Сколько хранить протоколы стимулирующего фонда школы

Обновлено: 08.07.2024

Федеральное архивное агентство наделено правом определять сроки хранения документов. Приказом от 20.12.2019 № 236 ведомство вводит новые сроки для зарплатных документов.

Кого и когда коснутся новые правила

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вступил в силу 18 февраля 2020 года. С этого момента пересмотреть сроки хранения документации обязаны:

  • государственные органы;
  • органы местного самоуправления;
  • организации.

Как изменились сроки хранения документов по зарплате

Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:

  • при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
  • при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
    • делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
    • делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;

    О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.

    Сроки хранения зарплатных документов: таблица

    Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.

    Приведем все зарплатные документы со сроками их хранения и комментариями Росархива:

    Вид документов

    Пункт Приказа № 236

    * ЭПК — экспертно-проверочная комиссия принимает решение о хранении документов по окончании установленного срока: некоторые могут быть отобраны на постоянное хранение.

    О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

    Подводим итоги

    • С 18 февраля 2020 года введены новые сроки хранения документов.
    • Работодатели обязаны учесть обновленные сроки хранения документации по заработной плате.

    Публикации

    Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. Также мы оказываем платные услуги в сфере трудового права.

    Privacy Overview

    ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

    Срок хранения документа*

    8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

    Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

    Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

    Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

    Переписка о переводе работников в другие организации

    Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

    Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

    Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

    Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

    (1) После замены новыми

    а) по месту разработки и утверждения

    Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

    (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

    а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

    б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

    Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

    Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

    Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

    Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

    Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

    Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

    Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

    Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

    До востребования (1)

    (1) Невостребованные –75 л.

    Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

    Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

    Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

    (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

    Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

    (1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

    Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

    Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

    Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

    (1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

    Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

    Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

    Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

    Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

    (1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

    Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

    Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

    Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

    (1) После урегулирования конфликта

    Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

    Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

    Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

    а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

    б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

    в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

    г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

    Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

    (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

    (1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

    а) членов руководящих и исполнительных органов организации

    б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

    в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

    С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он устанавливает сроки хранения документов об оплате и нормировании труда. В этой статье приводим их все в таблице.

    Чем руководствоваться

    Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с оплатой и нормами труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.2 раздела II упомянутого приказа Росархива.

    Далее в таблице представлены все сроки хранения документов, регулирующих на предприятии нормирование и оплату труда.







    Mozilla/5.0 (Windows NT 5.1) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/35.0.3319.102 Safari/537.36

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


    Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    В государственном учреждении регионального подчинения распределением стимулирующих выплат ежемесячно занимается комиссия по распределению стимулирующих выплат. В положении по стимулирующим выплатам конкретно не указан размер выплат по показателям премирования. Ни нормативные правовые акты субъекта РФ, ни действующий в организации локальный нормативный акт не содержат порядка принятия решений комиссией по распределению выплат и обязанности по их обнародованию. Выполнение показателей никакими документами проверить нельзя. С результатами распределения стимулирующих выплат коллектив не знакомят. В приказе о поощрении при ознакомлении закрывают все, кроме строки расписывающегося. За что, сколько и кому - в приказе не указано. С протоколом решения комиссии по распределению стимулирующих выплат коллектив не знакомят. Комиссия состоит из директора, главного бухгалтера, заместители директора, которые распределяют выплаты себе и остальным.
    Как правильно должны распределяться выплаты? Обязана ли комиссия по распределению обнародовать результаты распределения среди работников?


    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
    В отсутствие нормативного регулирования порядок распределения стимулирующих выплат определяется комиссией самостоятельно. Знакомить работников с результатами распределения выплат (помимо информации, содержащейся в расчетном листке каждого работника) работодатель не обязан.

    Обоснование вывода:
    Согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
    В соответствии с частью первой ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников в государственных учреждениях субъектов Российской Федерации устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
    Соответственно, при установлении нормативным правовым актом органа власти субъекта РФ стимулирующих выплат для работников подведомственных учреждений порядок назначения этих выплат определяется этим же нормативным актом либо коллективным договором, локальным нормативным актом учреждения, трудовым договором конкретного работника, которые не должны противоречить указанному акту. В отсутствие нормативного регулирования порядок распределения выплат определяется работодателем самостоятельно.
    Поскольку трудовое законодательство содержит лишь требование об информировании каждого работника о составных частях его заработной платы посредством расчетного листка (ст. 136 ТК РФ), комиссия не обязана обнародовать результаты распределения стимулирующих выплат.

    Читайте также: