Что такое форма и отчеты в бд кратко

Обновлено: 07.07.2024

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Отображение раздела при печати

В начале отчета.

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления:

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

Запрос – это основной инструмент выборки, обновления и обработки данных в таблице базы данных. Обычно это таблица в электронном виде.

Формы – это средство диалога пользователя с базой данных. Чаще всего используется для ввода данных в базу данных.

Отчет – выходной документ БД, предназначенный для печати. Обычно это таблица для печати на бумаге.

Основными достоинствамиэлектронной базы данных по сравнению с традиционной картотекой являются:

1. Несравненно более высокая скорость автоматизированного поиска информации по запросам любой сложности.

2. Компактность БД, отсутствие дублирования информации.

3. Развитые системы подготовки отчетов на основе выборок.

Система управления базами данных (СУБД) – программа, предназначенная для создания и редактирования базы данных. Она позволяет создавать, редактировать БД, организовывать выборку информации согласно запросам, сортировать информацию, формировать отчеты, выводить информацию на внешние устройства (экран, принтер) и другие операции.

Разработкой ИПС ранее занимались программисты, поскольку это требовало изучения специальных языков. Современные СУБД типа Access позволяют любому пользователю разработать личную базу данных. Услуги профессиональных разработчиков необходимы при создании сложных корпоративных сетевых ИПС.

Профессионально ориентированные программы

Профессионально ориентированные программы (ПОП) – это программы, которые предназначены для обработки информации в той или иной сфере профессиональной деятельности. Они могут также называться проблемно ориентированными программами.

Так, бухгалтеры работают со специальными бухгалтерскими программами, банковские служащие с программами для обработки банковской информации, математики тоже имеют свои специализированные программы и т. д. В последние годы в России наиболее активно новые информационные технологии внедрялись в банках, в бухгалтерское и издательское дело. Это связано с тем, что именно в этих областях деятельности можно быстро достичь наибольшего эффекта от применения компьютеров.

Рассмотрим программы, предназначенные для издательской деятельности. На этапе набора текста используются текстовые редакторы. Хотя такие текстовые редакторы, как Word, используются в профессиональной работе, мы их относим скорее к функционально ориентированным программам в силу их очень широкого применения. К профессиональным редакторам можно отнести программы, позволяющие создавать и редактировать научные тексты, такие как TeX, MachCAD, Mathematica для математиков, есть аналогичные программы для химиков. В последние годы широкое распространение получили безнаборные технологии. Текст не набирается, а вводится в компьютер с помощью сканирования с листа и распознавания символов. Программы оптического распознавания текстов (FineReader и CuneForm) значительно повышают производительность при вводе текста. В настоящее время активно ведутся разработки программ распознавания речи. Создание эффективных программ распознавания речи позволило бы решить проблему набора гигантского массива текстов, существующую в настоящее время.

Издания кроме текстов часто содержат иллюстративный материал, рисунки, фотографии. Для создания графического материала и его редактирования используют графические пакеты программ, такие как CorelDRAW, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator. Эти программы, имея огромную библиотеку различных рисунков, позволяют художнику-оформителю создавать собственные рисунки, линейки, подложки, орнаменты, логотипы, буквицы, заставки, а также обрабатывать фотоматериалы, создавать комбинированные графические объекты.

Подготовленные текстовые и графические материалы поступают на компьютерное макетирование (верстку). Верстка есть процесс придания тексту и графике набора полиграфических форматов (размещение на полосе, размеры рисунков, шрифты заголовков, подписей и основного текста и т. д.). Такие программы, позволяющие изготовить оригинал-макет издания, называются издательскими пакетами программ. В нашей стране наибольшую популярность получили программы: PageMaker, QuarkXpress, CorelVentura, InDesign. Программа CorelVentura ориентирована на верстку книжных изданий. PageMaker удобна для подготовки изданий с графически сложным макетом: газет, журналов, рекламных листов. Эти программы используются для профессиональной разработки оригинал-макетов изданий.

Филологи и журналисты используют в своей работе программы автоматического перевода с одного языка на другой, такие как Stylus.

В тележурналистике широко применяются программы, позволяющие разрабатывать, монтировать и редактировать видеосюжеты, рекламные ролики, такие как 3D Studio, Adobe Premiere и другие.

В конструкторской деятельности применяют системы автоматизированного проектирования (САПР).

В профессиональной деятельности специалисты пользуются услугами экспертных систем, разработанных на основе искусственного интеллекта.

Искусственный интеллект– совокупность технологий, моделирующих деятельность мозга, а также позволяющих компьютерными средствами воспроизвести процессы, которые у человека являются результатом его мыслительной деятельности.

Примером таких технологий могут служить шахматные программы, достигшие такого совершенства, что чемпион мира по шахматам проиграл партию компьютеру.

Исследования в области искусственного интеллекта привели к интеллектуализации интерфейсов компьютерных программ, которая выражается в мощной системе поддержки пользователя в виде подсказок, пояснений, обучающих программ, исправления ошибок. Дальнейшим шагом в этом направлении можно считать создание интеллектуальных роботов, способных автономно совершать операции по достижению целей, поставленных человеком. Примером может служить бортовой компьютер на космическом корабле. Информация о внешней среде поступает от многочисленных датчиков (оптических, акустических, гироскопических и других). Эта информация обрабатывается, и компьютер принимает решения по ориентации станции, поддержанию параметров атмосферы и т. д.)

Наибольшее применение получили экспертные системы.

Экспертные системы – специальные программы, аккумулирующие знания о предметной области и позволяющие осуществлять распознавание и диагностику процессов в сложных системах, принимать решения, формулировать планы действий, выдвигать и проверять гипотезы, выявлять закономерности в результатах наблюдений, осуществлять логические выводы. Основу экспертной системы составляет база знаний.

Примером простой экспертной системы могут служить программы проверки правописания. Эти программы содержат не только словарь, но правила русского языка. Программа ищет ошибки в тексте, выделяет их визуально и предлагает варианты исправления. Более сложные экспертные системы разрабатываются в медицине. Они помогают врачу анализировать симптомы болезни и ставить диагноз.

Исследования в области искусственного интеллекта потребовали детального изучения понятия знания, отличие его от данных. Знания активны, они позволяют получать новые знания. Возникли такие понятия как базы знаний, инженерия знаний. Были предложены различные модели знаний: семантические сети, фреймы, логические языки. В семантических сетях знания состоят из понятий и отношений между ними, в рамках модели фреймов предполагается, что на любое представление об объекте можно наложить рамку (фрейм). При этом фреймы бывают двух видов: фреймы-описания и ролевые фреймы. Фреймы описания соответствуют понятиям, а ролевые фреймы описывают их отношения. Множество таких рамок создает основу фреймовой системы. Логические модели знаний – основа человеческих рассуждений и умозаключений, которые могут быть описаны логическими исчислениями. Логические исчисления могут быть представлены в виде формул.

Использование интеллектуальных, и особенно экспертных, систем призвано привести к росту профессиональной культуры, поскольку знания квалифицированных экспертов будут доступны широкому кругу специалистов.

Системы программирования или инструментальная среда разработки (СП) – это система программных средств, используемая программистами для разработки программного обеспечения (ПО).

Для того чтобы понять, что входит в СП, следует рассмотреть технологию разработки программ.

Анализ, проектирование и алгоритмизация задачи. Вначале программист разрабатывает алгоритм решения задачи (алгоритм – последовательность действий, приводящих к решению задачи).

Кодирование алгоритма. После того как алгоритм разработан, он описывается (кодируется) на языке программирования с помощью текстового редактора.

Тестирование программы. Далее проверяется работа программы с помощью специально разработанных тестов, выявляются ошибки, они исправляются. Этот процесс называется отладкой программы.

Таким образом, система программирования включает в себя следующие основные компоненты:

1. Текстовый редактор.

3. Редактор связей (компоновщик).

6. Документирование программы.

СП позволяет писать, редактировать, отлаживать и запускать программы на их выполнение в едином технологическом процессе.

Отчет – выходной документ БД, предназначенный для печати. Обычно это таблица для печати на бумаге.

Основными достоинствамиэлектронной базы данных по сравнению с традиционной картотекой являются:

1. Несравненно более высокая скорость автоматизированного поиска информации по запросам любой сложности.

2. Компактность БД, отсутствие дублирования информации.

3. Развитые системы подготовки отчетов на основе выборок.

Профессионально ориентированные программы

В конструкторской деятельности применяют системы автоматизированного проектирования (САПР).

Наибольшее применение получили экспертные системы.

Для того чтобы понять, что входит в СП, следует рассмотреть технологию разработки программ.

Таким образом, система программирования включает в себя следующие основные компоненты:

1. Текстовый редактор.

3. Редактор связей (компоновщик).

6. Документирование программы.

Этим видео-уроком я хочу начать серию видео-уроков, которые будут посвящены основам работы в программе Microsoft Word.

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных. Область, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Автоотчет: в столбец

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле Вернуться назад

Каждой СУБД могут реализовываться свои типы объектов. К основным объектам СУБД относятся: таблицы, формы, запросы, отчеты. Остановимся более подробно на каждом из них.

Таблицы

Являются основным объектом любой БД, который хранит все имеющиеся в базе данные, а также саму структуру базы (поля, их типы и свойства). Создание таблиц начинают с выбора элемента Таблицы в окне БД. Таблицу можно создать, используя 2 режима: с помощью Мастера или в режиме Конструктора таблиц (создание таблиц вручную).

При создании таблицы необходимо задавать ключевое поле, что будет способствовать в дальнейшем организации связей между таблицами. Ключевое поле создается с помощью команды Ключевое поле контекстного меню правой кнопки мыши. По окончании создания структуры таблицы при закрытии бланка система выдаст запрос на сохранение таблицы, в ответ на который таблице дают имя, и она становится доступна в основном окне БД.

Внесение изменений в структуру таблицы (состава полей или их свойств) выполняется в режиме Конструктора.

Создание межтабличных связей

При продуманной заранее структуре БД и намеченных связях между таблицами создать реляционные отношения между таблицами можно легко и просто. Всю необходимую работу можно выполнить в специальном окне Схема данных, открывающемся кнопкой панели инструментов или командой Сервис - Схема данных. Образованная межтабличная связь отобразится в окне Схема данных в виде линии, которая соединит 2 поля разных таблиц. Причем в соединении одна из таблиц будет главной, а другая — связанной.

Готовые работы на аналогичную тему

С помощью этой связи можно:

исключить вероятность удаления или изменения данных ключевого поля главной таблицы, если оно связано с какими-либо полями других таблиц;
при удалении (или изменении) данных ключевого поля главной таблицы выполнить корректное автоматическое удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных с ним таблиц.

Формы

Являются средствами для ввода данных, предоставляющими пользователю нужные для заполнения поля. В них размещаются специальные элементы управления (списки, счетчики, флажки, переключатели и пр.) для автоматизации ввода. При выводе данных при помощи форм применяют специальные средства их оформления. Форма, как правило, повторяет внешний вид бланка, что приводит к снижению количества ошибок, упрощает работу.

С помощью форм пользователи могут вводить данные в таблицы БД без прямого доступа к самим таблицам.

Различают 2 вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, возможен комбинированный способ.

Автоформы

В отличие от таблиц и запросов, формирующихся ручным способом, формы удобнее готовить автоматизировано. Автома¬тическими в полном объеме являются средства, которые называют автоформами.

Различают 3 вида автоформ:

Автоформа, как правило, основана лишь на 1 объекте. Другие средства создания форм позволяют строить форму на основе нескольких таблиц или запросов. Если форма основана лишь на одном объекте, ее называют простой формой. Если форма основана на полях из нескольких связанных таблиц, то ее называют сложной.

Форма имеет 3 основных раздела, это области заголовка, данных и примечания. Линии между разделами можно перетаскивать по вертикали, используя мышь, что позволит изменить размеры разделов.

Разделы заголовка и примечания используются в основном для оформления. В разделе данных представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может размещать в этом разделе дополнительные элементы управления, способствующие автоматизации ввода данных.

Запросы

Используются при извлечении данных из таблиц и предоставлении их в удобном для пользователя виде. С их помощью отбираются данные, сортируются и фильтруются. Кроме того, можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, автоматически заполнять таблицы данными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенностью запросов является то, что они используют данные базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок), которая представляет собой образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Работа с образом намного быстрее и эффективнее, чем с таблицами на жестком диске, так как время доступа к БД, хранящейся на винчестере гораздо больше времени доступа к запросам в оперативной памяти. Обновление БД также можно осуществить с помощью запросов. В базовые таблицы данные вносят в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Однако, используя соответствующий запрос, можно получить отсортированные и отфильтрованные данные. В запрос вносятся лишь требуемые поля из общей таблицы, поэтому просмотр результата значительно упрощается.

Виды запросов

Различают следующие виды запросов:

Запрос по образцу. Данный запрос разрабатывается с помощью специального языка SQL (Structured Query Language). Однако большинство операций выполняются щелчком кнопки мыши и путем перетаскивания в бланке.

Запрос с параметрами. Специальный тип запросов, позволяющий пользователю самому ввести условие отбора данных на этапе запуска запроса. Этот прием обеспечивает гибкость работы с БД.

Итоговый запрос. Выполняет вычисление по всем записям для какого-либо числового поля. В этом запросе рассчитывается сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, выбирается максимальное или минимальное значение данных в поле, исполняется любая другая итоговая функция. Подготовка итогового запроса, как и запроса на выборку, выполняется с помощью бланка запроса по образцу.

Перекрёстный запрос. С помощью него создаются результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц.

Данный запрос отображает результаты расчетов, выполненных по данным из одного поля таблицы. Полученные результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке.

Запросы на изменение. Данные запросы за 1 операцию вносят изменения в несколько записей. Запросы на изменения бывают 4 типов:

На удаление – предназначен для удаления группы записей из одной или нескольких таблиц.
На обновление записей – используется для внесения общих изменений в группу записей одной или нескольких таблиц.
На добавление – предназначен для добавления группы записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких других таблиц.
На создание таблиц – используется для создания новой таблицы на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Отчеты

Используются при выводе данных на принтер. В отчетах предусмотрены специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления для печатных документов (колонтитулы, номера страниц и др.). В отличии от других объектов СУБД используются только для вывода данных на печать, а не на экран.

Отчеты многим схожи с формами и страницами доступа к данным, однако имеют другое функциональное назначение — применяются для форматированного вывода данных на печатающее устройство, поэтому они должны учитывать параметры принтера и бумаги.

Автоматизированное создание отчетов осуществляется с помощью Мастера отчетов, который запускается двойным щелчком по значку Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов выполняет работу в 6 этапов. С помощью него осуществляются выбор:

базовых таблиц или запросов, на которых базируется отчет;
полей отчета;
полей группировки;
полей и методов сортировки;
формы печатного макета и стиля оформления.

В структуре готового отчета в отличии от структуры формы присутствует увеличенное количество разделов. Помимо разделов заголовка, примечания и данных в отчете могут содержаться разделы верхнего и нижнего колонтитулов. В отчете объемом более 1 страницы данные разделы необходимы для печати служебной информации (например, номеров страниц). Чем больше по объему отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать в этих разделах. Если для каких-либо полей отчета выполнена группировка, количество разделов отчета увеличится, так как оформление заголовков групп будет выполняться в отдельных разделах.

Редактировать структуру отчета можно в режиме Конструктора. Приемы редактирования такие же, что и у форм. Важная особенность отчетов заключается в наличии средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операция выполняется в диалоговом окне Номера страниц (Вставка - Номера страниц).

Базы данных в Access 2010 состоят из четырех объектов: таблиц, запросов, форм и отчетов. Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать ваши данные, при необходимости.

В этой статье вы узнаете о каждом из четырех объектов и поймете, как они взаимодействуют друг с другом для создания полностью функциональной реляционной базы данных.

Объекты Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основой для любой базы данных, которую вы создаете в Access. Понимание того, как работает каждый из этих объектов, поможет вам создать базу данных, которая будет полезна и поможет вам получить необходимую информацию.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой совокупность данных, организованных во много связанные списки. В Access все данные хранятся в таблицах, что ставит таблицы в центр любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в вертикальные столбцы и горизонтальные строки.

Аналогично, запись - это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Обратите внимание, как каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в поля, она принадлежит другой информации в этой записи. Видите номер слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер для записи относится к каждой части информации, содержащейся в этой строке.

Таблицы хороши для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и есть база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов - их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты. Поскольку эти сведения содержат все сведения о ваших клиентах, вы должны включить их в одну и ту же таблицу. Каждый клиент будет представлен уникальной записью, и каждый тип информации о клиентах будет храниться в его собственной области. Если вы решили добавить больше информации - например, день рождения клиента - вы просто создадите новое поле в одной таблице.

Формы, запросы и отчеты

Хотя таблицы хранят все ваши данные, остальные три объекта - формы, запросы и отчеты - предлагают вам способы работать с ним. Каждый из этих объектов взаимодействует с записями, хранящимися в таблицах вашей базы данных.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе. Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Запросы

Запросы - это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц. Запуск запроса похож на запрос подробного вопроса о вашей базе данных. Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы точно найти нужные данные.

Запросы гораздо более мощные, чем простые поиски, которые вы могли бы выполнять в таблице. Хотя поиск поможет вам найти имя одного клиента в вашей компании, вы можете запустить запрос, чтобы найти имя и номер телефона каждого клиента, совершившего покупку в течение прошлой недели. Хорошо спроектированный запрос может предоставить информацию, которую вы, возможно, не сможете узнать, просто просмотрев данные в ваших таблицах.

Отчеты

Отчеты предлагают вам возможность представить свои данные в печати. Если вы когда-либо получали распечатку расписания классов или распечатанный счет-фактуру покупки, вы видели отчет о базе данных. Отчеты полезны, поскольку они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате. Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным. Access предлагает вам возможность создавать отчет из любой таблицы или запроса.

Объединяя все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, изначально может быть трудно понять, как все они работают вместе. Это помогает помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, использующая запрос, форму или отчет, хранится в одной из таблиц базы данных.

Формы позволяют вам одновременно добавлять данные в таблицы и просматривать данные, которые уже существуют. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем выполняют поиск и анализ данных в этих же таблицах. Эти отношения звучат сложнее, но на самом деле они работают вместе так хорошо и так естественно, что мы часто даже не замечаем, когда мы используем связанные объекты базы данных. Вы когда-нибудь использовали электронный карточный каталог для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели свой поиск во что-то похожее на это:

Когда вы выполнили поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создала и запускала запрос на основе вашего запроса. Когда запрос завершил поиск таблиц базы данных для записей, соответствующих вашему поиску, вам был показан отчет, в котором была получена информация из запроса и связанных таблиц - в данном случае - список книг, соответствующих вашим условиям поиска. Вы можете представить соединения между объектами, как это:

Скажем, вместо использования этих инструментов вам пришлось искать в гигантской таблице, содержащей каждую книгу в библиотечной системе. Соответствующие записи, вероятно, будут распространены во многих таблицах: таблица для названий книг и описаний, таблица, содержащая информацию о том, какие книги проверяются или выходят, и таблицу с каждой ветвью библиотеки, чтобы назвать несколько.

Вам нужно будет искать, по крайней мере, три стола, чтобы найти книгу, узнать ее местоположение и посмотреть, проверено ли это! Легко представить, как трудно было найти правильную книгу. Если вы не были осторожны, вы могли бы даже что-то дополнить, случайно удалив или отредактировав запись. Легко понять, как объекты базы данных делают этот поиск более управляемым.

Читайте также: