Журнал об ознакомлении с локальными нормативными актами в школе

Обновлено: 05.07.2024

Образец документа, подготовленный специалистами сервиса.

Инструкция по оформлению листа ознакомления

Каждый работодатель обязан ознакомить всех работников с локальными нормативными актами (далее в тексте ЛНА) организации.

Не следует пренебрегать данной обязанностью. В случае возникновения спорных ситуаций подтверждение ознакомления сотрудников с ЛНА, может являться доказательством правоты одной из сторон.

Например, как привлечь работника к ответственности за неисполнения положения о коммерческой тайне, если он с данным положением ознакомлен не был и не знает какие сведения составляют тайну и какую ответственность он понесет за её разглашение.

Поэтому компания должна задокументировать факт ознакомления работника с внутренними ЛНА.

Законодательно способ такого ознакомления никак не прописан, поэтому работодатели используют несколько вариантов:

Когда все работники ставят подписи в локальном акте. В должностной инструкции работник пишет, что с ЛНА ознакомлен и ставит свою подпись, в правилах внутреннего распорядка в конце ведется список ознакомленных с их подписями и т.д.
В организации ведется журнал. Сейчас можно даже купить готовые журналы учета ознакомления с локальными нормативными актами организации.
В трудовом договоре прописывается пункт о том, что работник со всеми действующими локальными актами ознакомился перед подписанием данного договора. Но если был принят какой-либо новый ЛНА или изменен старый, то необходимо отдельно оформить подтверждение ознакомления с ним.
Лист ознакомления с локальным нормативным актом. Его можно составить на все существующие ЛНА перечислив их списком в начале документа, а можно на каждый отдельный нормативный акт составить свой лист ознакомления.

Оформление листа ознакомления

Утвержденной типовой формы данного документа не существует. Каждая компания ведет данный документ в удобном для них формате.

Перечислите наименования локально-нормативных актов, с которыми идет ознакомление на данном листе. Можно указать простой перечень наименований документов, а можно также указать каким приказом утвержден каждый из актов. Последний вариант будет более правильным, т.к. позволит установить точную редакцию документа, с которым ознакомился работник.

Ниже в документе сформируйте таблицу, в которой укажите фамилию, имя, отчество работника, дату ознакомления с актом и оставьте графу для его подписи.

Подписывать лист ознакомления в самом низу директору организации не нужно, печати также не ставятся.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.

О порядке разработке локальных актов подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Где скачать образец журнала

Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.

Итоги

Ведение журнал учета ознакомлений с ЛНА — обязанность работодателя в силу закона, а также объективная необходимость. Документ должен быть утвержден директором фирмы. Работники заверяют факт ознакомления с актами, юрисдикция которых распространяется на их трудовые функции, подписью в соответствующем журнале.

Ознакомиться с особенностями ведения иных журналов кадрового документооборота вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это внутренний документ организации. Он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым работники обязаны знать нормы и правила, установленные на предприятии.

Как знакомить работников с локальными нормативными актами организации

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под подпись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Каждый работодатель самостоятельно решает, как вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами или оформить другой документ. Существуют несколько способов это сделать:

оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем положениям, приказам, договорам и иным документам;
ставить подписи непосредственно на ЛНА;
завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными актами обычно знакомят под подпись — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее — если на них непосредственно расписывается каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Чтобы этого избежать, работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают единую учетную форму, фиксирующую факт знакомства сотрудников с ЛНА.

Документ не является обязательным, нужен ли журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, решает руководство. Если его заводят, то это прописывают в учетной политике и коллективном договоре.

В большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, допускается завести необходимый журнал отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Как заполнить журнал ознакомления с ЛНА

Утвержденной формы такого кадрового журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Только от работодателя зависит, как он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все ЛНА, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк утверждает своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа нет. Вот так выглядит стандартный ознакомительный лист журнала ознакомления с ЛНА:

Структура документа и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма кадрового документа достаточно простая. Не обязательно придавать ему книжную форму. Принятая в организации форма журнала ознакомления с локальными нормативными актами устанавливается уполномоченным листом — книга или отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, достаточно проставить дату начала и дату окончания записей.

Поскольку ЛНА, с которыми обязательно знакомить работников, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. Структура этих страниц одинаковая, необходимы графы:

данные работника (Ф.И.О.);
должность и отдел в организации;
дата визирования (при необходимости — время);
личная подпись каждого работника.

При желании листы нумеруют и прошивают, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение учета подписей обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Порядок и сроки хранения этого документа законодательно не урегулированы, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, 5-7 лет. Это является ошибкой, и на практике устанавливайте повышенные сроки хранения. Многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов о знакомстве с ними. Многие работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, часто продолжают работать в данной организации и просят поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 , в котором прямо сказано, что все ЛНА (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. И если журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами обязателен и он касается персональных данных работников, необходимо установить для него срок хранения. Постоянно следует хранить такие локальные документы:

положения о структурных подразделениях организации;
положения об оплате труда.

Поэтому если работники ставят личные подписи и знакомятся с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, следует сделать аналогичным.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это официальный документ, который подтверждает, что работники ознакомлены с правилами и условиями, которые влияют на рабочую деятельность.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Структура журнала ознакомления

Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:

локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
отделы предприятия, где работает персонал;
даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Кто ведет, где и сколько хранится

Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Как правильно составить

Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.

Читайте также: