Распределение обязанностей в службе доу

Обновлено: 07.07.2024

Timeweb - компания, которая размещает проекты клиентов в Интернете, регистрирует адреса сайтов и предоставляет аренду виртуальных и физических серверов. Разместите свой сайт в Сети - расскажите миру о себе!

Виртуальный хостинг

Быстрая загрузка вашего сайта, бесплатное доменное имя, SSL-сертификат и почта. Первоклассная круглосуточная поддержка.

Производительность и масштабируемые ресурсы для вашего проекта. Персональный сервер по цене виртуального хостинга.

Выделенные серверы

Приказ о распределении обязанностей между руководством в организации – важный элемент документооборота, закрепляющий распределение ответственности заместителей руководителя, иных работников АУП.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Распределение труда АУП

Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.

На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).

Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:

индивидуальных собеседований;
наблюдений;
собранного фактического материала о стиле руководства и результатах работы.

В должностной инструкции рекомендуется разделять ответственность руководителя и вмененные в обязанность ему управленческие действия.

Грамотное распределение ответственности между руководителями невозможно без локального НА – Положения о подразделениях. В этом документе прописываются цели, задачи, объем выполняемых функций подразделения, ответственность и ФИО ответственных лиц. Четкое распределение управленческих задач и ответственности на практике позволяет избежать накладок, дублирования. Итогом проведенной работы является приказ о распределении обязанностей между руководителями.

Приказ и особенности документооборота

Отсутствие единой нормативной базы приводит к необходимости разрабатывать приказы о распределении обязанностей самостоятельно. Обычно такой документ содержит:

перечень исключительных прав высшего руководства;
полномочия заместителей, с указанием на право подписи тех или иных документов;
структурные подразделения, которыми руководят заместители, иные, подчиненные высшему руководству, управленцы;
порядок временного исполнения обязанностей руководителя в период его отсутствия.

Временное исполнение может быть прописано в тексте приказа либо в приложении к нему. Если указанный пункт в первоначальном приказе и приложениях к нему отсутствует, издается отдельный приказ всякий раз при уходе руководителя в отпуск, отсутствии по причине болезни, отъезде в командировку. Одним из важных элементов такого временного делегирования обязанностей является право подписи.

Как временное, так и постоянное распределение обязанностей, отраженное в приказе, должно быть доведено до сведения ответственных работников. В подтверждение того что с приказом они ознакомлены, руководители ставят личные подписи под документом.

Образец приказа

В качестве примера приведем образец приказа о распределении обязанностей между руководителями коммерческой фирмы.

О распределении обязанностей между руководителями

1. Утвердить следующее распределение обязанностей:

Директор Оленев И.К. – общее непосредственное руководство деятельностью Общества, контроль исполнения задач, контроль работы заместителей.

Заместитель директора по коммерческим вопросам Петровский А.А. – заключение договоров, работа с контрагентами, контроль работы коммерческого отдела. На время отсутствия директора имеет право подписи за директора и принятия управленческих решений в интересах Общества.

Руководитель кадровой службы Кременчук Н.С. – принятие кадровых решений, касающихся численности и штатной структуры, издание приказов о приеме, увольнении, переводе, перемещении, дисциплинарных взысканиях и поощрениях, контроль работы кадровой службы.

Руководитель финансово-юридической службы Васильева С.А. – контроль показателей экономической деятельности, долгосрочное и краткосрочное планирование, разработка договоров и контроль их исполнения, контроль работы финансово-юридической службы.

2. Руководителям АУП разработать управленческую документацию, регламентирующую работу подразделений в срок до 18.08.19 г.
3. Приказ вступает в силу с момента подписания. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор Оленев И.К. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Петровский А.А. (подпись)
Кременчук Н.С. (подпись)
Васильева С.А. (подпись)

Когда секретарь уже не справляется с объемом документов в организации, возникает необходимость принять на работу одного или нескольких делопроизводителей, которые будут заниматься только документами, не отвлекаясь на прием посетителей и поручения руководителя. В результате формируется отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), начальником которого традиционно становится помощник первого лица компании. В статье расскажем, что учесть при организации этого отдела.

ШАГ 1: АНАЛИЗИРУЕМ СИСТЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

При формировании нового отдела важно проанализировать процессы делопроизводства в компании и выяснить, какие документы помогают их регулировать. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:

Как регламентировано ДОУ? Секретарь должен точно знать, действуют ли в компании инструкция по делопроизводству или ЛНА, ее заменяющие: приказы по основной деятельности, которые издавались ранее, стандарты и правила.
Какие виды документов используют в компании? В первую очередь этот вопрос касается системы организационно-распорядительной документации.

Ошибочно полагать, что секретарь генерального директора знает все документы. Как раз в силу своего положения он может не владеть информацией о делах, которые сотрудники ведут в подразделениях. Главный документ, который содержит подобные сведения, – это номенклатура дел.

Существуют ли в компании унифицированные формы и бланки документов? Нужно выяснить, какими шаблонами пользуются сотрудники, составляя тот или иной документ.

Конечная цель этого исследования – собрать и проанализировать всю информацию о ДОУ, а главная задача – выявить основные проблемы, чтобы будущий отдел с первых дней своего существования нацелился на их решение.

ШАГ 2: ОПРЕДЕЛЯЕМ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ДОУ

Понятно, что будущий отдел делопроизводства займется документационным обеспечением управления. Но ДОУ – это название деятельности, а конкретные функции, которые возьмет на себя отдел под руководством помощника руководителя, предстоит определить в процессе его формирования.

Специфика делопроизводства в том, что им в разной степени занимаются все работники компании. Если, к примеру, кадровое делопроизводство не выходит за пределы отдела кадров, а бухгалтерские документы составляют в основном в бухгалтерии, то общее делопроизводство касается всех подразделений.

Все отделы состоят в переписке друг с другом и с внешними адресатами, получают приказы и распоряжения, все создают документы. Будущий отдел делопроизводства не сможет, к примеру, составлять письма и служебные записки за коллег, но будет осуществлять методическое руководство подобными процессами и делать их более эффективными.

Однако это потребует времени, а в первые месяцы работы нового отдела его функции будут мало чем отличаться от обязанностей, которые раньше выполнял секретарь.

Чтобы составить перечень этих функций, необходимо разделить процессы ДОУ по потокам документов (входящие, исходящие, внутренние) и обозначить роль секретаря в каждом из них. В некоторых из этих процессов в качестве исполнителей выступают руководитель компании или ответственные работники конкретных отделов (Таблица 1).

В Таблице 1 представлен один из вариантов организации делопроизводства в компании. В данном случае у секретаря максимум обязанностей по работе с документами. Но так бывает не всегда. Например, представлять документы на согласование или отправлять их адресатам могут и сами исполнители. Но с появлением отдела делопроизводства эти обязанности перейдут к его работникам.

Из Таблицы 1 можно выделить общие обязанности делопроизводителей без разделения по потокам документов. В совокупности с организационной деятельностью они составляют основные функции отдела ДОУ:

• экспедиционная обработка документов;

• прием, первичное рассмотрение и учет документов;

• представление документов на подпись, рассмотрение, утверждение руководителю;

• представление документов на согласование должностным лицам;

• контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству;

• контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения заданий по документам;

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• учет объема документооборота;

• разработка, ведение и обновление документов, которые помогают регулировать процессы делопроизводства.

Таким образом секретарь и будущий руководитель отдела делопроизводства получает понимание того, чем ему лично и его отделу придется заниматься.

ШАГ 3: РАСПРЕДЕЛЯЕМ ОБЯЗАННОСТИ

Большинство отделов ДОУ формируются по мере роста объема документооборота и при необходимости пополняются профильными специалистами.

Состав отдела ДОУ в каждой компании определяют по-своему. Но вряд ли секретарь сможет корректировать штатную структуру организации и решать, кого брать в отдел. Скорее всего, будущему начальнику по факту сообщат, какие должности планируют ввести.

Обычно отдел делопроизводства включает:

Руководителя отдела – помощника первого лица компании, который будет заниматься в основном разработкой, ведением и обновлением документов, регулирующих процессы делопроизводства.
Секретарей топ-менеджеров. Они будут взаимодействовать как с исполнителями документов, так и с руководством. Например, представлять документы на подпись, контролировать их исполнение. Кроме того, у секретарей остаются обязанности по выполнению поручений руководителей. Поэтому срочную обработку документов целесообразно поручить делопроизводителям, которые весь день находятся на своих рабочих местах.
Делопроизводителей. Их главная задача – оперативная работа с документами. Например, принять и обработать срочное письмо или проверить, правильно составлен документ или нет.

Только при учете специфики работы секретарей и делопроизводителей распределение обязанностей между ними будет наиболее эффективным (Таблица 2).

Архивариуса. Он работает только с завершенными делопроизводством документами. Его ключевые функции:

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• методическое руководство подготовкой номенклатур дел в подразделениях;

• составление сводной номенклатуры дел.

Курьера. Он займется экспедиционной обработкой документов.

Следует избегать ситуаций, когда один сотрудник не справляется со своим объемом работы, а другой – не знает, чем себя занять. В идеале в таких случаях должен действовать принцип взаимовыручки: закончил свою работу – помоги коллеге.

ШАГ 4: РАССЧИТЫВАЕМ КОЛИЧЕСТВО РАБОТНИКОВ

Получив примерное представление о том, кто и что будет делать, можно заняться расчетом количества персонала – настолько, насколько секретарь (будущий начальник отдела ДОУ) имеет право высказывать свои пожелания по этому вопросу.

Ранее делопроизводители пользовались для расчета численности персонала отдела ДОУ специальными формулами Минтруда[1]. Однако с появлением и широким распространением СЭД эти методы стали крайне неточными. Делопроизводство в различных организациях автоматизировано в разной степени, поэтому в расчетах может возникнуть серьезная погрешность.

На сегодняшний день лучший способ определить количество необходимого персонала в отделе ДОУ – эмпирический, то есть основанный:

• на объеме документооборота;

• затратах времени на выполнение делопроизводственных операций в конкретной компании с определенным уровнем автоматизации.

Пример расчета количества персонала отдела ДОУ

Исходные данные: известно, что в отдел ДОУ войдут 3 секретаря и помощник генерального директора в качестве руководителя. Остальной персонал можно добрать, но с условием максимальной экономии. Необходимо выяснить, целесообразно ли нанимать делопроизводителя(-ей), архивариуса и курьера.

Делопроизводитель. Рассчитаем, сколько времени он будет тратить на свои обязанности по обработке документов (Таблицы 3, 4).

На выполнение своих обязательных функций делопроизводитель потратит: 121,8 + 85 = 206,8 минуты в день. Это около 3,5 часов из 8. В оставшееся время он может взять на себя обязанности архивариуса или курьера. Для этого у него есть 4,5 свободных рабочих часа.

Курьер. Рассчитаем, сколько времени понадобится данному работнику на выполнение своих обязанностей (Таблица 5).

Вместо ежедневных поездок на почту целесообразно заключить договор на корпоративное обслуживание, тогда и прием, и отправка писем будут осуществляться прямо в офисе. Компании это обойдется в разы дешевле, чем содержание штатной единицы курьера.

При расчете временных затрат для данного сотрудника важно также учесть, сколько писем доставляется нарочно каждый день. Для этого необходимо подсчитать количество таких писем за каждый день в течение недели и вывести среднее значение. Если их немного, например 2–3, то принимать на работу человека ради двух-трех поездок в день не стоит, это большое расточительство. Две поездки может совершить и водитель, и исполнители документов. В крайнем случае – один из трех секретарей, которого на время отсутствия подменят оставшиеся два сотрудника.

Следовательно, курьера принимать на работу не нужно. Подготовкой писем к отправке может заняться делопроизводитель. У него свободны 4,5 рабочих часа. Кроме того, у данного сотрудника останется время и на архивное дело: 4,5 – 1,2 = 3,3 часа. Таким образом, принять на работу нужно только одного делопроизводителя.

Отдел ДОУ будет состоять из:

• начальника отдела – помощника генерального директора – 1 человек;

• секретарей топ-менеджеров компании – 3 человека;

• делопроизводителя – 1 человек.

ШАГ 5: СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОУ

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно.

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.

Руководство деятельностью МАДОУ осуществляется заведующим ДОУ, который назначается на должность и освобождается от должности Учредителем. Заведующий осуществляет непосредственное руководство детским садом в соответствии с Уставом и несет ответственность за деятельность учреждения.

Коллегиальными органами управления МАДОУ являются:

Общее собрание трудового коллектива
Родительский комитет
Наблюдательный совет
Педагогический совет

Структура управления ДОУ

Современное дошкольное образовательное учреждение наделено значительными правами в реализации своих целей и задач.

Ответственность за деятельность муниципального дошкольного образовательного учреждения перед учредителем несет прошедший соответствующую аттестацию заведующий, осуществляющий непосредственное руководство этим учреждением.

В компетенцию руководителя входит создание системы организационных взаимоотношений во вверенном ему учреждении, построение структуры управления.

Органом управления дошкольного образовательного учреждения является администрация. В состав ее входят заведующий и его заместители.

Заведующий ДОУ действует от имени дошкольного образовательного учреждения, представляет его во всех других учреждениях и организациях; распоряжается его имуществом в пределах прав, предоставленных ему договором между дошкольным образовательным учреждением и учредителем; в соответствии с законодательством о труде, осуществляет прем на работу и расстановку кадров, поощряет работников ДОУ, налагает взыскания и увольняет с работы; несет ответственность за деятельность ДОУ перед Учредителем.

Заведующий ДОУ является единоличным руководителем, а органы самоуправления определяются Уставом ДОУ.

В нормативных документах прописаны следующие органы самоуправления: Управляющий совет; наблюдательный совет; общее родительское собрание; совет ДОУ; общее собрание трудового коллектива; педагогический совет.

Заместитель заведующего по воспитательно-методической работе осуществляет руководство учебно-воспитательной работой учреждения. Он определяет место каждого педагога в воспитательной работе с детьми, мобилизует воспитателей на решение задач, поставленных концепцией дошкольного воспитания перед дошкольным учреждением, привлекает к их решению родителей и общественность.

Заместитель заведующего по административно – хозяйственной части отвечает за сохранность здания дошкольного учреждения и имущества, организует материально-техническое снабжение педагогического процесса, обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на участке, противопожарную безопасность и организацию труда обслуживающего персонала.

Старшая медсестра контролирует санитарное состояние помещений и участков дошкольного учреждения, соблюдение санитарно-противоэпидемиологического режима, качество доставляемых продуктов, организацию питания и качество приготовления пищи, обеспечивает медицинское обслуживание детей, принимает участие в физкультурно-оздоровительной работе с детьми, проводит санитарно-просветительскую работу. Указания, даваемые заместителем заведующего по ВМР, старшей медсестрой, заместителем заведующего по АХЧ, в пределах их компетенции, так же обязательны для всех работников.

Читайте также: