Сообщение об исполнении какого либо поручения это

Обновлено: 02.07.2024

1. Поручения, содержащиеся в протоколах, исполняются руководителем органа, являющимся исполнителем поручения в сроки, определенные в протоколах.

2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах, осуществляется секретарем совещательного или координационного органа.

3. Доклад о выполнении поручений, содержащихся в протоколе, направляется руководителем органа, являющимся исполнителем поручения, на имя председателя совещательного или координационного органа.

4. Управлением осуществляется регистрация и направление поступивших докладов о выполнении поручений, содержащихся в протоколах секретарю совещательного или координационного органа для обобщения и последующего представления председателю (руководителю) совещательного или координационного органа доклада об исполнении поручений, содержащихся в протоколе.

5. В доклад об исполнении поручений, содержащихся в протоколе, включаются сведения о проведенных мероприятиях по выполнению каждого пункта протокола, содержащего поручения органу (руководителю органа), реквизиты принятых правовых актов, действия, принятые или принимаемые органом (руководителем орган) с целью исполнения поручений, содержащихся в протоколе.

6. В случае несвоевременного и (или) ненадлежащего исполнения (неисполнения) поручений, содержащихся в протоколе, в докладе об исполнении поручений, содержащихся в протоколе, должны- быть указаны даты прохождения документа в органе, ответственном за исполнение поручений, содержащихся в протоколе, от руководителя органа к непосредственному исполнителю, даты основных выполненных исполнителем действий, аргументированные причины, по которым поручение, содержащееся в протоколе, не исполнено либо исполнено несвоевременно и (или) ненадлежащим образом, а также конкретные меры, принимаемые руководителем органа, ответственного за исполнение поручения, содержащегося в протоколе, и предложение о продлении срока исполнения.

7. Доклад об исполнении поручений, содержащихся в протоколах, представляется в Контрольное управление на имя соответственно Главы Республики Адыгея и Премьер-министра Республики Адыгея.

8. Секретарь совещательного или координационного органа представляет доклад об исполнении поручений, содержащихся в протоколе, не позднее десяти календарных дней по окончанию срока исполнения поручений, содержащихся в протоколе. При этом если последний день срока представления доклада приходится на нерабочий день, доклад об исполнении поручений, содержащихся в протоколе, представляется в предшествующий ему рабочий день.

9. В случае если в докладе об исполнении поручений, содержащихся в протоколе, содержатся сведения о несвоевременном и (или) ненадлежащем исполнении (неисполнении) поручений, содержащихся в протоколе, Контрольным управлением проводится проверка исполнения поручений, содержащихся в протоколе, без издания специального акта по проведению проверки.

10. По результатам проверки Контрольным управлением вносится предписание руководителю органа, содержащее следующие требования:

1) о принятии мер по обеспечению исполнения поручений, содержащихся в протоколе;

2) о необходимости привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности по фактам несвоевременного и (или) ненадлежащего исполнения (неисполнения) поручений, содержащихся в протоколе.

11. В случае если по результатам проверки Контрольным управлением выявлены факты ненадлежащего осуществления секретарем совещательного или координационного органа контроля за исполнением поручений, содержащихся в протоколе, Контрольным управлением вносится предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности секретаря совещательного или координационного органа.

12. О результате проведенной проверки Контрольное управление информирует соответственно Главу Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея. Информация на имя Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея предоставляется в форме докладной записки.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству.

Что фиксировать в разделе?

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2].

понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
сроки исполнения поручений по документам;
порядок доведения поручений до исполнителей;
порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Структура раздела приведена на Схеме.

Руководитель может вынести резолюцию:

на бумажном документе (например, на входящем письме);
в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Заключительная часть доклада содержит вывод о степени завершенности работы и достижении целевых результатов исполнения поручения, а в случае его неисполнения – причины и конкретные меры, принимаемые

для обеспечения исполнения поручения.

Содержательная часть доклада завершается выводом "поручение исполнено, прошу снять поручение с контроля".

Если поручение не исполнено или исполнено не в полном объеме, то содержательная часть доклада завершается выводом "поручение не исполнено" или "поручение исполнено не в полном объеме" (кроме докладов об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации). В докладе кратко излагаются обстоятельства, препятствующие своевременному исполнению поручения, и конкретные меры, принимаемые для обеспечения исполнения поручения, после чего ответственный исполнитель предлагает продлить срок исполнения поручения с указанием новой даты исполнения поручения.

В качестве исполнителя доклада о результатах исполнения поручения Президента Российской Федерации указывается руководитель исполнительного органа государственной власти Свердловской области (руководитель структурного подразделения Аппарата Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области).

К докладу прилагаются:

копия правового акта (иных документов) (в случае наличия поручения, содержащего требование о подготовке соответствующего правового акта (документа)) или копии документов, подтверждающих невозможность принятия соответствующего правового акта (копии заключений согласующих лиц, копии протоколов совещаний по рассматриваемому вопросу и иное);

копия протокола совещания (в случае наличия поручения, содержащего требование о проведении совещания);

копии заключений, актов обследования, актов сверки и других документов, подтверждающих совершение действий, указанных в поручении;

копии правовых актов о применении мер ответственности (в случае наличия поручения, содержащего требование о применении соответствующих мер ответственности);

копии документов с указанием обязательных реквизитов (дата и номер) (в случае наличия поручения, содержащего требование об обмене информацией между органами государственной власти).

В случае если текст доклада составляет более двух страниц, доклад оформляется в виде приложения к письму (служебной записке), в котором кратко излагаются результаты исполнения поручения.

Во многих российских компаниях часто можно встретить систему управления, построенную на выдаче, регистрации и последующем контроле поручений — контроль исполнения поручений . Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике.

Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании.

Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах. При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих.

Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений, тогда придется исполнять поручение вместе с ними, после чего согласовывать полученные результаты со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом различных интересов подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который и выдал поручение. Если руководителю не понравится результат исполнения поручения, то цикл повторится, правда уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.

В тоже время, из-за своей простоты, управление по поручениям имеет недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В данных случаях необходимо максимально детализировать исполнителю само поручение, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например, Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить? Но самое главное, что, внедряя процессный подход, необходимо стараться избегать возникновения таких ситуаций делегируя полномочия и ответственность на нижние уровни управления, что бы дать возможность эксперту самостоятельно принимать решение о необходимых действиях

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В данном случае процессный подход, за счет формализации процедур взаимодействия исполнителей на горизонтальном уровне позволяет исключить всех лишних участников, которые не привносят в процесс ценности, что позволяет выполнить процесс в разы быстрее, и не отвлекать руководителей для маршрутизации однотипных регулярных задач.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

Использование системы управления поручениями в качестве основной приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно, и начинают работать только при поступлении поручения, в данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают только, когда поручение есть, а когда его нет они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают. Необходимо использовать систему управления поручениями только для контроля исполнения ключевых задач, а для регулярной деятельности использовать процессный подход, передавая инициативу с уровня менеджмента на уровень исполнителей, тем самым избавляясь от концентрации принятия всех управленческих решений на верхнем уровне. Основной поток задач в компании необходимо пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя участников процесса по операционной отчетности или через финансовые показатели.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В одной из компаний при выполнении поручений, подразделения не сотрудничали друг с другом, в результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение, как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.

Контроль исполнения поручений — в качестве вывода:

Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций, однако, на практике, присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства. Именно поэтому организациям необходимо внедрять процессный подход в свою деятельность, чтобы снизить недостатки функциональной системы управления.
Управление бизнес-процессами позволяет стандартизовать отработку всех регулярных задач, тогда как система управления по поручениям остается для решения наиболее критичных задач, приходящих с верхних этажей власти. При этом руководители должны делегировать свои полномочия ответственность на нижний уровень управления, чтобы обеспечить скорость исполнения бизнес-процессов и снизить их стоимость.

Существует несколько видов распорядительных документов, издаваемых единолично. Поможем разобраться, в каких ситуациях и кем может издаваться приказ, распоряжение и поручение. Какова разница в их оформлении?

Р аспорядительные документы представляют собой подсистему, которая включается в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В данную подсистему традиционно входят документы, которые издаются на основе управленческого принципа единоначалия: приказы, распоряжения и указания. Новым видом документа в настоящее время стало поручение, которое уже широко применяется в практике государственного и муниципального управления, а также в деятельности коммерческих организаций.

Назначение документов

Все особенности издания и видовой состав распорядительных документов определяются целями и ситуациями их издания. Посмотрите в Таблице 1 определения наименований видов распорядительных документов, разработанные еще в 1970-е годы и актуализированные в профессиональном словаре 2014 года.

На базе определений ЕГСД сложилось и современное, наиболее часто встречающееся в локальных нормативных актах организаций, определение приказа – это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях решения и основных, и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Читайте также: