Цели задачи и принципы доу история доу как отрасли знания

Обновлено: 30.06.2024

Название работы: Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности ДОУ отрасль деятельности занимающаяся организацией работы с документами начиная с их создания либо получения в организации до их исполненения либо отправления. Наряду с термином делопроизводство в последнее время употребляется и синонимичный ему термин документационное обеспечение управления ДОУ. ДОУ включает в себя две составные части: 1 документирование обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2 организация работы с документами организация.

Размер файла: 16.88 KB

Работу скачали: 45 чел.

2.1.Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности

ДОУ отрасль деятельности, занимающаяся организацией работы с документами начиная с их создания, либо получения в организации, до их исполненения, либо отправления.

Делопроизводство это весь комплекс мер, связанных с организацией работы с документами - наиболее общее понятие.

ДОУ управление док-ми в организации; как документы помогают реализовывать управленческие и административные функции.

Управление документами это комплекс мер, направленный на упорядочивание документных процессов в организации.

Взаимосвязь и взаимозависимость делопроизводсвта и управления док-ми:

Т.к. управленческий процесс в любой орг-ии сопровождается документами, то эти процессы тесно связаны друг с другом.

Характерные черты российского делопроизводства:

четкая вертикаль продвижения документов внутри организации ( от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);
строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;
высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;
наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

Характерные черты западной технологии:

продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер ( документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);
отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;
регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;
специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;
широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

Приемственность делопроизводства и архивного дела:

В делопроизводстве док-ты создаются, а в процессе арх. Дела эти док-ты должны сохраняться( прошедшие ЭЦД).

Структура гос. управления сферой ДОУ в РФ, роль ФАА (Росархива) и органов управления арх. Делом в субъектах РФ:

На настоящем этапе гос. управление децентролизовано, что связано с реформой 2004г. Каждое ведомство имеет право на разработку собственных правил делопроизводства. Роль Росархива ограничивается 2 функциями: 1. Экспертиза нац. Стандартов в области ДОУ. 2. Разработка для фед. Ведомств инструкций по ДОУ.

Т.е. роль росархива в сфере ДОУ крайне мала. Его сведена к методич обеспечению делопроизводства на федеральном уровне. + нет основополагающего акта в области доу (т.к. чиновникам не выгодно чтобы этим занималось отдельное ведомство т.к. в этом случае деньги из бюджета и от населения будут поступать не к ним)

Роль ВНИИДАД научно- исследовательские работы в области делопроизводства.

Органы управления АД в субъектах:

У многих региональных архивных служб сохраняется функция контроля делопроизвоства на региональном уровне (Закон Свердл. Области об арх. Деле (2005))

Самый главный журнал архивиста Отечественные архивы. Вестник архивиста(включен в Перечень ведущих рецензируемых научных журналов и изданий, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней доктора и кандидата наук), Исторический архив.

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

С документацией связана деятельность всех работников – от технических исполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие – обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирование в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

Общие положения

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения (приложение№1). Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно – правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.

Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

· участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

· повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

Презентация на тему: " ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами." — Транскрипт:

1 ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами.

2 Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

3 Задачи ДОУ отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

4 Нормативно-методическая база ДОУ 1. законодательные акты РФ в сфере информации и документирования. 2.указы и распоряжения президента РФ 3.постановления правительства РФ 4.правовые акты федеральных органов исполнительной власти 5.государственные стандарты на документацию 6.унифицированные системы документации 7.общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. 8.государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержащую требования к документам и службам ДОУ. 9.нормативные документы по организации и охране управленческого труда 10.нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов

5 формы организации делопроизводства централизованная форма - все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма - предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. смешанная форма - операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений.

6 Документ и его функции Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизиты – это обязательные опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с другими субъектами и объектами деятельности предприятия.

7 Документ обеспечивает информации сохранность сбор (накопление) многократное использование возможность передачи возможность обработки информации использование информации по истечению времени

8 Требования предъявляемые информации отраженной в документах: 1.Полнота 2.Достоверность 3.Оперативность документы имеют большое значение в управленческом процессе т.к. они: отражают работу организации на их основе принимаются управленческие решения являются гарантом прав на собственность являются главным аргументом в спорных ситуациях

9 Функции документа Общие. 1. Информационная(в документе фиксируются факты, события, явления..) 2. коммуникативная (документ обеспечивает внешние, внутренние связи предприятия и физ. лиц); 3. социально- культурная (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции) Специальные. 1.управленческая (с помощью документов решаются вопросы управления организацией и государством) 2. правовая ( документ является письменным доказательством в суде и или может быть источником права ) 3. организационная (устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений ) 4. научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие) 5. познавательная (получение и передача знаний для изучения каких либо процессов и явлений)

10 Классификация документов. распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет: 1. выработать определенные методы работы с каждой группой документов, 2.закрепить их в инструкциях, 3.организовать документы в делопроизводстве.

11 по способу документирования рукописные электронные графические кино- фотодокументы.

12 по сфере использования организационно- распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические

13 по содержанию простые; сложные.

14 по месту составления внутренние; внешние.

15 по степени гласности 1.открытые; 2. с грифом ограничения доступа для служебного пользования - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; коммерческая тайна - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; секретно - информация, составляющая государственную тайну).

16 по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

17 по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

18 по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

19 по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные

20 по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

21 Стандартизация и унификация делопроизводства. Унифицированная система документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Унификация документов производится в целях: –сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, –типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, –снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

22 унифицированной системой документации (УСД). Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.

23 Стандартизация возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

24 Результаты стандартизации оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

25 Требования к разработке унифицированных форм документов 1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. 2. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов 3. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. 4. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 5.оформлять содержательную часть документа в виде текста Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ). 7. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию. 8. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. 9.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

26 категории УФД государственные (общероссийские); отраслевые (ведомственные); субъектов Российской Федерации; формы документов объединений, предприятий, организаций.

27 ГСДОУ это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях

28 Цели ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, - сокращение количества и повышение качества документов, - создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

29 Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления

30 унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). включает в себя требования к оформлению документов. Помимо УСОРД в РФ действуют: унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД.

31 Формуляр образец. Состав реквизитов документа. Формуляр- образец – это совокупность мест закрепленных в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Нормативная документация устанавливает для ОРД два основных формата документов А4 и А5, допускается применение формата А6

32 Типовой состав реквизитов согласно ГОСТР включает в себя Государственный герб Российской Федерации. 2.Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации, предприятия. 4. Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) 6.Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины поставки на учет (КПП) 7. Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации. 9. Справочные данные об организации 10. Наименование вида документа. 11. Дата документа. 12. Регистрационный номер документа. 13. Ссылка на регистрационный номер документа. 14. Место составления или издания документа.

33 15. Адресат. 16. Гриф утверждения документа. 17. Резолюция Заголовок к тексту документа 19. Отметка о контроле. 20. Текст документа. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись 23. Гриф согласования документа. 24. Визы согласования документа. 25. Печать. 26. Отметка о заверении копии. 27. отметка об исполнителе. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документа. При составлении документов необходимо пользоваться правилами оформления реквизитов.

34 Бланки документа. называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документ, повышает эстетическую сторону его оформления.

35 Бланки конструируются на основе -Углового расположения реквизитов (они позволяют экономить до 20% площади листа) -продольного расположения реквизитов ( используется как правило федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов РФ, другими вышестоящими организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании) расположения постоянных реквизитов.

36 Бланки документов имеют следующие размеры полей Левое поле - 20мм Правое поле – 10мм Верхнее поле - 20мм Нижнее поле - 20мм

Что такое дошкольное образовательное учреждение (ДОУ)

Дошкольное образовательное учреждение — тип образовательного учреждения в Российской Федерации, реализующего общеобразовательные программы дошкольного образования различной направленности.

ДОУ имеет большое значение в образовании, поскольку отвечает за формирование у детей определенных навыков, за их социализацию. Также ДОУ позволяет родителям снять с себя часть обязанностей по воспитанию ребенка и уделить внимание работе и карьере.

В России большинство из них являются государственными или муниципальными, что делает их доступными для большинства населения. Однако с каждым годом возрастает количество частных детских садов.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

Виды ДОУ

Деятельность и основные задачи

Задачи ДОУ определяют характер его деятельности. Можно перечислить следующие функции:

Забота о физическом и психическом здоровье детей, охрана жизни, ответственность за нее в течение нахождения ребенка в ДОУ, проведение необходимой работы по устранению и предотвращению различных изъянов в развитии ребенка.
Обеспечение достаточных условий для развития детей по следующим направлениям: речь, социализация, эстетика и физическая культура.
Организация воспитательного процесса с учетом возрастных особенностей и потребностей детей.
Формирование определенных личностных качеств, например, стремление соблюдать права окружающих людей, патриотизм, беспокойство о природе и так далее.
Коммуникация с семьями дошкольников, оказание родителям необходимой методической и консультативной помощи по обучению, воспитанию и развития их детей.

Как организован образовательный процесс

ДОУ занимает начальное место в иерархии образовательных учреждений.

Группы в ДОУ организованы в соответствии с возрастом детей:

1,5-2 года — посещение ясельной группы;
2-3 года — первая младшая;
3-4 года — вторая младшая;
4-5 лет — средняя;
5-6 лет — старшая;
6-7 лет — занятия по подготовке к школе.

Образовательный процесс — это взаимодействие воспитателя и воспитанника, имеющее собственную специфику и особенные цели.

Образовательный процесс в ДОУ строится на определенных принципах:

Принцип целостности развития ребенка — единство всех сторон воспитания.
Принцип систематичности и непрерывности воспитания — оно должно осуществляться в течение всего дня, что ребенок находится в учреждении, информация обязана быть непротиворечивой.
Принцип учета возрастных возможностей детей — составлять программу следует исходя из возрастных, физических, психологических особенностей детей, необходимо насыщать образовательную программу такими занятиями, которые лучше всего подходят детям дошкольного возраста — спортивной нагрузкой, развивающими играми (в особенности групповыми), рисованием, лепкой и всем тем, что способствует развитию мелкой моторики.
Принцип постоянного прогрессирования — постепенное усложнение задач, которое ведет не только к развитию возможностей, навыков и умений малыша, но и к осознанию этого процесса. Следование данному принципу закладывает основы для адекватной самооценки и соответствующего успеха ребенка.
Принцип эмоционально-психологического комфорта ребенка.
Принцип гуманизации — отражает взаимосвязь между образовательным процессом и потребностями, как общества, так и отдельной личности.

Нормативно-правовая база в деятельности ДОУ

Нормативно-правовая база дошкольного образования — это документы международного, федерального, регионального уровня, а также уровня ДОУ.

Документы международного уровня:

Декларация прав ребенка (1959 г.).
Конвенция ООН о правах ребенка (1989 г.).

Документы федерального уровня:

Региональные документы варьируются в зависимости от субъекта (область, край, республика и так далее).

Читайте также: