Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества кратко

Обновлено: 05.07.2024

Для регистрации внутренних документов могут использоваться различные формы журналов, поскольку существует большое количество видов внутренних документов, каждый из которых имеет свои особенности. Например, журнал регистрации приказов и распоряжений руководителя организации может иметь следующий вид:

Регистрационный номер документа

Наименование вида документа

Заголовок к тексту

Контрольный срок исполнения

Фактический срок исполнения

Отметка об исполнении

Назовите формы регистрации документов.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах. Таким образом, существуют две основные формы регистрации - журнальная и карточная. При выполнении регистрации автоматизированным способом данные о документе заносятся в экранные формы. Результат работы программы регистрации фиксируется на бумажном носителе в виде журнала регистрации или регистрационно-контрольной карточки.

В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?

Журнальная система регистрации используется тогда, когда учет документов выступает на первое место, что позволяет предотвратить претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п. Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов.

На практике регистрационные журналы оформляются на листах формата А3. Как отмечалось ранее, журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

В чем достоинства и недостатки карточной формы регистрации документов?

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Ниже приведен один из возможных вариантов формы РКК. Вычертив на формате А5 или А6 такую форму, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Количество экземпляров заполняемых РКК определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Применение карточной системы регистрации позволяет значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

регистрацией документов одновременно могут заниматься несколько работников, каждый из которых будет вносить изменения в РКК рассматриваемого им документа;

карточки "подвижны", их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

карточки могут быть размножены в необходимом количестве экземпляров. Карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов, а другой - в информационно-справочную.

Внедрение компьютерных технологий помогает избавиться от громоздких картотек и организовать информационно-справочную работу в любом учреждении.

Одинаковы ли значения регистрационного номера входящего документа и учетного номера, указанного в отметке о поступлении документа в организацию?

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Может ли документ регистрироваться дважды? Почему?

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшой фирме все документы централизованно регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам (в тех отделах, где они создаются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии, деканате.

Какие системы регистрации документов Вам известны?

Таким образом, существуют две основные формы регистрации - журнальная и карточная.

Перечислите реквизиты, обязательно фиксируемые при регистрации?

Вместе с тем исходя из необходимости обеспечения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации в ГС ДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также в ГС ДОУ отмечено, что состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. Порядок расположения реквизитов на РКФ и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Пояснения по заполнению обязательных реквизитов РКФ приведены в Таблице 1.

Пояснения по заполнению

Наименование организации (автора или корреспондента)

При регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа может не заполняться.

Дата, присвоенная документу организацией-автором. В общем случае может не совпадать с датой регистрации. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга (косой чертой или тире).

Дата и индекс поступления

Переносится из отметки о поступлении документа в организацию.

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

Переносятся с документа. При устном поручении формулируется составителем записи в РКФ.

Срок исполнения документа

Проставляются на основании: резолюции руководителя; сроков исполнения, указанных в распорядительных документах; требований законодательства; типовых сроков исполнения документов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Переносится с документа. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

В каких нормативных документах указан обязательный состав реквизитов регистрации?

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.

Укажите причины, обусловившие необходимость закрепления обязательного состава реквизитов регистрации в нормативных документах

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-ых гг. признано нецелесообразным вводить единое, строго регламентированное представление экранных форм для ввода данных. Вместе с тем исходя из необходимости обеспечения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации в ГС ДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов регистрации. Также в ГС ДОУ отмечено, что состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. Порядок расположения реквизитов на РКФ и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Из каких элементов может состоять регистрационный номер документа?

В каких случаях возможно несовпадение даты регистрации и даты документа?

Назовите этапы прохождения входящего документа, сопровождающиеся появлением какой-либо записи в журнале регистрации.

Сколько журналов регистрации внутренних документов создается в организации?

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

– количество входящих, исходящих и внутренних документов;

– наличие документов, требующих строгого учета;

– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);

– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:

– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);

– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:

1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;

2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

Рис. 15. Журнал регистрации исходящих документов

Более удобной является карточная форма регистрации документов, при которой сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы – возможность потери карточек.

Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 18, 19).

Рис. 16. Журнал регистрации входящих документов

Учетный номер документа	Дата документа	Вид и краткое содержание	Подразделение и фамилия исполнителя	Номера листов черновика	Количество	Подпись за получение проекта, черновика	Подпись за возврат, дата
экземпляров	листов в экземпляре

Рис. 17. Журнал регистрации (учета) конфиденциальных документов

Рис. 18. Форма регистрационно-контрольной карточки. Лицевая сторона

Ход исполнения
Фонд №	Опись №	Дело №

Рис. 19. Форма регистрационно-контрольной карточки. Оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Оно зависит от того, централизовано ли ведение делопроизводства, от количества исполнителей документов, количества справочных картотек.

Как правило, требуется 3 экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.

В настоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Автоматизированные системы регистрации позволяют заполнять регистрационные формы и одновременно создавать базу данных по документам организации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Данная система регистрации позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- объединять сведения о документах в единой базе данных организации;

- организовывать информационно-справочную работу с документами;

- организовывать контроль за исполнением документов.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но сведения, вносимые в общую базу данных, позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации (рис. 20,21).

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:

– поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции);

– поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);

– поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

– вид документа (так как количество видов документов ограничено);

– автор резолюции - список руководящих лиц организации;

– структурное подразделение - список структурных подразделений;

– номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

– связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

Рис. 21. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме просмотра

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие цели преследует регистрация документов?

2. Какие документы подлежат регистрации?

3. От чего зависит выбор системы регистрации?

4. Какие регистрационные формы существуют в настоящее время?

5. Какие реквизиты должны быть включены в регистрационные формы?

6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

7. В каких случаях используют журналы регистрации?

8. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации?

9. Каковы недостатки журнальной формы регистрации?

10. Чем характеризуется смешанная система регистрации?

11. В чем состоит основной принцип регистрации?

12. Какие достоинства компьютерных систем регистрации известны вам?

Задание

Зарегистрируйте, используя журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку, представленное письмо (рис. 22).

об участии в выставке

Уважаемый Порфирий Петрович!

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

Директор Полторацкий Д.А. Полторацкий

Грибова 43 45 32

Рис. 22. Пример оформления входящего письма

Тест 4

а) Обеспечивает эффективность управления документами;

б) обеспечивает сохранность документов;

в) обеспечивает правильность оформления номенклатуры дел.

2. Обязательной регистрации подлежат

а) все поступающие документы;

б) все поступающие, внутренние и исходящие документы;

в) все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

3. Достоинством журнальной формы регистрации является

а) легкость ведения срокового контроля исполнения документов;

б) возможность систематизации сведений о документах;

в) организация оперативного поиска документов;

г) потеря сведений о документах;

д) надежность при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.

4. Утверждение о том, что в журнал регистрации и регистрационную карточку входящих документов вносятся одни и те же данные о документе

5. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки предназначена для регистрации

а) исходящих документов;

б) входящих документов;

в) внутренних документов.

ТЕМА 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация работы с документами в учреждении предусматривает создание системы контроля исполнения документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Организация системы контроля позволяет решить следующие задачи:

– учет хода исполнения документов;

– выявление нарушений сроков исполнения;

– информирование руководства предприятия о ходе исполнения документов;

– выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

– укрепление исполнительской дисциплины;

– повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное и качественное исполнение документов.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

– кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

– какие документы ставятся на контроль;

– этапы контроля исполнения документов;

– сроки исполнения документов;

– формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

– отражение данных о контроле в РКК;

– ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

– работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

– обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

– поступившие из правительственных органов;

– постановления органов местной администрации;

– приказы руководства предприятия;

– служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически

В настоящее время существует три формы регистрации:

журнальная;
карточная;
электронная.

автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.

исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.

Название: Делопроизводство - Румынина Л. А.

Жанр: Делопроизводство

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.

1. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?

2. Какие документы не подлежат регистрации?

3. Какие формы регистрации документов существуют?

4. В чем состоит основной принцип регистрации?

5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?

6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

7. Как регистрируются ответные документы?

8. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения?

9. Как формируется регистрационный номер совместного документа?

10. Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?

11. Какие реквизиты включены в регистрационные формы?

12. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества?

13. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим регистрацию?

14. Какие классификаторы используются при введении данных в ИПС организации?

ГЛАВА 8. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрособ информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

1) по корреспондентскому - рубриками являются названия постоянных корреспондентов;

2) по географическому - рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;

3) по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

4) по структурному - рубриками служат названия структурных подразделений организации;

5) по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;

6) по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть составлено несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т. е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

6.Чем отличаются друг от дpyгa различные формы государства? В чем состоит различие форм территориального устройства? 7. Что такое политический режим? Назовите типы политических систем, различные по политическим режимам. 8. Чем отличаются друг от дpyгa тоталитарный и авторитарный политические режимы? 9. Каковы основные принципы и ценности демократической политической системы? В чем ее преимущества перед иными типами политических систем? В чем состоят противоречия демократии? 10. Назовите главные изменения российской политической системы в 1990-x гг. Что препятствует развитию демократии в России?

Читайте также: