Сообщение о переезде офиса для клиентов

Обновлено: 04.07.2024

Объявление о переезде офиса образец просто необходимо, если вы хотите написать красивое обращение к своим клиентам и разослать его лично, если же вы владелец магазина и вы тоже планируете переезжать в другое место, то совсем не обязательно делать рассылку с этим объявлением, это только вызовет негатив. Достаточно будет всего лишь большого заметного объявления на витрине, на вашем сайте (если он у вас есть), а также предупреждение от продавцов всем вашим клиентам. Этого будет достаточно для того, чтобы основная часть людей была в курсе, а если это не были ваши постоянные клиенты, то со временем, они либо узнают от знакомых, либо сами заметят ваше новое место пребывание.

Так что организовывая переезд и переживая за то, какую же машину заказать и сколько грузчиков вам понадобиться, не забывайте о самом главном- о том, чтобы не потерять клиентов во всей этой суматохе. Потому что именно они, в конце концов, делают ваш бизнес и приносят вам прибыль и ваше бережное отношение должно в первую очередь относится именно к вашим клиентам. А переезд должен позитивно сказаться на вашем бизнесе, а не негативно.

Другие статьи

Нынче имеется изрядное количество курьерских служб, их звучные и красивые названия у всех на слуху, но вот незадача, когда нужно сделать отправле.

Аутсорсинг! Мы окажем вам квалифицированную помощь в поиске персонала для выполнения ваших задач. Мы готовы подобрать лучших специалистов професс.

Такая услуга как доставка новая почта считается на данный момент самой быстрой доставка разных посылок, документов и грузов по всей стране. Все ко.

Каждый человек в своей жизни сталкивается с переездами, будь то офисными, квартирными, дачными или просто перевозкой ненужных вещей. Итог каждого п.

При переезде офиса организации важно на растерять своих клиентов. Согласитесь, ситуация, что один из клиентов придет в старый офис, а там уже нет организации, может его сильно огорчить. Поэтому при переезде в новый офис обязательно нужно разослать клиентам уведомления (письма) о смене адреса нахождения. Приведем несколько примеров таких писем и расскажем, как их грамотно составлять.

Как составить уведомление о переезде офиса организации

Данное уведомление носит информационный характер, и нет формальных требований к такому документу. При этом мы рекомендуем придерживаться следующего плана при составлении такого письма:

В правом верхнем углу указывается кому письмо;
Далее тема — “Уведомление о смене фактического адреса”;
Информация об адресе нового офиса;

Причина переезда. Обязательно указывайте причину, но при этом не вдавайтесь в детали. Например, хорошей причиной будет “Из-за расширения штата нашей компании потребовались более просторные офисные помещения” или “По желанию арендодателя после истечения сроков договора аренда офиса принято решение сменить адрес фактического пребывания”;
Детали переезда, которые могут касаться клиента. Например, на какое время приостановится работа офиса организации, или с какого момента организация начнет работать по новому адресу. Если меняется не только фактический, но и юридический адрес организации, это требуется указать. Не забудьте указать и о смене номера телефона, если это происходит;
Контакты и подпись.

Мы рекомендуем отправлять уведомление о переезде офиса не только на электронную почту клиенту, но и в варианте физической копии через почту с подтверждением получения. Это может потребоваться при возникновении споров с клиентом.

Образец уведомления о переезде организации

Уведомление о смене фактического адреса

Иванов Олег Иванович

Ошибки при составлении уведомления

Хотим отметить несколько ошибок, которые зачастую допускают руководители компаний при составлении уведомления о переезде:

Отправляют информацию о переезде сильно заранее, это может запутать клиента. Даже если там указано, что переезд произойдет в начале следующего года, клиента не всегда готов держать данную информацию в голове. Лучше ставить его перед фактом, максимум предупредив за 2-3 дня;
Придают лишний официоз документу. В таких уведомлениях можно увидеть, что некоторые руководители включают туда много лишней информации. Например, пишут на основании какого приказа принято решение о переезде, или подробно описывают причину. Это все клиенту знать не нужно;
Подробно описывают причину переезда. Это тоже лишнее, достаточно в одном-двух предложениях указать, почему офис переезжает, чтобы у клиента не сложилось впечатление о наличии проблем у компании.

Образец грамотно составленного уведомления о переезде, который мы разместили выше, исключает все эти проблемы. Рекомендуем им пользоваться как шаблоном.

При смене юридического и/или фактического адреса офиса необходимо уведомить сотрудников организации, а также контрагентов о предстоящем переезде в другое место. Первое регулируется требованиями Трудового кодекса Российской федерации. Второе, как правило, прописано в договоре, составленном в соответствии с нормами Гражданского кодекса.

Письмо-уведомление должно быть напечатано на официальном бланке организации и скреплено подписью руководителя. В случае отсутствия фирменного бланка допускается уведомить сотрудников и клиентов, составив письмо на белом листе бумаги. В этом случае подпись руководителя должна быть заверена печатью.

В письме необходимо указать:

3. Информацию о смене юридического и/или фактического адреса в связи с переездом офиса.

4. Причину смены локации.

5. Регламент работы офиса на время переезда.

6. Заверение в исполнении обязательств или компенсации возможного ущерба.

7. Исполнителя письма.

Образец письма-уведомления о переезде офиса для сотрудников

Менеджеру по работе

с корпоративными клиентами

Уважаемый Анатолий Филиппович!

Исп.: Коровина Л. П.

Аналогичным образом составляется уведомление о переезде контрагентов организации. Дополнительно рекомендуется заверить заказчиков, партнёров и других заинтересованных лиц о том, что все текущие обязательства будут выполнены в полном объёме и в оговоренный срок.

Образец письма-уведомления о переезде офиса для клиентов

Уважаемый Кирилл Павлович!

Независимо от вынужденной приостановки деятельности по текущему адресу, гарантируем Вам исполнение всех взятых на себя обязательств в полном объёме и в оговоренный срок.

Для смены места работы фирмы есть несколько объективных и субъективных причин:

Как составить уведомление о переезде офиса организации

В правом верхнем углу указывается кому письмо;
Далее тема — “Уведомление о смене фактического адреса”;
Информация об адресе нового офиса;

Причина переезда. Обязательно указывайте причину, но при этом не вдавайтесь в детали. Например, хорошей причиной будет “Из-за расширения штата нашей компании потребовались более просторные офисные помещения” или “По желанию арендодателя после истечения сроков договора аренда офиса принято решение сменить адрес фактического пребывания”;
Детали переезда, которые могут касаться клиента. Например, на какое время приостановится работа офиса организации, или с какого момента организация начнет работать по новому адресу. Если меняется не только фактический, но и юридический адрес организации, это требуется указать. Не забудьте указать и о смене номера телефона, если это происходит;
Контакты и подпись.

Когда нужно составлять уведомление о смене месторасположения компании

Смена юридического адреса актуальна в ситуациях, когда компания ранее арендовала помещения для обеспечения функционирования компании, а в настоящее время приобрела себе объект коммерческой недвижимости, в результате чего необходимость в аренде отпала. Ситуация может стать актуальной при совпадении фактического и юридического адресов в условиях принятия руководством решения о смене помещения или офиса в целях обеспечения более результативной деятельности. Смена юрадреса инициируется руководством также в случае невозможности продления договора аренды объекта недвижимости, адрес которого ранее использовался как юридический.

В постановлении Правительства РФ от 22.12.11 г. № 1092 указано, что регистрирующая ИФНС обязана уведомить внебюджетные фонды и органы статистики об изменениях сведений о юрлице в течение 5 рабочих дней после их внесения в госреестр. Организация сообщать в фонды и Статистику о смене адреса не должна, но может сделать это самостоятельно, если необходимо ускорить данную процедуру.

С 2014 года налогоплательщики не обязаны уведомлять ПФР и фонд Соцстрахования обо всех изменениях, внесенных в ЕГРЮЛ. Данная обязанность возложена на ИФНС, но лучше удостовериться, получены ли фондом необходимые сведения. Если такой информацией фонд не располагает, компания может сообщить об этом сама.

Как правильно составить уведомление контрагентам о смене юр.адреса?

Единого образца уведомления не предусмотрено. Письмо составляется в рамках принятых правил деловой переписки, в свободной форме, оформляется на фирменном бланке.
В официальном письме всегда указывается полное наименование учреждения, в которое отправляется уведомление, ФИО и должность лица, которое является контактером, а также юридический и почтовый адреса вашей ООО – старые и новые.
Текст самого письма содержит информацию о смене реквизитов вашей компании и причины, по которым это происходит. Также указывается дата, когда партнерам будет отправлено дополнительное соглашение к действующему партнерскому договору.
В письме проставляется текущая дата, ставится подпись руководителя, заверенная фирменной печатью.

Как написать ответ

Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:

должна иметься ссылка на письмо в виде номера
уведомления и его названия
указываются данные отправителя и получателя

Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.

Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Руководитель-учредитель.

Собственность. Если единолично владеет помещением, то потребуется документ, в котором отмечено данное обстоятельство. При наличии других собственников, понадобиться их письменное согласие.
Прописка. Если не собственник помещения, но имеет прописку, то регистрация также допускается. Необходимо получить от всех владельцев письменное согласие на регистрацию юр. лица. За детей, не достигших совершеннолетия, дают разрешение опекуны или законные представители.

Руководитель.

Разрешается регистрировать организацию по месту прописки ее руководителя. Необходимо представить свидетельство о праве собственности и согласие других собственников.

Зарегистрировать организацию можно на адрес учредителя. ФНС придерживается мнения, что регистрация на адрес учредителя допустима, если доля учредителя составляет ½ от величины уставного капитала. При совершении процедуры регистрации данный аспект зачастую не учитывают.

Любой человек.

Организацию можно зарегистрировать на адрес любого человека, который не имеет отношения к ООО, но в действительности при осуществлении данного варианта могут возникнуть трудности.

Читайте также: