Бланк письма в школе

Обновлено: 05.07.2024

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

- бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000).

[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД

В каких случаях пишут заявление от родителей в школу:

чтобы освободить ребенка от занятий или объяснить его временное отсутствие на уроках (подробнее);
если в классе завелся хулиган, обращаются к руководителю учебного заведения с просьбой решить вопрос;
когда возник конфликт с преподавателем, и родители просят администрацию школы помочь решить проблему;
если необходимо защитить преподавателя и принять меры, чтобы учитель остался;
когда требуется решить хозяйственный вопрос: отремонтировать класс, заменить освещение, интерактивную доску и похожие вопросы, которые долго не решаются школой самостоятельно.

Как правильно составить заявление

Нет установленных и закрепленных законом форм для подобных документов. Но существуют правила, как написать заявление на директора школы, придерживайтесь их:

Жалоба руководителю школы на ученика

Если в классе появился хулиган, его присутствие угрожает физическому и психологическому здоровью детей, родители в едином порыве пишут коллективное письмо в администрацию учебного заведения. На практике более эффективно писать заявление от каждого пострадавшего, с указанием фактов нападения и свидетелей. Приемная руководителя образовательного учреждения обязана фиксировать каждое такое обращение. Большая папка жалоб заставляет вопрос решаться быстрее, чем одно письмо от всего коллектива класса.

Для верности коллективное обращение тоже составьте, но обязательно подкрепите его ссылками на указание каждого из пострадавших.

Примерный образец, как написать жалобу директору школы на ученика от родителей, выглядит так:

Заявление в школьное заведение от родителей в большинстве своем заполняется по отношению к учащимся. Родители, подающие письменное заявление директору учебного заведения, обязаны соблюдать основные правила оформления подобных писем.

За период учебы с детьми происходит множество событий, выход из которых надо находить родителям совместно с педагогическим составом. Для разрешения конфликтных обстоятельств, иногда приходится оформлять письмо на имя директора школы. О том, как написать такое заявление будет рассказано в предлагаемой статье.

Основания для написания заявления к директору школы

Письменное обращение родителей учащихся к директору школы может направляться в различных ситуациях:

При принятии малыша в 1-й класс или при переводе в другое учебное заведение.
С ходатайством об освобождении ученика от уроков на некоторое время по возникшим уважительным обстоятельствам.
С ходатайством об освобождении ученика от занятий по физкультуре из-за перенесенной болезни или травмы.
Для пояснения обстоятельств пропуска учеником уроков в какой-либо день учебы.
С ходатайством о смене преподавателя, перевода учащегося в другой класс, о ремонте класса за счет школьного учреждения и т. д.

Как правильно написать заявление директору школы от родителей

Конфликт является далеко не единственным обстоятельством для заявления родителей к директору учебного заведения. Поводов для таких обращений достаточное множество.

Однако, в независимости от причины, при оформлении обращения необходимо соблюдать правила составления таких писем, соответствующих составлению подобных служебных деловых документов. Поэтому, составляя ходатайство, родители должны соблюдать следующее:

Перечисленный порядок написания ходатайства является общепринятым стандартом составления подобных заявлений.

Правила оформления заявления директору школы

Не взирая на то, что унифицированного шаблона подобных заявлений законодательными нормами не установлено, при оформлении письма-обращения на имя директора школы, родителям требуется сохранять форму и структуру документа, принятую для служебных деловых писем.

Для правильного оформления письма можно использовать образцы подобных бланков, которые оформлены по типовой форме, включающей следующие элементы:

Содержательная часть

Данный раздел письменного обращение содержит:

Примечание. В текстовой части, например, если родитель обращается с просьбой о предоставлении отпуска ученику, необходимо непременно отобразить, что родители берут на себя ответственность за жизнь и здоровье ученика, а также за освоение плана учебы за период его отсутствия. Это обеспечит школе, при надобности, подтверждение того, что ученик не сбежал с занятий и пострадал из-за халатности родителей.

Перед заявлением в школу об освобождении ученика требуется выяснить у классного руководителя, какой учебный план предстоит во время отпуска ребенка. Вдруг, предстоит контрольная работа по какому-либо предмету или другое мероприятие, при отсутствии которого может создаться определенная сложность в освоении материала, чтобы ученик не отстал от планового усвоения знаний.

Образец заявления директору школы от родителей

На протяжении обучения детей в учебном заведении происходит множество событий вынуждающих родителей обращаться к директору школьного учреждения с письменными заявлениями или жалобами на то или иное обстоятельство. Заявление приходится составлять на различные темы, но всегда требуется соблюдать, при этом, правила написания подобных писем и сохранять структуру документа, соответствующую стандартному образцу заявления. Как правило, школы на своих стендах вывешивают образцы заявлений, а также размещают шаблоны и примеры на своих сайтах.

Ниже предлагается рассмотреть образцы некоторых заявлений.

Образец заявления приема ребенка в 1 класс

Заявление на принятие ребенка в 1-й класс является официальным обращением родителя или опекуна к администрации учебного учреждения о зачислении малыша в школу. Данный документ, в отличие от жалобы, не имеет отношение к нарушению законодательных прав родителей и не отображает просьбу об устранении нарушения, а лишь составлено с целью реализации интересов родителей. Порядок рассмотрения такого обращения аналогичен порядку рассматривания жалобы.

Согласно приказа Минобрнауки РФ № 32 от 22.01.2014 года в ст. 9 в стандартном обращении о принятии ребенка в 1-й класс требуется отметить следующие данные:

Ф.И.О. будущего школьника.
Данные о его рождении.
Адрес проживания малыша и его родителей.
Контактные сведения родителей или опекунов.

После заполнения названия письма, отображается просьба о приеме.

В завершающей части бланка отображается дата написания письма и ставиться подпись родителя.

При составлении прошения требуется соблюдать грамотность изложения текста, правила его написания и четко излагать суть просьбы.

Заявление в школу об отсутствии ребенка

Школьники нередко оказываются в обстоятельствах, которые невозможно разрешить без родительского участия. Если некоторые проблемы можно погасить мирным путем, то есть проблемы, требующие письменного обращения родителей в школьное заведение.

Например, ребенок может заболеть, или возникла необходимость повезти ученика, либо в отпуск, либо в санаторий или еще куда-нибудь. Также ребенок по медицинским показаниям не может посещать, например, физкультуру и т.д.

Примеры такого письма выглядят следующим образом.

Коллективное заявление от родителей директору школы

Случаются обстоятельства, когда деятельностью преподавателя или ученика родители недовольны. В таком варианте лучше направлять коллективное письмо от родителей на имя директора школьного заведения. Такой документ повышает шансы на реагирование при обращении о принятии необходимых мер. Оформляется письмо стандартным образом, как и прочие письма-жалобы. К единственной особенности можно отнести:

Отображение личных сведений о всех родителях с их контактами.
Данные о преподавателе или учащемся, на которого представляется жалоба.
Под жалобой должны расписаться все родители, участвующие в составлении документа.

Пример коллективного обращения.

Жалоба на ученика школы директору школы

В школе могут возникнуть обстоятельства, когда неконтролируемые и неадекватные действия совершает школьник, срывая уроки, грубо относясь к соученикам и преподавателям, мешая таким образом усваивать материал всем учащимся. Конечно, родителям такое поведение ученика вряд ли понравится и каждый из них постарается принять соответствующие меры, отправив жалобу на учащегося в школьное учреждение.

Такое письмо пишется на имя директора школы, с просьбой о принятии мер к разгильдяю и может быть подписано не только родителями, но и преподавателями. Директор, при получении такого письма обязан побеседовать с родителями разгильдяя и если принятые меру не дадут результата, то возможно исключение учащегося из школы, как крайней меры наказания.

Пример такой жалобы представлен ниже.

Жалоба на ученика школы директору школы

Жалоба на учителя школы

Сегодня нередко осуществляются правонарушения со стороны преподавателя. Они могут осуществляться по отношению к отдельному учащемуся, а могут и на весь класс. В таких обстоятельствах претензия к преподавателю оформляется родителями на имя директора учебного заведения, который обязан разрешить возникшую проблему.

Одной из причин возникновения претензии может быть недостаточная компетентность педагога, которую родителю выявляют при проверке знаний своих детей. Это может стать серьезным поводом для обращения к администрации школы.

В других моментах преподаватель может оказывать психологическое или физическое насилие над школьником или над классом. В данной ситуации также надо обращаться к директору заведения.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
адрес (юридический и почтовый);
номер контактного телефона, номер факса и индекс;
на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
номер исходящего послания и дата его составления;
если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

гарантийными;
рекомендательными;
сопроводительными;
подтверждающими;
рекламационными;
инструкционными;
извещательными;
пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

наименование организации-отправителя;
адрес организации;
контактный телефон (для связи);
должность и ФИО ее представителя;
суть послания;
подпись отправителя.

Читайте также: