Сообщение об отмене мероприятия
Обновлено: 05.07.2024
Возможно, клиент согласится обсудить вопросы встречи по телефону. Да, так вам не удастся сэкономить время, но зато вам не придется куда-либо ехать, и вы все равно покажете свою заинтересованность.
Здравствуйте, [имя клиента].
Мне бы хотелось обсудить с вами [наш вопрос]. Я знаю, что у вас очень плотный график, поэтому, может быть, нам будет проще побеседовать по телефону?
Вот что я планировал(а) обсудить на встрече:
– [Пункт 1]
– [Пункт 2]
– [Пункт 3]
Когда вам будет удобнее поговорить на этой неделе? И по какому номеру с вами лучше связаться? Если вы все-таки хотите встретиться лично, буду рад(а) увидеть вас после нашего разговора.
Заранее спасибо за понимание.
[Прощание],
[Ваши имя и фамилия]
Превратите долгую встречу в короткую
Если клиент хочет провести длинную встречу на полтора часа, но вы можете объяснить все за 30 минут, напишите ему следующее письмо:
Здравствуйте, [имя клиента].
Мне очень приятно, что вы хотите обсудить [вопрос]. Вы сказали, что [планируете провести встречу на столько-то минут], но, к сожалению, я [буду недоступен в это время/могу выделить в этот день только Х минут своего времени]. Вы не против [встретиться за чашкой кофе/обсудить вопрос по телефону/обговорить все по электронной почте]?
Думаю, мы можем обсудить [пункт 1, пункт 2, пункт 3] при личной встрече, а [пункт 3, пункт 4 и пункт 5] по [электронной почте/телефону]. Я представляю расписание нашей встречи таким образом:
[Пункт 1 — Х минут]
[Пункт 2 — Х минут]
[Пункт 3 — Х минут]
Что вы скажете насчет такого плана? Буду рад(а) скорректировать его должным образом, если у вас есть какие-то замечания.
Большое спасибо.
[Ваши имя и фамилия]
Превратите встречу в обсуждение по электронной почте
Если клиент готов пойти на уступки, можно с легкостью обсудить все по электронной почте всего за 10 минут. Разумеется, какие-то серьезные и важные моменты стоит обговорить потом по телефону.
Здравствуйте, [имя клиента].
[Спасибо, что напомнили про наш вопрос/связались]
К сожалению, на этой неделе я не могу выделить время на встречу с вами. Но мы можем обсудить все прямо сейчас по электронной почте, если вам удобно.
[Сообщите, что именно вы хотите обсудить]
Хотелось бы узнать ваше мнение на этот счет. Если вы все-таки настаиваете на встрече, то я смогу вас увидеть [такого-то числа] и буду рад(а) побеседовать с вами обо всем.
Благодарю за понимание.
[Ваши имя и фамилия]
Отправьте на встречу свое контактное лицо
Допустим, вы дизайнер и выполняете проект для клиента. Вы не являетесь прямым контактом — с ним связывается ваш аккаунт-менеджер. Если вас пригласили на встречу для обсуждения рабочих вопросов, вам необязательно нужно на нее идти — вместо вас с клиентом может встретиться ваш коллега. Однако сначала нужно предоставить ему всю важную информацию, чтобы тот мог ответить на все вопросы заказчика. Вот что нужно ему написать:
Здравствуйте, [имя коллеги]
Спасибо, что пригласили меня на встречу с [имя клиента] такого-то числа. К сожалению, [на этот день у меня уже запланирована встреча/я сейчас слишком занят другим проектом/у меня в этот день важный дедлайн] и я не смогу прийти.
Вот что я бы хотел обсудить с клиентом:
– [Пункт 1/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
– [Пункт 2/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
– [Пункт 3/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
Мне бы хотелось обсудить эти пункты с вами перед тем, как вы встретитесь с клиентом, либо выслать вам всю необходимую по ним информацию.
Извините, что вышла такая накладка с расписанием. Если вам нужно еще что-нибудь для подготовки к встрече с заказчиком — обращайтесь.
[Подпись]
Когда вы работаете с клиентами, вам наверняка придется с ними встречаться. Эти встречи не должны мешать вам выполнять более важные задачи. Но вместо того чтобы полностью отменять встречи, попробуйте сделать так, чтобы они отняли у вас минимум времени.
В связи с введением ограничений на проведение массовых мероприятий многие учреждения культуры отменяют или переносят запланированные встречи, концерты, форумы, лекции и другие активности.
Но как быть, если событие, посвященное отмененному мероприятию, уже создано на платформе? В статье вы найдете ответы на этот и другие актуальные вопросы.
Что делать, если событие не состоится?
Что делать, если событие было перенесено на другую дату?
Если есть вероятность, что событие может быть перенесено еще раз, расскажите об этом в тексте полного описания, чтобы предупредить будущих посетителей.
Что делать, если событие перенесено, но дата пока неизвестна?
Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.
ВНИМАНИЕ! ОТМЕНА МЕРОПРИЯТИЯ! К большому сожалению сообщаем Вам об отмене мероприятия по независящим от нас причинам. Мы благодарим Вас за желание и готовность принять участие в конференции и приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию. Возврат денег оплатившим участникам будет произведен в течение 5 рабочих дней. Деньги поступят на то средство платежа, которое было использовано участником при оплате билета (банковская карта, qiwi кошелек и т.д.) Спасибо за понимание!
Расскажите друзьям о событии
Какие качества спорт может закалить в предпринимателе и чему научить любого человека?
Реальные результаты даются огромным трудом. Количество тренировок у спортсменов с каждым днем увеличивается, усиливается и их интенсивность. В то время как неопытные бизнесмены отчего-то полагают, что достигая успеха, они будут работать все меньше. Кроме того, в настоящем спорте не бывает отпусков и выходных.
Смелость брать на себя личную и публичную ответственность. Чем успешнее ты становишься, тем больше от тебя требуется. Мало кто может представить себе то чувство ответственности, которое испытывает спортсмен, отстаивающий честь своей страны на международной арене под прицелом миллионов глаз.
Дисциплинированность не оставляет места лени. Но и не позволяет засиживаться за работой до утра. Предпринимателя дисциплинированность поможет уберечь от авралов на работе. Спорт учит распределять нагрузку. Режим дня, расписание тренировок, сбалансированное питание в комплексе придают сил и энергии для ведения дел, укрепляют здоровье.
Борьба со своими страхами
Каким образом воспитать уверенность в себе
Как работать в команде и почему это важно
Какое значение имеет поддержка близкого человека
Другие составляющие силы воли и духа: упорство, выдержка, целеустремленность
Хотите знать, как перейти от теории к практике?
Приглашенные гости расскажут, с чем может столкнуться спортсмен и предприниматель и госуарственный деятель на пути к победе, и как они это преодолевали
Массовая отмена и перенос офлайн-событий — большая проблема, с которой столкнулись организаторы мероприятий в период карантина. О том, как быстро перевести событие в онлайн-формат, мы уже рассказывали.
- Что делать, если пришлось совсем отменить мероприятие?
- Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?
- Что делать, если решили переводить мероприятие в онлайн?
Вопрос №1: Что делать, если пришлось отменить мероприятие?
Конкретнее: Что делать с участниками? Возвращать ли деньги и в каком объёме? Как быть с площадкой? Какие законы действуют в этом случае?
Ответ:
Отмена мероприятия организатором — самое финансово тяжелое решение, но уровень этой тяжести зависит от вариантов ситуации.
Если вы отменяете мероприятие без обстоятельств форс-мажора, то вы должны:
- уведомить участников об отмене
- вернуть участникам деньги — всю стоимость билета
Если уже арендовали площадку:
Если под мероприятие вы арендовали площадку и от неё тоже необходимо отказаться, то финансовые потери будут зависеть от условий договора, который вы заключали с площадкой.
На что следует обратить внимание в договоре:
- На наличие права отказаться от площадки и условий отказа: за сколько необходимо уведомить о решении, какие штрафные санкции это накладывает.
- Обязана ли площадка при отказе возвращать деньги организатору (спойлер: обычно в договоре нет этого пункта).
Также возможна ситуация, когда сама площадка не может пустить организатора в помещение. Например, при указе мэра или губернатора о закрытии кафе, ресторанов, торговых центров.
Важно!
Если мероприятие больше 50 человек и проходит в Москве, то его отмена является форс-мажором , о чём есть Указ мэра Москвы от 16 марта 2020 года № 21-УМ . Правило действует для всех регионов, в которых органы власти ввели подобные ограничения.
Это значит, что вы можете не платить площадке штрафы и неустойки за отказ от договора, а также можете вернуть потребителям лишь часть денег за минусом фактических расходов.
Такое возможно, если вы прямо сможете доказать причинно-следственную связь между пандемией и невозможностью провести мероприятие.
Вопрос №2: Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?
Конкретнее: Как тогда быть с участниками? Если переносить, можно ли не возвращать деньги? А тем, кто не захочет/не сможет посетить в другую дату? Как тогда быть с площадкой?
Ответ:
Перенос мероприятия на другую дату — более выгодное решение для организаторов. Если участники согласятся на перенос, стоимость билетов возвращать не придётся.
Если же участник отказывается от участия в мероприятии в другую дату, то по закону организатор обязан вернуть полную стоимость билета.
Поэтому здесь организатору важно заинтересовать участников и сохранить их интерес. Например, предложить скидку, подарок, доступ к закрытым материалам или поработать над программой мероприятия и добавить что-то новое.
С площадкой работают те же правила, которые я описала в первом вопросе. Главное — это договор.
Если в нём есть пункт, который обязывает площадку предоставить организатору другие даты при отказе или форс-мажоре, то вы можете требовать перенести мероприятие на другое время без финансовых потерь.
Однако чаще всего такого пункта в договоре нет, поэтому всё, что может сделать организатор — это предложить площадке такой вариант.
Важно!
Часть участников сначала могут согласиться на перенос мероприятия, а позже передумать и отказаться. Тогда организатор должен будет вернуть участнику стоимость билета за минусом фактических расходов.
Читайте также: