Ведение учетной документации в школьной библиотеке

Обновлено: 07.07.2024

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Заседания РМО (августовское совещание)

Дата проведения: 20 августа, 2018 г.

Учетные документы, обязательные для ведения в библиотеке образовательного учреждения

Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.

Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

Учетные формы движения библиотечных фондов

и результатов библиотечной деятельности (учетная документация)

Сопроводительные документы на книги (накладные на поступление и акты списания по годам)

Книга суммарного учета библиотечного фонда

Учетные карточки учебников

Журнал регистрации учетных карточек учебников

Журнал выдачи учебников

Акты передачи или обмена учебников

Тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных

Тетрадь учета подарочных изданий

Тетрадь учета изданий, не подлежащих в записи инвентарную книгу (брошюрный фонд) и нетрадиционных носителей информации

Папка актов движения фондов

Папка актов о проведении инвентаризации

Порядок учета движения фондов

При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.

Фонд учебной литературы включает в себя:

Сборники задач и упражнений

Атласы и контурные карты

Библиотечный (основной) фонд включает в себя:

Литература по различным отраслям знаний

Литература энциклопедического и справочного характера

Нетрадиционные носители информации (аудио- и видео- кассеты, CD - rom , DVD , открытки, плакаты, карты, настольные игры, слайды, диафильмы и пр.) и брошюры.

Учет поступлений учебной литературы:

Учетные формы:

Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета библиотечного фонда)

Учетная карточка учебников

Журнал регистрации учетных карточек библиотечного фонда школьных учебников

Журнал выдачи учебников

1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда

Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.

Примечания

Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)

2 шаг — Учетная карточка учебников

Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.

Примечания

При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.

Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)

3 шаг — Журнал регистрации учетных карточек библиотечного фонда школьных учебников

Учет поступлений библиотечного фонда

Учетные формы:

Книга суммарного учета библиотечного фонда

Журнал безынвентарного учета

Журнал учета нетрадиционных носителей информации

Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных

Тетрадь учета подарочных изданий

1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда

Примечания

2 шаг — Инвентарная книга

Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.

Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.

Примечания

Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.

3 шаг — Журнал безинвентарного учета

Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.

4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации

В данном журнале учитываются документы на нетрадиционных носителях: аудио-, видео- кассеты, CD - rom , DVD , слайды, диафильмы, карты, настольные игры, открытки, плакаты и пр.

Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных

Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.

Тетрадь учета подарочных изданий

Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска.

Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУ

Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения.

Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.

Читайте также: