Табель учета рабочего времени в спортивной школе

Обновлено: 05.07.2024

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого в учреждении необходимо заполнять табель учета рабочего времени. В государственных и муниципальных учреждениях с указанной целью применяется форма 0504421, утвержденная Приказом N 173н . В ближайшее время данный нормативный акт утратит свою силу, но форма табеля учета рабочего времени сохранится и в новом документе, только в несколько ином виде. В статье рассмотрим особенности учета рабочего времени в образовательном учреждении и порядок отражения его в табеле.

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников образовательных учреждений

Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников образовательных учреждений утверждено Приказом Минобрнауки России от 27.03.2006 N 69 (далее - Положение N 69).

Режим рабочего времени и времени отдыха работников образовательных учреждений, включающий предоставление выходных дней, определяется с учетом режима деятельности образовательного учреждения (круглосуточного пребывания обучающихся, воспитанников, пребывания их в течение определенного времени, сезона), сменности учебных занятий и других особенностей работы образовательного учреждения и устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка учреждения, графиками работы, коллективным договором, разрабатываемыми в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, а также указанным положением (п. 1.2 Положения N 69).

Педагогические работники. Выполнение педагогической работы учителями, преподавателями, тренерами-преподавателями, педагогами дополнительного образования характеризуется наличием установленных норм времени только для осуществления педагогической работы, связанной с преподавательской работой.

Выполнение другой части педагогической работы педагогическими работниками, ведущими преподавательскую работу, происходит в течение рабочего времени, которое не конкретизировано по количеству часов (п. 2.1 Положения N 69).

Конкретная продолжительность учебных занятий, а также перерывов (перемен) между ними предусматривается уставом либо локальным актом образовательного учреждения с учетом соответствующих санитарно-эпидемиологических правил и нормативов (СанПиН), утвержденных в установленном порядке. Выполнение преподавательской работы регулируется расписанием учебных занятий.

Примечание. При составлении графиков работы педагогических и других работников перерывы в рабочем времени, не связанные с отдыхом и приемом работниками пищи, не допускаются (п. 3.1 Положения N 69).

Другая часть педагогической работы, требующая затрат рабочего времени, которое не конкретизировано по количеству часов, вытекает из должностных обязанностей педагогов, предусмотренных уставом образовательного учреждения, правилами внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, тарифно-квалификационными (квалификационными) характеристиками, и регулируется графиками и планами работы, в том числе личными планами педагогического работника.

Дни недели (периоды времени, в течение которых образовательное учреждение осуществляет свою деятельность), свободные от проведения учебных занятий по расписанию, от выполнения иных обязанностей, регулируемых графиками и планами работы, педагогический работник может использовать для повышения квалификации, самообразования, подготовки к занятиям и т.п. (п. 2.4 Положения N 69).

Согласно п. 3.2 Положения N 69 образовательное учреждение при составлении расписаний учебных занятий обязано исключить нерациональные затраты времени педагогических работников, ведущих преподавательскую работу, с тем чтобы не нарушалась их непрерывная последовательность и не образовывались длительные перерывы (так называемые окна), которые в отличие от коротких перерывов (перемен) между каждым учебным занятием, установленных для обучающихся, воспитанников, рабочим временем педагогов не являются.

В исключительных случаях в образовательных учреждениях с круглосуточным пребыванием обучающихся, воспитанников (школах-интернатах, детских домах, интернатах при общеобразовательных учреждениях), в которых чередуется воспитательная и учебная деятельность в течение дня в пределах установленной нормы часов, работодатель с учетом мнения выборного профсоюзного органа либо по согласованию с ним может вводить для воспитателей, осуществляющих педагогическую работу в группах воспитанников школьного возраста, режим рабочего дня с разделением его на части с перерывом, составляющим два часа подряд и более, с соответствующей компенсацией такого неудобного режима работы в порядке и размерах, предусматриваемых коллективным договором. Время перерыва между двумя частями смены в рабочее время не включается (п. 3.3 Положения N 69).

Периоды каникул (осенних, зимних, весенних и летних), установленных для обучающихся, воспитанников образовательных учреждений, не совпадающие с ежегодными оплачиваемыми основными и дополнительными отпусками работников, являются для них рабочим временем (п. 4.1 Положения N 69).

В каникулярный период педагогические работники осуществляют педагогическую, методическую, а также организационную работу, связанную с реализацией образовательной программы, и внеурочную деятельность с сохранением заработной платы в установленном порядке (п. 4.2 Положения N 69).

Режим рабочего времени учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала в каникулярный период определяется в пределах времени, предусмотренного по занимаемой должности. Указанные работники в утвержденном законодательством порядке могут привлекаться для выполнения хозяйственных работ, не требующих специальных знаний (п. 4.4 Положения N 69).

Преподаватели образовательных учреждений среднего профессионального образования, которым установлен годовой объем учебной нагрузки, во время зимних каникул, а также в период летних каникул, не совпадающий с их отпуском, привлекаются к участию в работе методических комиссий, к участию в семинарах, мероприятиях по повышению квалификации, а также к организации и проведению культурно-массовых мероприятий, к работе предметных цикловых комиссий, комплектованию учебных кабинетов, лабораторий (п. 4.5 Положения N 69).

Режим рабочего времени всех работников в каникулярный период регулируется локальными актами образовательного учреждения и графиками работ с указанием их характера (п. 4.6 Положения N 69).

Периоды отмены учебных занятий (образовательного процесса) для обучающихся, воспитанников по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и другим основаниям являются рабочим временем педагогических и других работников образовательного учреждения. В это время учителя и другие педагогические работники привлекаются к учебно-воспитательной, методической, организационной работе (п. п. 5.1 и 5.2 Положения N 69).

Исходя из всех этих особенностей ведутся табели учета рабочего времени в образовательных учреждениях.

Ведение табеля учета использования рабочего времени

Рассмотрим непосредственно табель. Приказом Минфина России N 52н вводится новая форма табеля использования рабочего времени и Методические рекомендации по его заполнению. Отметим сразу, что утвержденная Приказом N 173н форма называлась "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы". Данный документ состоял из пяти страниц. В новом варианте весь табель убирается на одну страничку. Код формы не изменился - 0504421.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению". На момент подготовки номера журнала Приказ находился на регистрации в Минюсте.

Далее перейдем к требованиям, которые установлены к порядку его заполнения.

Во-первых, в рамках формирования учетной политики учреждения необходимо определить, применяется табель для учета использования рабочего времени или для регистрации случаев отклонения от нормального использования рабочего времени.

Во-вторых, приказом по учреждению назначаются ответственные за ведение табеля лица ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Изменения списочного состава работников в табеле производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).

Как мы уже сказали, в табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения этих отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При регистрации двух отклонений в один день нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

Количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, в ночное время и другим видам) вносится в соответствующие графы работником, ответственным за ведение табеля, и заполненный табель подписывается им.

Заполненный табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов и составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (расчетной ведомости (ф. 0504402)).

Если выявляется факт неотражения отклонений или неполноты поданных сведений об учете рабочего времени (в связи с несвоевременным представлением работником листка нетрудоспособности, изданием приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику и т.д.), а также ошибки, лицо, ответственное за составление табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель.

В строке "Вид табеля" указывается "первичный", а при представлении табеля с внесенными в него изменениями - "корректирующий". В первичном табеле в поле "Номер корректировки" проставляется "0". В корректирующем табеле в этом поле проставляется номер корректировки за соответствующий расчетный период начиная с 1.

Данные, представленные в корректирующем табеле, служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

Периоды заполнения табеля и сроки представления его в бухгалтерию определяются учетной политикой учреждения в части утвержденного графика документооборота.

При заполнении табеля рекомендуется применять следующие условные обозначения:

Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.

Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:

Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)

Отражение фактических затрат рабочего времени

Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:

в верхней половине строки – часы отклонений;

в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.

При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Ответ:
Полагаем возможным указывать в расписании тренерского состава время ненормируемой части тренерской работы.
Табель учета рабочего времени любого работника (в том числе тренеров) необходимо вести с учетом фактически отработанного им времени. То есть в табеле учета рабочего времени необходимо отражать все часы, которые работник отработал.

Правовое обоснование:
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Читайте также: