Сообщение об отказе от заключения договора

Обновлено: 02.07.2024

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

На имя кого писать

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо-отказ от подписания договора — это документ, в котором одна сторона информирует другую о несогласии с условиями сделки и заключением соглашения.

Каковы основания для несогласия

В ч.1 ст. 421 ГК РФ указано, можно ли отказаться от заключения договора — да, можно: стороны свободны в своих юридических договоренностях. Если организации не подходят условия, которые предлагает потенциальный исполнитель, ее представитель не соглашается и не подписывает контракт.

У компании есть возможность не отвечать на предложение поставщика, то есть не акцептовать оферту. В таком случае даже не обязательно приводить причины отказа от заключения договора: если предложение не подошло, получатель просто игнорирует его.

Но бывают и исключения. Вот случаи, когда заказчик не вправе в одностороннем порядке отказаться от сделки:

при публичном соглашении (п. 3 ст. 426 ГК РФ);
по итогам торговых процедур (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
при урегулировании разногласий по условиям конкретного контракта на поставку (ч. 2 ст. 507 ГК РФ);
в случае предварительной договоренности (ст. 429 ГК РФ);
при передаче безотзывной оферты (ст. 429.2 ГК РФ).

Если заказчик в одностороннем порядке отказывается от государственного или муниципального контракта по ч. 2 ст. 528 Гражданского кодекса или же от подписания соглашения на поставку по ч. 2 ст. 507 ГК РФ, необходимо подготовить письменное мотивированное обоснование.

Особенности для госконтрактов

Если победитель торгов представил недостоверную информацию или фактически не соответствует требованиям из закупочной документации, заказчик вправе отказаться от подписания госконтракта в одностороннем порядке (п. 9 ст. 31 44-ФЗ). Такой мотивированный отказ от заключения договора по результатам торгов возникает и в случаях:

Без последствий отказаться от госконтракта поможет инструкция КонсультантПлюс

Если участник уклонился от госконтракта, заказчик не подпишет такое соглашения. Основания для несогласия:

1. Не подписал в установленные сроки.
2. Не внес обеспечение по обязательствам контракта или внес не полностью.

Если победитель торгов отказывается подписывать государственный или муниципальный контракт в одностороннем порядке, ему не возвращают внесенный обеспечительный платеж.

Как составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Организация составляет уведомление на фирменном бланке. Инструкция, как написать отказ от подписания договора поставки:

Указать почтовый адрес получателя (контрагента) и отправителя (организации).
Проставить номер исходящего письма.
Озаглавить документ: уведомление.
Прописать причины, по которым компания отказывается подписывать соглашение. Привести мотивированное обоснование.
Подписать письмо у руководителя, указав его должность и Ф.И.О. Поставить печать, если ее используют в учреждении.

В Гражданском кодексе не предусмотрена ответственность за отказ от заключения договора (ст. 450.1 ГК РФ). За уклонение исполнителя от подписания государственного или муниципального контракта ФАС включает его в реестр недобросовестных поставщиков. Такой исполнитель теряет возможность участвовать в закупках.

Примеры

Вот пример, как отказать в заключении договора — шаблон уведомления:

(наименование или Ф.И.О. покупателя (поставщика))

тел.: ___________, факс: ________________

эл. почта: ____________________________

об отказе от заключения

(указать сторону 2)

уведомляем, что предлагаемые изменения условий договора для ___________________________ неприемлемы и, руководствуясь п. 1 ст. 507 ГК РФ

(указать сторону 1)

_______________________ отказывается от заключения данного договора поставки.

(указать сторону 1)

Так выглядит заполненный документ:

Еще один образец:

Многим из нас по разным причинам приходилось выходить из договорных отношений. Но это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Управление договорами Многим из нас приходилось выходить из договорных отношений. Но это не так просто, как кажется на первый взгляд. Что нужно сделать? Достаточно ли перечитать условия договора и, не найдя там ничего про расторжение в одностороннем порядке, обратиться к кодексу? А если такие условия описаны в документе, то насколько они понятны и легко ли их применить на практике?

Предлагаю воспользоваться краткой и в тоже время подробной инструкцией. Она основана на положениях первой части Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ).

Уведомление об отказе от договора (ст. 450.1 ГК РФ)

Такой способ можно использовать в следующих случаях:

1. Прямое указание в законе на немотивированный односторонний отказ

ГК РФ разрешает по собственной инициативе отказаться от ранее заключенного договора. Ключевое здесь, конечно же, — это воля стороны, которой предоставлено такое право. Решение можно принять исходя из собственного интереса и без обоснований. Такой способ выхода из договорных отношений называют безусловным и немотивированным отказом.

Например, одностороннее расторжение договора предусмотрено:

п. 2 ст. 610 ГК РФ (предоставлен каждой стороне договора аренды, когда срок действия его не определён);
ст. 717 ГК РФ (для заказчика по договору подряда);
ст. 782 ГК РФ (для каждой из сторон по договору оказания услуг).

Чтобы обеспечить баланс интересов сторон, зачастую законодатель или они сами обуславливают выход из договорных отношений исполнением определенных обязательств. Здесь нужно быть внимательными.

От вас могут потребовать, к примеру, уплатить другой стороне денежные средства за ту часть исполненного, которая была принята вами до расторжения договора и представляет для вас потребительскую ценность. Варианты — отказаться от совершения каких-либо действий, возвратить ранее полученный аванс и так далее.

2. Наличие соответствующего условия в договоре

Руководствуясь принципом свободы договора, стороны устанавливают свои права и обязанности на его основе. О применении указанного принципа и его пределах можно прочитать в Постановлении Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16, а также в научной литературе, авторами которой выступают А.Г Карапетов и А. И. Савельев.

Условие об одностороннем отказе в договоре, как правило, не противоречит действующему законодательству. Главное — буквальное значение слов и выражений не должно наделять дополнительным, аномальным преимуществом одну из сторон. Нельзя смещать баланс интересов.

Примечание: Условие об одностороннем отказе нужно в обязательном порядке сопоставить с императивными нормами. Они могут содержаться как в общей части, так и в особенной части ГК РФ, регулирующей соответствующий тип договора. По мнению законодателя такое условие нельзя включать в договор.

Однако простое указание на право требования одной из сторон расторгнуть или изменить договор толкуется судом как необходимость соблюдения судебной процедуры расторжения/изменения (Постановление Президиума ВАС РФ от 20.10.2011 № 9615/11).

3. Прямое указание в законе на отказ от договора в связи с нарушением его условий другой стороной

4. Отсутствие лицензии на определенный вид деятельности или членства в СРО

Пункт 3 ст. 450.1 ГК РФ даёт право стороне отказаться от договора в случае, когда у контрагента отсутствуют лицензии или членство в саморегулируемой организации (СРО), необходимые для исполнения обязательства по договору.

Особенности одностороннего внесудебного отказа от договора

Право на такой отказ осуществляется через уведомление другой стороне. Согласно п. 1 ст. 450.1 ГК РФ договор прекращается с момента получения данного уведомления, если иное не вытекает из закона или условий договора.

Вышеуказанное находит свое отражение в ст. 165.1 ГК РФ, а также в п. 67 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25.

В то же время необходимо изучить условия договора, так как п. 1. ст. 450.1 ГК РФ упоминает о ином моменте его прекращения, который может быть установлен сторонами в нём. Например, в документе может содержаться формулировка о том, что договор будет считаться прекратившим действие по истечении 10 календарных дней месяца, следующего за тем, в котором было направлено уведомление об отказе. Тем самым такой договор прекратит свое действие не с момента получения уведомления, а по истечении определенного периода.

Примечание: Лицо, заявляющее односторонний отказ от договора, также может отсрочить наступление правового эффекта. Для этого нужно указать, что договор будет считаться расторгнутым с определённой календарной даты, даже если такая возможность прямо не указана в договоре.

Расторжение и изменение договора в судебном порядке

Если договором или законом не предусмотрено, что сторона имеет право отказаться от него в одностороннем порядке и участники не смогли по обоюдному согласию прийти к соглашению о его прекращении, то следует руководствоваться п. 2 ст. 450 ГК РФ.

Согласно кодексу, расторжение или изменение договора по требованию одной из сторон в судебном порядке возможно в случаях, предусмотренных в законе или договоре, а также при существенном нарушении его условий другой стороной.

В этом же пункте законодателем приводится понятие существенности.

Существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечёт для другой ущерб. Причём в такой степени, что она лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.

При оценке существенности нарушения суд, как правило, оценивает сложившиеся обстоятельства, пытаясь сопоставить такую санкцию как расторжение договора с последствиями нарушения.

Не стоит также забывать, что стороны вправе сами определить в договоре критерии существенности для разных нарушений. Благодаря этому можно в будущем облегчить задачу по разрешению спора как для суда, так и для стороны, ссылающейся на наступление данных обстоятельств.

Нормы о существенности нарушения могут быть применимы и к контрактам, заключаемым для государственных и муниципальных нужд. Пункт 15 обзора судебной практики, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ от 28 июня 2017 года, подтверждает, что стороны в госконтракте могут конкретизировать признаки существенного нарушения обязательств.

Автор: Ислам Ганиев, юрист, контрактный менеджер компании Directum

Все участники госзакупок знают, что отказаться от подписания контракта можно лишь в исключительных случаях. В статье расскажем о том, когда закон № 44-ФЗ разрешает заказчикам не заключать контракт с победителем электронного аукциона и как это следует оформить.

Веские причины

В любой момент до заключения контракта заказчик может от него отказаться, если узнает, что победитель процедуры указал о себе недостоверную информацию либо не соответствует установленным требованиям. Отметим, что если для заключения контракта устанавливаются дополнительные требования, они должны быть указаны в конкурсной документации и извещении о закупке. Отсутствие таковых требований является нарушением закона.

При заключении контракта на поставку лекарственных средств у заказчика есть еще два основания для отказа. Они установлены в части 10 статьи 31 закона 44-ФЗ:

Что же касается победившего участника аукциона, то в случае ненаправления им в установленный срок подписанного контракта или протокола о разногласиях он будет считаться уклонившимся от заключения контракта.

Оформление отказа от заключения контракта

В случае отказа заказчика от заключения контракта с победившим участником аукциона необходимо составить соответствующий протокол. Документ подлежит размещению в ЕИС в течение следующего рабочего дня после того, как заказчик обнаружил основания, которые не позволяют ему заключить контракт.

После этого нужно известить самого поставщика — на это заказчику отводится не более двух рабочих дней. Уведомляется победивший участник аукциона направлением протокола об отказе от заключения контракта. Он также вправе обжаловать решение заказчика.

Денежные средства, которые победитель аукциона перечислил заказчику в качестве обеспечения контракта, следует вернуть. Ведь контракт стороны не заключили, а значит, обязательства, которые обеспечиваются этими денежными средствами, так и не наступили.

На то, чтобы возвратить деньги поставщику, у заказчика есть максимум 5 рабочих дней. Отсчет начинается с даты отказа от заключения контракта. Если заказчик этого не сделает, то нарушит статью 1102 Гражданского кодекса и получит необоснованное обогащение.

Законодательство не устанавливает определенной формы для протокола об отказе от заключения контракта. Это значит, что заказчик может составить этот документ по своему усмотрению. Однако важно, чтобы в нем присутствовали такие данные:

сведения о поставщике, с которым должен был быть заключен контракт (наименование, адрес и другая информация);
основание для отказа от подписания контракта;
наименования документов (с указанием их реквизитов), которые подтверждают это основание;
дату и место составления протокола.

Составить протокол может контрактный управляющий или иное лицо, на которого возложена функция осуществления госзакупок. Подписать же его следует руководителю заказчика или иному уполномоченному лицу. После составления протокол размещается в ЕИС и направляется поставщику, от заключения контракта с которым заказчик отказался.

Читайте также: