Технология автоматизированной обработки документации сообщение

Обновлено: 04.07.2024

14. Технология обработки документов и данных в автоматизированных информационных системах

Обработка – воздействие на объект с целью придать ему новые свойства.

Переработка – преобразования чего-либо во что-либо иное.

Обработка документов – процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск.

Обработка информации - любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.

Обработка данных – процесс выполнения последовательности операций над данными. Обработка данных может осуществляться в интерактивном и фоновом режимах.

Типичная информационная система выполняет набор функций, который обычно включает в себя следующие:

1. Ввод документов (с бумаги или в электронном виде).

2. Хранение этих документов.

3. Поиск по запросам (как предопределенным, так и незапланированным).

4. Редактирование операторами.

5. Создание выходных документов (на бумаге или в электронном виде).


Схематично это можно изобразить так:


При числовой обработке используются такие объекты, как переменные, векторы, матрицы, многомерные массивы, константы и т.д.

При нечисловой обработке объектами могут быть файлы, записи, поля, иерархии, сети, отношения и т.д.

Другое отличие заключается в том, что при числовой обработке содержание данных не имеет большого значения, в то время как при нечисловой обработке нас интересуют непосредственные сведения об объектах, а не их совокупность в целом.

Обработка данных представляет собой последовательность операций, производимых над данными. Процедуры обработки данных могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных

С точки зрения реализации на основе современных достижений вычислительной техники выделяют следующие виды обработки информации:

· последовательная обработка, применяемая в традиционной фоннеймановской архитектуре ЭВМ, располагающей одним процессором;

· параллельная обработка, применяемая при наличии нескольких процессоров в ЭВМ;

· конвейерная обработка, связанная с использованием в архитектуре ЭВМ одних и тех же ресурсов для решения разных задач, причем если эти задачи тождественны, то это последовательный конвейер, если задачи одинаковые - векторный конвейер.

Основные процедуры обработки данных:

Создание данных, как процесс обработки, предусматривает их образование в результате выполнения некоторого алгоритма и дальнейшее использование для преобразований на более высоком уровне.

Модификация данных связана с отображением изменений в реальной предметной области, осуществляемых путем включения новых данных и удаления ненужных.

Контроль, безопасность и целостность направлены на адекватное отображение реального состояния предметной области в информационной модели и обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа (безопасность) и от сбоев и повреждений технических и программных средств.

Поддержка принятия решения является наиболее важным действием, выполняемым при обработке информации. Широкая альтернатива принимаемых решений приводит к необходимости использования разнообразных математических моделей.

Создание документов, сводок, отчетов заключается в преобразовании информации в формы, пригодные для восприятия как человеком, так и компьютером. С этим действием связаны и такие операции, как обработка, считывание, сканирование и сортировка документов.

При преобразовании информации осуществляется ее перевод из одной формы представления или существования в другую, что определяется потребностями, возникающими в процессе реализации информационных технологий.

Реализация всех действий, выполняемых в процессе обработки информации, осуществляется с помощью разнообразных программных средств.

В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа.

Первый этап (докомпьютерная обработка) начинается со сбора первичных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений, которые в дальнейшем будут использованы для проверки корректности введенных данных.

Второй этап (компьютерная обработка) является основным и включает ввод, обработку информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов. На этом этапе осуществляется ручной или автоматизированный ввод информации с первичных документов, контроль корректности и полноты результатов ввода. Информация с первичных документов переносится в информационную базу либо в электронную форму документа и таким образом преобразуется в данные. Далее следует обработка данных на основании алгоритма решения поставленной задачи, их преобразование в выходные данные, формирование и печать результатных документов.

На заключительном третьем этапе (послекомпьютерная обработка) технологического процесса обработки информации производится контроль качества и полноты результатных документов, их тиражирование и передача заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях.

Методы обработки информации

Метод многомерной математической статистики, направленный на выявление и специфическое математическое выражение структур в системах случайных явлений. Используется для измерения взаимосвязей между признаками объектов и классификации признаков с учетом этих взаимосвязей.

Применяют в тех случаях, когда необходимо установить и выявить скрытые для исследователя факторы, по отношению к которым первичные эмпирические показатели гипотетически считаются производными. Например, при оценке полноты информации о выборке; при определении информативности итогового набора исходных переменных; при анализе объектов проектирования; при проведении пилотажного исследования.

Метод анализа информации, заключающийся в сравнении результатов исследований, проведенных на разных объектах или в разное время одним или разными исследовательскими коллективами с целью обобщения информации и обеспечения надежности полученных результатов.

Используется при обобщении результатов однотипных локальных исследований с целью получения выводов, касающихся крупных (масштабных) объектов. Например, при анализе рынка обеспечивающих средств информационных систем (программных, технических, лингвистических и т.п.), информационных продуктов и услуг, поисковых средств.

Метод оценки переменной, когда ее значению приписывается место в последовательности величин (ранг), определяемое при помощи порядковой шкалы. Расположение объектов совокупности может в порядке возрастания или убывания величины соответствующих им вариантов.

Упорядочение первичных данных. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, обосновании выбора конкретных обеспечивающих средств информационных систем. Широко используется в экспертном опросе.

Метод, заключающийся в объединении по существенным признакам единиц наблюдаемого объекта в однородные совокупности. Группировка осуществляется как по качественным, так и по количественным критериям.

Группировка при помощи простого суммирования однородных признаков;

Группировка на основе логически выделенных признаков;

Обработка материалов исследования; предварительное упорядочение первичной информации. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, проектировании информационного обеспечения информационных систем.

Метод, заключающийся в распределении каких-либо объектов по классам на основе их общих признаков (свойств, характеристик или параметров объектов), сходства и различий, отражающих связи между классами объектов в единой системе данной отрасли знания. Классификация осуществляется в соответствии с выбранным основанием деления.

Фасетный метод (метод параллельных классификаций)

Позволяет установить связи между изучаемыми объектами; служит основой для обобщающих выводов и прогнозов. Например, при рассмотрении предприятий, учреждений, организаций как объектов автоматизации, описании сложных объектов (информационных систем, баз и банков данных, сайтов, автоматизированных обучающих систем и т.п.), предполагающем установление их типов и видов.

Метод, предполагающий научное исследование перспектив развития какого-либо явления или процесса, преимущественно с количественными оценками и с указанием более или менее определенных сроков их изменения. Направлено на определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии.

Определение перспектив развития информационных систем, сетей и технологий.

Материальное моделирование: физическое, аналоговое

Идеальное моделирование: знаковое (графическое, логическое, математическое), интуитивное

Применяется в качестве универсальной формы познания при исследовании и преобразовании явлений в любой сфере деятельности.

Применяется в тех случаях, когда объект познания недоступен непосредственному наблюдению и изучению. Например, при моделировании предметных областей, построении моделей баз данных, сайта и т.п.

Метод, в основе которого лежит специально поставленный опыт в определенных условиях, содержащих оптимальные возможности для объекта исследования, соответствующие замыслу эксперимента.

Лабораторный эксперимент (эксперименты, осуществляющие эмпирическую проверку гипотезы или теории; эксперименты, в ходе которых происходит сбор необходимой эмпирической информации для уточнения предположенного);

Применяют в случаях, когда стоит задача выявления связей и зависимостей между изучаемыми явлениями. Осуществляется на проектной и послепроектной стадиях создания информационных систем. Например, в ходе проверки работоспособности созданной методики, технологии, базы данных, информационной системы, автоматизированной обучающей системы.

Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Настройте бизнес-процессы, сократите издержки на документооборот и укрепите свои позиции на рынке с Диадоком

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.

Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:

  • получать и отправлять документы онлайн,
  • согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
  • настроить удаленный доступ,
  • надежно хранить файлы в электронном архиве,
  • фиксировать историю действий,
  • контролировать этапы исполнения,
  • выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
  • снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
  • безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
  • создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
  • разграничить права доступа сотрудников к информации,
  • обеспечить конфиденциальность.

Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.

Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:

  • электронные документы принимаются госорганами, судами;
  • для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.

Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке

Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.

В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:

  • разлаженность в работе структурных подразделений,
  • отсутствие целостной картины состояния дел,
  • снижение производительности труда,
  • большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
  • неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.

Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:

  • Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
  • Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
  • Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.

При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Подключитесь к Диадоку и забудьте о сложностях в документообороте

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:

По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.

Узнайте больше о возможностях ЭДО в Диадоке. Наши специалисты подберут решение под особенности бизнес-процессов в вашей компании

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:

  • Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
  • Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
  • Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
  • Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
  • Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
  • Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.

В Диадоке документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Подключить к ящику организации можно сколько угодно пользователей и организовать работу в веб-версии или вашей учетной системе. Чтобы узнать больше, оставьте заявку

Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.

Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.

Готовые решения

Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.

Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:

Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.

Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.

Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.

Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.

API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.

Для вашей учетной системы специалисты Диадока предложат подходящий вариант интеграции

Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:

Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса

Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.

В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:

  • упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
  • ускорить обработку больших массивов данных,
  • своевременно передавать документы контрагентам,
  • снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
  • минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
  • экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
  • оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
  • отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
  • получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.

Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.

Автоматизированные системы делопроизводства. Система электронного документооборота (СЭД), ее структура, настройка системы

  1. Автоматизация процессов делопроизводства

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

· единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

· объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

· использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

· обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

· у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;

· у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);

· нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:

· используемым технологиям делопроизводства;

· соответствию основным задачам делопроизводства;

· функциональным характеристикам систем;

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

· система Office Media г. Москва (Lotus Notes);

· система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).

Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления.

Система обеспечивает следующие функции:

· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

· единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;

· ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;

· регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,

· отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

· получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной (бумажной) технологией делопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последних версиях системы поддерживается доступ к документам посредством Интернет-технологии.

· учетной обработке всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов

· система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе дан­ных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распре­деленной вычислительной сети;

· связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;

· согласованности с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

· распределенному документообороту. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

· ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шиф­рование данных.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) более полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация самостоятельно приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Из рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из систем трудно понять и профессионалу в области организации документационного обеспечения управления. Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

· оценку исследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной фирме, а также желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;

· оценку базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации делопроизводства на ближайшие годы;

· тщательное изучение и проверку возможностей систем автоматизации, чтобы обеспечить работу в рамках действующего в этой сфере деятельности нормативно-правового поля.

Для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Компьютер предназначен для работы с документами, имеющими электронную форму. В то же время, нам часто приходится иметь дело с бумажными изданиями и документами: журналами, книгами, письмами, служебными записками и т.д. Чтобы в работе с информацией такого рода тоже можно было использовать компью­тер, необходимы средства преобразования бумажных документов в электронную форму.

Если предполагается, что документ содержит в основном текстовую информацию, то можно выделить следующие основные этапы такого преобразования:

1) в ходе сканирования при помощи устройств оцифровки изображения произво­дится создание электронного образа (изображения) документа;

2) процесс распознавания позволяет преобразовать электронное изображение в
текстовые данные ;

3) для документов, исполненных на иностранном языке, применяют дополнитель­ные средства автоматизированного перевода на другой язык.

Преобразование документов в электронную форму

Процесс создания электронного изображения бумажного документа требует применения сканера. Такие устройства, как цифро­вые камеры, пока не могут обеспечить для документов стандартного формата каче­ство изображения, которое гарантировало бы их надежное распознавание.

Все операции, необходимые в ходе преобразования бумажного документа в элект­ронную форму, могут быть выполнены с помощью программы FineReader. Эта программа способна выполнять сканирование и распознавание тек­стов на разных языках, в том числе и смешанных двуязычных текстов.

Процесс обработки документа состоит из пяти этапов:

1) сканирование документа (кнопка Сканировать);

2) сегментация документа (кнопка Сегментировать);

3) распознавание документа (кнопка Распознать);

4) редактирование и проверка результата (кнопка Проверить);

5) сохранение документа (кнопка Сохранить).

Процесс сканирования осуществляется автоматически. Требуется только смена сканируемой страницы.

По завершении сканирования значки всех обработанных страниц отображаются в окне Пакет. В основной части рабочей области появляется окно Изображение, содер­жащее изображение текущей страницы. Добавлять страницы в пакет можно не только путем сканирования, но и путем открытия файлов с изображениями, имею­щихся на компьютере.

Распознавание документа. Этап распознавания текста документа можно разде­лить на две операции, выполняемые поочередно. Первая операция — сегментация, разбиение страницы на блоки текста. Обычная книжная страница представляет собой единый блок текста, который распознается в естественном порядке — по стро­кам, расположенным на странице сверху вниз и идущим от левого края до правого. Если страница содержит колонки, иллюстрации, врезки, подрисуночные подписи или таблицы, то порядок распознавания требует коррекции.

В таком случае содержимое страницы разбивается на блоки. Внутри каждого блока сохраняется естественный порядок распознавания.

Блоки отображаются в виде цветных прямоугольников с номером в левом верх­нем углу. Новый блок создают протягиванием мыши по диагонали прямоугольника. Текущий блок помечается выделенной линией, а его углы — прямоугольными мар­керами. С помощью этих маркеров можно изменить размер или положение блока.

Команды редактирования блоков выведены на панель Изображение. Они позволяют:

1) объединить два блока в один

2) удалить фрагмент блока

3)изменить порядок нумерации блоков

4) изменить разбиение таблицы на ячейки.

Программа FineReaderпод­держивает следующие типы блоков:

1) автоматический (Зона распознавания) — на этапе распознавания анализируется и разбивается на блоки автоматически;

2) текстовый (Текст) — на этапе распознавания преобразуется в текст;

3) табличный (Таблица) — представляет собой набор ячеек, каждая из которых
преобразуется в текст по отдельности;

4) изображение (Картинка) — включается в документ без изменений как графи­ческая иллюстрация.

Процесс распознавания текста после сегментации полностью автоматизирован. Кнопка Распознать на панели инструментов позволяет автоматически выполнить сег­ментацию и распознавание, хотя в ходе сегментации учитываются ограничения, установленные вручную. В ходе процесса отображается диалоговое окно Распозна­вание, позволяющее прервать процесс. Кроме того, в этом окне отображаются сооб­щения, указывающие на наличие проблем при распознавании. Проблемы обычно вызываются неверными настройками или плохим качеством распознаваемого изоб­ражения. Если же дело в каких-то шрифтовых особенностях распознаваемого доку­мента, применяют распознавание с обучением.

Распознавание с обучением. Распознавание с обучением состоит в формировании эталона, который используется в ходе распознавания в дальнейшем. Эталон настра­ивается так, чтобы соответствовать определенному документу или группе однотип­ных документов. Чтобы создать эталон, используют команду Сервис ► Редактор эталонов ► Новый. После этого надо указать имя эталона и щелкнуть на кнопке ОК. Режим распознавания с обучением включается при настройке параметров работы программы (Сервис ► Опции ► Распознавание). Создать, выбрать или сменить эта­лон можно, щелкнув на кнопке Эталоны. После этого необходимо установить фла­жок Распознавание с обучением.

Когда в ходе распознавания с обучением программа FineReaderобнаруживает сим­вол, который не может интерпретировать однозначно, на экран выдается диалоговое окно Ручное обучение эталона. Программа указывает элемент изобра­жения, вызвавший сомнения, и показывает, как именно он будет интерпретиро­ван. Если допущена ошибка, можно указать нужный символ в поле Введите символ, выделенный рамкой или уточнить область распознавания с помощью кнопок Сдви­нуть влево и Сдвинуть вправо. Затем надо щелкнуть на кнопке Обучить. Необходи­мые сведения сохраняются и используются при дальнейшем анализе изображения. Если число ошибок невелико, можно продолжить распознавание в обычном режиме щелчком на кнопке Закрыть.

Редактирование документа. Когда распознавание данной страницы завершается, полученный текстовый документ отображается в окне Текст. Провести проверку орфографии с учетом трудностей распознавания позволяет кнопка Про­верить на панели инструментов. Информация о возможных ошибках и неоднозначностях отображается в диалоговом окне Проверка.

Сохранение документа. По щелчку на кнопке Сохранить на панели инструментов запускается Мастер сохранения результатов. Он позволяет сохранить распознанный текст или передать его в другую программу (например, в MicrosoftWord) для последующей обработки.

Автоматизированный перевод документов

К средствам автоматизации перевода можно отнести два вида программ: элект­ронные словари и программы

Читайте также: