Что такое окно бд кратко

Обновлено: 02.07.2024

MS Access – это система управления базами данных под управлением Windows . MS Access входит в пакет Microsoft Office.

Пуск/Программы/ Microsoft Access

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение . mdb

Объекты MS Access

Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.

Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).

Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Таблица является базовым объектом MS Access . Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма не является самостоятельным объектом MS Access , она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.Отчет – объект БД, предназначенный для печати данных.

С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;

2) режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.

Кроме того, в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Ознакомление с элементами окна приложения MS Access и окна БД

Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

1) Чтобы открыть существующую таблицу, нужно выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть.

2) Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access .

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно.

Любой объект можно создавать либо вручную (Новая таблица), либо с помощью мастера.

Окно базы данных (рис. 8) состоит из нескольких вертикальных вкладок, соответствующих входящим в базу объектам. Выбор определённой вкладки открывает окно диалога выполнения всех операций с соответствующим объектом. При создании новой базы дан­ных список объектов в каждом окне пуст.

Горизонтальные вкладки окна базы дан­ных являются общими для всех объектов и позволяют:

· открыть существующий объект ( ),

· создать новый объект ( ),

· создавать и вносить изменения в режиме Конструктора ( ).

3.3. Создание таблиц базы данных

Создание таблицы производится в два этапа:

1) определение структуры таблицы;

2) вводданных в таблицу (загрузка данных).

Создание таблицы в MS Access начинается в окне базы данных:

· выбрать вкладку Таблицы, затем нажать кнопку Создать;

· в окне диалога Новая таблица выбрать под­ходящий вариант создания таблицы

(например, Конструктор); ОК.

GПримечание. Особые варианты создания таблицы (см. рис.9):

Импорт таблиц – возможность импортирования таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

Связь с таблицами – создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Структура таблицы может быть создана с использованием Ре­жима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помо­щью Мастера таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора(в Конструктор таблиц можно выйти сразу из окна базы данных).

При определении структуры таблицы базы данных устанавливается, из ка­ких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля.

Каждое поле таблицы идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополни­тельными свойствами, отображаемыми в нижней части конструк­тора и определяющими условия ввода данных.

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструк­тора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квад­ратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю тексто­вый тип данных. Другой тип можно выбрать из списка в правой части клетки типа данных (см. Приложение 1).

· Тип данных Поле объекта OLE[4] указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты).

· Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не ре­дактируются, а устанавливаются автоматически (1, 2, 3, …) при добавлении каждой новой записи в таблицу.

· Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка[5].

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к по­лю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Окно базы данных (рис. 8) состоит из нескольких вертикальных вкладок, соответствующих входящим в базу объектам. Выбор определённой вкладки открывает окно диалога выполнения всех операций с соответствующим объектом. При создании новой базы дан­ных список объектов в каждом окне пуст.

Горизонтальные вкладки окна базы дан­ных являются общими для всех объектов и позволяют:

· открыть существующий объект ( ),

· создать новый объект ( ),

· создавать и вносить изменения в режиме Конструктора ( ).

3.3. Создание таблиц базы данных

Создание таблицы производится в два этапа:

1) определение структуры таблицы;

2) вводданных в таблицу (загрузка данных).

Создание таблицы в MS Access начинается в окне базы данных:

· выбрать вкладку Таблицы, затем нажать кнопку Создать;

· в окне диалога Новая таблица выбрать под­ходящий вариант создания таблицы

(например, Конструктор); ОК.

GПримечание. Особые варианты создания таблицы (см. рис.9):

Импорт таблиц – возможность импортирования таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;




Связь с таблицами – создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Структура таблицы может быть создана с использованием Ре­жима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помо­щью Мастера таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора(в Конструктор таблиц можно выйти сразу из окна базы данных).

При определении структуры таблицы базы данных устанавливается, из ка­ких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля.

Каждое поле таблицы идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополни­тельными свойствами, отображаемыми в нижней части конструк­тора и определяющими условия ввода данных.

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструк­тора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квад­ратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю тексто­вый тип данных. Другой тип можно выбрать из списка в правой части клетки типа данных (см. Приложение 1).

· Тип данных Поле объекта OLE[4] указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты).

· Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не ре­дактируются, а устанавливаются автоматически (1, 2, 3, …) при добавлении каждой новой записи в таблицу.

· Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка[5].

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к по­лю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Работа в Access начинается с открытия уже существующей БД или создания новой. При этом на экране появляется окно БД (рис. 2).


Рисунок 2. Окно базы данных.

Структурно такое окно разделено на три области. В левой части окна расположена панель Объекты, куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. После щелчка на такой кнопке открывается вкладка соответствующих объектов базы данных.

Панель инструментов (рис.3), которая позволяет работать с этими объектами, просматривать данные о них, а также выбирать, в каком виде будет отображаться список объектов, расположена в верхней части окна, сразу под строкой заголовка.


Рисунок 3. Панель инструментов.

Назначение основных кнопок этой панели.

■ Кнопка Открыть — открывает для просмотра или запускает на выполнение выбранный объект.

■ Кнопка Конструктор — позволяет изменить выбранный объект в режиме конструктора.

■ Кнопка Создать — создает новый объект выбранного типа.

■ Кнопка X — удаляет текущий объект.

Оставшиеся кнопки справа дублируют группу команд из меню Вид и отвечают за то, как будет выглядеть в основной области окна список объектов. Вы можете выбрать здесь стандартное представление списка, указать, крупными или мелкими значками будут отмечены объекты или выбрать вывод списка объектов в виде таблицы с дополнительными сведениями, включая имя объекта, описание, дату последнего изменения, дату создания, тип, имя владельца.

Окно таблицы

Просмотреть данные в привычном для нас, "табличном", виде и выполнить необходимые операции с записями таблицы можно, используя специальное окно таблицы (рис. 4). Верхняя строка окна таблицы содержит имя таблицы. В следующей строке перечислены названия "колонок" таблицы, или, согласно терминологии Access, имена полей таблицы. Каждая строка такой таблицы называется запись.


Рисунок 4. Окно таблицы Заказчик.

Навигация по таблице в таком режиме возможна с помощью двух полос прокрутки: вертикальной (расположенной вдоль правого края окна), которая служит для прокрутки записей, и горизонтальной (в правой нижней части окна), которая позволяет просматривать те поля таблицы, которые не поместились в окно.

Внизу слева находится навигационная панель окна таблицы (рис. 5). Используя её, можно сразу переместиться в начало или конец таблицы, перейти на следующую или предыдущую запись, а также создать новую запись. Чтобы быстро перейти к записи с известным вам порядковым номером, просто укажите его в поле Текущая запись и нажмите .


Рисунок 5. Навигационная панель окна таблицы.

Окно формы

Если окно таблицы позволяет просматривать информацию из таблиц Access в виде привычного набора столбцов и строк, то окно формы визуально напоминает бланки документов. Основное назначение формы — ввод данных или просмотр таблицы по одной записи за раз. Пример такой формы приводится на рис. 6.


Рисунок 6. Стандартная форма Access для таблицы Заказчик.

В верхней строке указано имя таблицы. Записи выводятся здесь по одной, в виде списка пар — название поля и его значение — и располагаются посередине окна формы. Нижняя строка формы — это уже знакомая вам навигационная панель.

Окно запроса

После создания базы данных, помимо выполняемой ею роли информационного хранилища, она должна, в первую очередь, обеспечивать быстрое предоставление актуальных данных. Поиск информации в таблицах БД осуществляется с помощью такого механизма, как запросы. В Access для запросов, как и для других объектов баз данных, предусмотрено специальное окно запроса (рис. 7).


Рисунок 7. Основные элементы окна конструктора запросов.

Панель инструментов База данных

Стандартная панель инструментов База данных располагается прямо под строкой главного меню и представляет собой ряд кнопок, после щелчка на каждой из которых выполняется то или иное действие (рис. 8).


Рисунок 8. Стандартная панель инструментов Access.

На панели инструментов выносятся наиболее часто используемые команды, что избавляет пользователя от необходимости искать их в лабиринтах меню.

1 MS Access Краткие сведения

4 Таблицы. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию в виде записей. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

5 Режимы работы с таблицей Режим конструктора – для задания структуры таблицы (определяются типы, свойства полей, их число и названия). В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы. Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

6 Формы Объект, в основном для удобного ввода данных. Форма это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения.

8 Отчет Служит для создания документа в формате MS Word. Его можно распечатать или включить в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц.

9 Режимы работы с отчетом Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати. Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета

10 Макрос Это структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы включаются макрокоманды. В MS Access имеется свыше 40 готовых макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров окон и т. п.

11 Запрос Позволяет получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

12 Связи между таблицами Используется три типа межтабличных связей: один к одному каждой записи первой таблицы соответствует одна запись из второй связанной таблицы (например, есть две таблицы: Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения, Место рождения, Год_поступления_в_вуз и таблица Сессия с полями Номер, Оценка1, Оценка2, ОценкаЗ, каждому номеру таблицы Студент соответствует один номер в таблице Сессия);

13 Связи между таблицами один ко многим любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Библиотека с полями Код, Название_книги, Автор, Год_издания, каждому номеру из таблицы Студент может соответствовать несколько кодов из второй таблицы);

14 Связи между таблицами многие ко многим любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и обратно каждая запись второй таблицы связана с несколькими записями первой таблицы (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Спортивные_секции с полями Код, Вид спорта, каждый студент может посещать несколько секций, и каждую секцию могут посещать несколько студентов).

15 Контрольные вопросы Назовите основные элементы окна СУБД Access. Перечислите основные объекты окна базы данных. Какие режимы работы используются для работы с таблицей, формой, отчетом? Для чего нужен запрос? Эти вопросы могут быть (и обязательно будут) заданы в качестве дополнительных на зачете!

Читайте также: