Что такое документ кратко

Обновлено: 04.07.2024

материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Д. могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Д. могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки Д. делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В информатике (См. Информатика) разрабатываются способы автоматизации обработки Д., использующие хранение Д. в памяти ЭВМ (см. также Запись и воспроизведение информации).

Совокупность Д., посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

Функционирование современного общества и процесс производства вызывают создание и обмен значительного числа Д., в основном текстовых. Классификацией Д., определением способа их создания и обработки занимается документоведение. В СССР основные правила составления Д. и их обработки для государственных и общественных организаций и общающихся с ними частных лиц установлены Государственным стандартом (ГОСТом).

В узком смысле Д. — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под Д. часто понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке Д. обычно называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям (см. Источники исторические).

Лит.: Михайлов А. И., Черный А. И., Гиляревский Р. С., Основы информатики, 2 изд., М., 1968; Жуковская О. Д., Гольцев Б. А., Документация советских государственных учреждений, М., 1970; Бахарев В. А., Корякин Г. Н., Корреспонденция и делопроизводство, М., 1971; Кибернетика и документалистика, М., 1966.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов [2]

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Содержание

Классификация документов

По назначению

организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
и др.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена.
Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники.
Эта отметка установлена 12 мая 2011.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
Функции, обеспечивающие процесс управления
Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебнымдокументом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Понятие документа, Документооборот

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т.д.

Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Документ — это.

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

информация зафиксирована на материальном носителе: бумаге, фото или видео (в цифровом или пленочном формате). В последние годы появились еще и электронные документы, заверенные электронной подписью (т.е. документы на виртуальном носителе);

информация в документе может быть представлена в различной форме:

письменная или печатная запись,
фотоизображение,
видеоизображение,
звуковая запись,
комбинация перечисленных форм представления информации;

Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

Пара исторических фактов

Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

Функции документов

Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

Функция	Пояснение
информационная	в документах осуществляется фиксация фактов, происходящих событий, результатов практической и мыслительной деятельности человека (например, документ о заключении определенных соглашений между государствами)
организационная	с помощью документов до групп людей или отдельных индивидуумов доводится информация организационного или координационного характера (например, приказы, указания)
коммуникативная	документы обеспечивают деловые связи между физическими или юридическими лицами (например, различные договоры), являются средством обмена информацией
юридическая	информация, зафиксированная в документе, является доказательством того или иного факта при разрешении конфликтных ситуаций между физ. или юр.лицами
правовая	документы устанавливают правовые нормы (например, НПА)

Классификация

Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Сейчас пошла тенденция от нашего государства, все документы превращать в цифру. С одной стороны вроде и удобно, но ведь столько утечек случается, как не обеспечивай кибербезопасность, но хакеры всегда найдут брешь.

Историю недавно слышал, как мошенники оформили цифровую подпись от имени жертвы и далее провели сделку с квартирой, принадлежащей жертве, вот так получается. Нет, уж лучше бумага и подпись собственной рукой, тогда хоть подделку можно будет установить.

Денис: это проблема государства защитить эту информацию (готовить специалистов, разрабатывать алгоритмы защиты). А выгоды от цифровизации неизмеримы. Большинство серых зон и серых схем исчезнут, а оперативность работы с информацией будет феноменальной. Это другая реальность и качество жизни.

Читайте также: