Архив школы как вести архивные дела правильность хранения документов

Обновлено: 11.05.2024

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

архивохранилище;
помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
помещение для использования бумаг, например читальный зал;
кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
противопожарной системой;
решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

расстояние между рядами — не менее 120 см;
проход между стеллажами — не менее 75 см;
между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа	Срок хранения	Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные	5 лет	518
Положение о контрактной службе	Постоянно	217
Прайс-листы	10 лет	234
Трудовые договоры	50 или 75 лет	435
Табели учета рабочего времени	5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными	402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

Положение
об архиве общеобразовательной организации

1. Общие положения

скачать: Положения для Школы
108 положений поштучно и пакетом. Дата обновления: 08.10.2021 г.

2. Состав документов архива

законченные делопроизводством школы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и обучающимся;
документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
личные фонды ведущих работников организации, осуществляющей образовательную деятельность, поступившие в архив;
служебные и ведомственные издания;
справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.

2.2. Сроки хранения документов в архиве образовательной организации определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.

3. Задачи архива

3.1.
3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения об архиве общеобразовательной организации.
3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность.
3.1.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата.
3.1.4. Использования документов, находящихся на хранении в архиве школы.
3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве школы и своевременной передачей их в архив образовательной организации.

4. Функции архива школы

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и обучающимся, образовавшихся в деятельности школы, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве общеобразовательной организации.
4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве школы документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в школьный архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.5. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда РФ на хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.6.

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии школы описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и обучающимся, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение директору школы описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по кадрам и обучающимся, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.8. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве школы в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.9. Участвует в работе экспертной комиссии организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.10. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.11. Организует информирование администрации и работников школы о составе и содержании документов архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13. Организует выдачу документов и дел для работы в учительской или во временное пользование.
4.14. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.
4.15. Ведет учет использования документов архива образовательной организации.
4.16. Создает фонд пользования архива школы и организует его использование.
4.17. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам школьного архива. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.18. Участвует в разработке документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.19.

службе делопроизводства школы в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве;
структурным подразделениям и работникам школы в подготовке документов к передаче в архив организации, осуществляющей образовательную деятельность.

4.20. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства образовательной организации.

5. Права архива

5.1. Представлять директору организации, осуществляющей образовательную деятельность, предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве школы.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников школы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.5. Информировать структурные подразделения школы о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии общеобразовательной организации, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

6. Ответственность за функционирование архива

выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих функциональных обязанностей;
соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются директором организации, осуществляющей образовательную деятельность.
6.3. Контроль деятельности архива осуществляет директор организации, осуществляющей образовательную деятельность.

скачать: Инструкции по Охране труда для Работников Школы
155 инструкций с учетом изменений законов на 4 февраля 2022 года!

7. Комплектование архива

8. Условия хранения документов архива школы

8.1. Документы архива хранятся в архивохранилище общеобразовательной организации.
8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях школы.
8.3. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
8.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.
8.5. Все поступающие в архив образовательной организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
8.6. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
8.7.

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

8.8. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив школы, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации от 16 сентября 2020 года №1479.
8.9. Архивные документы следует хранить в темноте.
8.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
8.11. Уровень искусственного освещения в книгохранилищах должен составлять не менее 100 люкс.
8.12.

для хранения документов на бумажном носителе – температура 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%.

8.13. Помещения архива образовательной организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение об архиве является локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение об архиве общеобразовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

скачать: Положения для Школы
108 положений поштучно и пакетом. Дата обновления: 08.10.2021 г.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
51 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 3 сентября 2021 года!

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Читайте также: