Внутреннее сообщение должно храниться в организации

Обновлено: 16.05.2024

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года - Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года - Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм "регуляторной гильотины". По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).

Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм "регуляторной гильотины". При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).

Видеоурок об операциях подлежащих обязательному контролю и о необычных сделках

Цитата из пунктов 27-28 требований к правилам внутреннего контроля, утв. постановлением Правительства РФ от 30.06.2012 г. №667

не позднее дня, следующего за днем совершения операции, подлежащей обязательному контролю
не позднее дня выявления необычной операции (сделки) либо при возникновении сомнений в части правомерности квалификации операции, подлежащей обязательному контролю;

Решение о необходимости направления информации о необычной операции (сделке) в уполномоченный орган принимается с учетом всей имеющейся информации, включая документы и сведения, характеризующие статус и деятельность клиента, его представителя и выгодоприобретателя (при наличии), а также бенефициарного владельца, полученные, в том числе, из открытых (публичных) источников информации, заслуживающих доверия и доступных на законных основаниях.

По итогам изучения операции (сделки) руководитель организации (или индивидуальному предпринимателю), либо уполномоченное им должностное лицо, принимает решение:

о признании операции (сделки) клиента подлежащей обязательному контролю в соответствии со статьей 6 и пунктом 1 статьи 7.5 Федерального закона №115-ФЗ;
о признании выявленной необычной операции (сделки) подозрительной операцией (сделкой), осуществление которой может быть направлено на ОД/ФТ/ФРОМУ;
о необходимости принятия дополнительных мер по изучению необычной операции (сделки) клиента;
о представлении информации об операциях, предусмотренных подпунктами "а" и "б" настоящего пункта, в Федеральную службу по финансовому мониторингу.

Сведения об операциях, подлежащих обязательному контролю, специальное должностное лицо предоставляет в уполномоченный орган не позднее трех рабочих дней, следующих за днем совершения операции, либо не позднее трех рабочих дней, следующих за днем выявления операции, в отношении которой возникли подозрения, что она осуществлена в целях ОД/ФТ/ФРОМУ.

Деловые письма относятся к информационно-справочным документам. Их задача – способствовать обмену информацией между организациями. Так как справочная и иная информация довольно быстро теряет актуальность, документы, которые относятся к большинству разновидностей переписки, имеют небольшие сроки хранения: пять лет, три года, немного реже – один год или до минования надобности (что фактически означает один год). Тем не менее, в Перечне 2019 есть несколько статей, согласно которым переписку следует хранить постоянно.

Напомним некоторые правила чтения сроков хранения:

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Структурируем разновидности переписки и приведем сроки ее хранения. Для каждой разновидности укажем раздел Перечня 2019. Это поможет секретарю установить, в деятельности какого структурного подразделения организации появилась такая переписка, а значит, в какой раздел номенклатуры следует поместить это дело.

Дела с перепиской нужно формировать и хранить в определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии организации либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В Таблице 1 приведена переписка со сроками хранения более пяти лет. В Таблице 2 – переписка с пятилетним сроком хранения. В Таблице 3 – переписка со сроками хранения менее пяти лет.

[1] См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция по применению Перечня 2019; утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[2] См. п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Узнать больше:

Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка

СКОЛЬКО ХРАНИТЬ ПЕРЕПИСКУ?

Напомним некоторые правила чтения сроков хранения:

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

[2] См. п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38

Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов документационного обеспечения управления и организация хранения документов. Проще говоря, регламентирующих документооборот на предприятии.

Какие это виды документов и сроки их хранения

Для документов, касающихся документационного обеспечения управления и организации хранения документов, с 18.02.2020 сроки хранения определяет п. 1.5 раздела II упомянутого приказа Росархива. Все они представлены ниже в таблице.

Читайте также: