Технология автоматизированной обработки документации сообщение
Обновлено: 04.07.2024
14. Технология обработки документов и данных в автоматизированных информационных системах
Обработка – воздействие на объект с целью придать ему новые свойства.
Переработка – преобразования чего-либо во что-либо иное.
Обработка документов – процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск.
Обработка информации - любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.
Обработка данных – процесс выполнения последовательности операций над данными. Обработка данных может осуществляться в интерактивном и фоновом режимах.
Типичная информационная система выполняет набор функций, который обычно включает в себя следующие:
1. Ввод документов (с бумаги или в электронном виде).
2. Хранение этих документов.
3. Поиск по запросам (как предопределенным, так и незапланированным).
4. Редактирование операторами.
5. Создание выходных документов (на бумаге или в электронном виде).
Схематично это можно изобразить так:
При числовой обработке используются такие объекты, как переменные, векторы, матрицы, многомерные массивы, константы и т.д.
При нечисловой обработке объектами могут быть файлы, записи, поля, иерархии, сети, отношения и т.д.
Другое отличие заключается в том, что при числовой обработке содержание данных не имеет большого значения, в то время как при нечисловой обработке нас интересуют непосредственные сведения об объектах, а не их совокупность в целом.
Обработка данных представляет собой последовательность операций, производимых над данными. Процедуры обработки данных могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных
С точки зрения реализации на основе современных достижений вычислительной техники выделяют следующие виды обработки информации:
· последовательная обработка, применяемая в традиционной фоннеймановской архитектуре ЭВМ, располагающей одним процессором;
· параллельная обработка, применяемая при наличии нескольких процессоров в ЭВМ;
· конвейерная обработка, связанная с использованием в архитектуре ЭВМ одних и тех же ресурсов для решения разных задач, причем если эти задачи тождественны, то это последовательный конвейер, если задачи одинаковые - векторный конвейер.
Основные процедуры обработки данных:
Создание данных, как процесс обработки, предусматривает их образование в результате выполнения некоторого алгоритма и дальнейшее использование для преобразований на более высоком уровне.
Модификация данных связана с отображением изменений в реальной предметной области, осуществляемых путем включения новых данных и удаления ненужных.
Контроль, безопасность и целостность направлены на адекватное отображение реального состояния предметной области в информационной модели и обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа (безопасность) и от сбоев и повреждений технических и программных средств.
Поддержка принятия решения является наиболее важным действием, выполняемым при обработке информации. Широкая альтернатива принимаемых решений приводит к необходимости использования разнообразных математических моделей.
Создание документов, сводок, отчетов заключается в преобразовании информации в формы, пригодные для восприятия как человеком, так и компьютером. С этим действием связаны и такие операции, как обработка, считывание, сканирование и сортировка документов.
При преобразовании информации осуществляется ее перевод из одной формы представления или существования в другую, что определяется потребностями, возникающими в процессе реализации информационных технологий.
Реализация всех действий, выполняемых в процессе обработки информации, осуществляется с помощью разнообразных программных средств.
В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа.
Первый этап (докомпьютерная обработка) начинается со сбора первичных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений, которые в дальнейшем будут использованы для проверки корректности введенных данных.
Второй этап (компьютерная обработка) является основным и включает ввод, обработку информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов. На этом этапе осуществляется ручной или автоматизированный ввод информации с первичных документов, контроль корректности и полноты результатов ввода. Информация с первичных документов переносится в информационную базу либо в электронную форму документа и таким образом преобразуется в данные. Далее следует обработка данных на основании алгоритма решения поставленной задачи, их преобразование в выходные данные, формирование и печать результатных документов.
На заключительном третьем этапе (послекомпьютерная обработка) технологического процесса обработки информации производится контроль качества и полноты результатных документов, их тиражирование и передача заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях.
Методы обработки информации
Метод многомерной математической статистики, направленный на выявление и специфическое математическое выражение структур в системах случайных явлений. Используется для измерения взаимосвязей между признаками объектов и классификации признаков с учетом этих взаимосвязей.
Применяют в тех случаях, когда необходимо установить и выявить скрытые для исследователя факторы, по отношению к которым первичные эмпирические показатели гипотетически считаются производными. Например, при оценке полноты информации о выборке; при определении информативности итогового набора исходных переменных; при анализе объектов проектирования; при проведении пилотажного исследования.
Метод анализа информации, заключающийся в сравнении результатов исследований, проведенных на разных объектах или в разное время одним или разными исследовательскими коллективами с целью обобщения информации и обеспечения надежности полученных результатов.
Используется при обобщении результатов однотипных локальных исследований с целью получения выводов, касающихся крупных (масштабных) объектов. Например, при анализе рынка обеспечивающих средств информационных систем (программных, технических, лингвистических и т.п.), информационных продуктов и услуг, поисковых средств.
Метод оценки переменной, когда ее значению приписывается место в последовательности величин (ранг), определяемое при помощи порядковой шкалы. Расположение объектов совокупности может в порядке возрастания или убывания величины соответствующих им вариантов.
Упорядочение первичных данных. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, обосновании выбора конкретных обеспечивающих средств информационных систем. Широко используется в экспертном опросе.
Метод, заключающийся в объединении по существенным признакам единиц наблюдаемого объекта в однородные совокупности. Группировка осуществляется как по качественным, так и по количественным критериям.
Группировка при помощи простого суммирования однородных признаков;
Группировка на основе логически выделенных признаков;
Обработка материалов исследования; предварительное упорядочение первичной информации. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, проектировании информационного обеспечения информационных систем.
Метод, заключающийся в распределении каких-либо объектов по классам на основе их общих признаков (свойств, характеристик или параметров объектов), сходства и различий, отражающих связи между классами объектов в единой системе данной отрасли знания. Классификация осуществляется в соответствии с выбранным основанием деления.
Фасетный метод (метод параллельных классификаций)
Позволяет установить связи между изучаемыми объектами; служит основой для обобщающих выводов и прогнозов. Например, при рассмотрении предприятий, учреждений, организаций как объектов автоматизации, описании сложных объектов (информационных систем, баз и банков данных, сайтов, автоматизированных обучающих систем и т.п.), предполагающем установление их типов и видов.
Метод, предполагающий научное исследование перспектив развития какого-либо явления или процесса, преимущественно с количественными оценками и с указанием более или менее определенных сроков их изменения. Направлено на определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии.
Определение перспектив развития информационных систем, сетей и технологий.
Материальное моделирование: физическое, аналоговое
Идеальное моделирование: знаковое (графическое, логическое, математическое), интуитивное
Применяется в качестве универсальной формы познания при исследовании и преобразовании явлений в любой сфере деятельности.
Применяется в тех случаях, когда объект познания недоступен непосредственному наблюдению и изучению. Например, при моделировании предметных областей, построении моделей баз данных, сайта и т.п.
Метод, в основе которого лежит специально поставленный опыт в определенных условиях, содержащих оптимальные возможности для объекта исследования, соответствующие замыслу эксперимента.
Лабораторный эксперимент (эксперименты, осуществляющие эмпирическую проверку гипотезы или теории; эксперименты, в ходе которых происходит сбор необходимой эмпирической информации для уточнения предположенного);
Применяют в случаях, когда стоит задача выявления связей и зависимостей между изучаемыми явлениями. Осуществляется на проектной и послепроектной стадиях создания информационных систем. Например, в ходе проверки работоспособности созданной методики, технологии, базы данных, информационной системы, автоматизированной обучающей системы.
Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.
Настройте бизнес-процессы, сократите издержки на документооборот и укрепите свои позиции на рынке с Диадоком
Что такое автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.
Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:
- получать и отправлять документы онлайн,
- согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
- настроить удаленный доступ,
- надежно хранить файлы в электронном архиве,
- фиксировать историю действий,
- контролировать этапы исполнения,
- выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
- снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
- безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
- создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
- разграничить права доступа сотрудников к информации,
- обеспечить конфиденциальность.
Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.
Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:
- электронные документы принимаются госорганами, судами;
- для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.
Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке
Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.
Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.
В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:
- разлаженность в работе структурных подразделений,
- отсутствие целостной картины состояния дел,
- снижение производительности труда,
- большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
- неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.
Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.
Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:
- Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
- Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
- Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.
При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.
Подключитесь к Диадоку и забудьте о сложностях в документообороте
Виды систем автоматизации документооборота предприятия
Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:
По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.
Узнайте больше о возможностях ЭДО в Диадоке. Наши специалисты подберут решение под особенности бизнес-процессов в вашей компании
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:
- Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
- Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
- Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
- Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
- Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
- Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.
В Диадоке документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Подключить к ящику организации можно сколько угодно пользователей и организовать работу в веб-версии или вашей учетной системе. Чтобы узнать больше, оставьте заявку
Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.
Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.
Готовые решения
Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.
Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:
Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.
Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.
Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.
Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.
API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.
Для вашей учетной системы специалисты Диадока предложат подходящий вариант интеграции
Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:
Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса
Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.
В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:
- упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
- ускорить обработку больших массивов данных,
- своевременно передавать документы контрагентам,
- снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
- минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
- экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
- оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
- отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
- получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.
Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.
Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.
Автоматизированные системы делопроизводства. Система электронного документооборота (СЭД), ее структура, настройка системы
- Автоматизация процессов делопроизводства
Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.
В области обработки документов:
· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
· обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
В области контроля за исполнительской дисциплиной:
· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:
· единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
· объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
· использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
· обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:
· у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;
· у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);
· нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).
Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:
· используемым технологиям делопроизводства;
· соответствию основным задачам делопроизводства;
· функциональным характеристикам систем;
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.
К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
· система Office Media г. Москва (Lotus Notes);
· система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).
Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления.
Система обеспечивает следующие функции:
· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;
· ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
· регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,
· отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно-аналитической работы;
· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной (бумажной) технологией делопроизводства;
· хранение электронных образов документов;
· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;
· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
В последних версиях системы поддерживается доступ к документам посредством Интернет-технологии.
· учетной обработке всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов
· система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;
· связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;
· согласованности с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;
· распределенному документообороту. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;
· ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.
Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) более полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация самостоятельно приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Из рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из систем трудно понять и профессионалу в области организации документационного обеспечения управления. Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:
· оценку исследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной фирме, а также желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;
· оценку базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации делопроизводства на ближайшие годы;
· тщательное изучение и проверку возможностей систем автоматизации, чтобы обеспечить работу в рамках действующего в этой сфере деятельности нормативно-правового поля.
Для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.
Компьютер предназначен для работы с документами, имеющими электронную форму. В то же время, нам часто приходится иметь дело с бумажными изданиями и документами: журналами, книгами, письмами, служебными записками и т.д. Чтобы в работе с информацией такого рода тоже можно было использовать компьютер, необходимы средства преобразования бумажных документов в электронную форму.
Если предполагается, что документ содержит в основном текстовую информацию, то можно выделить следующие основные этапы такого преобразования:
1) в ходе сканирования при помощи устройств оцифровки изображения производится создание электронного образа (изображения) документа;
2) процесс распознавания позволяет преобразовать электронное изображение в
текстовые данные ;
3) для документов, исполненных на иностранном языке, применяют дополнительные средства автоматизированного перевода на другой язык.
Преобразование документов в электронную форму
Процесс создания электронного изображения бумажного документа требует применения сканера. Такие устройства, как цифровые камеры, пока не могут обеспечить для документов стандартного формата качество изображения, которое гарантировало бы их надежное распознавание.
Все операции, необходимые в ходе преобразования бумажного документа в электронную форму, могут быть выполнены с помощью программы FineReader. Эта программа способна выполнять сканирование и распознавание текстов на разных языках, в том числе и смешанных двуязычных текстов.
Процесс обработки документа состоит из пяти этапов:
1) сканирование документа (кнопка Сканировать);
2) сегментация документа (кнопка Сегментировать);
3) распознавание документа (кнопка Распознать);
4) редактирование и проверка результата (кнопка Проверить);
5) сохранение документа (кнопка Сохранить).
Процесс сканирования осуществляется автоматически. Требуется только смена сканируемой страницы.
По завершении сканирования значки всех обработанных страниц отображаются в окне Пакет. В основной части рабочей области появляется окно Изображение, содержащее изображение текущей страницы. Добавлять страницы в пакет можно не только путем сканирования, но и путем открытия файлов с изображениями, имеющихся на компьютере.
Распознавание документа. Этап распознавания текста документа можно разделить на две операции, выполняемые поочередно. Первая операция — сегментация, разбиение страницы на блоки текста. Обычная книжная страница представляет собой единый блок текста, который распознается в естественном порядке — по строкам, расположенным на странице сверху вниз и идущим от левого края до правого. Если страница содержит колонки, иллюстрации, врезки, подрисуночные подписи или таблицы, то порядок распознавания требует коррекции.
В таком случае содержимое страницы разбивается на блоки. Внутри каждого блока сохраняется естественный порядок распознавания.
Блоки отображаются в виде цветных прямоугольников с номером в левом верхнем углу. Новый блок создают протягиванием мыши по диагонали прямоугольника. Текущий блок помечается выделенной линией, а его углы — прямоугольными маркерами. С помощью этих маркеров можно изменить размер или положение блока.
Команды редактирования блоков выведены на панель Изображение. Они позволяют:
1) объединить два блока в один
2) удалить фрагмент блока
3)изменить порядок нумерации блоков
4) изменить разбиение таблицы на ячейки.
Программа FineReaderподдерживает следующие типы блоков:
1) автоматический (Зона распознавания) — на этапе распознавания анализируется и разбивается на блоки автоматически;
2) текстовый (Текст) — на этапе распознавания преобразуется в текст;
3) табличный (Таблица) — представляет собой набор ячеек, каждая из которых
преобразуется в текст по отдельности;
4) изображение (Картинка) — включается в документ без изменений как графическая иллюстрация.
Процесс распознавания текста после сегментации полностью автоматизирован. Кнопка Распознать на панели инструментов позволяет автоматически выполнить сегментацию и распознавание, хотя в ходе сегментации учитываются ограничения, установленные вручную. В ходе процесса отображается диалоговое окно Распознавание, позволяющее прервать процесс. Кроме того, в этом окне отображаются сообщения, указывающие на наличие проблем при распознавании. Проблемы обычно вызываются неверными настройками или плохим качеством распознаваемого изображения. Если же дело в каких-то шрифтовых особенностях распознаваемого документа, применяют распознавание с обучением.
Распознавание с обучением. Распознавание с обучением состоит в формировании эталона, который используется в ходе распознавания в дальнейшем. Эталон настраивается так, чтобы соответствовать определенному документу или группе однотипных документов. Чтобы создать эталон, используют команду Сервис ► Редактор эталонов ► Новый. После этого надо указать имя эталона и щелкнуть на кнопке ОК. Режим распознавания с обучением включается при настройке параметров работы программы (Сервис ► Опции ► Распознавание). Создать, выбрать или сменить эталон можно, щелкнув на кнопке Эталоны. После этого необходимо установить флажок Распознавание с обучением.
Когда в ходе распознавания с обучением программа FineReaderобнаруживает символ, который не может интерпретировать однозначно, на экран выдается диалоговое окно Ручное обучение эталона. Программа указывает элемент изображения, вызвавший сомнения, и показывает, как именно он будет интерпретирован. Если допущена ошибка, можно указать нужный символ в поле Введите символ, выделенный рамкой или уточнить область распознавания с помощью кнопок Сдвинуть влево и Сдвинуть вправо. Затем надо щелкнуть на кнопке Обучить. Необходимые сведения сохраняются и используются при дальнейшем анализе изображения. Если число ошибок невелико, можно продолжить распознавание в обычном режиме щелчком на кнопке Закрыть.
Редактирование документа. Когда распознавание данной страницы завершается, полученный текстовый документ отображается в окне Текст. Провести проверку орфографии с учетом трудностей распознавания позволяет кнопка Проверить на панели инструментов. Информация о возможных ошибках и неоднозначностях отображается в диалоговом окне Проверка.
Сохранение документа. По щелчку на кнопке Сохранить на панели инструментов запускается Мастер сохранения результатов. Он позволяет сохранить распознанный текст или передать его в другую программу (например, в MicrosoftWord) для последующей обработки.
Автоматизированный перевод документов
К средствам автоматизации перевода можно отнести два вида программ: электронные словари и программы
Читайте также: