Чем язык электронных деловых писем отличается от языка обычных деловых писем кратко
Обновлено: 05.07.2024
Язык постоянно изменяется под воздействием различных факторов. Значительную роль в наращивании такого рода изменений играет компьютеризация социальных коммуникаций, расширяющая взаимодействие человека и машины и вовлекающая в него все большее число участников. Компьютерные технологии обмена информацией обусловливают особые требования к языковым средствам, которые используются для фиксации, переработки и передачи социально значимой информации, что, безусловно, сказывается на темпах и направлениях языкового развития. Следовательно, можно говорить о все более заметной роли, которую играют электронные технологии в формировании новой лингвостилистической нормы.
Электронная почта — особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов.
Включение в тексты электронных писем разговорных и просторечных элементов (загрузка, пришлите вордовский файл договора; Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовыватъ?); профессионализмов и жаргонизмов (тренинг по инвенту, прилагаю инфо для консультантов, десктоп), слов и выражений английского языка (Best Regards), различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICO, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM; использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) становится стилистической тенденцией электронного делового общения. Это позволяет говорить о том, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам занимает промежуточное положение между устной и письменной речью и представляет собой новую языковую реальность.
Приложение. Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста.
Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид:
3. Содержание, цель обращения.
5. Личная подпись с указанием контактов.
6. Ссылка на сайт компании.
7. Логотип, если это необходимо.
При оформления электронного письма обязательно заполняются поля:
Правилами электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую значительный объем, принято составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.
Практика электронной деловой переписки дает многочисленные примеры, свидетельствующие о том, что тенденция трансформации стилистических норм письменного делового общения стала фактом языковой реальности. В свою очередь идет формирование этикетных правил делового общения, отвечающих задачам электронной коммуникации.
Контрольные вопросы и задания
1. Назовите интернациональные особенности русской письменной официально-деловой речи.
2. Перечислите характерные особенности русской письменной официально-деловой речи.
3. Какие требования предъявляются к составу и оформлению реквизитов документов?
4. Назовите основные типы служебных документов и деловых писем. Охарактеризуйте их.
5. Какие аспекты содержания документа могут быть переданы с помощью стандартных языковых моделей ? Приведите примеры.
6. Какие требования предъявляются к языку и стилю документов ?
7. Каковы тенденции в современной отечественной практике письменного делового общения? Охарактеризуйте их.
8. Как соблюдаются правила речевого этикета в отечественной практике письменного делового общения?
9. В чем заключается специфика рекламных деловых писем ?
10. Охарактеризуйте особенности оформления рекомендательных писем и резюме.
В статье рассматриваются основные правила оформления электронных деловых писем и ведения интернет-переписки. Автор определяет отличия электронной деловой корреспонденции от традиционной, представленной на бумажных носителях, формулирует основные нормы электронной деловой переписки. В конце статьи следует вывод о том, что на сегодняшний день остро стоит проблема чёткого определения и кодификации правил ведения и оформления электронной деловой переписки, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Ключевые слова: деловое общение, коммуникация, электронная почта, электронная переписка, реквизиты, адресат, адресант.
В условиях стремительного темпа современной жизни обществом востребована высокая скорость передачи информации, в том числе и деловой. Поэтому всё большую роль играет компьютеризация социальных коммуникаций, то есть общение посредством интернет-сети. Сегодня широкое распространение получило официальное ведение электронной переписки между деловыми партнерами, учреждениями, а также внутри организаций [1].
Одним из самых распространённых видов коммуникации, позволяющих осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени и оперативно решать возникающие вопросы, является электронная почта. Электронные деловые письма на сегодняшний день почти совсем вытеснили стандартные.
На первый взгляд, электронная деловая корреспонденция практически не отличается от традиционной, представленной в бумажном варианте. Однако отличия всё-таки есть. Например, в электронных письмах отсутствуют некоторые привычные реквизиты (дата, время, отправитель, получатель), поскольку выставляются автоматически. Кроме того, электронная коммуникация способствует снижению формальности общения: оно приобретает полуофициальный характер. Это происходит за счёт снижения количества канцеляризмов, шаблонных фраз, повторов слов, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов [2, с.335]. Допускается некоторая эмоциональная окрашенность делового письма и выражение личного отношения к адресату. Следовательно, на практике постепенно вырабатываются нормы ведения и оформления электронной деловой переписки. К числу основных правил можно отнести следующие:
4. Деловое письмо должно быть точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание данных, на которые ссылается отправитель (дата, место, время, и т. д.), а также отсутствие лексических и грамматических ошибок, поскольку точность напрямую связана с грамотностью и умением подобрать нужные слова в соответствии с их лексическим значением. Лаконичность заключается в умении передать максимум информации при минимуме используемых языковых средств. Избыточность информации приводит к тому, что суть письма затуманивается, его становится тяжело читать и воспринимать.
6. Когда письмо содержит несколько вопросов или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Целесообразно использовать деление на абзацы или смысловые части, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию, пункты и подпункты.
7. Вложенные (прикреплённые) файлы нужно называть так, чтобы по их названию было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.
8. В тексте письма не должно быть не только ошибок, но и опечаток. Безграмотная или отправленная впопыхах корреспонденция, содержащая ошибки, опечатки, неуместные повторы одних и тех же слов, может дискредитировать отправителя в глазах адресата.
9. В электронной деловой переписке не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний.
10. Эмодзи (смайлики) в деловой корреспонденции не используются.
12. На деловые письма рекомендуется отвечать при первой возможности. Оптимальное время — 20–30 минут.
13. Перед отправлением необходимо внимательно перечитать письмо несколько раз и проверить его на наличие фактических (правильно ли указаны все данные), логических, грамматических, орфографических и др. ошибок. При возникших сомнениях рекомендуется обратиться к словарям и справочникам.
На сегодняшний день, к сожалению, не существует четко сформулированных, кодифицированных правил ведения и оформления электронной деловой переписки, поэтому, на наш взгляд, остро стоит проблема определения этих правил, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Основные термины (генерируются автоматически): электронная деловая переписка, письмо, деловое общение, деловое письмо, отправитель, текст письма, электронная деловая корреспонденция, электронная переписка, электронная почта.
Подготовка электронного делового письма немногим отличается от традиционного: те же требования к структуре, языку, оформлению. Однако в нем обязательно должен присутствоватьзаголовок (тема письма), чтобы послание не затерялось в современном потоке электронных писем, сразу информировало о сути дела и чтобы его можно было легко найти в архиве по прошествии какого-то времени.
Если тебя не устраивает ответ или его нет, то попробуй воспользоваться поиском на сайте и найти похожие ответы по предмету Русский язык.
С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.
Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.
В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.
Что такое деловое письмо
Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.
Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.
Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:
- бизнес – бизнес
- бизнес – клиент
- соискатель – компания
- бизнес – государственная организация
- работодатель – работник
- сотрудник – сотрудник
Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.
Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.
Особенности деловых писем:
- Подчеркнутая официальность
- Адресность – наличие отправителя и получателя
- Стандартная деловая речь
- Тематическая ограниченность
- Нейтральный тон изложения
- Точность, исключающая недопонимание фактов
- Лаконичность
Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.
Различия между электронным и обычным письмом
В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.
В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.
Основные правила переписки по e-mail
Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.
Классификация деловых писем
Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.
Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:
- Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
- Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.
Основные типы деловых писем:
- Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
- Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
- Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
- Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
- Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
- Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
- Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
- Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
- Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.
Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.
Структура делового письма
Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.
Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.
Вводная часть
Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.
Основная часть
В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.
Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.
Заключение
В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.
Образец делового письма на русском
Эпистолярный стиль в публицистике
Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.
В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.
Как написать деловое письмо на английском
Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.
При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.
Каких формулировок стоит избегать:
- Сокращений
- Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
- Эмоционально окрашенных слов
Структура делового письма в английском языке
Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.
Контактная информация
| Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата | Anna Robins +0000000 [email protected] January 11, 2005 |
Вежливое приветствие
| Если вы не знаете имя собеседника | Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины |
| Если знаете имя | Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины |
| Если у адресата есть ученое звание используйте его | Dear Dr. Snow Dear Prof. Black |
Завершение
| Если вы не знаете имени адресата | Yours faithfully |
| Если знаете имя | Yours sincerely |
Конструкции для разного типа писем
В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.
Письмо-жалоба
| Я пишу, чтобы пожаловаться на… | I am writing to complain about… |
| Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к… | I am writing to draw your attention to… |
| Я недавно купил … в вашей компании. | I recently purchased … from your company. |
| Я хотел бы получить полный возврат средств. | I suggest that I get a full refund. |
| Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги. | I would be grateful if you could give me a refund |
| Я с нетерпением жду ответа. | I look forward to receiving a prompt reply. |
Письмо-запрос
| Я пишу, чтобы узнать о… | I am writing to inquire about… |
| Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… | Would you be kind enough to provide me with some information about… |
| Буду признателен, если вы поможете мне узнать… | I would appreciate if you could help me find out… |
| Не могли бы вы сказать мне, если… | Could you tell me whether… |
| Мне также было бы интересно… | I would also be interested in… |
Сопроводительное письмо
| Я пишу, чтобы подать заявку на должность… | I am writing to apply for the position of… |
| Я пишу в ответ на вашу вакансию … | I am writing in response to your advertisement… |
| Я особенно заинтересован в этой работе, потому что… | I am particularly interested in this job because… |
| Как вы можете видеть из моего резюме… | As you can see from my resume, … |
| В настоящее время я работаю в… | I am currently employed by… |
| Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… | I am keen to pursue a career in…, because… |
| Мои сильные стороны… | My main strengths are… |
| Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. |
Письмо-извинение
| Пожалуйста, примите наши извинения за… | Please accept our apologies for… |
| Мы искренне извиняемся за… | We sincerely apologize for… |
| Ошибка, видимо, была связана с… | The mistake was apparently due to… |
| В настоящее время мы работаем над… | We are currently working on… |
| Чтобы этого не случилось снова … | To prevent this from happening again, … |
| Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению … | We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… |
Образец делового письма на английском
Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому
Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.
Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.
Иностранцы, которые помогут учить язык
При регистрации вам предложат заполнить анкету о себе. Рассказать можно понемногу, а можно сочинить целое эссе на иностранном языке.
Сайт нашла по гуглингу. Искала friends online website или что-то вроде этого, нашёлся друг по переписке из Будапешта. Мы много общались, но никогда не планировали встретиться, хватало переписки. Но однажды я была проездом в Будапеште, всего один день — и мы смогли увидеться. Общались, будто старые друзья, никаких преград или неловких моментов не было. Хотя общались нерегулярно. Через год мы встретились снова — опять я была в городе проездом. Пообедали, посмеялись, разошлись. Сейчас не общаемся, и если буду в Венгрии, уже ему не напишу. Но никаких обид, желаю всего самого отличного, прекрасные воспоминания
Читайте также: