Журнал регистрации справок в школе

Обновлено: 08.07.2024

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работодателем своему работнику, выбравшему электронную трудовую книжку взамен бумажной. Документ предоставляется в ответ на письменный запрос сотрудника в течение трех рабочих дней, а также в день увольнения.

Для учета выдаваемых справок рекомендуется вести журнал регистрации выдачи, который при необходимости позволит подтвердить факт исполнения обязательств работодателем перед работниками.

Нужно ли вести журнал регистрации выдачи формы СТД-Р?

Выдавать справки СТД-Р работодатель обязан только тем сотрудникам, кто выбрал электронный способ учета трудовой деятельности и отказался от ведения бумажных книжек (было подано соответствующее заявление работодателю).

В законодательстве предусмотрено два случая обязательной выдачи формы СТД-Р:

получение письменного запроса от работника — срок предоставления не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления;
увольнение сотрудника — срок выдачи в день расторжения трудового договора.

Работодатель должен исполнять свои обязанности исправно, чтобы не нарушить трудового законодательства, в частности ст. 66.1 ТК РФ.

Ни в одном законодательном акте не говорится о том, что работодатель обязан также вести журнал для учета и регистрации выданных справок по форме СТД-Р, поэтому его оформление не является обязательным.

Однако данный журнал пригодится самому работодателю для систематизации информации о выданных документах сотрудникам, а также для подтверждения факта исполнения обязанности по выдаче СТД-Р в положенных случаях. Кроме того, Роструд также рекомендует организациям завести такой учетный документ, в котором работники смогут поставить свою подпись в подтверждение получения нужных сведений.

Журнал лучше вести в бумажном виде, чтобы он исполнял свою функцию по подтверждению исполнения обязательств по выдаче справкой СТД-Р. Только в бумажном варианте учетной книги работник сможет поставить свою подпись при получении формы.

Вести ли учет выдаваемых справок при увольнении?

При увольнении форма СТД-Р выдается тем сотрудникам, кто перешел на электронные трудовые книжки. Для тех, кто решил сохранить бумажные экземпляры книжек, выдача сведений о трудовой деятельности по указанной форме не является обязательным.

Учет выдаваемых при увольнении справок также рекомендуется вести в журнале регистрации, при этом по каждому факту выдачи нужно получать подпись работника. Такой учет позволит подтвердить исполнение обязательств работодателем и соблюдение норм трудового права в части предоставления персоналу информации о его трудовой деятельности.

Как оформить?

Лучше завести отдельный журнал, где будут отражаться сведения об оформляемых справках по форме СТД-Р для предоставления в ответ на заявление работника или при увольнении.

Оформить учетную книжку лучше в бумажном виде, пронумеровать ее страницы, прошить.

Как правило, журнал оформляется в табличном виде. Содержание граф зависит от потребностей организации, никаких строгих норм и правил на этот счет законодательством не установлено.

Рекомендуем включить в журнал регистрации следующие графы:

порядковый номер строки;
дата составления;
сведения о работнике — ФИО, должность, подразделение, табельный номер;
способ предоставления формы — в электронном виде, в бумажном на руки, в бумажном на почту;
подпись работника при получении — если СТД-Р выдается в электронном виде или отправляется почтой, то можно указать другие подтверждения факта выдачи — адрес электронной почты, номер почтового уведомления о вручении;
примечание — последняя графа для проставления особых отметок при необходимости.

Ниже предлагаем скачать в формате excel примерную форму журнала, который можно использовать для регистрации факта выдачи справок.

Для подтверждения различных фактов, связанных с трудовыми отношениями между работником и работодателем работнику могут выдаваться различного вида справки. В журнале регистрации справок производятся учет и регистрация выданных работникам справок.

Организация выдачи справок

Справка — это документ, которым описываются и подтверждаются различные юридические факты.

Работодателем могут выдаваться различные виды справок в зависимости от того, что именно требуется описать или подтвердить. В зависимости от вида справки ее могут подписывать как руководитель организации и главный бухгалтер, так и только главный бухгалтер или только руководитель организации.

В настоящее время использование печатей в деятельности предприятий не является обязательным. Однако, если правила делопроизводства организации оговаривают это, справка может быть дополнительно после подписания удостоверена штампом или печатью организации.

Выдачей подписанных справок, как правило, занимаются подразделения, непосредственно отвечающие за регистрацию факта. Так:

бухгалтерия выдает справки о доходах, справки о перечислении взносов в ПФР и так далее;
отдел кадров выдает справки, подтверждающие факт наличия трудовых отношений, трудовой стаж.

Обязательно ли ведение журнала регистрации справок

Однако никаких установленных законом правил, касающихся обязательной регистрации выдаваемых работодателем справок, не существует. В данном случае необходимость ведения журнала определяется желанием руководителя и принятыми на конкретном предприятии правилами делопроизводства.

На практике, как правило, справкам отдельные регистрационные номера не присваиваются. Нумерация справок осуществляется в валовом порядке: №1, №2 и т.п., однако допустимо организовать и более сложную систему регистрации, с присвоением отдельных индексов, содержащих не только цифры, но и буквы.

Как ведется журнал

Журнал регистрации справок может быть заведен как на всю организацию в общем, так и на подразделения, выдающие справки, по отдельности. Все будет зависеть от особенностей делопроизводства конкретной организации.

Непосредственно регистрацией справок занимается, как правило, лицо, ответственное за делопроизводство организации или подразделения, назначенное приказом руководителя о назначении ответственного за делопроизводство.

Ответственный за выдачу справок должен знать, какие справки полагается выдавать на основании письменного заявления работника, а какие наличия этого заявления не требуют.

Оформление и титульный лист

Журнал регистрации выдаваемых работникам справок не относится к формам строгой отчетности, однако мы все же рекомендуем его прошить и опломбировать бумажной пломбой, а также пронумеровать страницы.

На титульном листе журнала указываются:

название организации, юридический адрес, телефон;
название журнала;
дата начала ведения журнала (по завершении — дата окончания);
ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица, сведения о приказе, на основании которого оно назначено ответственным.

Журнал регистрации справок должен быть включен в номенклатуру дел организации. Как ее составить, мы рассказали здесь.

Форма журнала регистрации справок

Унифицированной формы журнала регистрации справок не существует. На нашем сайте представлены бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Как правило, журнал оформляется в табличной форме. В таблице создаются следующие графы:

Хранение и уничтожение

Журнал регистрации справок хранится в подразделении в течение 3 лет после окончания делопроизводства, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.

Журнал регистрации выдаваемых справок об обучении в образовательной организации (Формат А4, блок бумага писчая 60г.м., обложка офсет 160г.м.

Есть вопросы? Напишите нам. Наш лучший специалист ответит Вам. Это быстро.

Здесь Вы можете ознакомиться с бланками кадровых документов и образцами их заполнения.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Рекомендуем:

200других образцов документов по кадрам, которые можно скачать бесплатно
более 1000 образцовдокументов для кадровых служб, доступные подписчикам журнала "Кадровик-практик". (оформите подписку и получите доступ сразу >>)

Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Вам также помогут в работе:

Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Читайте также: