинаковым значением поля. Сортировка 2-го уровня осуществляет упорядочение данных в группах, полученных после сортировки 1-го уровня. Сортировка 3-го уровня упорядочивает данные в группах, полученных после сортировки 2-го уровня.

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке. Для этого используется переключатель Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка Параметры выводит диалоговое окно Параметры сортировки, в котором задаются дополнительные установки сортировки: с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис/Параметры/вкладка Списки.

4.4.3. Фильтрация

Фильтрация данных в списке – это отбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные/Фильтр. Имеется две разновидности этой команды, задаваемых параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные/Форма.

4.4.4. Автофильтрация

Команда Данные/Фильтр/Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (Рис. 3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком критериев отбора.

Рис. 3. Список с автофильтром

Для каждого столбца в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

все – выбираются все записи без ограничений;
первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне Наложение условия по списку (Рис. 4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;

Рис. 4. Наложение условия по списку

значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне.

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ (Рис. 5). Каждая часть условия включает один из операторов отношения:

равно;
не равно;
больше;
больше или равно;
меньше;
меньше или равно;
начинается с;
содержит значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы “*”, “?” и т.п.

Рис. 5. Задание условия фильтрации

Примеры условий

Для поля Код предмета можно сформировать условия:

отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п

отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1

4.4.5. Расширенный фильтр

Инструмент Расширенный фильтр позволяет задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга и осуществить фильтрацию записей. Фильтрация выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты.

Расширенный фильтр позволяет задать условия отбора двух типов критериев:

критерий сравнения;
вычисляемый критерий.

Если критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, его называют множественным критерием.

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

1-й этап – формирование области условий;
2-й этап – фильтрация записей списка.

Технология формирования области условий

Правила формирования Критерия сравнения

Имена столбцов области критериев должны полностью совпадать с именами столбцов исходного списка.
Условие отбора по критерию сравнения может быть задано одним из следующих способов:

Читайте также: